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COMPASS 春号
ツ ー ル 従業員を守る、会社を守る 紹介 ﹁しまった！ メール送信先を間違えた⋮﹂ 人的ミスを減らす仕組みで従業員を守る！ ﹁ああっ、しまった。すみま せん⋮ ﹂ 青ざめた顔で従業員 がやってきた。見積書をメー ルに添付して送信する際、誤っ て別の会社に送ってしまった という。必ずチェックするよ うに指導しているが、忙しく、 ﹁ついうっかり﹂となったのだ ろう。 他にも、 ﹁転送﹂するつもり が﹁返信﹂してしまったとか、 大 勢 の 人 に﹁ＢＣＣ﹂送 信 す べきものを﹁Ｔｏ ﹂に入れて アドレスを公開してしまった な ど、メ ー ル の﹁し ま っ た﹂ は他人事ではない。 リューショ ンズのメー てもカバーする策を用意してお る会社なら、万が一のミスが起き アンコレクトメール︶である。 ｏｒｒｅｃｔＭａｉｌ﹂ ︵ガ ー デ ィ 策システム﹁ＧＵＡＲＤＩＡＮ Ｃ ル誤送信対 き、従業員を厳しい立場に追い込 発 さ れ た の が、キ ヤ ノ ンＩＴソ こうした企業の要望に応えて開 定することがあるだろう。この際 誤送信の多くはメールの送信ボ ではどんな仕組みで誤送信を防 だ社外に出ていないメール﹂を一 に、顧客宛てと社内宛てでメール まないようにしたいものだ。 覧できる。メールを書いた時とは の保留時間に差をつけ、社内に先 送信と到着の間に チェックできれば⋮ ヒューマンエラーはゼロにする 違う視点で内容をチェックすれ に届くようにする。 ﹁時差﹂の間 保留されたメールの確認方式は らい、問題があれば送信を中止す ごうとしているのだろうか。 ことは不可能。従業員を大切にす ば、誤りを発見しやすい。誤送信 に、メール内容をチェックしても 保留されたメールを 確認する 防止の基本フローといえるだろ 大きく三つある。 う。 るというものだ。見積書の送付、 チェックする時間を タンを押した直後や、送信トレイ に保管されたメールを見て気づく ものだ。つまり、送信直後にもう 一度別の観点でチェックできれ ば、ミスの発見確率は高くなる。 そこで、本製品では送信したメー ルを５分、 分など指定した時間 だけサーバーに保留し、チェック タイムを設けられるようにした。 と 良 い。この ほ か、 ﹁添 付 フ ァ イ ルのあるメールは重要度高﹂ ﹁条 件に当てはまるアドレスを含む メールは保留する﹂など誤送信防 止につながる判定ルールを設定し たり、グループやユーザー単位で ルールを定めることが可能だ。 を導入できる。相談相手は、実は プで情報セキュリティ対策ツール 人﹂に一声掛ければ、ワンストッ 顔見知りの﹁いつものキヤノンの えている。コピーや複合機などで いセキュリティ対策を各種取り揃 メール対策など、会社に欠かせな はもとより、ウイルス対策、迷惑 では、メール誤送信対策システム キヤノンＩＴソリューションズ 添付ファイルの問題 保 留したメールを上司が確認し、 許可か削除のいずれかを指定でき る。 メールの送信ルールを決め 運用を定着させる 取れると良い ・敬称を付け忘れた ・件名と本文の内容が違った メール誤送信対策システム 図1 どの会社にもあるメール誤送信例 三 つ め は﹁上 長 に よ る 査 閲﹂ 。 「いつものキヤノン」にご相談を！ これらは、メールの重要度や社 キヤノンITソリューションズでは、企業ニーズ、ネットワーク形態、規模に応じたセキュ リティ対策製品・サービスをラインナップ！ 内容の問題 情報セキュリティ どうした？ 二つめは﹁社内の同報者による ●グループ単位での設定や各種ルール設定も ●価格 50ユーザー版 18万3,750円 （税込） （年間保守料金2万7,562.5円 （税込） ） ※ASP対応も予定 送信先の問題 身近なところにいるのである。 電話：03-5730-7123 Ｂ社様 それ 対策できますよ！ なんと… なに？ お宅でできるの？ 内の業務フローに応じ選択する URL：http://canon-its.jp/ Ａ社様 見積書 な∼んだ セキュリティ いろいろ相談 できるのか … 上長にメールの内容を見てもらい、 OKとなった場合のみ送信する。不 可の場合、削除作業も行える 10 セキュリティソリューション事業部 C A D B あ あの… 見積り書 相手先を まちがえて 送信して しまいました 必要なものを ご提供しますよ！ 上司の査閲 ＡＲＤＩＡＮ Ｃｏｒｒｅｃ ｔＭ 送信したメールを一定時間保留可能。保 留されているメールを専用画面からチェッ クし、問題があれば送信を中止すること ができる（メールソフトの「送信トレイ」 に残っていても、送信を中止すれば相手 には送られない） 。 顧客へのサポート対応などの際に １ 本人の確認 発見﹂ 。顧客にメールを送信する ●誤送信チェックの方法 ａ ｉｌ﹂には従業員ごとに専用画 誤は送らないので戻る 10 2010．春号 2010．春号 11 OK! は特に有効だろう。 社 外 際﹁ＣＣ﹂欄に社内メンバーを指 誤 面が設けられ、 ﹁送信したが、ま 通常 ・転送のはずが返信してしまい、 社内向けのメール を顧客へ送信 ・BCCのはずがCC、 Toにしてしまいメールアドレス が流出 ・顧客の名前を間違えた 顧客に届くまでに 東京都港区三田3-11-28 どうにもならない しな… こんにちは。 キヤノン グループです 宛て先となる人への送信は15分後、CCに入れた 社内メンバーには5分後というように保留時間の時 差をつけられる。この間に社内メンバーのチェックを 経てミスを発見してもらうことが可能 送信 誤 この間に本人または 社内の人がチェック する 時間 3 グループメンバーの確認 2 保留 対策 ※サーバーにインストールする ソフトウェア製品 社 外 ・社外秘ファイルを送信してしまった ・添付ファイルを間違えた ・大きいサイズのファイルを添付してしまった お問い合せ先 キヤノンITソリューションズ株式会社 しかたない 私が謝るよ 「メールの誤送信」 インターネットの セキュリティ ① 第一は﹁自己チェック﹂ 。 ﹁ＧＵ 図2 「 」でメールの誤送信対策を！