仕事の段取りの仕方

● 残業しないための鉄則７ヶ条
第１条
なんでもかんでも完璧にやろうではなく、仕事の重要度、
緊急度を考え、仕事にメリハリをつける！
第２条
必要でない仕事は、スパッと切り捨てる！この際、大切な
ことは取捨選択を間違えないこと！
第３条
今日する仕事の中でも、仕事の優先順位を絶対に間違えな
いこと！
第４条
次の日に早めに帰るために、前の晩には、次の日に早めに
職場に行き、いつもの時間より余裕を持って仕事にあたるこ
とを決めておくこと！
第５条
「プライベートな予定」から、スケジュール帳には書き込
み、仕事だけでなく、週末の楽しみなどプライベートな時間
を楽しむ精神的余裕を持つこと！
(「プライベートな予定」を実行する楽しみのために日々の
仕事を精力的にがんばること！)
第６条
常に書類の整理・整頓を心がけること！書類の重要度、緊
急度に応じて整理する意識を持つこと！
第７条
人間は、そうそう集中し続けることはできない。仕事のメ
リハリをつけること！
●仕事の段取りの仕方
① まず、「今日やるべき仕事」をリストアップする！
② 次に、仕上げなければならない順に仕事の優先順位を決める！
③ 次に、「苦手なもの」「やりたくないもの」「時間がかかるもの」を最
初に、
逆に、「得意なもの」「やりたいもの」「パッと片付くもの」を最
後にと並べ
替える！(このパターンの逆もありうる！)
④ 次に、「今日中の仕事」を「午前中にするもの」と「午後にするもの」
に
分ける！
・「今日中にやらなければならない仕事」に全神経を集中させる！
⑤ 「今日の仕事」を終えたら、明日の仕込みを終えたら、さっさと帰る！
・夜遅くまでの残業はどうしてもしなければならない時のものと考える！
◆
仕事ができると言われている人は、次に２つのことを同時に達成している！
それは、「仕事の量」と「仕事の質」
(参考文献：『残業しない技術』、著書：梅森
浩一、発行所：株式会社扶桑社)
● モチベーション、どこから？
(2010.3.13(土)日本経済新聞 日経プラス１)
調査日：3月上旬実施、調査対象者：全国の成人男女、有効回答数：1032、
調査会社：インターネット調査会社マクロミル
◆
「日々の仕事にやる気を持って取り組んでいる？」
・取り組んでいる
・どちらかといえば取り組んでいる
・どちらかといえば取り組んでいない
・取り組んでいない
◆
(244人)
(587人)
(171人)
(30人)
70.0%
54.8%
49.3%
38.7%
30.4%
(725人)
(566人)
(509人)
(339人)
(314人)
「やる気の源は？」(複数回答)
・給料などの収入
・仕事への責任感
・得られる達成感
・上司・同僚による評価
・取引先や利用者からの感謝
◆
23.6%
56.9%
16.6%
2.9%
「やる気を高めるために、何かしてる？」
はい
→
53.3%
(550人)
いいえ
→
46.7%
(482人)
具体的には？(複数回答)
・目標を立てる
・趣味などで気分転換
・休みの計画を立てる
・自己啓発本を読む
◆
27.8%
27.0%
20.8%
17.0%
(287人)
(279人)
(226人)
(175人)
「あなたの仕事ぶりに対する上司や同僚の評価に納得がいかないと、やる気は？」
・高まる
・変わらない
・低下する
☆
18.3%
14.6%
67.0%
(189人)
(151人)
(692人)
上司や先輩の言葉でやる気が出るのは？(複数回答)
・「○○にしか頼めない」など仕事上の信頼感を表す言葉
59.7%
・「よくやった」など仕事の結果に対する評価を表す言葉
50.7%
・「みんなでがんばろう」など仲間意識を表す言葉
19.9%
・「同期の⊿⊿はすごいぞ」とライバルを褒めるなど鼓舞する言葉 3.3%
・「仕事上の信頼感を表す言葉」「仕事の結果に対する評価を表す言葉」
(616人)
(523人)
(205人)
(34人)
◆
「上司だって…部下や後輩に言われて、やる気が出た言葉は？
◎ (仕事がうまくいったときに)「かっこよかったです！」
◎ 「一緒に仕事をしていると楽しいです！」
◎ 「よいお手本になる人が近くにいてうれしいです！」
◎ (異動した先輩から)「○○さんならこう言うだろうな、と思うとがんばれまし
た！」
◎ 「早くもっと上にいって、引っ張ってください！」
◎ 「○○さんは話しかけやすいです！」
◎「感謝の言葉」や「信頼感を表す言葉」「人柄に対する評価が伝わる言葉」
▼モチベーションに対する名言集▲
・日常の仕事で高いやる気を持ち続けるのは難しい。
・そもそもやる気はアップダウンがあるもの
