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国立大学法人北海道教育大学文書処理規則 制 定 平成16年4月1日 平
国立大学法人北海道教育大学文書処理規則 制 定 平成16年４月１日 平 成 1 6 年 規 則 第 5 1 号 第１章 総則 （目的） 第１条 この規則は，国立大学法人北海道教育大学（以下「本学」という｡）におけ る文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め，もって事務能率の向 上に資することを目的とする。 （定義） 第２条 この規則で「文書」とは，その内容が本学の所掌事務に係る内容を有するも ので，次に掲げるものをいう。 (1) 起案文書 (2) 本学の組織名及び職名をあて名とする接受文書（以下「接受文書」という｡） (3) 本学の組織名及び職名をもって発送する文書（以下「発送文書」という｡） ２ この規則で「部局」とは，各校，教職大学院，附属図書館，各センター及び各附 属学校をいう。 （文書記号及び番号） 第３条 文書には，別表第１に定めるところにより文書記号及び番号を付すものとす る。ただし，学内相互間の文書（以下「学内文書」という｡）並びに学外への発送 文書及び学外からの接受文書で，定型的なものについては，文書記号及び番号を省 略することができる。 ２ 文書番号は，毎年４月１日をもって更新するものとする。 第２章 文書の接受及び配付 （文書の接受） 第４条 接受文書は，別表第２の左欄に掲げる部局等において，同表右欄に掲げる文 書接受を担当するグループ（以下「文書担当グループ」という。）が接受するもの とする。 ２ 主管の課若しくは室又はグループ（以下「主管課等」という｡）に直接送達され た文書は，直ちに文書担当グループに回付しなければならない。 ３ 前２項の規定にかかわらず，次に掲げる文書は直接主管課等において接受するこ とができる。 (1) 職員から提出される願出及び届出書類 (2) 入学志願者から提出される手続書類その他学生から提出される教務・学生支援 関係書類 (3) 見積書，請求書，領収書その他の会計に関する書類 (4) その他軽易な書類 （文書の受付） 第５条 前条第１項及び第２項により接受した文書（親展文書を除く｡）に文書番号 を付し，受信年月日を記入の上，文書処理簿に所要事項を記入するものとする。た だし，学内文書及び学外からの接受文書で，定型的なものについては，当該文書に 受信年月日のみ記入し，その他は省略することができる。 （文書の配付） 第６条 文書担当グループは，前条の手続を経た文書を，主管課等に配付するものと する。 （特殊な郵便物） 第７条 親展文書は，封かんのまま特殊郵便物受渡簿に所要事項を記入し，名あて人 （名あて人が不在の場合で，業務に関する文書と思われるものにあっては主管課等 の職員）の受領印を受けて配付するものとする。 ２ 書留等は，特殊郵便物受渡簿に所要事項を記入し，名あて人又は主管課等の職員 の受領印を受けて配付するものとする。 （文書の処理） 第８条 主管課等に配付された文書は，適切な措置を講じ，かつ，速やかに処理しな ければならない。 ２ 職員は，出張又は休暇等で長期に不在になるときは，事務処理に支障をきたさな いよう必要な措置を講じなければならない。 （至急文書の処理） 第９条 至急に処理する必要のある文書は，当該文書の右上に赤紙を付し，他の文書 に優先して処理するものとする。 第３章 起案 （起案） 第10条 起案は，原則として原議書用紙を用い，次に掲げる事項に留意するものとす る。 (1) 用字用語及び書式は，公用文における漢字使用等について（昭和56年10月１日 事務次官等会議申合せ）及び文部省編「公文書の書式と文例」によること。 (2) 起案文書には，原則として青インク又は黒インクを用いること。 (3) 起案文書は，原則として１案件につき１起案とすること。 (4) 起案文書は，原則として左横とじとすること。 (5) 起案文書には，必要に応じ関係書類を添付し，又は参考事項を付記すること。 （起案文書の区分） 第11条 文書は，次の区分等により起案し，件名のあるものは，当該文書の区分を件 名の最後に括弧書きする等の方法により明示するものとする。 (1) 通知 意志の伝達及び通知に関する文書 (2) 制定 規則，内規等を定める文書 (3) 協議 協議に関する文書 (4) 申請 許可，認可，承認等を求める文書 (5) 進達 文部科学省又は他官庁へ取り次いで届ける文書 (6) 依頼 依頼に関する文書 (7) 照会 照会に関する文書 (8) 回答 回答に関する文書 (9) 報告 法令等に基づいて報告する文書 (10) 証明 証明に関する文書 (11) 伺 資料作成,経費支出等の伺いに関する文書 (12) 供閲 供閲に関する文書 (13) 事務連絡 事務的な連絡文書 （起案文書の訂正） 第12条 起案文書に違式，誤り，脱字又は用語上不適当なものがあるときは，文書担 当グループはこれを訂正することができる。