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分散した経理業務とオフコンのリース切れが近い
IT経営の気づき事例 オフコンのリプレイスに よる業務改革・人事改革 株式会社 課題解決策 ＩＴによる 課題解決策 経営課題 経営多角化に伴い分散 する経理業務の効率化 【８０１】 大協組 基幹系へのＩＴ活用 財務会計 代表取締役 小山典久社長 代 表 者 ： 小山典久 本社所在地 ： 鳥取県米子市蚊屋 235-2 売 上 高 ： 18.7億円 従 業 員 ： 133名 創 業 ： 1961年 【今やる、すぐやる、先に延ばさない】 鳥取県米子市で土木・建設・砕石販売・温浴事業・王子製紙 米子工場のボイラー燃料スラグのリサイクル砕石化等、地球 環境にも配慮をした経営の多角化を実施中です。 分散した経理業務とオフコンのリース切れが近い 社長の困りごと・想い 社長の困りごと・想い こうして解決した こうして解決した 1.砕石の販売管理及びそれに付随した他の事務処理 1.砕石の販売管理及びそれに付随した他の事務処理 の業務改善を行いたい。 の業務改善を行いたい。 1. 1. ＩＴコーディネータと一緒になった当社の課題解決のプ ＩＴコーディネータと一緒になった当社の課題解決のプ ロジェクトチームを結成した。 ロジェクトチームを結成した。 2.経営判断として必要なデータを得るのに迅速さが求 2.経営判断として必要なデータを得るのに迅速さが求 められるが時間がかかっている。このタイムラグを埋 められるが時間がかかっている。このタイムラグを埋 めたい。 めたい。 2.部門別の業務フローを作成した。 2.部門別の業務フローを作成した。 そして各種業務フ そして各種業務フ ローの検討と問題点の摘出を行った。その後、経理シス ローの検討と問題点の摘出を行った。その後、経理シス テムを入れ替え、かつ産業廃棄物処理のマニフェスト処 テムを入れ替え、かつ産業廃棄物処理のマニフェスト処 理を一括して行なうシステムを構築するための提案要 理を一括して行なうシステムを構築するための提案要 求仕様を作成した。 求仕様を作成した。 同時にシステム提案時の評価尺 同時にシステム提案時の評価尺 度としての評価基準書も作成した。 度としての評価基準書も作成した。 3.経理業務に関する経理ソフトの更新時期に来ている。 3.経理業務に関する経理ソフトの更新時期に来ている。 きっかけは？ きっかけは？ 1.多角化による業務と場所の分散、及びそれに伴う経 1.多角化による業務と場所の分散、及びそれに伴う経 理人員の適正人数把握が不明化である。 理人員の適正人数把握が不明化である。 2.経理で使っているオフコンのリース切れが近い。 2.経理で使っているオフコンのリース切れが近い。 3.砕石販売業務は山中の業務であり、手作業と入力事 3.砕石販売業務は山中の業務であり、手作業と入力事 務の二重化が発生していた。 務の二重化が発生していた。 3.ベンダーを集めて説明会を実施した。 3.ベンダーを集めて説明会を実施した。 その後にベン その後にベン ダーからの構築システム提案を受け評価基準で評価し、 ダーからの構築システム提案を受け評価基準で評価し、 当社の実施すべき一番ふさわしいシステム提案会社と 当社の実施すべき一番ふさわしいシステム提案会社と 契約を結びシステムを導入した。 契約を結びシステムを導入した。 【成果】 【成果】 経理人員の減少、休日出勤の皆無、従業員の意識改 経理人員の減少、休日出勤の皆無、従業員の意識改 革へと連動した。 革へと連動した。 4.産業廃棄物処理に伴うマニュフェスト作成業務の簡 4.産業廃棄物処理に伴うマニュフェスト作成業務の簡 素化をしたい。 素化をしたい。 社長の一言 社長の一言 5.当社にふさわしい最適な経理人員の把握とそれに伴 5.当社にふさわしい最適な経理人員の把握とそれに伴 う経営数値把握のスピードアップ化を図りたい。 う経営数値把握のスピードアップ化を図りたい。 作業の二度手間を省き合理化に繋がると共に、従業 作業の二度手間を省き合理化に繋がると共に、従業 員の意識改革と人材活用に繋がった。 