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購買改革のパートナーを選定しよう
H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編１ 】 購買改革のパートナーを選定しよう 貴社の課題を解決するにあたり、 最も最適なノウハウとサービスを提供してくれるパートナー選びは、 最も重要。 情報収集が最大の鍵となってきます。 9 □ 購買改革のプロジェクトにおいて、よく直面する課題としては、総論としては理解できるものの、具体的な活動フェーズになった段階で、実は 「何から進めて良いのか、漠然としすぎててイメージが湧かない」といったものです。社内に何か雛形や「その通りに進めれば良い」といったマ ニュアルがある訳ではないですし、 何しろ初めての活動なので、 改革業務を実体験として捉えるのは困難です。 また、 システムを自ら構築するに しても、 購買結果を調べ上げるにしても、 力作業が多すぎて、 とてもプロジェクトメンバーだけでは進められないといった物理的な制約も立ち はだかります。 そこで、 購買改革を進めていく上では、 システム的なパートナーやコンサルティング的なパートナーを活用する事が、 限られた資源の中で最大 の効果を創出する為のキーなります。 では、 自社に最適なパートナーとは、 どんなパートナーなのでしょうか？ 当たり前の話ではありますが、 それは購買改革を行なおうとしている企業や法人毎によって異なります。 例えば、 企業の規模であったり、 業種で あったり、 購買改革のターゲットとしている材の特性であったり、 予算の都合であったり・ ・ ・。 まずは、 色々なサービス提供者から情報を取って みる事から初めてみては如何でしょうか？ 【一般的な課題 】 ●コンサルティング会社に頼むのもいいけど、 購買管理についてしっかりとしたノウハウを持っているのか心配 ●システム提供で有名な会社はあるけど、 購買現場の実態や 購買改革の取り組みについてどれだけの知識があるのだろうか？ ●すべてアウトソースしてしまうと、 せっかくの取り組みなのに、 ノウハウが社内に蓄積されないし、 効果の算定も曖昧になってしまうのでは？ ●社内的にコンサルティングフィーとして予算化するのが難しく、 極力投資を抑えた形を取りたい ●システムの導入∼運用まで一連の流れを見て欲しい 自社における予算や状況、 重視するポイントなどを鑑みて、 如何に最適なパートナーを選定するか？も、 プロジェクト成否に関わる大きな要素です。 プロジェクトマネージャーの手腕の見せ所ですね。 プロマネの 一言 うーん、 意気込んでみたものの、 いきなり壁にぶつかった。 。 。 何から手をつけて良いかわからない！！ 購買管理について教えてくれるパート ナー企業に相談してみようかな。システムの提供会社で購買のノウハウを持った パートナーはいないかな・ ・ ・ H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編２ 】 購買の現状を調査してみよう 貴社の購買は現在どのような状態で行われているのか。 それが数字面にどのよう影響が出ているのか。 実態把握が出来ていない状態では前進することができません。 まずは現状のデータを調査しましょう。 10 □ 間接材購買の現状を調査してみようと、 社内の関係者からヒアリングしてみると、 経理 データの様な非常に粗くたいデータはありますが、 品目を特定できるレベルでのデータ が蓄積されてないというケースがほとんどです。 プロジェクトマネージャーとすれば、 「自分の会社ながらこんな実態だったのか」 と嘆きにも似た声が出てきそうですが、 実は 世の中ほとんどの会社が同じような実態なのです。 間接材の特徴でもありますが、 品種 が非常に多く、 1回あたりの取引額が小さく、 取引回数が膨大であるが故に、 取引の詳細 レベルまで細かく管理できないのも当然です。 