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32. ドキュメント ドキュメントをカテゴリで分類し登録できます。
32. ドキュメント ●ドキュメントをカテゴリで分類し登録できます。閲覧権限を付ける事が可能です。 ●検索機能により必要なドキュメントがWeb上から取り出せます。 ●コラボレーション機能により、取引先(協力会社)ともWeb上でドキュメント共有が行なえます。 □ ドキュメント一覧を表示する ・ MagicHatより『ドキュメント』をクリックすると一覧画面が表示されます。 画面左、カテゴリMAPからの抽出もしくは、画面右、抽出条件設定画面からの抽出が可能です。 【カテゴリMAP】 【抽出条件設定画面】 カテゴリMAP（画面左側） ボタン 説明 全て省略 親カテゴリフォルダのみ表示します。 全て展開 親カテゴリおよびそれに属する子カテゴリを表示します。 各フォルダー カテゴリ内部の登録文書およびカテゴリを表示します。 抽出条件設定画面（画面右側） 抽出条件 説明 カテゴリ 親カテゴリ・子カテゴリを選択します。 更新者/登録者 更新者また登録者を選択します。 更新日/登録日 更新日または登録日を選択します。 キーワード キーワードを入力します。 ※ファイルの説明と添付ファイル名が検索対象 サムネイル 検索結果にサムネイルを表示するかしないかを選択します。 ボタン 抽出 新規作成 下書き 管理者設定 条件保存 管理者モード 切替 説明 入力された抽出条件に該当するドキュメントを一覧表示します。 新規にドキュメントを作成します。 下書き一覧へ移動します。 管理者設定へ移動します。 ※操作方法は「管理者設定編」を参照下さい。 現在の抽出条件を保存します。次回、ドキュメントの一覧表示の条件の規定値となります。 管理者モード／一般モードの切替を行います。 詳細については、注意事項を参照下さい。 32-1 一般ユーザー用：ドキュメント 32. ドキュメント ・ カテゴリMAPでの選択または、抽出条件設定画面にて、『抽出』をクリックする事で、該当するデータが一覧で表示されます。 【結果一覧画面】 表示項目 カテゴリ ファイルの説明 添付ファイル名 更新者/登録者 更新日/登録日 ボタン 再抽出 削除 XML出力 エクスポート 添付ファイル出力 リンクのコピー 流用 編集 詳細画面へ 説明 カテゴリ名を表示します。 をクリックすると、カテゴリ表示順昇順に並べ替えが行えます。 をクリックすると、カテゴリ表示順降順に並べ替えが行えます。 ファイルの説明を表示します。 添付ファイル名を表示します。リンクをクリックすると、ファイルのダウンロードが行えます。 抽出条件にて、サムネイル表示ありを選択した場合、特定のファイルについては、 サムネイルが表示されます。サムネイルをクリックすると、拡大表示されます。 をクリックすると、ファイルサイズ昇順に並べ替えが行えます。 をクリックすると、ファイルサイズ降順に並べ替えが行えます。 ドキュメントの更新者名または登録者名を表示します。（抽出条件で選択した方が表示されます） をクリックすると、更新者/登録者のかな昇順に並べ替えが行えます。 をクリックすると、更新者/登録者のかな降順に並べ替えが行えます。 ドキュメントの更新日または登録日を表示します。（抽出条件で選択した方が表示されます） をクリックすると、更新日または登録日の昇順に並べ替えが行えます。 をクリックすると、更新日または登録日の降順に並べ替えが行えます。 説明 元の画面に戻ります。 Chk欄のチェックボックスにチェックが入った明細を削除処理します。 JobMagic建設版をご購入のお客様のみの機能です。 ドキュメントデータについてのXMLファイルと添付ファイルをlzh形式で圧縮し、出力します。 国土交通省：デジタル写真管理情報基準(案)H14.7に従って出力します。添付ファイルが2件以上あるもの についてはその数だけ別画像として出力します。添付ファイルがないものは無視します。 子カテゴリ名をXMLの工種に、ファイルの説明をXMLの種別に出力します。 ※このボタンは管理者にのみ表示されます。協力会社用画面には表示されません。 ドキュメントデータをCSV（カンマ区切り）ファイルでエクスポートします。 ※このボタンはエクスポート権限がない場合は表示しません。協力会社用画面にも表示されません。 