ドキュメントおよび成果物に関する規程（文書規程）

JAMP-PC001-2010-2
ドキュメントおよび成果物に関する規程（文書規程）
初版制定 2010 年 5 月 26 日
改訂版 2010 年 10 月 27 日
アーティクルマネジメント推進協議会
1. 本規程について
1.1
定義
この規程において「ドキュメントおよび成果物」とは、アーティクルマネジメント推進協議会（以下、
JAMP）の活動を通じて、JAMP が作成し、または取得したドキュメントおよび成果物とする。以下、
あわせて「文書」と呼ぶ。
1.2
本規程の主管
本規定の主管は、事業企画実行委員会とする。
1.3
本規程の対象
規約・規程類、情報伝達書式、ガイドラインや解説書などのドキュメントおよび成果物、情報伝達ツ
ールや管理対象物質リストなどの電子的なアプリケーションおよびデータを対象とする。
1.4
本規程が定める事項
本規程は、以下の事項を定める。
(1) 分類
(2) 決裁
(3) 起案
(4) 文書番号の付与
(5) 公開
(6) 管理
1.5
本規程の改廃
本規定の改廃は、運営委員会の決議による。
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2. 分類
文書は、総会決議文書、規格レベル文書、技術文書レベル文書、その他文書の 4 つに分類される。そ
の内容は下表のとおりとする。
分類
文書の内容
総会決議文書
■総会において決議された文書
規格レベル文書
■準拠していることを明確にできる文書。Shall として規定すべき文書
■JAMP が作成する情報伝達ツールやガイドライン等、採用する企業の社内の
仕組みに影響を与える文書
技術報告書レベル文書
■規格レベル文書に基づいて作成される文書
■JAMP が作成する規格レベル文書を活用するための文書。JAMP としての
提案が含まれている文書
その他文書
■JAMP が作成または取得したその他の文書
・規格レベル文書や技術報告書レベル文書の説明資料
・JAMP の活動等に関わる記録
文書の分類ごとに、文書の例を示す。
分類
文書例
総会決議文書
＜総会文書＞
‐総会決議文書（規約、会費規則、事業計画、事業報告、収支決算報告）
規格レベル文書
＜運営委員会文書＞
‐JAMP 内規（未公開情報に関する内規、入会に関する内規、決裁規程、文書
規程、内規程管理規程、機密管理規程、就業規程、旅費規程、知的財産規程、
印章取扱規程、外部委託規程、外部発表規程、ロビー規程、会議費・交際費
利用規程、経理事務規程、慶弔規程、その他）
‐他団体との契約文書
‐JAMP 運営に関する規則（例：JAMP 企業登録番号付与基準、AIS 登録番
号付与基準等）
＜技術委員会作成文書＞
［管理ガイドライン作成技術委員会］
‐製品含有化学物質管理ガイドライン
［AIS 作成技術委員会］
‐MSDSplus 書式
‐AIS 書式
［管理対象物質技術委員会］
‐管理対象物質（基準）の選定基準と運用ルール
＜企画実行委員会作成文書＞
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分類
文書例
（既存の文書例なし）
技術報告書レベル文書
＜技術委員会作成文書＞
［管理ガイドライン作成技術委員会］
‐製品含有化学物質の管理および情報伝達・開示に関するガイダンス
‐管理ガイドライン作成技術委員会が発行するその他の関連技術文書
［AIS 作成技術委員会］
‐MSDSplus・AIS の入力支援ツール等
‐MSDSplus・AIS の作成手順書・解説書など
‐AIS 作成技術委員会が発行するその他の関連技術文書
［管理対象物質技術委員会］
‐管理対象物質リスト
‐管理対象物質解説書、管理対象物質説明書などの管理対象物質リストの内容
及び利用に関する技術報告
‐管理対象物質技術委員会の業務に必要な公開資料の書式類、または業務上記
録を残す必要がある書式類
‐管理対象物質技術委員会が発行するその他の関連技術文書
＜企画実行委員会作成文書＞
［事業企画実行委員会］
‐JAMP の活動等に関する公認の説明資料（プレゼンテーション用）
［国際化企画実行委員会］
（既存の文書例なし）
［情報流通基盤企画実行委員会］
‐JAMP 標準 AS 要求仕様書（JAMP 案）
‐GP/AS インターフェース仕様書（JAMP 案）など
その他文書
＜技術委員会作成文書＞
‐委員会の活動に関わる文書（委員会資料）
‐JAMP の活動等に関する説明資料（プレゼンテーション用）
＜企画実行委員会作成文書＞
（既存の文書例なし）
＜事務局作成文書＞
