事務文書処理の効率化について

様式１
改善テーマ
事務文書処理の効率化について
経営品質グループ名
経営品質グループメンバー
マネージャー、リーダー始め１９人
ＰＤＣＡ（収納）
１
困り事・問題・課題
従来より、滞納処分にかかる金融機関への預金照会調査は、担当各自で起案から
発送までを行っていた。しかし、４月より徴収担当者の増員に比例し、調査件数も
増加することとなった。そのなかには、同一の金融機関に対し、同一の調査項目の
調査を依頼している場合が多数あった。
（問題点）
①書類発送等の準備に時間を割かれる
→本来の業務（徴収業務）に専念できない・・・。
②起案文書が多くなる
→決裁する側もたいへん・・・。
③郵送料がかさむ
→返信用封筒も同封するので、さらに倍になる。
時間と郵送料がもったいない！
２
改善案
◎預金照会調査担当者を設ける。
徴収担当職員は、依頼票（下記参照）とともに、調査対象者リストを担当者に渡す。
担当者はリストを取りまとめ、週に一度、起案から発送までの業務を行う。
返信された調査結果は、担当者より各徴収担当職員に配布する。
依頼
／
○預金照会依頼書（下記以外金融機関は各自で照会）
担当者
日
滞納者氏
個人番号
住
所
名
別紙
or
↓ ※照会する金融機関に○印をつける（下記以外金融機関は各自で照会）
全店照会（旧西尾市内１０銀行（三河信用、漁協、信漁連を除く）。ゆうちょ銀行含む）
全店照会（新西尾市内１３銀行。ゆうちょ銀行含む）
外国人（ﾌﾞﾗｼﾞﾙ・ﾍﾟﾙｰ）用照会（ＵＦＪﾌﾞﾗﾃﾞｽｺ・西尾支店、ﾌﾞﾗｼﾞﾙ銀行、けんしん、蒲信、碧信）
外国人（上記以外）用照会（西信、岡信、蒲信、碧信、ＵＦＪ西尾支店）
西信
３
改善効果
事務を一括で処理することにより、徴収担当職員は、発送準備及び起案文書の決裁に
煩わされることがなくなり、本来の業務に専念できるようになった。
また、同一あて先の調査文書は、まとめて発送する（まとめて返送される）ので、
郵送料の削減につながった。
４
マネージャーからの言葉
預金照会先にとっては、事務の煩雑が解消される点と、市にとっては、郵送料の削減
につながり両者にとってメリットがあります。
しかし反面、事務担当者へ負担が増え、通常の事務に影響しないよう全員で助け合う
心遣いが必要です。