ただし，重要事項にわたるときは，主 管課等と協議しなければならない。 第４章 合議，決裁及び供閲 （合議） 第13条 起案文書の内容が，他の課若しくは室又はグループの所掌事務に関係がある ときは，当該課又は室に合議するものとする。 ２ 合議を受けた課若しくは室又はグループにおいて，合議文書に訂正を要すると認 めたときは，主管課等と協議しなければならない。 （決裁） 第14条 起案文書は，原則として名義者の決裁を受けるものとする。 ２ 決裁については，国立大学法人北海道教育大学文書決裁規則（平成16年規則第52 号。次条において「文書決裁規則」という｡）の定めるところによる。 （専決） 第15条 文書の迅速な処理を図るため必要があるときは，専決者を決めて専決させる ことができる。 ２ 専決については，文書決裁規則の定めるところによる。 （代理決裁） 第16条 決裁を行う者（以下「決裁者」という｡）が，出張，休暇等により不在の場 合において，施行の急を要する文書の決裁については，定型的又は軽易な事項を内 容とするものに限り，決裁者より下位の職にある者が代理決裁することができる。 ２ 前項の場合には，事後に決裁者の承認を受けなければならない。 （供閲） 第17条 供閲文書は，原議書用紙を用い又は適宜の方法により，上司及び関係の課， 室又はグループに供閲するものとする。 ２ 供閲文書には，必要があるときは主管課等においてこれに対する処置，意見等を 付すものとする。 第５章 文書の施行等 （施行の日） 第18条 決裁を受けた文書（以下「決裁文書」という｡）の施行の日は，特別な場合 を除き決裁の日とする。 （施行手続） 第19条 決裁文書は，起案者において原議書に決裁年月日及び施行年月日を記入し， 発送を要する文書は，文書担当グループに回付しなければならない。 ２ 決裁文書の回付を受けた文書担当グループは，必要に応じ，原議書に文書記号及 び番号を記入するとともに，文書処理簿に所要事項を記入するものとする。 （浄書及び照合） 第20条 文書の浄書及び照合は，主管課等において行うものとする。 （公印） 第21条 発送文書には，公印を押印するものとする。ただし，学内文書及び学外への 発送文書で，定型的なものについては，押印を省略することができる。 ２ 公印の押印を省略する文書のうち，学外への発送文書については，原則として文 書の公印押印箇所に「（公印省略）」と記入するものとする。 ３ 公印の使用については，国立大学法人北海道教育大学公印規則（平成16年規則第 53号）の定めるところによる。 （担当グループ名等の表記） 第22条 発送文書には，原則として文書の右下隅に担当課及びグループ名（グループ に所属しない者が発送する文書にあっては，担当者名）を記入するものとする。 （発送） 第23条 文書の発送の際は，文書担当グループにおいて，文書発送簿に所要事項を記 入し，発送するものとする。ただし，文書担当グループの長が必要と認めたときは， 主管課等において発送することができる。 （原議書の返付） 第24条 文書を発送したときは，文書担当グループが，必要に応じ文書処理簿に所要 事項を記入し，原議書を主管課等に返付するものとする。 （保存文書の分類等） 第25条 完結した文書の分類，保存，移管及び廃棄については，国立大学法人北海道 教育大学法人文書管理規則（平成16年規則第55号）の定めるところによる。 第６章 秘密文書 （秘密文書） 第26条 この章で「秘密文書」とは，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書 をいう。 ２ 秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めなければならない。 （秘密文書の区分及びその指定等） 第27条 秘密文書の区分は，次に掲げるところによる。 (1) 極秘文書 秘密の保護が高度に必要であって，当該秘密の漏えいが法人の利益 に対し，重大な損害を与えるおそれのある事項が記載されている文書 (2) 秘文書 極秘に次ぐ程度の秘密の保護が必要であって，関係者以外に知らせて はならない事項が記載されている文書 ２ 前項の規定による秘密文書の区分の指定は，当該秘密文書の主管の課又は室の長 （以下この章において「指定者」という｡）が行う。 ３ 指定者は，前項の指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取り扱う期間（以 下この章において「秘密取扱期間」という｡）を定めなければならない。 ４ 指定者は，秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必 要がなくなったと認めたときは，その指定を解除し，その旨を当該秘密文書の関係 者に連絡するものとする。 （表示） 第28条 秘密文書の区分の指定がなされたときは，当該秘密文書の主管課等は，秘密 文書に当該秘密文書の区分，秘密取扱期間を表示するものとする。 （秘密文書の取扱責任者） 第29条 秘密文書の取扱責任者は，指定者とする。 （送達） 第30条 極秘文書を送達するときは，取扱責任者又はその指名する者が封筒に入れて 携行するものとし，秘文書を送達するときは，取扱責任者の指定する方法により送 達するものとする。 （複製） 第31条 職員は，極秘文書を複製してはならない。 ２ 職員は，指定者の承認を得たときは，秘に指定された秘密文書を複製することが できる。 （保管） 第32条 秘密文書を保管するときは，金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。 （秘密文書の処理） 第33条 職員は，秘密文書を保管する必要がなくなったときは，当該秘密文書を焼却 する等復元することができない方法により処分しなければならない。 （他の機関等の秘密文書の取扱） 第34条 他の機関等から接受した秘密文書は，当該秘密文書の区分を尊重し，この章 に定めるところに準じて取り扱うものとする。 第７章 雑則 （ファクシミリ及び電子メールの取扱い） 第35条 ファクシミリ及び電子メールによる文書（第２条第１項の要件を満たすもの に限る｡）は，この規則に準じて処理するものとする。ただし，第21条の規定は， 電子メールによる文書については，適用しない。 （雑則） 第36条 この規則に定めるもののほか，文書の処理に関し必要な事項は別に定める。 附 則 この規則は，平成16年４月１日から施行する。 附 則（平成17年３月31日平成16年規則第169号 改正） この規則は，平成17年４月１日から施行する。 附 則（平成18年３月27日平成17年規則第38号 改正） この規則は，平成18年４月１日から施行する。 附 則（平成19年３月29日平成18年規則第45号 改正） この規則は，平成19年４月１日から施行する。 附 則（平成20年３月21日平成19年規則第43号 改正） この規則は，平成20年４月１日から施行する。 附 則（平成20年６月26日平成20年規則第10号 改正） この規則は，平成20年７月１日から施行する。 附 則（平成21年３月26日平成20年規則第25号 改正） この規則は，平成21年４月１日から施行する。 附 則（平成24年３月26日平成23年規則第80号 改正） この規則は，平成24年４月１日から施行する。 別表第１（第３条関係） 主管課 総務課 企画課 人事課 附属学校室 財務課 事務局 経理課 施設課 教務課 学生課 入試課 国際課 キャリアセンター室 学術情報室 情報化推進室 センター総合事務室 監査室 札幌校 函館校 旭川校 釧路校 岩見沢校 教職大学院 附属図書館 国際交流・協力センター 学校・地域教育研究支援センター 大学教育開発センター 部局 保健管理センター 附属札幌小学校 附属函館小学校 附属旭川小学校 附属釧路小学校 附属札幌中学校 附属函館中学校 附属旭川中学校 附属釧路中学校 附属特別支援学校 附属函館幼稚園 附属旭川幼稚園 別表第２（第４条関係） 部局等 監査室 札幌校 教職大学院 文書記号 北教大総 北教大企 北教大人 北教大附 北教大財 北教大経 北教大施 北教大教 北教大生 北教大入 北教大国 北教大キ 北教大学情 北教大情推 北教大セ事 北教大監 北教大札 北教大函 北教大旭 北教大釧 北教大岩 北教大教大 北教大図 北教大国セ 北教大支セ 北教大開セ 北教大保 北教大札小 北教大函小 北教大旭小 北教大釧小 北教大札中 北教大函中 北教大旭中 北教大釧中 北教大函特 北教大函幼 北教大旭幼 文書担当グループ 総務課文書担当グループ 各センター（札幌分室以外の分室を除く。） 事務局（学術情報室及び各校室を除く。） 函館校 附属図書館函館館 保健管理センター函館分室 函館校室 旭川校 附属図書館旭川館 保健管理センター旭川分室 旭川校室 釧路校 附属図書館釧路館 保健管理センター釧路分室 釧路校室 岩見沢校 附属図書館岩見沢館 保健管理センター岩見沢分室 岩見沢校室 附属図書館（札幌館以外の構成館を除く。） 学術情報室 附属札幌小学校 附属札幌中学校 附属函館小学校 附属函館中学校 附属特別支援学校 附属函館幼稚園 附属旭川小学校 附属旭川中学校 附属旭川幼稚園 附属釧路小学校 附属釧路中学校 函館校室総務担当グループ 旭川校室総務担当グループ 釧路校室総務担当グループ 岩見沢校室総務担当グループ 学術情報室学術情報担当グループ 総務課附属学校担当グループ 函館校室附属学校担当グループ 旭川校室附属学校担当グループ 釧路校室附属学校担当グループ