公募要領＜PDF - 中東協力センター

「日本・サウジアラビア産業協力フォーラム」業務委託先の公募について
財団法人 中東協力センター（以下、JCCME）は、独立行政法人 日本貿易振興機構と共に、来
年 1 月 31 日から 2 月 2 日にかけて、東京において標題の会議を執り行います。つきましては、上
記会議の開催に係る業務委託先を公募しますので、本業務の実施を希望する方は、下記に基づ
きご応募ください。
1． 会議名
日本・サウジアラビア産業協力フォーラム（以下フォーラム）
2． 目的
2007 年に立ち上がった日本サウジアラビア産業協力タスクフォース事業の成果を、中間的に
総括すると共に、これを両国のハイレベルで共有する場を提供する。 本フォーラムにおいて、
従来からの日本企業の対サウジアラビア投資支援、現地人材育成支援及び中小企業政策
協力にとどまらず、エネルギーやインフラなどの幅広い分野について、両国政府関係者、ビ
ジネス関係者で一層の協力を図る場を提供する。
3． 会議等開催概要
日程：
2012 年 1 月 31 日（火）
ステアリングコミッティ開催、プレレセプション開催、
事務局設営、会場設営等
2012 年 2 月 1 日（水）
全体会議、昼食、分科会、レセプション開催
2012 年 2 月 2 日（木）
全体会議、昼食、分科会、
B2B ミーティング併催、撤去作業
開催場所：
東京
会場：
ザ・プリンスパークタワー東京 会議場（以下、ホテル）
4． 業務委託期間
2011 年 11 月 28 日（月）～2012 年 3 月 29 日（金）
5． 業務委託内容
（1） 事務局運営
①
受付専用連絡先の設置
・事務局運営にあたり、専用の E メールアドレス、電話番号を手配すること。
②
案内作業
・ JCCME よりデータ支給するリストに基づき、電子メール（おおよそ 600 件）にて、案
内作業を行うこと。 案内文については、JCCME が考案支給する。
③
参加者登録受付作業
・別途開設するフォーラム専用ホームページにより、フォーラム参加受付を行うこと。
・フォーラム参加申込み及びフォーラム全体についての質問に対して、一次対応を、電
子メール又は電話にて行うこと。
・受付した参加希望者リストをエクセル表にまとめること。 （参加希望者多数の場合は、
JCCME が抽選を行う。）
・別途指示する時期にて、確定した参加者に対して、案内状を兼ねる電子メールを送
付すること。
（2） 製作物
①
運営マニュアルの作成
・会議を円滑かつ効率的に進めるために、使用会場（懇親会・昼食会を含む）のフロア
プランを含む 3 日間の運営マニュアル（日本語）を作成すること。
②
ネームプレート・テントカードの作成
・参加者用ネームプレートを 800 個作成する。会議名、社名、氏名を印字したものを、
首掛けひも付きプラスチック製ケースに入れる。なお、ネームプレート用のケース及
びひもは JCCME が現物を支給する。
・社名、氏名を印字した VIP 用テントカードを 100 個作成し、会議会場に設置すること。
なお、テントカードのケースは JCCME が現物を支給する。
（3） 会議・会場
①
会場
・1 月 31 日（火）～2 月 2 日（木）の期間使用する会場費 18,065,040 円を一律計上する
こと。（添付業務見積書明細参照）
・開催期間
1 月 31 日（火）～2 月 2 日（木）とし、設営は 1 月 31 日（火）（設営時間は後日調整）、
撤去は 2 月 2 日（木）会議終了後とする。
・会場レイアウト
全体会議のレイアウトは、主にスクール形式にて参加者 800 名程度が着席できるよ
うにするものとする。 会場前方にステージを設け、ステージ上には講演者分の席と、
演台を１台設置し、ステージ脇には事務局が着席するテーブルを設置すること。 分
科会のレイアウトも全体会議に準ずるもものとする。 レイアウトの詳細については、