ドキュメントデータに添付されているファイルをLzh形式に圧縮し出力します。 ※このボタンはエクスポート権限がない場合は表示しません。協力会社用画面にも表示されません。 選択されたドキュメントへのリンクURLをコピーします。 リンクの貼付け機能のあるメニューにて、このリンクURLを貼り付ける事ができます。 選択されたドキュメントをコピーし、新規でドキュメントを作成します。 選択されたドキュメントの編集・削除画面を開きます。 ※ 編集ボタンに左図のようにロックマークがかかっている場合、現在そのドキュメントは他の方 が編集中の状態を表します。編集ロック中は、編集できません。 編集終了時または、管理者がロック解除した時点でロックは外れます。 選択されたドキュメントの詳細画面を開きます。 32-2 一般ユーザー用：ドキュメント 32. ドキュメント □ ドキュメントを登録する ・ ドキュメント抽出条件設定画面で『新規作成』をクリックして下さい。 【新規ドキュメント作成画面】 入力項目 カテゴリ ファイルの説明 添付ファイル 権限設定 お知らせメール お知らせ案内文 ボタン 書き込み 保存 戻る 初期値保存 説明 文字形式 桁数 必須 ドキュメントを分類する、親カテゴリと子カテゴリを選択して下さい。 ○ カテゴリ毎に閲覧者設定がされている場合は、自動的に権限設定項目に 閲覧者が表示されます。 ドキュメントの説明を入力して下さい。 【リンク貼付け】 をクリックすると でコピーしておいたリンクを貼り付けることができます。 ※掲示板・回覧板・活動履歴・ドキュメントの各明細に ボタンがあります。 このボタンクリックで、その明細へのURLリンクをコピーして、一覧で保持しておく事ができます。 【文字修飾機能】 書き込んだ文字を修飾し、見栄え良い文面に加工できます。 ② ①修飾したい文字をドラッグして選択 ②修飾ボタンクリックまたは、 ① フォント・サイズを選択 ※ハイパーリンクボタンについて [ ホームページへのリンク(hｔｔｐ/https)・メールリンク(mailto)・ファイルへのリンク(ｆile)がつけられます ] クリックすると、「リンクの挿入画面」が開きます。「http://」「https://」「mailto:」「file://」に続くアドレスを 入力し、「挿入」ボタンをクリックすると、選択した文字にリンクがつきます。 ※「file://」を選択の場合、そのファイル実体が、JobMagicご利用のPCから閲覧可能な環境にある場合 のみ、リンクから接続ができます。 ファイルを添付する場合は、『参照』をクリックし、ファイルを選択し、 『添付』をクリックします。 ドキュメントを閲覧できる社員を設定して下さい。 ○ （管理者設定において、権限設定が「カテゴリ毎に設定」になっている 場合は、自由に変更できません。） ドキュメントを登録した事を、メールで閲覧者に対してお知らせするかを ○ 選択して下さい。（※次ページのお知らせメールイメージを参照下さい） 件名：お知らせメールの件名を入力して下さい。 案内文：お知らせメールの内容を入力して下さい。 説明 ドキュメントを登録します。 入力内容を保存（下書き）します。 保存したものは抽出条件設定画面にて「下書き」ボタンをクリックすると、一覧で表示されます。 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 入力した内容を保存し、次回からの新規入力画面のデフォルトとして表示されます。 （お知らせメール「送信しない」「送信する」のチェックのみが保存されます） 32-3 一般ユーザー用：ドキュメント 32. ドキュメント ※ お知らせメールイメージ お知らせメール送信する、を選択した場合、閲覧者に対して以下のようなメールが送信されます。 メール本文中のリンクをクリックすると、直接そのドキュメント画面がポップアップで開きます。 お知らせ案内文：件名 お知らせ案内文：案内文 リンクをクリックすると、画面が開きます。 32-4 一般ユーザー用：ドキュメント 32. ドキュメント □ ドキュメントの詳細を閲覧する ・ ドキュメント結果一覧画面で『 詳細画面へ』をクリックして下さい。 【詳細画面】 表示項目 編集中 カテゴリ ファイルの説明 添付ファイル 権限設定 作成者 作成日時 最終更新者 最終更新日時 ボタン ロック解除 戻る 説明 現在他の方が編集中（編集ロック状態）のデータを表示した場合、 【編集中】の言葉と、編集者が編集画面を開いた時間・編集者名が表示されます。 