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別紙2 - 京都市
別紙２ 京都市中央斎場の受付業務等の委託に係る仕様書（平成２６年度） １ 仕様書について 本仕様書は，本市が業務を所管する京都市中央斎場の受付業務等について，以下の基本方針を踏ま え，その委託の範囲及び要件等を定めるものである。 なお，本仕様書において，本市を甲とし，受託者を乙とする。 基本方針 （１）適切・丁寧で市民からの理解と信頼を得られる運営 （２）効率的かつ効果的な運営 （３）安定的かつ円滑な運営 ２ 委託業務に係る基本的な考え方 本仕様書の内容に基づき，以下の基本的な考え方を踏まえて京都市中央斎場に係る業務を遂行する こと。 （１）業務管理 乙は，常に業務の運営状況を把握し，遅滞なく業務を遂行するため，適宜，適切な措置を講じる こと。また，業務の遂行にあたり疑問が生じたときは，必要に応じて甲と協議をし，又は甲の指示 に従うこと。 （２）業務に係る習熟と円滑な事務運営 乙は，適切で丁寧な対応ができるよう，業務の習熟を実現するとともに情報を共有し，また，必 要に応じて関係機関へ連絡，確認し，その知識や経験を共有するなどして対応の標準化を図るとと もに委託業務に係る品質の向上に努めること。 ３ 委託業務の基本的要件 基本的要件は以下のとおりである。また，本仕様書に記載のない細部事項は，甲と乙が協議のうえ 定める。 （１）施設概要（履行場所） ア 所 在 地 京都市山科区上花山旭山町１９番地の３外 イ 敷地面積 ３１，５６０㎡ ウ 施設規模 ① 本 館＜炉 棟＞ ＲＣ造２階建 延床面積 ３，６３１．８㎡ ② 別 館＜管理棟＞ ＲＣ造２階建 延床面積 １，５６４．７㎡ ③ 第二別館＜付属炉棟＞ ＲＣ造平屋建 延床面積 ３０２．１㎡ ④ 渡り廊下棟 鉄骨造平屋建 延床面積 ２２２．１㎡ ⑤ エレベータ棟 ＲＣ造２階建 延床面積 ４４．３㎡ 計 ５，７６５．０㎡ エ 施設内容 ① 本 館 火葬炉２４基，告別ホール４室，炉前ホール４室，収骨室５室，再燃焼室， 1 コントロール室等 ② 別 館 事務室，待合室（304 人収容），喫茶室（74 人収容） ，会議室等 ③ 第二別館 火葬（胎児）炉１基，動物炉２基，告別ホール１室，機械室等 ④ 駐車場 １２０台収容（ﾏｲｸﾛﾊﾞｽ６台 身障者用２台 含む）（４，５００㎡） オ 斎場開場日 休場日 １月１日 その他，ひと月に３日の休場日を定めており，機器類のメンテナンス等を実施している。 カ 開場時間 午前８時３０分～午後５時１５分（業務の進行上で定時を過ぎた場合は，最終火葬 の遺族退場まで） キ 受付時間 午前１０時～午後４時３０分（１２月３１日は午後６時まで時間延長して受付） ※ 計画停電実施期間は午後５時３０分まで受付（事前に申し出のあった場合） ※ 人体の一部は午後３時まで受付 （２）委託期間 委託期間は，平成２６年４月１日から平成２７年３月３１日（１年間）までとする。 （３）準備期間 契約締結後から平成２６年３月３１日までとする。 ４ 委託業務の概要 委託業務の概要は以下のとおりとする。ただし，証明書への公印押印及び特殊事情のある個別具体 的な相談への回答など一定の判断を伴うもの及び公権力の行使にあたる業務については，委託業務の 対象外とする。 （１）受付業務 中央斎場を利用する葬祭業者，遺族等の利用申請を受け付け，利用料金等の公金を徴収し，施設 案内等を行う。 （２）証明書発行業務の補助 許可書，申請書，証明書等の審査・確認や発行事務の補助を行う。 （３）問合せ対応 各種問合せや取次ぎを行う。 （４）その他事務 日報，月報，年報等の報告書や予定表作成の事務，または施設運営・維持管理等の事務全般の補 助及び中央斎場職員の福利厚生事務等の補助を行う。 ５ 委託業務の実施方法 委託業務開始までに作成した以下の計画書等について，委託業務を遂行するうえで変更が必要とな った場合又は新たに計画書等の必要となった場合は，既に作成済みの計画書等を修正する又は新たに 計画書等を作成するものとする。また，作成した又は変更が生じた計画書等は，計画の実行又はマニ ュアル等に基づく委託業務の実施前に速やかに甲へ提出し，甲の承認を得ること。 （１）業務マニュアル 乙は，委託業務を遂行するうえで，業務マニュアル等の内容変更が必要となった場合，又は変更 2 することが適切である場合はこれを修正するものとする。 （２）年間業務計画書 乙は，委託業務を遂行するうえで，要員配置計画の変更が必要となった場合，又は変更すること が適切である場合はこれを修正するものとする。 （３）委託業務の標準化計画書 乙は，委託業務を遂行するに当たって生じた課題に対する改善策を検討し又は甲と協議した結果 を蓄積し，実施方法等を適宜改め，常に委託業務の改善及び品質の向上を図ること。 （４）研修計画書 乙は，委託業務に必要な知識及び対人対応能力を習得するための研修を行うものとする。 （５）実施体制図，緊急対応連絡体制図 ６ 実施体制の構築等 （１）勤務体制 ア 勤務時間 ○通常勤務 ：午前 9 時 ～ 午後 6 時（8 時間勤務） ○繁忙時間帯：午前 11 時 ～ 午後 2 時（3 時間）， 午後 2 時 30 分 ～ 午後 3 時（30 分） ，午後 3 時 30 分 ～ 午後 4 時（30 分） 【２４年度時間帯別火葬件数】 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 件数 8 640 512 1145 2896 1336 2002 954 1277 693 1621 780 1776 比率 0.1 4.1 3.3 7.3 18.5 8.5 12.8 6.1 8.2 4.4 10.4 5.0 11.4 イ 勤務体制 常駐２名体制とする。ただし，繁忙期は，繁忙時間帯の応援分として，０．５人分を加算し， 閑散期は０．５人分を減じた配置人数とする。 ○休場日…月に約５回ある友引日のうち３回を休場日としている。 ○閑散期…月に約５回ある友引日のうち２回は開場しているが件数は少ない。 ○繁忙期…月に約５回ある友引日の翌日は件数が倍増する。 また，１２月～３月（友引日と友引翌日を除く）は件数が多い。 ○通常期…４月～１１月（友引日と友引翌日を除く）。 友引日（月約５回） 繁忙期 繁忙期 通常期 休場日 （月３回） 閑散期 （月２回） 友引翌日 （月約５回） 12～3 月の 4～11 月の 友引・友引 翌日以外 友引・友引 翌日以外 人員換算（人） ０ １．５ ２．５ ２．５ ２ 年間日数（日） ３７ ２８ ６３ ７６ １６１ ※年間日数は平成２４年度実績 3 （２）監督者 乙は，委託業務を遂行するに当たり，業務遂行を指揮監督する監督者を定め，指揮命令に関する本 市からの伝達ルートを構築する。監督者が不在又は事故ある時の補助者として，監督代行者を選任す るなど，常時，指揮命令が速やかに伝わる体制を明確にする。 乙は監督者及び監督代行者の氏名等を甲に届け出ることとする。また，実施体制に変更がある場合 及び要員に変更がある場合は，事前に甲に届け出ることとする。 ７ 納入成果物 報告書等の成果物及びその他甲に提出した計画書，マニュアル等に対する一切の権利は，納入又は 提出と同時に甲へ帰属するものとする。 成果物の納入場所は，甲の指定する場所とする。 ８ 業務従事スペース，電算化システム，機器等 委託業務を遂行するに当たり，乙が使用する業務従事スペース，電算システム及び機器等は次のと おりとする。 （１）業務従事スペース 委託業務遂行に必要なスペースは，甲が貸与する。 （２）業務従事者の服装 委託業務に従事する要員は，市職員と区別がつき，業務に適した服装を定め，また，名札を必ず 着用するものとする。なお，その服装に係る定めは事前に甲の承認を得ることとし，これらに要す る費用は乙の負担とする。 （３）電算システム 乙は，甲が所有する電算システムを使用するものとする。ただし，使用権限が本市職員に限定さ れるものを除く。なお，システムの使用に係る費用は無償とする。 （４）機器及び什器 委託業務を遂行するために必要な機器及び什器については甲が乙に貸与する。 （５）その他 消耗品や光熱水費等は甲が用意するものとするが，甲が用意するのは，乙が委託業務を遂行する に当たり必要となる範囲であり，それ以外については，乙がこれに係る費用を負担する。 ９ 委託業務の内容 （１）受付業務 ア 火葬当日，中央斎場に到着した葬祭業者等から，受付で申請手続きを受ける。到着順に受付， 入場してもらう。 （受付手続きの間，駐車場内の薄緑色のレーン【霊柩車】・オレンジ色の線区画 【供車】のそれぞれの待機場で待機） イ 「死体埋・火葬許可証」と「斎場使用許可申請書１号様式」と火葬料金を受領する。 （各種斎場 使用料減免措置にかかる書類を持参している場合も同時に受領する。このほか，原則として市内 国公立病院による解剖実習体の火葬申請に係る使用料金は後納扱とし月締め後の翌月の請求とし ている。 ） 4 ※ 妊娠４箇月以上の胎児の火葬申請は， 「死体埋・火葬許可証」を「死胎埋・火葬許可証」と読 み替え，申請手続きは上記と同じとなる。 （妊娠 4 カ月に満たない胎児は人体の一部・産汚物扱 いとなる。 ） ※ 人体の一部・産汚物の火葬については「斎場使用許可申請書２号様式」に申請事項を記入の うえ， 「医師の証明書」 （手術の行われた病院等の様式による）が添付されている。 ※ 人体の一部・産汚物等は受付後,中央斎場内の第二別館への行き方を案内し，第二別館で斎場 職員が計量した後，再度，受付で当該重量に係る料金を支払ってもらう（この申請に係る殆ど は，葬祭業者や病院の代行手続きによるもの。原則，市内国公立病院による人体の一部・産汚 物の火葬申請にかかる使用料金は後納扱とし月締め後の翌月の請求としている。 ） ウ 「死体（胎）埋・火葬許可証」の死亡（分娩）年月日時から２４時間経過しているかを確認す る。 （妊娠 7 カ月に満たない胎児や一類感染症等の死亡者は２４時間経過している必要はない。 ） エ 「死体（胎）埋・火葬許可証」に火葬証明（火葬日時，管理者名記入，管理者印の押印）の事 務を行い，領収書（レシート）を添付のうえ火葬簿保存用に複写する。 オ 受付担当者がコントロール室（集中監視室）または第二別館に連絡し，使用する告別ホールの 指示を受ける。 指定の告別ホールを受付担当者から葬祭業者に案内するとともに，故人の名札２枚と家名札１ 枚の計３枚の札を渡し，誤りがないか確認をしてもらう。 胎児の場合は，業者対応か個人対応かの違いと，収骨を希望しているか否かを第二別館に連絡 をする。 （日曜日で収骨しない場合は本館対応となる。） ※ 原則，大人や小人の告別・火葬は本館へ，胎児の告別・火葬は第二別館で行う。 カ 火葬中，遺族は別館の１階，２階で待機している（平均約１時間３０分） キ 火葬終了後（収骨室からの連絡を受けて） ，個人で来場（葬祭業者の引率なしで来場）の場合は， 場内放送で収骨が行われる部屋を案内する。葬祭業者利用者（葬祭業者の引率有で来場）の場合 は，内線で葬祭業者待機室へ収骨を行う部屋を連絡する。 ※ 収骨待ちが発生している等，混雑しているときは，葬祭業者に速やかな収骨を依頼する。 ※ 骨壺は遺族に事前に用意をしてもらう。葬祭業者を利用している遺族には，遺族担当の葬祭 業者が収骨を補助して行うが，個人利用者の方には，市職員が説明し収骨を補助する。 ク 収骨の終了後，葬祭業者（又は個人）に，受付にて火葬証明が追加記載された火葬許可証に領 収書（レシート）を添付して返却する。 ケ 死獣（犬・猫等）搬入の受付 市民美化センター，家庭動物相談所等からの死獣の搬入車が到着したら焼却依頼伝票を受け取 り，第二別館へ連絡し，動物炉へ搬入してもらう。 コ 中央斎場使用料及び手数料の還付・追徴等の使用料収入及び手数料収入業務，中央斎場使用料 及び手数料の減免申請手続業務 遺族，葬祭業者等から申請や相談があった場合は，市職員の指示を受け，中央斎場もしくは本 庁舎にて手続きができるよう事務の補助を行う。 5 （２）証明書発行業務の補助 ア 受付時の証明書等の処理（再掲） ① 「死体埋・火葬許可証」と「斎場使用許可申請書１号様式」と火葬料金を受領する。 （各種斎場使用料減免措置にかかる書類を持参している場合も同時に受領する。このほか，原 則として市内国公立病院による解剖実習体の火葬申請に係る使用料金は後納扱とし月締め後 の翌月の請求としている。 ） ※ 妊娠４箇月以上の胎児の火葬申請は， 「死体埋・火葬許可証」を「死胎埋・火葬許可証」と読 み替え，申請手続きは上記と同じとなる。 （妊娠 4 カ月に満たない胎児は人体の一部・産汚物扱 いとなる。 ） ※ 人体の一部・産汚物の火葬については「斎場使用許可申請書２号様式」に申請事項を記入の うえ， 「医師の証明書」 （手術の行われた病院等の様式による）が添付されている。 ※ 人体の一部・産汚物等は受付後,中央斎場内の第二別館への行き方を案内し，第二別館で斎場 職員が計量した後，再度，受付で当該重量に係る料金を支払ってもらう（この申請に係る殆ど は，葬祭業者や病院の代行手続きによるもの。原則，市内国公立病院による人体の一部・産汚 物の火葬申請にかかる使用料金は後納扱とし月締め後の翌月の請求としている。 ） ② 「死体（胎）埋・火葬許可証」の死亡（分娩）年月日時から２４時間経過しているかを確認 する。（妊娠 7 カ月に満たない胎児や一類感染症等の死亡者は２４時間経過している必要はな い。 ） ③ 「死体（胎）埋・火葬許可証」に火葬証明（火葬日時，管理者名記入）の事務を行い，領収 書（レシート）を添付のうえ火葬簿保存用に複写する。 ④ 収骨の終了後，葬祭業者（又は個人）に，受付にて火葬証明が追加記載された火葬許可証に 領収書（レシート）を添付して返却する。 イ 証明書発行業務 ① 遺族等からの申請に伴い，火葬証明書又は分骨証明書を発行する。 ② 申請者と死亡者の関係や使用目的等の確認，火葬簿を確認し，申請手続きをしてもらう。 ③ 手数料収入を受領し，領収書（レシート）を交付する。 （３）問合せ対応 ア 告別業務 遺族は受付で指定された告別ホールに向かい，火葬前に最長１０分程度の最後のお別れを行う。 この時，僧侶が同伴しておらず，京都仏教会からボランティアで来場している参勤僧に読経を希 望される場合があるので，参勤僧の待機場所を教示するなどの対応を行い，葬祭業者や遺族から 直接依頼してもらうようにお願いをする。 ※ 告別ホールで焼香等を済ませ，炉前ホールに移動し，火葬炉に棺が納められたことを確認し たところで告別は終了となる。 イ 改葬業務 ① 遺族が，各区保健センターで改葬申請を行うに当たり，申請書に火葬日や火葬場所の記入を要 するため，故人について問合せがあるので教示する。 ② 改葬許可決定後，埋葬形態を土葬から火葬へ変更する場合に改葬に伴う火葬申請があるので， 6 火葬を執行し，火葬料収入の受領を補助する。 ※ 改葬に伴う火葬の場合は，人体の一部に準じ，重量により火葬料を決定する。 ウ 各種問合せ ・中央斎場に関すること ・葬儀（一般的な質問）に関すること ・関連施設（深草墓園・市営墓地・各区保健センター・区市民窓口業務）に関すること ・死獣（犬・猫等）の火葬や火葬後の取り扱いに関すること ・改葬許可に関すること エ 他機関への取次ぎ業務 中央斎場の本来の業務ではない問い合わせや苦情があった場合，可能な限り他機関へ取次ぐもの とする。 （４）その他の事務 ア 予定表等作成事務 （おおむね，火葬前日～火葬当日朝にかけて）葬祭業者から，次の日の出棺予定のＦＡＸ連絡 があるので，中央斎場内で情報共有する。この FＡＸ連絡を基に業務表（火葬当日の時間帯別出棺 予定者名簿） ，時間帯出棺数予定表（喫茶室・参勤僧へ配布），ホール待ち表，名札・家札を作成 する。 ※ 現在，京都市中央斎場は予約制を導入しておらず，受付時間内に申請のあった火葬はすべて受 け入れる体制であり，1 日の火葬件数を制限していない。このことにより生じる受付時の混雑を緩 和するため等の理由から，各葬祭業者には可能な限り，前日の午後４時頃までに出棺予定（故人 の氏名，生年月日，出棺日時場所，葬祭業者名，その他連絡事項）をＦＡＸにより連絡するよう 協力を要請している。 ※ 来場する供車は「乗用車３台以内」もしくは「マイクロバスと乗用車各１台」以内の台数で来 場されるよう協力依頼をお願いしている（葬祭業者には機械のあるごとに徹底するとともに，利 用案内パンフレットにも明記）ことを説明する。 イ 火葬状況報告書へのデータ入力業務 前日火葬分の火葬許可証の写しを参照し，火葬済の故人のデータ（名前，性別，本籍地，死亡 地，生年月日，火葬日）を受付パソコンの火葬状況報告書へ入力する。入力が終われば火葬許可 証の写しは火葬簿として順次綴じていく。火葬状況報告書は月毎にＰＤＦファイル等で出力し市 職員へ引き継ぐ。 ウ 日締め業務（使用料収入及び手数料収入業務補助，斎場使用許可決定） ① 収入の日々の「中央斎場業務日報」を作成する。 ② レジ及び申請書と突き合わせ，申請者数の確認及び金額確認を行う。 ③ 「収納金日計報告書」 ， 「調定兼収入簿」及び「斎場使用許可決定書」を作成する。 ④ 収納金額について，生活衛生課へ連絡する。 ⑤ 日締め後の書類は該当の簿冊に綴じる。 ⑥ 出納補助簿への記載，公金集配業務委託の運送状の作成，金融機関の納付依頼書の作成をする。 ⑦ 市外利用者数を集計表へ入力する。 7 ⑧ 翌日の朝，公金集配業務委託業者に現金と報告書等を渡し，本庁への配送を依頼する。 エ 月締め業務 ① 収入の月々の「中央斎場業務月報」 （以下，月報とする。 ）を作成する。 ② レジ及び月報，料金後納の申請書と突き合わせ，申請者数の確認及び金額確認を行う。 ③ 月報の写し及び料金後納の申請書を市職員に引継ぐ。 ④ 四半期報・半期報のファイルに月報のデータを入力する。 ⑤ 月締め後の書類は該当の簿冊へ綴じる。 ⑥ 水道・動力・電灯（喫茶室関係） ，自販機（１階，２階）使用料の指示数を記録し市職員に引き 継ぐ。 ⑦ 次月に必要な簿冊を調整する。 ⑧ このほか四半期報，半期報，年報を作成する。 ⑨ 動物炉の焼却頭数を受付パソコンから抽出し集計表へ入力する。 オ メンテナンス業者・施設維持管理業務委託業者等の対応 休場日や友引日，受付時間外等に機器類のメンテナンスや施設維持管理業務の委託を実施して いるので，市職員への取次ぎや事務補助等の対応をする。 カ 産業廃棄物管理票（マニフェスト）作成補助の事務を含む産業廃棄物処理業者（主に使用済み焼 骨鉄板の処理業者）への対応 当該業者が来場したら，産業廃棄物管理票（マニフェスト）を渡し，産業廃棄物の搬出を依頼 する。 （現在は毎月１回程度の搬出） キ 施設内の必要な物品，遺族用の茶，葬具，清掃用具等の雑貨の調達及び在庫管理 物品の在庫不足，喫茶室や参勤僧等から必要物品の相談があった場合は，市職員に確認を得て， 業者等に物品発注の依頼をする。この場合の業務は，納品依頼にかかる電話やＦＡＸ，パソコン での連絡及び物品の受領・管理であり，購入決定に係る事務や支払いの事務は市職員によるもの とする。 ク 中央斎場に関する情報の整理 中央斎場に関する対外的な郵便物，市役所からの文書などを収受し，必要があれば場内の供覧 等の情報提供をする。使用権限が本市職員に限定される電算システムで収受するものは，本市職 員が出力等した文書などで情報提供する。 ケ 一般事務補助 中央斎場職員に関する庶務・労務，福利厚生事務を担当する本市職員の業務全般を補助する。 １０ 契約期間満了時等の取扱いについて この契約の履行期間が満了するとき又は契約書に基づく契約の解除があるときの委託業務の引継は， 以下のとおりとする。 （１）貸与物の返還 貸与を受けた機器，資料等について，遅滞なく，契約期間満了日又は契約解除日までに甲に返還 すること。なお，貸与されたものについて，乙の責めにより，機能が損なわれた又は使用に支障が 生じた場合，それらの回復に係る費用を甲に支払うこと。 （２）引継書の作成 8 乙は，引継書として，処理が完結した書類等の保管状況，及び処理が完結していないもの又は将 来に処理が必要となるものの進捗状況が詳細に分かるもの，その他特に注意が必要な事項を受託終 了までに甲に引き渡すこと。 （３）引継方法 乙は，甲に対して引継書を基に，契約期間満了日又は契約解除日までに引継ぎを行うこと。 なお，甲に対する引継ぎの際，次期受託者が同席する場合がある。 １１ 個人情報の保全 乙は，委託業務を遂行するに当たり，以下のとおり，情報保全を徹底すること。 （１）意図的，過失を問わず，情報の漏えいのほか，滅失，棄損，改ざん，盗難等があってはならない。 また，委託業務以外の目的で使用すること，甲の承諾なしに複写又は複製してはならない。 （２）乙は，甲の個人情報保護条例，電子計算機処理データ保護管理規定及び情報セキュリティポリシ ーを遵守すること。 （３）乙は，委託業務の遂行上知り得た秘密を漏らすことがあってはならないほか，委託業務が完了し た後又はこの契約が解除された後においても漏らしてはならない。なお，乙は，委託業務開始に際 し，秘密保全の徹底等を明記した自署と捺印がある誓約書を甲に提出しなければならない。 （４）乙は，委託業務遂行上，何らかの事故や不適切な事後処理等により，情報保全ができなかった又 は保全できていない可能性が生じた場合，直ちに甲に報告し（報告書の提出） ，必要に応じて甲の指 示に従い対応するものとする。なお，この場合に生じた費用は，すべて乙が負担することとする。 １２ 留意事項 （１）乙は，委託業務を遂行するに当たり，「京都市斎場条例」，「京都市斎場条例施行規則」等に従い， 適正に業務を行うこと。 （２）乙は，本施設が公の施設であることに鑑み，常に公平，公正な態度で委託業務を遂行しなければ ならないこと。特に，施設利用者，葬祭業者等から，心づけ等を受領すること，また誤解を招くよ うな行為は固く禁じること。心づけは，金銭だけでなく，物品も含むものとする。 （３）乙は，全般にわたり，遺族への接遇，遺族の感情への配慮，遺族とのトラブル，場内での安全・ 事故防止に十分気を付けること。特に現金収受の際の事故防止に注意すること。 （４）乙は，業務執行に当たり，不適切な事務処理や事故及びその他取扱いについて疑義が生じた場合 は，直ちに甲へ報告し，協議すること。 9