QuickGuide for PC

TeleOffice3.1
クイックガイド
（PC編）
2015年9月
iDeep.com
1
はじめてTeleOfficeを使う場合
①メールを受信
******・to.ideep.com
①
①meetingmanager@*****.to.ideep.com
から「TeleOfficeへようこそ」メールが届きます。
XXXXXXX
https://*****.to.ideep.com/
②サーバのURLです。
P3を参照して、アプリダウンロードを行ってくだ
さい。
https://*****.to.ideep.com/
②
*****.to.ideep.com
XXXXXXXXX
OOOOOOOOOO
③
③ログイン情報です。
P4を参照して、アプリ設定を行ってください。
サーバ名：****.to.ideep.com
ユーザID：XXXXXXXX
パスワード：OOOOOOOOO
※*****・XXXXXXXX・OOOOOOOOはメールをご確認ください。
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2
1
はじめてTeleOfficeを使う場合
②インストール
はじめてTeleOfficeをご利用頂く場合は、まずアプリケーションのインストールが必要です。
Webブラウザでご契約頂いたサーバのURLにアクセスして頂き、アプリケーションのダウ
ンロードおよびインストールを行ってください。
その際、Windows Vista及び7の環境であれば、.Netframework4.5のインストールが必要
になる場合があります。
※.Netframework4.5のインストールにはシステム管理者権限が必要です。
*****
①サーバのURLへアクセスください。
https://*****.to.ideep.com/
※*****はサーバごとに違います。
②「ダウンロード」ボタンを
クリックしてインストーラを
ダウンロード／実行してくだ
さい。
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1
はじめてTeleOfficeを使う場合
③ログイン
※*****・XXXXXXXX・OOOOOOOOはメールをご確認ください。
インストールが終了すると、TeleOfficeが起動します。
初回起動時にはサーバ名を入力する画面が表示されるので、入力をしてください。
①メールに記載された
サーバ名を入力
*****.to.ideep.com
②「次へ」ボタンをクリック
続いてIDとパスワードを入力します。
最初にログインする場合は、「TeleOfficeへようこそ」メールで通知された初期パスワードを
入力し、パスワードを変更する必要があります。
（一度変更して頂ければ、以降は別の端末から使う場合でもパスワードの変更は不要です）
xxxx.to.ideep.com
③メールに記載された
ユーザID・パスワードを入力
④「ログイン」ボタンをクリック
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1
はじめてTeleOfficeを使う場合
④端末登録
その端末から初めてログインする場合には、端末登録が必要になります。
下記画面が表示された場合は、「登録コードをEメールで受け取る」ボタンをクリックして
メールで送られてきたコードを入力し、端末登録を行ってください。
※自動登録方式の場合は、端末登録コードを要求されません。
※集中管理方式の場合は、「TeleOfficeへようこそ」メールに記載されている登録コードを
入力してください。２台目以降の端末の場合は、管理者に登録コードの発行を依頼して
ください。
■セルフ方式
①「登録コードをEメールで受け
取る」ボタンをクリック。
登録メールに「端末登録コード」
が記載されたメールが届きます。
■セルフ方式
②①で受け取ったメールに
記載された「端末登録コー
ド」をクリックして入力。
■集中管理方式
「TeleOfficeへようこそ」
に記載されている「端末登
録コード」をクリックして
入力。
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2
会議に参加する
①会議への参加
TeleOfficeにログインすると、自分が参加者となっている当日以降の会議が一覧で表示され
ます。
会議に招待されている場合やすでに会議を作成済みの場合は、参加する会議の「参加」ボ
タンをクリックしてください。（他の参加者の招待や資料のアップロードは開始後も可能
です。）
その場で会議を開催する場合は「インスタント会議」をクリックすることで、自分が主催
者の会議をすぐに始めることができます。（他の参加者の招待や資料のアップロードは開
始後に行います。）
参加する会議の「参加」ボタンをクリック
してください。
A会議
Dミーティング
E会議
Bミーティング
C会議
インスタント会議は、会議を作成せず
にすぐに会議を開催できるモードです。
必要な資料や参加者は会議開催後に
追加ください。
会議開始
資料が表示されます。
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2
会議に参加する
②ビデオ会議の開始
ビデオ会議を開始する場合は、
画面左の「ビデオ会議」ボタンを
クリックしてください。
参加した会議ですでにビデオ会議が
開始されていれば「ビデオ会議を開始
しますか？」と表示されるので
「参加する」をクリックしてください。
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2
会議に参加する
③会議中の基本操作（画面の構成）
TeleOfficeの基本的な操作は、主に画面左のボタン一覧(メニューバー)、資料操作はツール
