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ビジネスを強化するITサービス
ビジネスを強化するITサービス 2011年11月 有限会社IT通信 はじめに ビジネスを強化するITサービスいろいろ 事務・経理の 強化のために 営業活動の 強化のために 宣伝・広報の 強化のために 会計管理システム 販売管理システム 給与管理システム 通信ネットワーク 遠隔内線電話、 など 顧客管理システム 営業分析システム 日報管理システム グループウェア スケジュール管理 CTIシステム、 など ホームページ 通信販売 ブログ ツイッター SNS、 など インターネットVPN ─（1）本社∼支店∼営業所をつなぐ通信ネットワーク インターネットVPNとは インターネットVPNとは、 遠く離れた本社-営業所-工場倉庫などをむすぶことのできる通信ネットワークです。 オフィスの複数のパソコンをLANケーブルでつなぐよう に、遠く離れた支店などとの間に “遠距離LAN” をつなぐ のだと考えれば分かりやすいでしょう。 インターネットVPNのメリット ●営業所や店舗から本社のシステムへアクセスして、売上情報や顧客情報などを入力できま す。 リアルタイムの情報を集約し、全社で共有できます。 ●書類のファイルをいちいち多くの人にメールで送る手間が省けます。共有サーバーにファイ ルを入れておけば、 すぐ各社員が見ることができます。 ●強力な暗号通信なのでセキュリティ的にも安心です。大手企業でも、 ごく一般的に利用され ています。 インターネットVPN─（2）導入事例 沖縄市・O社の場合 （管工事、給排水設備工事） 那覇市・S社の場合 （一級建築士事務所） O社では、沖縄市と那覇市に営業拠点を持っています。拠点間にイ 事務所とショールームをつなぐインターネットVPNの回線を再構築し ンターネットVPNを構築するとともに、 会計用のイントラネットサーバ ました。以前はADSL回線だったのを光ファイバー回線に切り替え を導入しました。 て高速化しました。 今までは… 今までは… ●那覇市にいる会計担当者が、 いちいち沖縄市の本社まで行って会計ソ ●事務所とショールームの間でファイルをやり取りするときに、 すごくもたつき フトの入力作業をしていた。 ●いつでもすぐ入力しに行けるわけではないので、本社の人間が最新の会 計情報を見るのに、 タイムラグがあった。 ●会計担当者の移動時間や交通費など無駄が多かった。 があった。 ファイルをやりとりするのが憂鬱だった。 ●数十∼数百メガバイトにもなるCADのファイルを送ろうとすると、 たいへん な時間がかかった。 ●ADSLは、 下り （受信側） の通信速度は速いけれど、 上り （送信側） の速度 が非常に遅いので、大量のファイル送信などには適さない。 インターネットVPNの導入で ●沖縄市 （本社） の会計サーバに、 那覇市の拠点からインターネットを通じて アクセスできるようになった。 ●最新の会計情報を、本社の人間がすぐ見られるようになった。 ●会計担当者がどちらの拠点にいても入力作業ができるので、作業が効率 的で快適になった。 ●会計担当者の移動時間や交通費を大きく削減できた。 ●沖縄市∼那覇市をまたいでのファイルの共有もできて便利になった。 光回線のインターネットVPNで ●ファイルを送受信するときの通信速度が40倍になった。 ●大容量ファイルの送受信もスイスイできるようになった。共同作業がス ピーディーになった。 ●ファイルをやり取りするときの憂鬱な気分がなくなり、気持ちよく仕事がで きるようになった。 統合型顧客管理システム ─（1）営業力をアップする顧客管理 統合型顧客管理システムとは 「各スタッフがバラバラに持っているお客様の情報を、一つにまとめたい」 「いつもの担当者でなくても、顧客情報を 見ながら的確に電話応対をしたい」…そんな悩みを解決して、中小企業でも導入しやすい顧客管理を実現します。 