ホテル及び JCCME と協議して決定すること。
②
昼食、レセプション
・1 月 31 日（火）プレレセプション、2 月 1 日（水）昼食、レセプション、2 月 2 日（木）昼食
のレイアウト、メニュー決定を含む手配を行い、その経費として 13,190,100 円を一律
計上すること。（添付業務見積書明細参照）
③
B2B ミーティング
・2 月 2 日(木)に行われる日サ双方企業のビジネスマッチングについて、当日の会場案
内などの業務を行うこと。
（4） 映像・音響照明・同時通訳機材
①
映像
・映像機材一式を操作するエンジニアを配置すること。見積には、交通費・日当・設営
費等エンジニアに関する全ての経費を含めること。
②
音響照明
・ステージ上の席に各講演者用マイク 6 本及びステージ上の演台にマイク 1 本を手配
し、設営すること。
・会場に質疑応答用ワイヤレスマイク 4 本、事務局用マイク 4 本を手配し、設営するこ
と。
・照明は標準的なものとするが、経費がかかる際には見積ること。
・音響機材一式を操作するエンジニアを配置すること。見積には、交通費・日当・設営
費等エンジニアに関する全ての経費を含めること。
③
同時通訳
・同時通訳に必要なシステム一式（赤外線方式とし、同システムには音声切替チャン
ネル付きレシーバー、通訳者ブース、その他関連機器を設置）を手配すること。レシ
ーバーの数は、両日ともに８００台見積もること。
・日本語・オリジナルの 2 系統を録音し、会議終了後速やかに JCCME に提出すること。
（MP3 形式で録音し、CD-R 等の適当な媒体に音声を入れて提出する。なお、同媒体
も見積もりに含めること）
・同時通訳機材一式を操作するエンジニアを配置すること。見積にあたっては、交通
費・日当・設営費等エンジニアに関する全ての経費を含めること。
（5） ホテルでの事務局の設置
・設置期間
１月 31 日（火）～2 月 2 日（木）とし、設営は 1 月 31 日（火）午後、撤去は 2 月 2 日（木）
夕刻とする（時間は別途調整）。
・インターネット回線の設置
室内に配置する 3 台のノートパソコンに対し、インターネット回線を接続するための手
配を行うこと。なお、ノートパソコンは JCCME が持ち込むものを使用する。
・高速複写機の配置
会場側と相談の上、カラーコピー機 1 台、モノクロコピー機 1 台（FAX との複合機不可。
中高速型、両面コピー、ソート・ステイプル機能付き、A4/B4/A3 サイズ対応、基本設
定をモノクロにしておくこと）を手配すること。また、各コピー機については予備機の手
配も含めて経費を見積もること。
また、維持管理のための保守要員を確保し、故障等の際には迅速に派遣できるよう
手配すること（常駐の必要なし）。
・インカムの手配
1 月 31 日～2 月 2 日の 3 日間、イヤホン・マイク付きインカム 10 台及び充電器を手
配すること。
また、維持管理のための保守要員を確保し、故障等の際には迅速に派遣できるよう
手配すること（常駐の必要なし）。
（6） 看板の作成及び設置
・会議名・日付・ロゴマーク（カラー）等を日本語・英語で記載した以下の看板を作成し、
以下の通り設置すること。 看板設置数はホテルと相談の上決定する

吊看板（メイン会場）×1
会場に適正サイズを確認

誘導看板 片面×10
450 角
（7） 備品・運搬
備品経費としてコピー用紙・文房具一式として 15 万円を一律計上すること。なお、備
品、製作物等の運搬費は実費請求とする。
（8） 通訳手配
・1 月 31 日（火）のステアリングコミッティ及びレセプションにおいて、日英逐語通訳を２
名手配すること。
・２月１日（水）、２月２日（木）のフォーラムにおいて、日英同時通訳（A クラス）４名、日
アラビア語同時通訳（A クラス）４名を手配すること
・通訳者は国際会議での通訳経験が豊富にある者とする。また、必要に応じて講演者と
の打ち合わせの設定を行うこと。
