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DocuWorksを全国1,200拠点に一斉導入 基幹業務の文書を一元管理し
PR DocuWorks導入事例 が直感的に理解しやすく、ユーザーのスキ 積水ハウス株式会社 ル差を埋めてくれそうだったのも決め手に 積水ハウス株式会社の基幹業務における文書管理システム カスタマーズセンター 情報共有システム なりました」 と同社の山野 雅子氏は語る。 DocuWorksを全国1,200拠点に一斉導入 基幹業務の文書を一元管理し、情報共有を迅速化 参照 導入効果 迅速な顧客対応を実現 文書の一元管理を実現し 顧客への対応力が向上 登録 各プロセスで作られるさまざまな文書をDocuWorks文書化して一元管理 導 入 決 定 後 、同 社 では 、各 拠 点 に 住宅メーカーの積水ハウス株式会社では、全国約 1,200の拠点に、富士ゼロックスのドキュメント・ハ ンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」を約1万 DocuWorks を一斉配布。さまざまな文 情報システム部 課長 情報システム部 書を DocuWorks 文書化して案件ごとに 大木 聡 氏 山野 雅子氏 サーバーに登録し、ネットワーク上で共 見積り 有している。 3,000ライセンス導入。営業活動から点検までに 発生する住宅関連図面や数々の文書を一元管理で 「効率的に情報を共有、検索できるよ きるシステムを強化した。これにより、全社的な情 うになり、お客様からのお問い合わせに 報共有が効率化し、迅速な顧客対応を実現している。 も素早く対応できる体制が整いました。 さらに、これまでは、すべての文書をスキャ ニングして CD-R に焼き、案件ごとに管 ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■ ■■■■ ■■■■ ■ ■■■■ ■■■■ 設 計 ・ 見 積 り 営 業 活 動 設計図 仕様書 業務文書 契 約 施 工 報告書 検 査 保証書 引 渡 し 点 検 住宅販売における業務プロセス 住宅販売の各プロセスで作られるさまざまなフォーマットの文書をDocuWorks文書に一元化。従来は紙による管理 だったが、これにより迅速な情報共有が可能に。 理していたのですが、そうした手間とコス 導入の背景 住宅販売の過程で作成される 膨大な文書の管理が課題に 戸建住宅からアパートやマンションま また、顧客情報の共有、引き継ぎは非 紙に出力してファイリング。紙の量が膨 トも必要なくなりました」 と山野氏は話す。 常に重要となるため、経緯や現状を迅速 大になるため、検索や保管に手間がかか 大 木 氏 も「 大 き な 混 乱 も な く、 に把握しなければ、要望や問い合わせに り、遠隔地にはファクスや郵送で送らな DocuWorks はすぐに私たちの業務に定 対して的確に対応できない。 ければならなかった。 着しました。日本のビジネスに合ったき で、日本全国で良質な住宅を建設、提供 「そのため、情報システム部では IT 戦 こうした課題を解決するため、文書を め細かい操作性など、業務に柔軟に対 する積水ハウス株式会社。同社では、高 略の一環として、全プロセスを一元管理 電子化して一元管理する必要があった 応できる国産ソフトウエアだからかもしれ 品質な住まいを提供すると共に、環境保 するシステムを構築し、現場での生産性 が、同社の社員数は、関係会社を含めて 護の観点からも、人と自然に配慮した住 向上を支援しています。しかし、課題もあ 2 万人にも上り、しかも IT スキル差があ 宅・街づくりに着手している。例えば、本 りました」。そう語るのは、同社の大木 社を構える新梅田シティにも在来樹種を 聡氏である。 植えた“里山”を再現するなど、環境への 取り組みに力を入れている。 住宅を提供するに当たり、同社では顧 課題とは、プロセスごとに発生する業 務文書、図面、見積書などの文書の一元 管理、共有である。しかし、これらは紙、 るという問題もあった。 選択の経緯 各社員のスキル差を埋める DocuWorks の直感的な操作性 ません」 と評価する。 管理に DocuWorks を活用し、情報共有 システムを強化したわけだが、実は情報 システム部には、もう1つ目的があった。 今後の展開 もう 1 つの導入目的 現場の業務改善にも柔軟に活用 このように同社では、基幹業務の文書 DocuWorks の操作性を活かし、グルー プウエアや社内業務システムとの連携 を強化し、現場での業務アイディアの創 生を考えていたのだ。 「DocuWorks のスタンプ機能を利用 DocuWorks コラム DocuWorks 利用ユーザーの評価 DocuWorksユーザーの90%は満足 不満 5％ して電子で文書を回覧している拠点、営 業担当者が施工中の現場でDocuWorks の拡大表示機能を活用し、図面の細部 をお客様に説明している拠点もありま その他 6％ す。さらに、DocuWorks で文書を電子 客との間に、出会いから、営業、設計、見 CADソフトウエアで作成した図面や業務 そんな時、同社が出会い、導入を決定 化、共有し、紙の使用量削減を加速して 積り、契約、施工、アフターサービスにい システムで出力される文書など、形態が したのが富士ゼロックスのドキュメント・ いきたいと考えています」と山野氏は話 たるまで、数多くのプロセスを踏んでいる。 さまざまである。従来は、文書をすべて ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」 満足 89％（314件） す。また、 「DocuWorks のセキュリティ 機能を活用して、機密性の高い文書にも である。DocuWorks は、スキャンして取 User Profile り込んだ紙の文書やアプリケーションで N＝353件 作成した電子文書など、さまざまな文書 をパソコン上で一元的に管理・運用でき 本 設 資本 売上 概 社： 大阪市北区大淀中1-1-88 梅田スカイビル タワーイースト 立： 1960年8月 金： 1865億5419万円（2007年1月期） 高： 1兆2169億100万円 （個別、同上） 要： 1960年に積水化学工業の住宅事業部から分社独立。戸建住宅の設 計・施工・販売をはじめ、中高層建築や街づくりまで事業を展開して いる。 http://www.sekisuihouse.co.jp/ る文書管理ソフトウエア。見やすい表示 機能はもちろん、検索・編集などドキュ メントの自由なハンドリングができる点 も課題解決に最適だと判断した。 「DocuWorks 文書への変換、文書の 閲覧も机上に書類を広げて操作する感覚 （富士ゼロックスが収集した2007年5月のVOCより） 富士ゼロックスが、VOC（Voice of Customer） システムに登録された「お客様の声」をまとめた結果、 DocuWorksユーザーは、その89%がDocuWorksに満足しているとの声を寄せていることが明らかになっ 利用したいですね」と大木氏は語る。同 社では、複合機との連携も視野に入れ ており、DocuWorksを使ったIT 戦略を 今後も進めていく考えだ。 た。ユーザーが実際に使ってみた上での評価という点は注目に値する。 寄せられた声の詳細を見ると、紙使用量の削減効果や業務効率向上など導入効果に対する評価ととも に、編集、検索の効率の良さ、PDF文書の作成も簡単にできるといった利便性などが高く評価されている。 「DocuWorks 体験版」無料ダウンロード実施中!! 積水ハウス株式会社の各拠点でのDocuWorks活用事例も紹介 詳しくは→ http://info.nikkeibp.co.jp/nbpp/docuworks/ ご意見、ご相談などはお客様相談センターへ。70120-274-100＜受付時間＞9:00∼12:00、13:00∼17:00 （土、 日、祝除く）XEROXとTHE DOCUMENT COMPANYは登録商標です。