員の意識改革と人材活用に繋がった。 地方の建設 地方の建設 業が元気のない時期に、IT経営実践企業を受賞して 業が元気のない時期に、IT経営実践企業を受賞して 大変嬉しく思っている。 大変嬉しく思っている。 特定非営利活動法人 ITコーディネータ協会 ２００８年度事例 I T C o o r dinators Association 〒105-0111 東京都港区芝公園１－８－２１ 芝公園リッジビル８Ｆ ＴＥＬ０３-5733-8380 ＦＡＸ０３-5733-8388 e-mail：tool2008＠itc.or.jp IT経営の気づき事例 経営者の気付き 経営者の気付き フェーズ事例 フェーズ事例 経営戦略 フェーズ事例 【８０１】 IT戦略策定 フェーズ事例 株式会社 IT資源調達 フェーズ事例 IT導入 フェーズ事例 大協組 ITサービス活用 フェーズ事例 こうして経営課題を解決した こうして経営課題を解決した オフコンのリプレイスとネットワーク構築による砕石販売の合理化 オフコンのリプレイスとネットワーク構築による砕石販売の合理化 経理業務に関するオフコンの経理ソフトの更新時期が来たため、低コストで高い業務効率の図れるソフトとハードの 経理業務に関するオフコンの経理ソフトの更新時期が来たため、低コストで高い業務効率の図れるソフトとハードの 導入を検討した。 導入を検討した。 また、砕石業の砕石販売単価の低下及び、土木事業の減少及び他の砕石業者との競争激化 また、砕石業の砕石販売単価の低下及び、土木事業の減少及び他の砕石業者との競争激化 の中で、砕石業務の利益確保を図るためにはこの業務のコストを見直した。 の中で、砕石業務の利益確保を図るためにはこの業務のコストを見直した。 本社から遠く離れた山中で販売する 本社から遠く離れた山中で販売する 砕石の売上管理は現場と本社で管理ラグが発生していたが、現場と本社を通信回線で結ぶことにより解決した。 砕石の売上管理は現場と本社で管理ラグが発生していたが、現場と本社を通信回線で結ぶことにより解決した。 経営多角化による各業務フローを検討してみると社内各所で二重入力をする事態が発生していたが、建設業での 経営多角化による各業務フローを検討してみると社内各所で二重入力をする事態が発生していたが、建設業での パッケージソフトを導入すると同時に、自社単独業務への適応部分はカスタマイズ化により解決した。 パッケージソフトを導入すると同時に、自社単独業務への適応部分はカスタマイズ化により解決した。 ＩＴ活用成功のポイント ＩＴ活用成功のポイント 課題解決のポイント 課題解決のポイント 1. 1. 当社の問題点として全ての物事がダイナミックに動 当社の問題点として全ての物事がダイナミックに動 くことを拒否している部分があったが、会社は人材、 くことを拒否している部分があったが、会社は人材、 モノ、資金で構成される。 モノ、資金で構成される。 1. 1. まず現状業務ごとの業務フロー（経理業務フロー、 まず現状業務ごとの業務フロー（経理業務フロー、 土木業務フロー、温浴施設業務フロー、砕石事業 土木業務フロー、温浴施設業務フロー、砕石事業 業務フロー、産業廃棄物処理業務フロー）の詳細 業務フロー、産業廃棄物処理業務フロー）の詳細 作成を行いＩＴコーディネータと一緒に検討し問題点 作成を行いＩＴコーディネータと一緒に検討し問題点 を引き出した。 を引き出した。 2. 2. 中心をなす人の考え方が変化しなければ会社をい 中心をなす人の考え方が変化しなければ会社をい つまでも停滞させることになる。システムを切り替え つまでも停滞させることになる。システムを切り替え ることでその意識を改革する大きなチャンスを求め ることでその意識を改革する大きなチャンスを求め ることができた。 ることができた。 2. 2. 問題点を解決するためには経理システムを入れ替 問題点を解決するためには経理システムを入れ替 え、かつ、砕石販売業務や産業廃棄物処理のマ え、かつ、砕石販売業務や産業廃棄物処理のマ ニュフェスト処理を一括して行うシステムを構築す ニュフェスト処理を一括して行うシステムを構築す る必要があると判断しＲＦＰを作成した。 