・見積にあたっては、ホテルまでの交通費・日当等、通訳者に関する全ての経費を含め
ること。
（9） 事務局スタッフ
ホテルでの準備業務・当日運営業務従事者として、以下の要件を満たすスタッフを派遣
すること。
（会議ディレクター2 名）
・国際会議の準備および運営業務経験が豊富なこと。また、中東及び北アフリカ地域で
の会議運営経験を有すること。
・同時通訳コーディネーション業務について精通していること。
・日本語がネイティブレベルで、ビジネスレベルでの英語でのコミュニケーションが可能
なこと。
・イスラム文化圏に対する理解があり、適切な振る舞いが出来ること。
（司会 2 名：1 月 31 日は 1 名）
・国際会議での司会業務経験が豊富なこと。
・日本語がネイティブレベルで、ビジネスレベルでの英語でのコミュニケーションが可能
なこと。
（会議スタッフ 12 名： 1 月 31 日は 4 名）
・主な業務は、受付、誘導、パソコン操作、案内、事務局作業補佐
・日本語がネイティブレベルで、日常会話レベルでの英語でのコミュニケーションが可能
なこと。
6． 経費見積上の注意事項
（1） 運営管理費に関しては、10％以下とする。
（2） 見積に際しては、総額に対する値引きを項目として盛り込まないこと。値引きがある場
合は、各項目において算出の上、計上すること。
（3） 委託業務仕様書の業務内容を迅速かつ円滑に遂行できること。なお、本仕様書に記載
のない手配の必要が生じた際は JCCME 担当者と費用の負担につき相談の上、必ず手
配毎に指示を受けること。
（4） 本仕様書に記載されている機材等については、事前に動作確認を十分行うこと。また、
正常に動作しない機器については、会議開催までに修理・交換すること。このために必
要な追加経費について JCCME は負担しない。
（5） 会議設営、撤収に際しては、JCCME、会議運営業者、ホテルの三者間で緊密に連絡・
調整を取り、円滑かつ迅速に遂行できること。
7． 応募方法等
（1） 応募要件
・日本法人（登記法人）であること。
・国際会議の企画・運営・調整業務の請負実績が十分あり、過去 3 年以内に中東・北アフリカ
を対象とした国際会議運営全般を 3 回以上請け負った実績を有すること。また、会議請負
実績を提出すること。（書式自由）
・準備期間において、JCCME 関係者との本件会議運営にかかる打合せのために適宜
JCCME へ来訪が可能なこと。
・会議参加者、及びホテル担当者との連絡のため、事前準備を含めた業務が早朝・深夜に及
ぶことがあるが、その場合においても迅速かつ適切な対応が可能であること。
・日本語を母国語とし、英語を母国語と同等に解する日本人スタッフを多数有し、本件業務に
十分対応できること。
・受託業者は、受託業者社員、もしくは受託業者が本件業務委託期間中に手配する第 3 者
等、が知り得た秘密事項については、委託期間中はもとより、委託期間終了後も他に漏洩
しないよう、本件業務に関わる関係者に対し指導・管理責任を有する。
（2） 応募書類
・関連業務実績表（書式自由）
・業務委託経費見積書
※業務見積書については、上記 5. 業務委託内容、及び 6. 経費見積上の注
意事項の内容を確認の上、別添の経費見積書内に金額を計上すること。
（3） 応募書類の提出期限・提出方法
2011 年 11 月 28 日（月）12：00（正午）までに直接または郵送で提出すること。なお、ファ
ックスや電子メール等での提出は受け付けない。
（4） 応募書類提出及び問い合わせ先
（財）中東協力センター
日本・サウジアラビア産業協力事務局 中村 裕樹
〒102-0075 東京都千代田区三番町 6-26 住友不動産三番町ビル 3 階
Tel: 03-3222-5020/ Fax: 03-3222-5021/ e-mail: [email protected]
※問合せは e-mail のみ受付（委託先選定に関する問合せは不可）
以上