‐JAMP の活動等に関する説明資料（プレゼンテーション用他）
‐ＪＥＭＡＩ受託支援のための JAMP の活動等に関する作成資料
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3. 決裁
3.1
決裁の方法と適用
文書の決裁は、以下の 5 つの方法によることとする。「2. 分類」によって分類される文書に対して、
決裁方法の適用が以下のように適用される。
規格レベル文書の小規模な変更とは、当該規格レベル文書を採用して企業が構築した社内の仕組みに
影響を与えない程度の範囲とする。
決裁方法
(ⅰ) 総会決議
手続き
(1)運営委員会における文書案の承認
(2)総会における決裁
対象となる文書
‐総会決議文書
(ⅱ) 専門委員会に参加する (1)JAMP 会員の意見をふまえた文書案の作 ‐規格レベル文書
企業会員による投票
成
(2)当該文書案の作成を担当した専門委員会
※当該文書の作成を担
等による承認
当する専門委員会ま (3)運営委員会における承認
たは運営委員会が必 (4)専門委員会に参加する企業会員の投票に
要と判断する場合に
よる決裁
適用
(ⅲ) 運営委員会による決裁
(1)JAMP 会員の意見をふまえた文書案の作 ‐規格レベル文書
成
(2)当該文書案の作成を担当した専門委員会
等による承認
(3)運営委員会における決裁
(ⅳ) 専門委員会等による決 (1)JAMP 会員の意見をふまえた文書案の作 ‐規格レベル文書の小規
裁
成
模な変更
(2)当該文書案の作成を担当した専門委員会 ‐技術報告書レベル文書
等による決裁
(ⅴ) 専門委員会等の内部で (1)専門委員会等による決裁
の決裁
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‐その他文書
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3.2
専門委員会に参加する企業会員による投票の適用
(ⅱ)の方法については、(ⅲ)の方法に該当する文書の審議プロセスにおいて、決裁対象となる文書案の
作成を担当する専門委員会、または運営委員会が必要と判断する場合に適用される。
3.3
運営委員会における決裁または承認
運営委員会における決裁または承認については、技術委員会または企画実行委員会における審議プロ
セスを確認することを主とし、内容の詳細に関しては、原則として技術委員会および企画実行委員会内
での審議を尊重するものとする。
3.4
JAMP 会員からの意見
JAMP 会員の意見収集については、文書の内容や形態に応じて、電子メール等による意見募集、説明
会における意見聴取などの方法を文書案の作成を担当する委員会等が選択するものとする。
3.5
JAMP 情報流通基盤に関わる文書
社団法人産業環境管理協会と共同発行する JAMP 情報流通基盤に関わる文書については、情報流通基
盤企画実行委員会等が作成する JAMP としての文書案を技術報告書レベル文書と位置付け、本規程を適
用とする。共同発行文書としての手続きについては、別途定められる規程等に従うものとし、本規定の
対象外とする。
4. 起案
4.1
文書の作成に関する検討の提案
専門委員会で規格レベル文書以上の新規文書の作成等に関する検討を行う提案に関しては、当該専門
委員会での審議後に、運営委員会において作成等の検討を行うこと、および検討する委員会を決定する。
起案方法
手続き
(1)
総会決議
(2)
委員会委員外の会員企業 ‐運営委員会での審議。場合によっては、運営委員長の判断により、
からの提案
事前にアドホック組織を設置して検討する。
(3)
その他 JAMP 外からの提 ‐運営委員会での審議。場合によっては、運営委員長の判断により、
案
事前にアドホック組織を設置して検討する。
‐運営委員会内での審議
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5. 文書番号
委員会等の略号を使用し、文書の分類に従って、文書番号を付与する。
また、委託業務指示書などの定型の書式についても、文書番号を付与する。定型の書式を使って文書
番号の付与対象となる文書を作成した場合には、所定の文書番号も付与する。
文書番号に用いる委員会等の略号
運営委員会
管理ガイドライン作成技術委員
AIS 作成技術委員
管理対象物質技術委員会
事業企画実行委員会
国際化企画実行委員会
情報流通基盤企画実行委員会
SC（Steering Committee）
MG（Management Guideline Creation Committee）