とはいえ、 詳細レベルまでの情報を掴まないと、 つまり可視化されていないと、 取引先と の交渉も優位に進められませんし、 なによりプロジェクト自体が前に進みません。 真面 目にやろうとすると、 請求書を1枚1枚めくるなんて作業も必要になってくるのです。 ま ずはソーシングに有効なデータを整備する事が最初の難関という事になりますね。 ●経理データの例 →支払先と金額・勘定科目までしか特定できず、何を取引しているのか？判断できない ●購買データの例 →取引明細はあるが、要求元が個々に手入力している為、データの統一性がなく レコード数も膨大（数万件∼数十万件）な為、データの整理できない プロマネの 一言 ありゃりゃ・ ・ ・これは困った。 。 。 どうしたもんだかなー。 これを見ても現状がわからないぞ。 現場に行って調査するしかないかなー。 これが可視化できるツールがあると、 それだけでも価値がありそうだなぁ H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編３ 】 コスト削減期待値を算出してみよう 全社的に取り組むためにも、 その取り組みにより期待できる数字的効果を提示することが 意識統一を図るためにも最も効果的だと思われます。 11 □ データ整理そのものが、かなりの難関である事は間違いありませんが、 「デー タ整理をどこまでやるか？」のバランスでプロジェクトを進める事は可能で す。もちろん、すべての品目においてデータ整理ができる事が望ましいです が、一度にすべてをやろうとしても、工数的にかなり時間がかかってしまいま すので、ベンチマーク品目に特化してシミュレーションしてみるのも1つのや り方です。要は、今やっている活動が「効果がある事」だと説明がつく事が大事 ですし、具体的な数値が見えてくれば、プロジェクトとしても自信を持って前 に進んでいけるでしょう。 いわゆるコスト削減ポテンシャル（期待値）という事になりますが、そこで算 出されるポテンシャルから、ある程度全体の期待値を推測する事もできます。 基本的には、価格のバラツキを是正するだけでも、それなりの数値が出てきま すし、今後のソーシングへ向けて、交渉イメージを掴む事もできるでしょう。 また、競争環境が全く整備されていなく、相見積を実施するだけでかなりのコスト削減が可能になったという例もあります。ある特定分野 で１社独占購買をしているケースなどは、コスト面での課題を発見する事ができるでしょう。 いずれにしても、経営層に対しては具体的な数字で示した方が、より説得性がありますね。 例示 特定のベンチマーク品目で、データ整理を実施してみると・・・ ←ポテンシャル →スペックが同じ製品にも関わらず、価格のバラツキなどが発見されます。 これらを是正するだけで大きな削減効果が出る可能性があります。 また、活動の効果を最大化する為に取引先の見直しなどを実施する事で更なるコスト削減が産み出されます。 プロマネの 一言 だいぶ時間がかかったけど、 ようやくデータ整理ができたぞ。 しかし驚いた！全く同じ商品でも場所によって価格がバラバラだ！ これを是正するだけども、 相当額のコスト削減ができそうだぞ。 うーん、 とはいえ、 いきなり集約するとなると、 現場は反発するだろうな。 H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編４ 】 サービス内容をヒアリングしてみよう 現在取り引きを行っている仕入れ先業者とはどのようなパートナーシップを結んでいるのか。 価格面だけでなく、 総合的なサービス内容を再度把握し、 今後の取り引きについて再度検討してみましょう。 12 □ データを整理していく過程では、 「どうしてこんなに取引先が多いんだろう」と いった疑問が出てくる事と思います。 近年では 「集中購買」 というキーワードの元、 全国一元的に取引業者を集約する動きがありますが、 当然の事ながらそれができ る品目とできない品目があります。 それらは、 物品の価格とは別の 「サービスレベ ル」 という要素が、 取引先を決定する上で重要なポイントになっているからです。 