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導入事例記事：TOTO株式会社様 [ PDF : 788KB ]
PR 2006年2月に本稼働した。これにより、見 DocuWorks導入事例 積依頼を受けての文書作成、修正作業、 システム商品グループの業務フローの概略 ファクス送信という一連の作業のほとんど 見積りから受注までの業務をペーパーレス化 作業効率を大幅に改善し、顧客満足度も向上 を自席の PC 上で行なえるようになった。 操作を教える立場だった石塚 裕子氏は、 水まわり商品の総合メーカーであるTOTO株式会社。 システムキッチンを扱う同社の東京支社 システム商 高橋 伸子 氏 品グループでは富士ゼロックスのドキュメント・ハン 依頼書 くらいで、ほとんどのスタッフが慣れ、すん 販売パートナー 効果もすぐに表れた。まず文書はすべ て電子文書で保存するようにしたため、文 書の保管スペースが大幅に削減できた。 担当者 作成・修正 依頼 ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■ ■■■■ ■■■■ 送付 PC上から直接ファクス送信 これまでは、定期的に紙文書を廃棄して ドリング・ソフトウエア「DocuWorks」を導入し、 業務改革を実現した。業務効率を大幅に向上させた システム商品グループ キッチンコーディネーター 現在、DocuWorksは同グループにとって、なくて 石塚 裕子氏 はならない存在になっているという。 依頼書 「最初は心配でしたが、利用開始後1週間 なりと移行できました」 と言う。 システム商品グループ グループリーダー 受信サーバー いたのだが、これからはすべての情報が電 見積書･図面を作成/修正し､DocuWorks文書化 子化されているため、過去の情報にさかの ぼって継続的に顧客をサポートすることも 共有サーバー 保管文書を社内で共有 可能になる。 また、文書の検索性も飛躍的に向上。 電話を受けた後、保留ボタンを押して保 販売パートナーから主にファクスで依頼を受け、CADによる図面、見積書を作成し、DocuWorks上で一元管理。 送信時も、PC上から直接ファクス送信の指示ができる。紙文書による保管をやめ、電子化したことで保管スペース を削減し、業務効率を大幅に向上した。 の後、要望に応じて図面の修正を繰り した。また、送信の集中する時間帯はフ 管棚に文書を探しに行くこともなくなり、 紙文書を中心とした オフィスの作業動線の無駄が顕在化 返し、正式な受注に結びつけるのが同 ァクスの未送信が大量に発生。自席、書 顧客への素早い応対が可能になった。 「し も別のスタッフによる対応が可能になりま グループの主業務だ。 類棚、ファクスの間をスタッフが行ったり かも、これまで、文書は担当スタッフが個 した。顧客満足度の向上にも貢献してい 信の発生、それに伴う再送信の手間も大 トイレや浴室、そして生活文化を変え グループリーダーの高橋 伸子氏は「特 来たりし、非常に無駄の多い業務フロー 人で保存していましたが、現在はサーバー ると思います」 と高橋氏は強調する。さら 幅に軽減している。 たウォシュレットなど、住宅設備機器製品 にリフォームの場合は、正確な間取り図が となっていました」 と高橋氏は述べる。 上で共有しているため、担当者が不在で に、ファクス送信もPC上で行なえるよう 市場を牽引するTOTO。近年、特に注力 ないことも多いため、10 数回も図面の修 しているシステムキッチンは、透明感のあ 正が発生することもあります。月平均2000 る素材を活かしたクリスタルカウンター 件の作図作業を10 数名のスタッフでこな や、作業動線に配慮した A 型カウンター しています」 と説明する。 導入の背景 など、デザイン力を活かした製品開発で になり、予約送信などもできるため、未送 今後の展開 選択の経緯 他部門での導入実績が決め手 保管スペース削減と検索性に期待 一度に作成する文書は約10枚。つまり こうした課題を解決するため、同グループ DocuWorks コラム DocuWorks の導入実績 東証1部・上場企業の約6割が導入 全国の拠点に水平展開 将来的には Web 対応も視野に 同様の DocuWorks をベースとしたシ ステムは、各拠点で徐々に広まってい 5 回修正があれば、その案件について約 が導入したのが富士ゼロックスのドキュメン それらシステムキッチン製品の関東地区 50枚の文書が作られるわけだ。しかも、こ ト・ハンドリング・ソフトウエア 「DocuWorks」 での販売をサポートしているのが東京支 れらは紙文書で回付されていた。 「印刷し である。紙文書や様々な電子文書をPC 社の営業センター システム商品グループ。 てファクス送信した文書は、すべてファイ 上で一元管理、編集、共有できる点が同 住宅の建築やリフォームに関わる販売パー リングして保管棚に収納していたのです グループの課題解決に最適と判断したの がやりとりの中心だが、いずれメール、 トナーから見積依頼を受けた後、商品 が、量が膨大なだけでなく、変更の度に棚 だ。実はTOTO には、事業部、部門単位 さらには Web 経由による依頼の受付や の設置図面と見積書を作成して送付。そ まで文書を取りに行くのが非常に手間で で DocuWorksを導入し、業務改善を成 お客様にデータを渡す構想もあるとい ユーザーの評価を高めている。 未導入 41％ DocuWorks 導入済み 59％ 前、他部門で DocuWorksを利用した経 TOTO 株式会社 福岡県北九州市小倉北区中島2-1-1 1917年5月 355億7900万円 （2007年3月現在） 5122億円 （2007年3月期・連結） 1912年に日本陶器 （現・ノリタケカンパニーリミテド） 内に設立された製陶 研究所がその前身。1917年に東洋陶器として設立後、 トイレからバス、 キッチン、洗面用品その他へ事業を拡大。海外市場にも力を入れる。 http://www.toto.co.jp/ 験があり、操作性の高さや文書の検索性 などを評価していたという。 （富士ゼロックスが東証1部の上場企業、約1750社を対象に調査） 富士ゼロックスがまとめた販売実績によると、東証 1 部に上場する約 1750 社のうち59 ％の企業が DocuWorksを導入していることが明らかになった （2007年5月現在） 。つまり、日本を代表する大手企業 においてDocuWorksは有効な文書管理ソフトウエアとして導入が進んでいるといえる。 また、東証2部や大証に上場する大企業や中堅企業、そしてJASDAQ上場の新興企業でも、全体の 3分の1から半数近い企業が、すでにDocuWorksを導入済みであることも判明。加えて、官公庁でも高い 導入効果 紙での文書保管はゼロに 迅速な顧客対応も実現 DocuWorksをベースとしたシステムは ンの機能も少しずつ使いこなして、さら に業務改善を進めていければと思いま す」と石塚氏。また、現在は、ファクス う。 功させた事例が数多くある。高橋氏も以 User Profile 本 社： 創 業 ： 資 本 金： 年 商 ： 事業概要 ： る。 「まだ使っていない機能や新バージョ 導入実績を持っており、企業規模に関係なく様々なオフィス環境で広く活用されている。 このように、同グループは DocuWorks によって業務を効率化し、同時に顧客満 足度も向上させた。DocuWorksというソ フトウエアを用いて、業務改革を成功させ たのである。 「DocuWorks 体験版」無料ダウンロード実施中!! TOTO株式会社 システム商品グループの導入効果をより詳細にレポート 詳しくは→ http://info.nikkeibp.co.jp/nbpp/docuworks/ ご意見、ご相談などはお客様相談センターへ。70120-274-100＜受付時間＞9:00∼12:00、13:00∼17:00 （土、 日、祝除く）XEROXとTHE DOCUMENT COMPANYは登録商標です。