カテゴリ名を表示します。【親カテゴリ名】-【子カテゴリ名】 ファイルの説明を表示します。 添付ファイル名を表示します。 リンクをクリックすると、ファイルのダウンロードが行えます。 権限設定内容が表示されます。 ドキュメントを作成した作成者名が表示されます。 ドキュメントを作成した日時が表示されます。 ドキュメントを最後に更新した人の名前が表示されます。 ドキュメントを最後に更新した日時が表示されます。 説明 編集ロック状態のデータのロックを解除します。 ※このボタンは、編集ロック状態のデータを表示した場合に、管理者のみに表示されます。 結果一覧画面に戻ります。 32-5 一般ユーザー用：ドキュメント 32. ドキュメント □ JobMagic対応モバイル機器からドキュメントを登録する ・ 【カメラ付き携帯電話】や【Scan To E-Mail】のメールを用いて、ドキュメントに直接登録ができます。 【抽出条件設定画面】 抽出条件設定画面にある「※JobMagic対応モバイル機器からの受信アドレス」を宛先にして、以下に従ってメールを作成します。 ※宛先はお客様毎に異なりますので、抽出条件設定画面をご確認下さい。 ・ 件名に「社員コード」と「登録先のカテゴリコード」を以下の形式で入力します。 社員コードとカテゴリコードの区分け機能として＃(シャープ)及び－(ハイフン)を入力下さい。 例. 社員コード 「rtaro」 さんが 親カテゴリ「301」 子カテゴリ「100」に 登録する場合 【件名】rtaro#301#100 ・ メール本文に「ファイルの説明」を入力します。 ※ メール本文を入力できない場合は、件名のみで送信後、PCのJobMagicドキュメントにて追記して下さい。 ・ 掲載したい画像等のファイルをメールに添付して下さい。 ・ 上記内容のメールを送信する事で、ドキュメントに登録されます。 ・ドキュメントに正しく登録された場合、閲覧者に対して【お知らせメール】が送信されます。 ・社員コードは必須項目です。社員コードを間違えた場合、ドキュメントに登録はされません。 ・親カテゴリコードや子カテゴリコードに誤りがあった場合、親カテゴリコード9999に仮登録されます。 PCのJobMagicドキュメントにて後から、カテゴリを再設定して下さい。 32-6 一般ユーザー用：ドキュメント 32. ドキュメント □ 注意事項 ① 閲覧権限・変更削除権限について ・ ドキュメントを閲覧できる人 ドキュメントの閲覧者と設定されている人 ・ ドキュメントを変更・削除できる人 ドキュメントを登録した本人 ・ ドキュメントを流用・リンクのコピーができる人 ドキュメントの閲覧者と設定されている人 ② ドキュメント登録時の権限設定について 管理者設定「カテゴリ登録」では、親カテゴリ、子カテゴリ、それぞれに権限設定をする事ができます。 ドキュメント登録時、カテゴリにて、親カテゴリのみ指定した場合は、親カテゴリの閲覧者を、 親-子と併せて指定した場合は、子カテゴリの閲覧者を権限設定項目に表示します。 また権限の編集については以下のような仕組になっています。 ドキュメント管理者設定『基本登録』権限設定項目で ・「カテゴリ毎に設定」を選択されている場合 → ドキュメント登録時に、閲覧者の追加、変更、削除を行う事が出来ません。 そのカテゴリにあらかじめ登録されている閲覧者が自動表示されます。 ・「データ毎に設定」を選択されている場合 → ドキュメント登録時に、閲覧者の追加、変更、削除を行うことが出来ます。 そのカテゴリにあらかじめ登録されている閲覧者が自動表示されますが、ここに追加、変更、削除ができます。 ※但し、ドキュメント登録時に、協力会社の閲覧者追加は行えません。 ③ ドキュメント抽出結果一覧画面の表示可能件数について 最大1,000件までが表示可能です。1,000件を超える場合は、条件を絞って再度抽出を行って下さい。 ④ 管理者モード／一般モードについて ・ ・ ・ ドキュメントの機能管理者のみ切替のアイコンが表示されます。 管理者モードの場合、全ドキュメントについて「①」での記載内容の全てが行えます。 編集ロックの強制的な解除が実施できるのは、ドキュメントの機能管理者のみです。 ドキュメント機能管理者にのみ、状況に応じ「詳細画面」にロック解除ボタンが表示されます。 32-7 一般ユーザー用：ドキュメント