複合機上手に共有しよう！！

改善テーマ
複合機上手に共有しよう！！
経営品質グループ名
子育て支援 G
１
経営品質グループメンバー
マネージャー、リーダー始め１０人
困り事・問題・課題
子育て支援課が利用している複合機（コピー、
FAX、スキャナー）は子ども課と共用で使用して
おり、機械自体が子ども課に設置してあるため子
育て支援課宛の FAX、プリントアウトしたが取り
忘れの印刷物を毎回子ども課職員が届けてくれ
ていた…。
今までは子ども課職員のご好意に甘えてきた
が今年度になり回数が増加してきており、子ども
課からも改善の問題提起があったため、対策を講
じる事とした。
●児童クラブ運営方法の変更による FAX の増加
今年度より全ての児童クラブが市直営になったため、勤務変更の報告等の子育て支援課宛
の FAX が昨年度に比べて倍増した。しかも、機械が離れているため FAX が届いても気づかず
トレイに放置されることが多い。
23 年度 旧西尾市内の 14 児童クラブ→社会福祉協議会への委託事業
23 旧幡豆３町管内の 11 児童クラブ→市直営事業
24 年度 全ての児童クラブ→市直営事業
昨年度まで委託先が管理していたクラブも全て子育て支援課での管理が必要！
●プリントアウトした書類の取り忘れ
取り忘れにより、次のコピーやプリントされた印刷物と混入し、印刷物の行方不明の原因
となったり他人に迷惑をかけたりする。最悪、個人情報流出の恐れも…。
２
改善案
合併以前は一つの課だったこともあり、他の複合機を共有している課と比較しても、なれ
あいの対応になっていたため、子ども課職員とも相談の結果、複合機後方の保管庫の上に用
紙置場を設置しました。更に利便性を高めるために子ども課、子育て支援課それぞれの FAX、
プリントアウト用の４つの置場を設置しました。
３
改善効果
今までは自分の印刷物等以外がコピー機トレイに置いてあってそのままにしていたが、子
ども課職員とも連携し複合機のトレイに他人の印刷物があった場合は内容を確認のうえ後方
の用紙置場に置くようにしました。
その結果、自分の印刷物と他人の印刷物が混入するケースや行方不明になる確率が減少し
ました。また、窓口対応で頻繁にコピー機を使用しており、排出トレイがいつもスッキリし
ていることで、業務がよりスムーズに行えるようになりました。
４
マネージャーからの言葉
本年度より、市内の２５児童クラブは、全て直営となり、指導員も１４０人余となりました。
FAX 文書も多くなり、他の文書と混入し紛失するケースも見受けられました。今回の改善案の
実施で大きな効果も得られ、職員も文書１枚１枚を大切に取り扱う意識を高めることができた
と思います。今後も、「改善に終わりなし」…常に工夫する気持ちを持って、職務に臨みたい
ものです。