顧客管理システム A様は、2人目のお子様 が生まれたそうです。 各スタッフが持つ顧客情報を蓄積し、 影響分析やサービス向上に役立てます。 電話応対システム（CTI） 顧客情報を無駄なく営業に活かす！ 外部からの電話を受信すると、 その電話番 号のお客様の情報をモニタ上にすぐ表示 できます。 受話器を取る前に、 そのお客様の住所や 購入履歴や注意事項など、電話応対に必 要なポイントを確かめられます。 な 社内の全部門から集められたハイレベルな 顧客情報を見ながら応対できるので、 いつもの営業担当者でなくても的確な電 話応対ができます。 店舗担当 A様のお車は、買い替え 時期が近づいています。 営業担当 A様に、 ファミリータイプの ワンボックス車を おすすめしてみよう！ 事務担当 パッケージの廃棄方法に ついて問い合わせが B様からありました。 パッケージがかさばる から買わないと C様に言われました。 お客様のご意見・ご要望を集約できる！ 電話担当 営業担当 お客様は、 処理しやすい エコパッケージを 求めているのか！ 事務担当 営業担当 技術担当 日報を入力 日報を入力 日報を入力 情報 共有 先日買った商品の 操作方法が わからないの ですが… 山田様ですね。 ご購入いただいた ○○社製テレビの 件ですね。 店舗担当 グループウェア 情報共有で、業務効率が大幅アップ！ 顧客A様から、製品の 操作が分かりにくいと ご指摘がありました。 各スタッフが入力した情報は、 グループ全員の 共 有 財 産になります。お客 様からの意 見 、 ちょっとした営業のヒント、 グループ全体へのお 知らせなどを伝え合い、 ビジネスコミュニケーショ ンをレベルアップできます。 また企画書や請求 書などファイルを共有する文書管理機能を備え ており、作業効率が大幅に向上します。 明日の勉強会資料の ダウンロード先については 社員掲示板を見てください。 情報 共有 スケジュール管理・タスク管理も強力！ スケジュール管理機能も充実しており、各人の スケジュールをチェックしたり、 プロジェクト全体 の進行状況を把握することもできます。 新製品の 開発プロジェクトの 進捗状況は？ 売り場改善のアイデアを 1週間以内に各自提出 してください。 分析機能） BI（分析機 事務 担当者 営業 担当者 技術 担当者 ※BI＝ビジネス・インテリジェンス 電話対応を入力 顧客情報・売上高・作業時間など のデータを解析して、 顧客分析・ 営業分析・経営分析をします。 「どこで無駄な時間コストが生じて いるのか」 「どの分野に経営資源を投入す れば売り上げアップできるのか」 …など、 具体的な数値に基づいて 経営判断できます。 カンに頼りがちな今までの経営か ら、 合理的で効率のよい経営に 転換できます。 日報を入力 日報を入力 情報 共有 保守作業時間 A社 B社 C社 D社 ○○時間 ○○時間 ○○時間 ○○時間 顧客B社 対応一覧 営業時間 ○○時間 保守作業 ○○時間 出荷作業 ○○時間 電話対応 ○分 総計 ○○○時間 売上 ○○○万円 粗利 ○○万円 社員Aが、 顧客B社のために 保守サポートに 何人の社員が何時間 毎月合計何時間かかって ついやしているのか、 いるのか明らかに！ 費用対効果を分析！ 売上予測 5月 8月 9月 10月 12月 A社 商品X B社 保守 C社 商品Y D社 保守 E社 商品Z ○万円 ○万円 ○万円 ○万円 ○万円 売上予測 ○○○万円 粗利予測 ○○万円 全社員から毎日集まる 受注予測から、今期の 売り上げ予測を すぐ集計！ 統合型顧客管理システム ─（2）導入事例 中城村・O社の場合 （霊園の開発・販売・管理） 宜野湾市・O社の場合 （ソフトウェアの開発・ITコンサルティング） 霊園を運営管理するには、 お客様の家族状況や生活条件をよく理 それぞれの顧客に対して、何人の社員がどれだけの作業時間を費や 解して、心配りのきいた対応をすることが不可欠です。