バーから行います。
資料やホワイトボードは画面の中央に表示され、画面右側にはビデオ会議の映像が表示され
るレイアウトになります。
各種操作ボタン
資料・ホワイトボード
ビデオ会議
ツールバー
クリックすると
コンテンツが
表示されます。
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2
会議に参加する
④会議中の基本操作（メニューバー）
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
画面左に主要な機能が配置されています
(1)メニューバーの表示/非表示
(2)発表
このボタンがオレンジ色になっている人が現時点の発表者になります。
青色になっている人は、ボタンをクリックすることでいつでも発表者になることができます。
※フォーマル会議では発表者・司会者以外の参加者は「挙手」になっています。
(3)ビデオ会議
ビデオ会議に参加します。
(4)画面共有
デスクトップ共有・アプリケーション共有を行います。
(5)参加者
参加者のステータス確認や、参加者の追加などを行います。
(6)会議資料
他の資料・ホワイトボードへの切り替えや、資料の追加ができます。
(7)ツールバー
ペンや消しゴム、スクリーンキャプチャなどのツールバーを表示させます。
※詳細は次ページ
(8)コラボ
コラボレーションモードのオン/オフを行います。コラボレーションモード中は、発表権を
持っていなくても全ての参加者が書き込みを行うことができます。
(9) 個人ノート
他の参加者からは見えない個人的な書き込みを行うことができます。
(10)退出
会議から退出します。
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会議に参加する
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④会議中の基本操作（ツールバー）
ツールバーに資料への操作機能が配置されています
A）カーソル
クリックしたまま動作を行うことで、画面のスクロールや資料の位置調整、
ページめくりを行います。
B）ペン
手書きペン・図形ペン・手書きマーカー・図形マーカーの4種類のペン、9色
のカラー、5種類の太さを選択できます。
A
F
I
B
G
C
D
C）レーザーポインター
クリックしたまま動作を行うと動作どおりにポインターが表示されます。
E
D）選択
手書きやテキストの書き込み、貼付図などをクリックしたまま囲うことで
選択でき、選択後に移動やコピー、削除を行います。
H
J
K
E）消しゴム
ドラッグした部分の書き込みを消します。
ゴミ箱ボタンをクリックでページ全体の書き込みを消します。
ゴミ箱ボタンは
消しゴムをクリ
ックすると下部
に表示されます。
F）テキスト
文字色と背景色を指定して文字を入力することができます。入力後も追記や
サイズ変更・移動ができます。（元ファイルのテキストは編集できません。）
上部バー部分をドラックして自由に
移動ができます。
G）画像
スクリーンショットや画像ファイルを貼り込むことができます。
H）UNDO/REDO
操作を一つ戻す／戻した操作を戻す前に戻すことができます。（10回前まで）
I）ページめくり
J）ファイルの拡大／縮小
K）ウィンドウ枠の固定
資料やホワイトボードに対して指定位置のウィンドウ枠固定を行います。
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会議に参加する
④会議中の基本操作（ツールボタン一部抜粋）
D 選択ツール
B ペンツール
F フォントツール
図形・テキスト等クリック
したまま囲って選択する。
種類選択
カラー選択
サイズ選択
カラー選択
削除・移動・再入力・拡大縮小が可能。
G 画像ツール
サイズ選択
背景色選択
PCに保存して
いるイメージ
画像を貼り付け
表示画面を選択貼付
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2
会議に参加する
④会議中の基本操作（ビデオ会議）
ビデオ会議エリアの右上のボタンで音声や映像の操作と各種設定ができます(1~6）。
また右下のボタンで、PC上の本人・参加者のビデオ映像サイズ・レイアウトを選択できます(7~9)。
（1）
(1)ビデオ会議非表示
ビデオ会議に接続したままビデオ会議画面を非表示にします。
（2）
(2)MuteAll（司会者のみ表示される）：
現在の発表者以外の全ての参加者のマイクをミュートにします。
ミュートを解除するには、各参加者がマイクボタンをクリックして再度有効に
してください。
（3）
（4）
（5）
（6）
(3)カメラ：
クリックするとオフになり、自分の映像が他の参加者に見えなくなります。
(4)マイク：
クリックするとミュートになり、自分の音声が他の参加者に聞こえなくなり
ます。ボリュームを調整することができます。
(5)スピーカー：
クリックするとミュートになり、スピーカから音が聞こえなくなります。
ボリュームを調整することができます。
(6)設定：
マイク・スピーカの選択や、最大表示画面数の設定などを行います。
（詳細はユーザガイド参照。 ）
(7)画面サイズの変更：大：全画面（資料非表示）
中：1/2画面
小：1/4画面
(8)セルフビューの変更：大／小／非表示
(9)ビデオ会議画面レイアウトの変更：均等表示／話者拡大表示
（7） （8） （9）（10）
(10)ネットワークの通信状況 緑：非常に良好
黄：接続可能
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赤：問題あり
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会議に参加する