AIS（AIS Creation Committee）
SUB（JAMP Declarable Substances Committee）
PC（Business Planning Committee）
INT（Internationalization Committee）
IT（Information Infrastructure Committee）
正副運営委員長会議
CvC (Chairpersons and vice-chairpersons Steering Meeting)
JAMP 事務局
SEC（JAMP secretariat）
分類
文書番号の付け方
文書番号例
総会決議文書
JAMP-[西暦年号]-[版数等の管理番号]
JAMP-2010-1
‐pdf 等で電子ファイルを作成する場合には、ファ
イル名を文書番号とする。
‐半角英数字のみ
規格レベルの文書
JAMP-[委員会略号][当該委員会作成の規格の全通 JAMP-MG001-2008-1
し番号（3 桁）]-[西暦年号]-[版数等の管理番号]
（製品含有化学物質管理ガイ
‐ドラフトに関しては、JAMP と略号の間に、 ドライン第 2 版）
「-WD」、
「-CDV」とサフィクスを付ける。
‐アプリケーション、pdf ファイル等の電子ファイ
ルを作成する場合には、ファイル名を文書番号と
する。
‐半角英数字のみ
（備考）[版数等の管理番号]は該当年での版数
技術報告書レベル JAMP-TR-[委員会略号][当該委員会作成の技術報 JAMP-TR-AIS010-2010-1
文書
告書の全通し番号（3 桁）]-[西暦年号]-[版数等の管 （JAMP AIS・MSDSplus 解
理番号]
説書 第 1.0 版）
‐アプリケーション、pdf ファイル等の電子ファイ
ルを作成する場合には、ファイル名を文書番号と
する。
‐半角英数字のみ
（備考）[版数等の管理番号]は該当年での版数
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分類
その他文書
文書番号の付け方
文書番号例
[委員会略号]-[西暦年月日 6 桁]-[管理番号等]
MG-100514-1-1
‐委員会の WG などの下部組織の資料の採番は任 （管理ガイド委員会の委員会
意とする。
資料）
‐管理番号等以降の枝番は任意
‐半角英数字のみ
委員会の業務に必要な公開資料の書式類、または業 SUB-FM001-2010-1
務上記録を残す必要がある書式類について、以下の
番号を付与することができる。
[委員会略号]-[FM][当該委員会作成の書式類の全通
し番号（3 桁）]-[西暦]-[版数等の管理番号]
‐要望書、投票用紙、委託業務指示書、委託業務
連絡票等
‐書式類を使用して、文書番号付与の対象となる
文書を作成した場合には、所定の文書番号も付
与する
（備考）[版数等の管理番号]は該当年での版数
6. 公開
6.1
文書の公開に関わる作業の担当者
文書の公開に関わる作業は、文書を作成した委員会等の指示に基づき事務局が担当する。
6.2
文書の分類に応じた公開の方法
文書の公開は、以下のとおりとする。
分類
公開方法
総会決議文書
‐会員に対して公開する。
‐運営委員会の判断により、必要に応じて一般に公開することができる。
規格レベル文書
‐一般に公開する。
‐運営委員会の判断により、公開先を限定することができる。
技術報告書レベル文書
‐一般に公開する。
‐運営委員会の判断により、公開先を限定することができる。
その他文書
‐当該文書を作成した委員会が必要と判断した場合には、会員に対して公開す
る。
‐文書作成を担当する委員会の判断により、当該委員会の内部文書扱いにする
ことができる。
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7. 管理
7.1
文書の管理に関わる作業の担当者
文書の管理に関わる作業は、事務局が担当する。
7.2
文書管理の一般的な手順
委員会等によって作成され、管理対象と指示された文書は、文書の分類に応じて、以下の手順で事務
局が管理する。
(1) 事務局は管理対象となる電子媒体文書を保管する設備と紙媒体文書を保管する場所を確保するとと
もに、管理対象となる文書一覧を作成し、閲覧を可能にする。
(2) 前記文書一覧には、文書番号と版数、タイトル、紙媒体文書の要否、公開場所（ＨＰ公開の場合に
は（会員、一般）の区別）
、廃棄の情報を記載するものとする。
(3) 委員会等が保管対象とする電子媒体文書を作成した場合には、上記保管文書一覧の作成に必要な情