・やる気満々でい続けることは不可能だからこそ、自分のやる気を自分でコントロール
できることが大切である。
・やる気を高めるために、簡単すぎない、難しすぎない達成可能な目標を立てる。
・ミスにとらわれ続けると、やる気は下がるばかり
・仕事でのミスは、失敗を繰り返さないための必要なステップとプラス思考で考える。
・自分の悩みは、世界全体で見たらちっぽけだと考える。
・いつもコミュニケションをとっておくこと。普段からきちんと接していないと褒める
にせよ、叱るにせよ、いざという時に伝わりにくい。観察していなければ褒めること
ができない。
● 世界の主な国の平均寿命
男
(2008 厚生労働省調べ)
性
女
性
１
位
アイスランド
79.6歳
日本
86.0歳
２
位
スイス
79.4歳
フランス
84.3歳
３
位
日本
79.2歳
スイス
84.2歳
４
位
スウェーデン
79.1歳
イタリア
83.9歳
５
位
オーストラリア
79.0歳
オーストラリア
83.7歳
６
位
イスラエル
78.8歳
スペイン
83.4歳
７
位
イタリア
78.4歳
スウェーデン
83.1歳
８
位
オランダ
78.4歳
9
位
ノルウェー
78.3歳
オーストリア
フィンランド
アイスランド
83.0歳
83.0歳
83.0歳
１０
位
シンガポール
78.2歳
(同率8位)
● 仕事ができる人はここで頭を使う！(仕事術)
◆
「仕事場をすっきりさせる「整理のコツ」
☆
整理とは何か？
乱れているものを片づけて、秩序づけること
不必要なものを処分し、取り除くこと
☆ 「整理日」を必ず設定する
① 定期(毎週火曜日、第３木曜日など)
② 不定期(休暇前、仕事が一段落した時など)
①
①
(仕事の鉄則)
「捨てる決断」ができない人は、「必ず整理する日」を決めておくと効果的
◆
文書をてきぱき処理するための処理するための４ヶ条
①
②
③
④
一度しか読まないと決意する！
速読する！
即断即決を旨とする！
机上をきれいに保つよう心がける！
(仕事の鉄則)
「机に『書類の山』ができてしまうのは、仕事ができない証拠だ！」
◆
仕事の完成締切は、デッドライン「死線」
・寸前になって慌てる
・直ぐに手をつける
→
→
「思わぬ事故やミスの元！」
「内容も相手に与える印象も向上」
(仕事の鉄則)
「締め切りは、待つものではなく、早々と片付けて忘れるもの」
◆
時間があればあるだけ効率は悪くなる？
・時間がある
・時間がない
→
→
のんびり
圧力
→
→
散漫
集中力
→
→
効率悪化
効率アップ
(仕事の鉄則)
「いかにして集中力を引き出すかがポイント１」
◆
情報・書類ー頭のいい捨て方・下手な捨て方
☆
☆
◆
書類はどうやって捨てる？
・必ず破ってから捨てる ○
・そのまま捨てる ×
屑かごはどこに置く？
・机から離れたところに置く ○
・投げ捨てやすいところに置く ×
情報は、「食べすぎ」を避けて「腹八分目」で
情報の「食べすぎ」は、消化不良を起こす、「腹八分目」で機能全開！
(仕事の鉄則)
「情報」は自分の消化能力に応じて集めることが大切だ
◆
「知恵」と「知識」はどこが違う？
「知恵」
自分自身の考え
新鮮
独占
「知識」
外部からの情報
中古
他人との共有
(仕事の鉄則)
「仕事の世界で真に生きるのは、知識ではなく知恵だ」
◆
かかってきた電話には、この「姿勢」が大切！
①
②
③
④
感謝の気持ちで電話を取る
不在者への電話には、必ず相手の名前と電話番号を聞いておく。
相手が電話を切ったあとで受話器を置く
自分が不在中の電話には、できる限り早く自分から電話を返す
(仕事の鉄則)
「電話の相手は、直接会う以上の気配りが必要」
◆
●
仕事の順序は、この「３要素」で決める！
「重要度」
・自分の仕事の中で、メインのものかサブ的なものかを判断する！
どうしても自分がやらなければならない仕事はメイン、他人に任せられる仕事
はサプ的なものととらえる。プロジェクトを進行している場合には、自分の分
が滞れば、他の人に迷惑がかかるから、自分一人でこなせる仕事より優先す
る。
●
「緊急度」
・いますぐしなければならない仕事か、余裕がある仕事かを判断する！
できるだけ早く手をつけて、速やかに仕上げる仕事か、時間的に余裕があり、
納期までに時間がある仕事かという尺度で判断する。仕事の緊急性を、いつま
でに、という時間軸ではっきりととらえるための要素である。
●
「必要時間」
・どれだけの時間がかかるのかを判断する１
文字どおり、その仕事を始めてから終わるまでに要する時間のことを指す。５
分で終わる仕事か、２時間はかかるのか、あるいは１ヶ月要する仕事なのか
を、
その仕事を始める前に把握しておくことが大切である。