例えば工場の場合では、 都市部以外の地域に点在している事が多く、 物流効率性か ら見てローカルでの取引関係が最適である場合があったり、 ラインを安定的に動 かす為には、 納品・修理の緊急対応が可能な事が取引条件の中に含まれるといった ケースです。 故に、 現状 「何故そこと取引しているのか？」 を紐解いて体系化 をする事が必要で す。 多くの場合において、 取引先を決定しているのは現場の担当者ですから、 現場 からのヒアリングが最も効率的ではありますね。 （本当は文書化されているのが理想ではありますが・ ・ ・） 現場からの回答例 その他ヒアリング内容例 どうしても急ぎの対応が 必要な時に対応してくれる 昔からのお付き合いがある 現場の担当者からヒアリングしてみると、 左図のような回答 が出てくる事と思います。 必要な商品がわからない時に アドバイスしてくれる 良くわからないが着任した 時にはそこから買っていた 大別すると、 評価ポイントをはっきりと認識して取引先を選 定しているタイプと、 あまりはっきりとした評価ポイントは ないが、 なんとなくといった意見の２つに分かれます。 とにかく 「何でも」 調達してくれる 近隣対策として 地域への貢献が必要 主には、 納期・商品情報の提供・環境への配慮・財務内容・扱い 商品の幅・顧客業務の理解度・仕入先とのパイプ・政治的な関 係などが挙げられます。 現場の設備を熟知していて 納期が早い 便利だからコストは 意識していない 今後の取引先との交渉へ向けて、 まずは現場の理解を得られるようにこれらの項目を整理し、 且つ取引先から見ても公正なサービスレベルを規定する事が、 ソーシングを成功させる為のポイントになります。 プロマネの 一言 そうかぁ、 現場は現場でラインを止めない為に色々な観点で取引先を選定しているんだ なぁ。 これを無視してコストだけを追いかける訳にはいかなそうだな。 とはいえ、 全体の 目的については、 思ったよりも反発はないし、 趣旨も理解してもらえた。 あとは、 本当に必要なサービスを定義して、 取引先選定基準を公正化する事が大事だな！ H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編５ 】 導入候補となるシステムの種類を知ろう 企業が購買システムを導入する際、 導入の目的を明確にし、 それぞれの長所短所を理解した上で、 最適なシステム導入形態の選択が必要です。 13 □ 購買の実態調査と平行して、 パーチェシングツールの検討も進める段階にきました。 パーチェシングを効率的に行うために、 システムの導入を検討する場合、 一般的には インターネットなどを活用して広く情報を収集することになります。 その時、 多くの方が感じるのは 「何が違うのかが良く分からない」 という壁です。 そこで、 ここでは簡単にシステムの種類について説明をしてみます。 まず、 大きく 「サプライヤ主導」 のシステムなのか「 、バイヤ主導 」の シ ス テ ム な の か で２つに分かれます。サプライヤ主導のシステムとはインターネット販売のよう な、 売り手が構築しているシステムやカタログを、 バイヤ企業で利用する形態です。 簡単に言えば「 、システム提供者」 と 「システム内で売買される商品の売り手」 とが、 同 居しているケースを指します。 売り手主導型 （サプライヤ型） 買い手主導型 （購入型・ASP型） 購入・自社構築型 顧客に とっての メリット ◎簡単に始められる。 ◎顧客に負担が無く、スタート できるシステムが大半。 ◎開発時の 自由度が高い ASP型 ◎導入費用が安い ◎短納期で導入可能 ◎システムコストの 可視化が出来る ◎売り手毎にサイト・ＩＤ・パス ワードが異なるため、品目の 分だけ管理が必要。 購買品目全てをカバーする事は不可能で、一 部の品目において利用したり、現場の判断で 個別に利用しているケースが多いです。 つまり、 幅広い品目と取引先を管理し、 効率的 な運用を行う為には、バイヤ型のシステム構 築が必須条件になります。従ってここではバ ◎管理機能が薄い。 