（ワンポイント）ビデオ会議で音が途切れたりハウリングする場合
もしビデオ会議で音が途切れたり、ハウリングが発生した場合、以下のチェックポイントを
確認してください。
①正しい機器が選択されていますか？
 ビデオ会議の
ボタンをクリックしてオプション画面を開き、
マイクとスピーカーに正しい機器が選択されていることをご確認
ください。
②同じ部屋で複数の端末がビデオ会議に入っていませんか？
 同じ部屋の中でiPadやPCで会議に参加している人がビデオ会議に
参加していると、ハウリングが発生します。
③騒がしい場所からビデオ会議に参加していませんか？
 オフィスの自席やオープンスペースなど周囲に騒音がある場所から
ビデオ会議に接続している参加者がいると、音切れの原因になります。
④ネットワークの状況が悪化していませんか？
 画面右下のインジケーターが常に赤、または頻繁に赤になるような
状況では、ネットワークの遅延が原因で音切れが起きることがあり
ます。
 この場合、ビデオ会議のオプション画面でビデオ会議品質を
「低速ﾈｯﾄﾜｰｸ」にすることで改善する場合があります。
（設定後、一度ビデオ会議をオフにして、再度オンにしてください）
状況が改善しない場合は、コールセンターまでお問合せください。
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会議に参加する
⑤会議の進行と仕組み
会議中は、発表者が進行の主導権を持ちます。
発表者が資料のページを切替えたり、ペンでの書き込み、ズームといった操作を行うと、そ
の結果はすべての参加者の端末に反映されます。
一方発表者以外の参加者が他のページに切替えたりしても、それは他のユーザの画面には反
映しません（独立モード）。
全ての参加者の
画面に反映
資料の
ページめくり・
書き込み等の
操作
発表者
参加者A
参加者B
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参加者C
他のページの
参照・書き込み
も可能
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2
会議に参加する
⑥発表者になる
通常の会議では「発表」ボタンをクリックすることで、いつでも発表者になることが可能です。
発表者になると、発表ボタンはオレンジ色に変わります。
フォーマル会議では、司会者以外は自由に発表者になることができません。
参加者は「挙手」ボタンをクリックし、発表者または司会者から許可をもらうか、または直接
司会者から発表者に指定される必要があります。
（フォーマル会議での発表者の受け渡し）
参
加
者
発
表
者
発表権が移動
質問があるので
資料に書いても
良いですか？
どうぞ。
発表者の権限を
渡します。
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2
会議に参加する
⑦参加者を追加する
TeleOfficeでは招待されていないユーザは会議に参加することができません。
参加者ボタンをクリックすると、すでに招待済みのユーザの一覧が表示され、参加状況を確認
することができます。
会議中であっても必要に応じて参加者を追加することが可能です。
「参加者を追加」ボタンをクリックすると
参加者追加画面が表示され、新しい参加者
を招待できます。
追加ユーザーをクリックすると選択したユーザー
が「オレンジ枠」で表示されます。
「完了」をクリックして参加者を追加します。
「ユーザー検索枠」で一部入力検索ができます。
参加者を追加する
場合｢参加者｣を
クリックします
参加者の一覧が表示されます。
は現在接続している参加者を
示します。
「ゲスト」追加は「ユーザー検索枠」にゲストの
「メールアドレス」を入力後、検索枠下部に表示
されるゲストを選択し「完了」をクリックします。
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2
会議に参加する
⑧資料を共有する
会議に資料をアップロードすることで、すべての参加者が資料を共有することができます。
発表者が資料のページをめくったり、書き込んだり、ズームを行うと、その内容は参加者の端
末にも全て反映されます。
資料に書き込んだ内容は全て自動的に保存されており、発表者の書き込みは参加者全員が資料
と共にダウンロードすることが可能です。
「+」ボタンで資料を追加できます。
資料を切替えたり、
アップロードする
場合は｢会議資料」
をクリックします
一番上の段は
ホワイトボード
です。
クリックで表示する資料を切り替えます。
「オレンジ背景」が現在表示中の資料です。
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PC上の資料を
追加アップロード
以前保存した
クラウド上の資料を
追加アップロード
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会議を終了する
①会議からの退出と終了
●会議から退出する場合は、「退出」ボタンをクリックしてください。
「会議から退出しますか？」と再度確認されるので「退出」をクリックしてください。
退出は会議から自分だけが抜けますので、他の参加者に影響はありません。
※参加者が全員退出すると会議は自動的に終了します。
●主催者が会議から退出する場合は、[退出]ボタンをクリック後、「会議を終了する」
「会議を終了せずに退席する」のボタンのいずれかを選んでください。
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3
会議を終了する
②ダウンロード通知メール