る必要があると判断しＲＦＰを作成した。 3. 3. システム切替により適宜な人員で処理できる体制 システム切替により適宜な人員で処理できる体制 が構築できた。これにより能力のある人材の配置転 が構築できた。これにより能力のある人材の配置転 換が可能になり、人的資源を失うことなく多角化さ 換が可能になり、人的資源を失うことなく多角化さ れた職場で活用できている。 れた職場で活用できている。 3. 3. この時同時にシステム提案時の評価尺度としての この時同時にシステム提案時の評価尺度としての 評価基準書も作成しておいた。これは当社の評価 評価基準書も作成しておいた。これは当社の評価 軸のブレを無くすことに繋がった。 軸のブレを無くすことに繋がった。 ◆ビジネスをダイナミックに動かすのは人 ◆ビジネスをダイナミックに動かすのは人 ◆オフコンからパソコンベースへ ◆オフコンからパソコンベースへ 1. 1. 本社から遠く離れた山の中にある砕石工場の販売 本社から遠く離れた山の中にある砕石工場の販売 所と本社とをインターネット回線により直結しデータ 所と本社とをインターネット回線により直結しデータ を迅速に管理することとした。 を迅速に管理することとした。 2. 2. データの発生時点と販売管理と一連の業務をコン データの発生時点と販売管理と一連の業務をコン ピュータ管理し、煩雑な事務処理の効率化が実現 ピュータ管理し、煩雑な事務処理の効率化が実現 できた。 できた。 3. 3. 経理ソフトは従前のソフト以上の能力を有したもの 経理ソフトは従前のソフト以上の能力を有したもの を導入し、オフコンベースから割安なパソコンソフト を導入し、オフコンベースから割安なパソコンソフト （パッケージ）を選択した。これにより経理への人的 （パッケージ）を選択した。これにより経理への人的 投資を最小限の人数に抑えながら、従前の業務を 投資を最小限の人数に抑えながら、従前の業務を 抜本的に改革し効率化が図れた。 抜本的に改革し効率化が図れた。 4. 4. ベンダー説明会を実施後、ベンダーからの構築シ ベンダー説明会を実施後、ベンダーからの構築シ ステム提案書を受領し提案会社全てから提案内容 ステム提案書を受領し提案会社全てから提案内容 について詳細な説明を受けた。 について詳細な説明を受けた。 5. 5. 評価基準に基づいて評価を実施し、当社の実施す 評価基準に基づいて評価を実施し、当社の実施す べき事項に一番ふさわしいシステムを提案した会 べき事項に一番ふさわしいシステムを提案した会 社１社を決定した。 社１社を決定した。 6. 6. １～５のステップを辿ることにより、ベンダー主導の １～５のステップを辿ることにより、ベンダー主導の 導入ではなく、当社の意思による最適なシステムが 導入ではなく、当社の意思による最適なシステムが 導入できた。 導入できた。 活用した公的施策や表彰等 ・財団法人鳥取県産業振興機構 ・財団法人鳥取県産業振興機構 経営革新アドバイサー 経営革新アドバイサー ・独立行政法人中小企業基盤整備機構 ・独立行政法人中小企業基盤整備機構 IT推進アドバイサー IT推進アドバイサー ・２００８年 IT経営実践企業 認定（経済産業省） ・２００８年 IT経営実践企業 認定（経済産業省） サポーター紹介 ■ 上田 治城 ITコーディネータ 認定番号：0012752001C 有限会社 オフィスFQC E-Mail [email protected] ＜キャッチフレーズ＞ ・島根県・鳥取県の企業を中心に多数の指導実績 があります ・皆様と一緒になった参画型のコンサルティングを 行っています 特定非営利活動法人 ITコーディネータ協会 ２００８年度事例 I T C o o r dinators Association 〒105-0111 東京都港区芝公園１－８－２１ 芝公園リッジビル８Ｆ ＴＥＬ０３-5733-8380 ＦＡＸ０３-5733-8388 e-mail：tool2008＠itc.or.jp