顧客に とっての デメリット サプライヤ型のシステムでは、バイヤ企業の イヤ型のシステムにフォーカスして、更に掘 ◎費用が高い ◎カスタマイズの 自由度に限界が ある。 ◎会計システムとの連携時に 売り手毎のシステムが必要。 り下げて検討を進めていく必要があります。 バイヤ型のシステム構築手法の中には、 「購 入・自社構築型」 か 「ASP型」 が存在します。 それぞれのメリット・デメリットは次ページ ◎品目が広がらない。 以降で説明します。 検討段階では、 世の中にどのようなシステムやサービスが存在するのかを把握し、 自社の要件と照らし合わせ、 最適のシステム （サービス） を検討する必要があります。 その為には、 自社の要件 （目的・あるべき姿） を明確にすることが、 システムを比較する際には大切です。 ! プロマネの 一言 世の中にはこんなにたくさんの種類があるんだな。 全部を詳細に勉強しているときりがないから、 まずは自社にとって重要な事項に 優先順位をつけ、 それを満たすシステム （サービス） から調査するか。 14 □ H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編６ 】 システムを選定しよう システムの導入は目的ではなく、 あくまでも手段です。 手段が目的になってしまわないよう、 自社の要件を明確にしましょう。 先のページで購買システムの種類について説明しましたが、ここでは 「購入・自社構築型「 」ＡＳＰ型」 の違いについてもう少し詳細に掘り下げ てみます。 まず従来から存在する「購入・自社構築型」ですが、この場合はバイヤ企 業固有のシステムになるので、 自社の要望通りの設計ができるのが利点 です。 しかしながら、 簡単に 「システムを導入しよう！」という訳にはい かず、 初めてシステムを 「購入・自社構築」 しようとする場合 ①ハード・ソフトの購入費 自社で資産を持つか… ②開発費用 の他に、 ③死活監視やウィルス監視、 データバックアップ、 などの保守運用・危機 管理費用 ④ヘルプデスクやトレーニング、 定期点検などのサポート費用 ⑤データセンタの賃料や電気代、 回線使用料などのレント・通信費用 ⑥システムトラブルによる業務への支障など生産力の低下 ⑦購入したシステムを維持管理するための内部の人件費 といった費用が発生してきます。 資産は持たずに利用するか… 一般的に③④⑤⑥⑦は一時的なものではなく継続してかかる費用なの で自社で購入、 構築する 場合は必ず考慮に入れる必要があります。 ＴＣＯ比較 ＡＳＰの場合、通常ごくわずかの初期費用と上記の③∼⑦にあたる 利用料を支払うだけで、使いたい時に使いたい機能だけを迅速に利 開発費用 用することが可能です。また導入企業が複数存在するので、 ベストプ ラクティスを集約できるという利点もあります。 テスト費用 ただしＡＳＰは一定範囲を超えたカスタマイズが難しい為、自社固 一時利用 有の運用が必須条件の場合や、従業員３万人といった超大企業には 適さないケースもあります。 システム管理 導入コスト 保守費 技術サポート費 自社構築の場合 運用費用 利用フィー いずれにしても、 購買改革の目的と効果をしっかりと見据えて、 自社 ＡＳＰの場合 の間尺に合う投資かどうかを見極める事が、選定する上でのポイン プロマネの 一言 トになります。 システム導入の目的はあくまで手段なので、 そこを見失わないようにする必要があるな。 自社で構築する時には忘れてはいけないコストがこんなにあるのか・ ・ ・ 安易に 「自社構築で・ ・ ・」 とは言えないな。 H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編７ 】 取引先から見積を取ってみよう 購買品目の予測発注総数などをもとに、 取引先との価格交渉の段階に入ります。 サービス内容と価格を照らし合わせながら、 提示された見積金額をもとに取引先決定を行います。 15 □ 採用するシステムをイメージできた所で、 いよいよ取引先からの見積もりを取得 するフェーズに入りました。 