高度な情報 したのか、 わかりにくいことがあります。正確な時間コストを把握して経 管理と分析のために、新たな顧客管理システムを導入しました。 営を効率化するため、 統合型顧客管理システムを導入しました。 今までは… 今までは… ●大量の見込み客を分類して、 レベルに合わせた営業アプローチをとること ●お客様からの電話問い合わせがあっても、 いつもの担当者がいないと対 が難しい。 ●お客様から電話があったとき、 それぞれのお客様の事情などをよく知って いる担当者でないと十分に応対できない。 ●契約1年目の方にDMを送るときや、料金を払っていない方をチェックする ときなど、 いちいち手作業で名簿データをピックアップしていた。 統合型顧客管理システムを導入すると… ●見込み客のデータを細かく分析したり、 レベルごとに分類できるようになっ た。見込み客のレベルに合わせてDMを送るなど、的確な営業ができる。 ●CTIのおかげで、 お客様からの電話を取ると同時に顧客情報を確認でき るので、 きめこまやかな応対ができる。 ●契約年数や料金未払いの他、 さまざまな条件で名簿データのピックアッ プが素早く簡単にできるシステムに移行中。 応できない。担当者と連絡がつくまで、 お客様に待ってもらうことになる。 ●個々のお客様にたいして、 どれだけの作業時間・対応時間がかかっている のか分かりにくい。お客様に請求する保守料金は今まで通りなのに、 つい やす作業時間が大きく増えていることがある。適正な料金を判断するため に、 具体的な作業時間を把握したい。 統合型顧客管理システムを導入すると… ●CTIによって、 お客様の利用している製品・サービスや契約内容がすぐわ かるので、 いつもの担当者でなくても応対できる。 ●各社員の日報データを元に、 個々のお客様についやした作業時間・対応 時間を集計。請求料金の判断が的確にできるようになった。 必要な作業時間、 無駄な作業時間を切り分けて、 効率的な経営分析が できる。経営の「見える化」 を実現できた。 遠隔内線電話 ─（1）遠く離れた拠点間で内線電話を実現！ 遠隔内線電話とは 今までの内線電話は、同じ建物内の電話機をつなぐこと しかできませんでした。 インターネットVPN回線を使った遠隔内線電話は、 遠く 一発呼び出しで機動力アップ！ 別の営業所の社員を呼び出すとき、今までは営業所の代表電話 にかけて相手を探してもらいました。通話できるまで、 いらいらしなが ら待ったものです。 でも遠距離内線電話なら、 内線番号で相手を一発呼び出しできま す。時間的コストをカットして、 ビジネスが速く快適になります。 離れた地域にある支店・営業所ななどとの間でも内線電 話を実現します。 遠隔内線電話のメリット 専用線が不要だから通信費大幅ダウン！ 料金定額のインターネット回線を使う内線電話です。今まで遠距 離内線電話をあきらめていた企業・団体でもご利用いただけます。 ●遠く離れた拠点間でも内線電話ができます。 ●社内のコミュニケーションがスピーディーになります。 ●通話料金が無料なので大幅にコスト削減ができます。 ●安定したブロードバンド回線のあるところなら、 ホテルなどの出張先や海外でも内線電話が できます。 各事業所間の通話料は無料！ もちろん内線電話だから、どれだけの人数が何時間通話しても、 通信費は無料！遠くの事業所とも料金を気にせず通話できます。 人手不足の営業所への電話は本社で受ける！ お客様から営業所への電話を他の事業所で受けたり、電話を掛 け直してもらうことなく他の事業所に転送するなど、使い方いろい ろです。 外線への通話は、格安の公衆IP電話で！ 外線への発信は、公衆 IP 電話を使い、日本全国どこでも 3 分 間 8.4 円（税込）で通話できます。 ※上記の料金は一例です。※IP 電話事業者との契約が別途必 要です。 遠隔内線電話 ─（2）導入事例 大阪府・T病院グループの場合 （病院、クリニック、訪問看護、デイケアセンターなど） 中城村・O社の場合 （霊園の開発・販売・管理） T病院では、離れた建物にある7つの施設の間に遠隔内線電話を O社では、 県内4カ所の霊園を管理運営しています。各霊園の事務 導入して、緊密な連絡体制を実現しました。 所をつなぐ遠隔内線電話で、社員同士のコミュニケーションも、 お客 様へのサービスも向上しました。 今までは… ●医師があちこちに移動しているので、 内線電話をかけてもすぐつかまらな い。医師を探して電話を取り次ぐのがスタッフの負担になっていた 今までは… ●お客様からの電話を本社で受けても、 担当者が各地の霊園へ行っている ●離れた施設間での電話連絡が多いので、外線電話料金がかさんだ。 ことが多いので、 すぐ取り次げない。いったん電話を切ってもらい、 折り返 ●スタッフの配置換えのたびに内線電話の配線工事をやりなおすので、 い しかけ直すので、 コミュニケーションがぎくしゃくする。 ちいち手間と費用がかかる。 ●キャンペーン時期などに、 特定の霊園へお客様からの電話が集中するこ とがある。電話応対に追われて、 ほかのことができない。 遠隔内線電話を導入すると… ●PHSを無線内線電話の端末にして、医師に持たせた。医師のPHSに直 ●本社と各霊園の間で、 ひんぱんに社員同士の電話打ち合わせをするの で、 電話の取り次ぎが負担になる。通話料もかさむ。 接内線電話すれば、 すぐ連絡がつく。 もちろん通話料金は無料。 ●遠隔内線電話によって、 離れた施 設間の外線電話料金が不要に。 ●各社員が自分の内線電話機を持っ て部署を移動するだけで、 今までと 同じ内線番号で通話できる。配線 工事などが不要。 遠隔内線電話を導入すると… ●お客様からの電話を本社で受けて、 各霊園の内線電話へすぐ転送でき る。お客様との対話がスムーズになった。 ●各地の霊園へかかってきた電話を、本社で受けることができる。各霊園の スタッフが、電話応対以外の作業に集中できるようになった。 ●社員同士で打ち合わせするとき、 相手の内線電話に直接かけられるの で、 取り次ぎの負担が減った。通話料も削減できた。 ホームページ ─（1） インターネットを活かした宣伝・販売 集客に役立つホームページづくり お悩み １ 御社のホームページは何年間も前の情報が載ったままになってい スタッフ自身で情報更新！記事追加料金がゼロ！ 自分たちで記事を 追加したい ませんか？ ホームーページのアクセスを元にお客様の動向を分析したり、検索 制作会社に頼むと お金も時間も かかってしまう サイトで上位表示されるよう工夫したり、 ビジネスを向上するツール として役立っていますか？ 新商品情報やキャンペーンのお知らせなどを掲載するとき、 ホームページ 制作会社に頼むと、 時間も料金もかかってしまいます。CMS（コンテンツ・マ ネージメント・システム） をつかえば、 プログラムの知識がなくても自分たちです ぐに記事を追加できます。 スタッフ自身が記事追加 毎月のお知らせや 新商品情報などの 記事追加費用 月 数万円が ０円に 記事更新機能やアクセス解析機能を備えたビジネスに役立つホー ムページとして再生することをおすすめします。 さまざまなニーズに対応します。 お悩み ２ ●ホームページ ●通信販売 ●ブログ ●ツイッター ●フェイスブック・ミクシなど 数値に基づいたアクセス解析＆マーケティング どれだけの人が 見に来てくれたの？ ホームページへのアクセス記録は情報の宝庫です。 日々のユーザ数の増 減、 人気の高いページ、 よく検索されるキーワードなど多様な項目を分析で きます。 アクセス解析によって、 自社のビジネスを見直したり、 さらにお客様 を呼ぶホームページに成長させることができます。 