※
つ
い。
「重要度」や「緊急度」はある程度とらえやすいが、「必要時間」が意外に
かみにくい。自分の能力を過信せずに、多めの時間をあてること基本とした
※
以上の３要素から仕事を分析して、ランクづけをする。朝一番でやる仕事、
午前中に終わらせる仕事、午後に取り組む仕事などに分け、すでに入っている
予定の中に埋め込んでいく。
※ ランクづけをしたら、メモ用紙やポストイットなどに番号をふって書き込み、
終わったものから消す。
※ 夜寝る前に、翌日の仕事の順番を頭の中でシミュレーションして、明日の仕
事への意欲を高めよう。
◆
「仕事の“性格”を把握して、「時間配分」上手になる！
※
どんな仕事も次の６種類に分けられる。
①JDI(ジャスト・ドゥ・イット)
その時、その場で処理できる仕事。いつ発生する仕事か予測がつかないが、
発生したら「あとでやろう」は禁句で、強い意志を持って短時間で処理する。
②PEN(ペンディング)
明日まで持ち越す仕事。英語で表現すれば、オーバーナイトジョブになる。
相手のある仕事では、自分の都合ではその日のうちに終えられない。
あるいは、仕事の優先順位や仕事量が多いために、一日で終了できないとい
った性格のものである。
しかしそうはいっても、「ペンディングの山」とならないよう、ため込まず
に、できるだけ素早く片付けたい。
③REG(レギュラー)
定期的に処理する仕事。定期、定型的な仕事。(その都度あらたな判断を必
要としない)
できるだけ、仕事の効率化、簡素化を目指して、手間をかけずに、一定のリ
ズムで行えるようにする。
④雑用
こまぎれ仕事。朝イチ、昼前、あるいは昼イチ、帰りがけに行う仕事で、電
話連絡、電子メールやファクシミリ送信、コピーをとることなどである。
これらは、１５分単位で片付けることを原則にしたい。
※
この①から④までの仕事を要領よく短時間でこなして、学校のためはもちろん
あなた自身にとって自己実現できる創造的な仕事に大切な時間を割り振ることが
ポイントである。
⑤PRO(プロジェクト)
複数の人たちが共通のテーマに向かって共同作業を行う仕事で、かなりの
期間継続して行う。
え
せ
⑥TRY(レッツ・トライ・イット)
テーマ設定、作業手順、スケジュールなどを自分の考えで決め、自分の意
思でやる仕事である。
※ 仕事のできない人を見ていると、①のJDIを直ぐに行わないため、②のPENが
増え、それをこなすために③のREGもできなくなる。もちろん⑤と⑥がうまくい
かないことは言うまでもない。
仕事に必要な時間の予測が実に下手な人がいる。
「どれくらいかかる？」と聞くと、「１時間もあればできますよ」という答
が返ってくるが、決して１時間では終わらない。それで、次にやる仕事が押
押せになってしまい、結局一緒にやろうと思っていた仕事ができなくなる。
自分の能力を過大に評価したり、他人に「できる人」と思われたいために、
ついつい実際より短めに時間を設定してしまうのだろうが、はた迷惑になるば
かりでなく、自分の仕事のスケジューリングもうまくいかなくなる。
仕事は、あなたが期待するように進むほうが例外的だと考えるべきだ。無理
をせずに、多少多めの時間を割り当てることが、結果的には十分な仕事をこな
すことにつながる。
● この６種類で、「仕事運び」はバッチリ！
①
仕
事
の
順
JDI
(ジャスト・ドゥ・イット)
その時、その場
で処理できる
仕事
②
③
ＰＥＮ
ＲＥＧ
(ペンディング)
(レギュラー)
翌日までに持ち
越す仕事
定期的にする
仕事
④
⑤
雑用
ＰＲＯ
(プロジェクト)
こまぎれ仕事
複数で行う
共同作業
TRY
(レッツ・トライ・イット)
自分の考え、
意思でやる
⑥
仕事
□
□
◆
④までを手早く終わらせ、⑤と⑥にじっくり取り組む。
予定を立てる時、無理をせずに多めに時間を割り当てる。
この２つが、創造的な仕事をスムーズにするコツ！
仕事で信頼される人・されない人はどこが違うのか？
◎
仕事の請け負い方を見てみると…
必要な時間を短く言う
→ アクシデント(思わぬ事故やミス)に対応できない
→ 結局は相手に迷惑をかける
※ 余裕ある期限を約束する
→ 確実に仕上げることができる
→ 最終的には相手に感謝される
(仕事の鉄則)
「期限を短く切りたい気持ちをぐっと抑えることが必要だ」
※
★
「時には、物事を“逆”に考えてみると…」
→
「既存の価値観にとらわれない、相手の立場に立つ」
「今あるものを逆にしてみる」考えを持つ」
(参考文献：『図解 仕事術』、著書：山﨑 武也、発行所：株式会社三笠書房、
『図解 整理術』、著書：壺阪 龍哉、発行所：株式会社三笠書房)