今まで活動してきた内容を活かして、 取引先との交渉 へ臨む段階です。 この段階では、 ①事前に品目や分類の定義 ②それぞれの品目における課題整理 ③品目毎の購買方針決定 ④サービスレベルの定義 ⑤ベンチマーク品番の定義と価格レベルの設定 ⑥候補サプライヤ （取引先） の絞込み ⑦該当物品の品質基準整備 などを、 アバウトでもOKなので揃えておく必要があります。 取引先へ見積もり依頼をする行為や、 その文書などはRFQ （Request for Quatation） と言われ、 上記の内容を反映した文書化を行なう事で、 すべての候補サプライヤへ 同一の情報で発信でき、 同一基準での評価が可能になります。 カタログ化が可能 カタログ化が不可能 品目や分類を定義していく中では、品目毎の特徴によって打ち手が変 わってくる事がわかります。例えば、カタログ化できる品目について 金 額 大 金 額 小 パーチェシングツールの導入 競争環境の整備 は、 パーチェシングツールを利用して社内の購買規定を徹底したり、 ス RFQの整備 ポット的に購買している高額の品目に関しては、オークションツール オークションツールの活用 を活用して新たなコスト削減機会を得たり、 といった具合です。 購買管理サイクルの構築 業種や自社の状況によっては、力の入れ所や優先順位が違って良いと 競争環境の整備 思います。 左図のような切り口はあくまで例示であって、 切り口は企業 定期的なソーシング 電子見積ツールの導入 都度競争購買の徹底 毎に様々であって良いものです。大切なのは、どんな品目においても、 購買管理のサイクルをマネジメントできる状態に置く事でしょう。 推奨サプライヤの設定 品目毎に打ち手は異なるものです。すべてに万能な戦略はないので、その品目における商品の特徴や業界勢力図・流通の実態なども視野に 入れながら、購買方針を策定しましょう。 プロマネの 一言 品目毎に打ち手が異なるのは良くわかったぞ。 まずはパーチェシングツールを導入して社内購買規定を設定し、 スポット的に発生する購買 については、 案件発生毎にオークションや相見積の環境を整備していくのが良いかもな。 さぁいよいよ交渉開始だ！・ ・ ・緊張するなぁ・ ・ ・ 16 □ H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 実 践 編８ 】 システムを導入しよう 自社で資産を持つか、 資産を持たずに利用するか。 導入フェーズまで見据えた判断が必要です。 ソーシング活動によって、自社に最適な取引先が決定したら、今度はＢtoＢ 電子商取引のシステム構築フェーズになります。 構築・導入フェーズにおいても、 「購入・自社構築」の場合と、 「ＡＳＰ利用」の 場合とで、 導入作業が全く異なってきます。 一般的に 「購入・自社構築」 する場合、 ①業務要件定義 ②システム要件定義 ③システム基本設計 ④システム詳細設計 ⑤システム開発 ⑥単体テスト ⑦総合テスト ⑧連携テスト ⑨パイロット稼動 ⑩本稼動 上記のような工程を踏んで実稼動になります。 ここではプロジェクトマネージャーのタスク管理が非常に重要になり、 取引先とのネットワーク化を含めて要件定義を確実に行わないと、 計 画が途中で頓挫してしまったり、 現実にそぐわない稼働となり、 結果運用されないというリスクも存在します。 一方でＡＳＰの場合はすでに実稼動してい 前提条件整理 社内準備 対取引先準備 稼働準備 稼働開始 る他顧客の実例を参考にしながら ①業務要件定義 ●取引先の決定 ●導入方法の確定 ●導入費用の確定 ●システム設計 ●サービスレベルの 規定 ●利用契約の締結 ●導入品目の検討 ●品目ごとの 業務仕様の検討 ●導入費用見積確認 ●契約内容確認 ●登録商品の決定 ●品目ごとの ワークフロー検討 ●利用機能の選択 ●ID 体系の検討 組織データの整理 ●経理処理データの データマッピング ●取引先からの 見積収集 ●取引先候補への 参画説明 ●登録商品・ 価格の交渉 ●各マスタの完成 ●効果検証 ②システム設定内容の決定 ●運用ルールの策定 ●導入拡大の検討 ③連携テスト ●説明会の実施 ●機能・運用の 見直し ④パイロット稼動 ●社内広報の実施 ●システムチェック ●ユーザマスタの作成 ●経理処理との 連携検証 ●運用ルールの作成 ●説明会の告知・実施 ●品目・エリア拡大 の検討 ⑤本稼動 の工程で導入できるので「購入・自社開発」に 比べてはるかに少ない期間で導入できるの が利点です。 