どんな記事を 書いたときに 注目度が上がるの？ お悩み ３ あなたの商品、 サービスを上位に表示 検索サイトで上位に 表示されたい ! どんな 検索キーワードが 狙い目なの？ ヤフー、 グーグルなどの検索サイトで上位に表示されることが、 集客を大きく 左右します。 どんな検索キーワードをターゲットにすれば販売効果が高いか を分析し、 サイト内部のキーワード調整や外部リンク対策など様々なノウハ ウを駆使して、 御社の商品･サービスを上位表示させていきます。 ホームページ ─（2）導入事例 公立大学法人 名桜大学 （名護市） 医療法人ノーブル （本部町） ●パソコン用サイト ●ノーブルメディカルセンター ●英語・中国語用ページ ●ノーブルエミナース ●携帯電話用サイト ●ノーブルクリニックやんばる ●学生・職員専用SNS ●健康文化村クリニック ●コンテンツ管理システム 「Joomla! （ジュームラ） 」 を使ってホーム ページを構築しました。 「Joomla!」 は、 オープンソースのコンテンツ管理システム （CMS） と して、世界で最も普及しています。 ●ワープロのように簡単に、 スタッフ自身が記事を入力できます。 ●最新情報の見出しをトップページに自動表示したり、画像ギャラ リーを設置したりと、豊富な機能を追加できます。 ●パソコン用サイトに掲載したニュース記事は、 自動的に変換されて 携帯電話用サイトにも掲載されます。一回の入力作業で、 パソコン 用サイト・携帯用サイトの両方に同じ記事を掲載できます。 ●日本語のページと英語・中国語のページでデザインテンプレートを 替えるなど、 柔軟な運用ができます。 ●コンテンツ管理システム 「Joomla! （ジュームラ） 」 によって、 スタッフ 自身の手で記事の追加・修正ができます。 ●インターネットを通じて管理画面にアクセスできます。 スタッフが本 部町にいても宜野湾市にいても、 情報の追加・修正ができます。 ●作成した記事をどこのページに掲載するか指定できるので、 それぞ れの施設ごとに異なる新着情報を掲載できます。 ●地域に密着した医療活動について個性や特徴が伝わるように、 取 材を重ねて表現を工夫しました。 ●県内4カ所にある施設について、 それぞれの診療科目や役割の違 いが一目でわかる構成にしました。 最後に 有限会社IT通信は、 パソコンの購入からシステム開発・ホームページ制作まで 企業のIT導入をトータルにサポートします。 統合型顧客管理システム ホームページ制作 ミネルバスコープ2010 「顧客管理」 「グループウェア」 「電話応対 （CTI） 」 「BI （分析機能） 」の4つの機能を統合したシステム。顧客 満足の向上と営業効率のアップを実現。 ホームページの企画・制作。Joomla!などCMSによるサ イト構築。WEBサーバ・メールサーバの構築。 電話工事・電話システム 遠距離IP内線電話「どこでも内線電話」、 デジタル電話 交換機、 ビジネスホンの設営。CTIシステムの開発・販売 など。 負荷分散＆冗長構成サーバ eラーニングシステム IT導入支援 eラーニングやポータルサイトに欠かせない高機能サーバ システムを低コストで。巨大なアクセスに耐え、故障に強 いシステムを実現。 世界で最も普及しているオープンソースのeラーニングシ ステムを採用。eラーニング導入マネージメントからソフト・ ハード構築まで総合サポート。 遠距離LANシステム （VPN） の構築、 ネットワークカメラ の設営、 テレビ会議システムの導入、 パソコンの販売・設 定、 ウイルス対策など総合的にサポート。 http://www.it-tusin.com/ 有限会社IT通信 〒901-1115 沖縄県島尻郡南風原町山川445-12 TEL 098-832-7630 FAX 098-832-7634