報を添えて事務局に提出する。委員会等が希望するファイル形式への変換は事務局が行う。
(4) 紙媒体文書で提供された保管文書は、事務局が電子媒体文書を作成する。
(5) 事務局は保管依頼を受けた文書を上記保管文書一覧と共に保管する。
文書の分類に従った管理は、以下のとおりとする。
分類
紙媒体
（電子的な成果物を除く）
方法
総会決議文書
期間
電子データ
方法
期間
‐作成順による保存
‐ 文 書 の 廃 ‐ドキュメントは pdf ファイ ‐文書の廃止
‐改訂の際には最新版
止まで
ルとする。
まで
のみの保存とする
‐改訂の際には委員会等が ‐改訂時の履
指示した履歴も保存する
歴について
‐電子データを記録し保存
は 10 年間
するための媒体について
は、複製を作成したり、適
宜、記録媒体を変更するこ
となどにより、適正に保存
する。
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紙媒体
（電子的な成果物を除く）
分類
方法
期間
電子データ
方法
期間
規 格 レ ベ ル 文 ‐作成順による保存
‐ 文 書 の 廃 ‐ドキュメントは pdf ファイ ‐文書の廃止
書
‐改訂の際には最新版
止まで
ルとする。
まで
のみの保存とする
‐改訂の際には委員会等が ‐改訂時の履
指示した履歴も保存する
歴について
‐電子データを記録し保存
は 10 年間
するための媒体について
は、複製を作成したり、適
宜、記録媒体を変更するこ
となどにより、適正に保存
する。
技術報告書
レベル文書
‐作成順による保存
‐ 文 書 の 廃 ‐ドキュメントは pdf ファイ ‐文書の廃止
‐改訂の際には最新版
止まで
ルとする。
まで
のみの保存とする
‐改訂の際には委員会等が ‐改訂時の履
指示した履歴も保存する
歴について
‐電子データを記録し保存
は 10 年間
するための媒体について
は、複製を作成したり、適
宜、記録媒体を変更するこ
となどにより、適正に保存
する。
その他文書
‐原則として保存しな ‐保存しない
い
‐ドキュメントは pdf ファイ ‐5 年間
ルとする。保存文書の電子
データの修正利用等のた
めに、任意の形式のファイ
ルも可能とする。
‐電子データを記録し保存
するための媒体について
は、複製を作成したり、適
宜、記録媒体を変更するこ
となどにより、適正に保存
する。
7.3
機密文書の管理
特に機密を保つ必要がある文書は、
「機密文書」に指定し、文書自体に機密文書である旨を表示して、
保存する。
機密文書となる保存文書は委員会等と事務局で協議の上、決定する。
機密文書は、施錠のできる場所への保存、当該文書へのアクセス制限等、その機密性を確保するため
の必要な措置をとらなければならない。
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7.4
非常持ち出しの必要な文書の管理
万一の天災、火災等により滅失・毀損した場合、再生不能のため業務上、甚だしく支障をきたすおそ
れがある文書は「非常持ち出し文書」に指定する。
非常持ち出し文書となる保存文書は、委員会等と事務局で協議の上、決定する。
7.5
保管期間終了に伴う文書の破棄
保管期間が終了する文書については、事務局が破棄対象となる文書リストを作成し、事務局長がリス
トに基づいて廃棄の可否を確認する。事務局は、この結果に基づき文章を破棄する。技術報告書レベル
以下の文書については、文書を作成した委員会等の承認が得られた場合には、保管期限前に破棄できる
ものとする。
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専門委員会委員からの提案
否決
提案段階
専門委員会
廃棄
承認
その他の提案
運営委員会
委員長
確認
アドホック組織の設置判断
アドホック 承認ではなく、内容
組織
確認し運営委員会で
説明できる状態にす
ることが目的
否決
運営委員会
廃棄
承認
JAMPの目的と異なる、
公序良俗、知的所有権
などに触れる問題があ
ると判断された場合
専門委員会
における文書案作成
JAMP会員の
意見聴取
専門委員会案
の修正
作成段階
否決
専門委員会
廃棄
承認
否決
運営委員会
廃棄
承認
JAMPの目的と異なる、
公序良俗、知的所有権
などに触れる問題があ
ると判断された場合
新規の規格レベル文書
の発行
図
規格レベル文書の新規発行までの流れ
附則
この規程は 2010 年 9 月 29 日（◆予定）より運用実施する。
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