稼動後に修正がある場合にも 設 定変更だけですむことも多く、スピーディに 少ない負担で実運用が可能になります。 プロマネの 一言 構築・導入フェーズだけみれば、 ＡＳＰの方が利点が多いな。 やはり、 導入フェーズ、 稼働フェーズまで見据えて、 成果の間尺に合った投資であることが一番のポイントだな。 17 □ H O W T O 購 買 管 理 ？ …【 検 証 編 】 継続的に評価しよう いよいよ、購買改革をスタート。しかし導入することがあくまでもスタート地点。 評価しながら継続することこそが、本当の意味での購買改革です。 取引先との交渉も終え、 購買管理システムへ組み込まれた最適購買のスタイルも安定したスタートを切りました。 と言っても、 それで安 心してしまう訳にはいきません。 スタート時点で管理できている範囲はすべての範囲とは言えませんし、 継続的にウォッチしておかない と、 たちまち規定外の購買が横行するような事態も考えられます。 単発的な活動で終わりという事ではなく、 継続的なサイクル活動とし て捉え、 段階的な管理対象品目の拡大を実施していきましょう。 商 材 の 広 が り 購買結果の可視化 分析 評価 購買実行 品目群Ａ 品目の段階的拡大 購買結果の可視化 分析 評価 購買実行 品目群Ｂ 社内的には、 体制の整備も必要になります。 これまでプロジェクトが実 施してきた各種の施策やノウハウを移植しながら、 実購買のセクショ ●稼働率 ●ID利用率 状況分析 ●ユーザーアンケート ●購買データの分析 課題整理 ンへ管理体制を移管しなければなりません。 定期的なパフォーマンスチェック、 取引先との交渉、 社内啓蒙、 運用課 管理購買体制 ∼継続的なコスト削減∼ 題の調査、 改善案の実行など各種の業務を行なえる体制を構築する事 がプロジェクトの最終業務です！ ●利用課題調査 （ヒアリングなど含む） ●アンケート集計による 不足品目の洗い出し コスト削減機会の調査 ●各種施策の実行 ●取引先交渉 ●社内教育 実施 解決策立案 ●各種施策立案 ●啓蒙活動立案 ●拡大スケジュール策定 人的・金銭的投資をしてせっかく作り上げた 「あるべき姿」 です。 数年後には元に戻っていたなんていう失敗プロジェクトに終わらぬよう、 継続的な革新への第一歩としてプロジェクトを完結しましょう！ プロマネの 一言 バンザーイ！管理購買がいよいよスタートしたぞ！！ 最初はどうなる事かと思ったけど、 これで俺の株も急上昇だな。 ・ ・ ・って、 これからがスタートなんだよな！ 今までやってきた事が無駄にならないよう、 継続的な体制まで構築して・ ・ ・ 気持ちよく打ち上げしよう！！ これで終わり、ではなく ここからが、スタートです。 18 □ 最後までご覧いただきまして、 ありがとうございます。 購買改革実現のために、 「How to Success 購買管理」 では、 購買改革における課題の抽出、購買システム導入時の効果予測、 そして実施∼検証に至るまで、 弊社のノウハウを元に重要なポイントをまとめました。 疑問点やご相談などございましたら、 お気軽にお問い合わせください。 成功の鍵は、 まず「実行」 してみることです。 ハードルの低いところから足がかりを築き、計画的、段階的に 購買システムを浸透させていくことが、購買改革成功の近道となります。 私どもは、貴社の購買改革実現に向けてのスタートからゴールまで 協力させていただきたいと願っております。 株式会社カウネット 営業企画部 TEL：0120-594-191 E-Mail : [email protected] URL : http://www.benrinet.com