活用術 - NTTソフトウェア

TopicRoomユーザ事例
活用術
Vol.2
複数のクライアントからの依頼をチャットで！
作業効率がUPしました
NTTソフトウェアでは、2014年より、TopicRoomを全社導入しました。
TopicRoomが活用されている事例をご紹介します。
日々寄せられる、複数の部署（クライアント）からの依頼。
ファイルやコメントのやりとりに・・・・
 メールが増えて埋もれてしまい、
返信すべきメールを探すのに時間がかかる
 コメントがメールの長文に埋もれていて抽出が大変
 資料の最新がどれなのかを把握するが大変
・・・
デザイン室
上松 佐和子さん
全社で導入した2014年7月か
ら利用開始。パンフレット
制作やパネルデザインなどの
依頼があったクライアントと
のやりとりに利用。
 電話だとログが残らず、コメント反映漏れが生じる
効率よく仕事ができず、混乱状態
の活用で
ひとつの制作物を仕上げるまではクライアントと何度もコメントのやり取りが発生します。
メールよりはるかに簡単に迅速に確認ができ、コメントの反映漏れもかなり改善されました。
朝出社したらまず、メールよりもTopicRoomを先にチェックするようになりました。
主な利用方法
パンフレット制作などの依頼がきたら、ルームを作成。
添付ファイルをタイムラインで共有し、コメントなどを受け付ける。
作業切り替えに便利
ルームをクリックすれるだけで、その
クライアントとの内容に切り替えられる。
指定したキーワードを
含んだ発言を抽出
コメントを見つけやすい
個々の依頼事項は箇条書きのように見え、
メールのような長い本文から抽出する
必要がない。
履歴管理がラク
同じクライアントから依頼が来た場合
にも、古い資料やメールを掘り返す
ことなく、すぐに取り掛かれる。
検索機能でトピック抽出
検索キーワードで「期限」などの情報が
ルームごとに表示されて便利。
「期限」
で検索
ココを選択すると
クライアントが切り替わる
複数のクライアントを同時に受け持つ、
添付ファイルをよく使う業務に！
TopicRoom活用アイデア
士業（弁護士、税理士、公認会計士、社労士、司法書士など）
 クライアントとの連絡
 代理で作成した書類のやりとり
 手続きに関する報告
ブライダル業界、ブライダルプランナー
ブーケはこちらで
いかがでしょう？
 結婚式全般に関する新郎新婦からの相談
 装花やドレスなどのイメージ画像の添付
住宅メーカー、オーダーメイド家具、服飾メーカー
 お客様が描くイメージ、原稿などの授受
 デザインの確認
は幅広い業務にご利用いただけます。
パソコン、スマートフォンで利用でき、離れた場所にいる人と頻繁に連絡を取り合う業務に
おすすめです。
（例）
製造業（ 営業部門、技術部門、生産管理部門、工程管理部門、など ）
運輸業（ 遠く離れていながら情報共有が必要なチーム、など ）
コールセンター（ コールセンタ内の情報共有やナレッジ化、など ）
金融業（ システム運用、など ）
NTTソフトウェア
ＮＴＴソフトウェア株式会社
ネットワーク事業部
E-mail : [email protected]
製品URL : http://www.ntts.co.jp/products/topicroom/
TopicRoom®はNTTソフトウェアの登録商標です。
本資料に記載されている会社名、製品名などの固有名詞は、
一般に該当する会社もしくは組織の商標または登録商標です。
Copyright©2014 NTT Software Corporation
2014.11
トピックルーム