会議が終了すると、以下のようなメールが参加者に届きます。
○○さん、
会議「XXXXXXX」へのご参加、ありがとうございます。
（※あやまって会議を終了してしまった場合、再度会議を開始できます）
会議資料をオンラインで閲覧する事や、あなたのPCにPDF形式でエクスポートする事
もできます。
下記のリンクから会議資料にアクセスします。
teleoffice://（リンクURL)
リンクのURLをクリックすると、TeleOfficeのライブラリが開き、対象会議のファイル
が表示されます。
TeleOfficeにログインしていなかった場合は、ログイン画面が表示されるので、IDと
パスワードを入力してください。
※終了時に会議が削除された場合は、メールは送信されません。
※会議資料に機密設定がされていた場合「資料のダウンロードは
できません」と表示されます。
※リンクをクリックすると、右記のようなセキュリティに関する
通知が表示される場合がありますが、「はい」をクリックして
ください。
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3
会議を終了する
③資料のダウンロード
ライブラリが開いたら、ダウンロードしたい資料をクリックで選択し「エクスポート」をクリック
することで、資料のダウンロードができます。
書き込まれたデータは「共有ノートを含む」「個人ノートを含む」の選択チェックに応じて、書き
込まれたファイルをPDF形式の画像データとしてダウンロードできます。
チェックをつけないでダウンロードを行うと元データをダウンロードできます。
チェックに応じて「元データ・共有ノート・個人ノート」
をダウンロードできます。
※共有ノート・個人ノートはPDF形式
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4
会議を作成する
①会議を作成する
会議リスト画面の「新規作成」ボタンをクリックすると会議の作成画面が開きます。
会議の名前や開催予定時刻、参加者、共有する資料などを設定します。
DEMO＿02
DEMO＿01
会議名：
未入力の場合「新規会議」という名称が
自動的に設定されます。
DEMO_03
開始時刻/終了時刻：
会議の開始時刻と終了時刻を設定します。
※設定時刻以外の時間でも会議開催は可能。
フォーマル会議：
フォーマル会議に設定変更できます。
参加者：
会議に招待する参加者を設定します。
会議資料：
会議で共有する会議資料を設定します。
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21
4
会議を作成する
②参加者の選択
会議の参加者は、TeleOfficeのユーザから選択することができます。
ボタンをクリックすると検索画面に切り替わるので、「ユーザー検索」欄に氏名や
+
メールアドレスの一部を入力し、招待したい参加者を検索して、クリックで選択してください。
※会議に招待できる人数はご契約によって異なります。
①
②氏名やメールアドレスの
一部入力で検索します。
+
をクリックします。
③参加者とするユーザをクリックして
選択します。選択されるとオレンジ枠
が表示されます。
[email protected]
④参加者の選択が完了したら
「完了」をクリックします。
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22
4
会議を作成する
③資料の選択（アップロード）
会議で資料を共有する場合は、PCからTeleOfficeクラウドに資料をアップロードする必要が
あります。
①「アップロード」をクリック
します。
②PC上の資料を選択し
「開く」をクリック。
アップロードできるファイルは下記の通りです。
※ファイルサイズの上限は100MB。300ページ以下。
※圧縮ファイルや、暗号化されたファイル、パスワード付きファイルには対応していません。
.ppt
.pptx
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.pdf
.xps
.wmv
.avi
.mts
.mp4
.mpg
.jpg
.jpeg
.png
.gif
.bmp
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.txt
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4
会議を作成する
⑤保存と通知
会議の設定が終わったら、最後に「保存」ボタンをクリックします。
「メールを送る」が選択された状態で保存をすると、各参加者に会議の招待メールが送信
されます。招待メールを受信すると各参加者のスケジュールに会議の予定が登録※されます。
※iCalendar形式に対応したメーラーの場合
保存時に各参加者へメールを送らないことも
可能です。
また会議を変更した場合、追加・削除した参
加者のみにメールを送ることも可能です。
DEMO＿01
DEMO＿02
DEMO＿02
DEMO＿02
主催者・参加者の会議リストに作成
した会議が追加されます。
All Rights Reserved, Copyright @ iDeep Solutions
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コールセンターお問い合わせ先
TEL: 0120-177-160
（携帯・PHSからの場合：03-6302-8992）
email: [email protected]
対応時間：月曜日から金曜日 8:00～18:00
（祝祭日、年末年始、弊社の定める休日を除きます。）
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