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自動仕分け - ITpro
メール整理の達人 け 分 仕 自動 鉄壁の で仕事の効率をアップ メール整 理の達人 「忙しいからメールの対応は後回し」── そんな言い 訳をして、 受け取ったメールを受信トレイに放置して いないだろうか。保存してあるとはいえ、 そのままで は数の多さに紛れて重要なメールを見落したり、返信 するつもりのメールをうっかり忘れたりといった失敗 を引き起こしかねない。手間をかけずにメールを分類 し、 適切に対処できるようにすれば、 仕事の効率は 大きくアップする。快適なメール環境を実現するため の整理テクニックを紹介しよう。 34 日経パソコン 2012.3.12 （松元 英樹） 日経パソコン 2012.3.12 35 メール整理の達人 仕事の効率化にはメールの整理が不可欠 するファイルはフォルダーにまとめ ●メール整理にはフォルダーによる分類が最も使われている て保存する。それと同じようにメー 今やメールは、仕事を進める上で ルには多くの便利機能がある。それ である。ジャンルごとに集約するこ ルを分類できるフォルダー機能は、 不可欠なコミュニケーションツール らを駆使しつつ、効率的なメール整 とで必要なメールが探しやすくなる。 多くのユーザーに浸透している。 だ。取引先との交渉や職場内での情 理術を身に付けよう。 未処理のメールだけを受信トレイに その一方でメール仕分けの自動化 報共有など、ビジネスパーソンにと この特集では、メールの整理術を 残し、ほかの全てを別フォルダーに を実現する「ルールやフィルターを ってメールが果たす役割は大きい。 軸にしたメール作業の効率化ノウハ 退避させるといった使い方もある。 設定」では、フォルダーを利用して しかし、仕事の効率に直結するだけ ウを紹介する。メール整理に関する 最後に「メールの仕分けを自動化 いる人と比べると半分以下にとどま に、メールにまつわる悩みもある。 アンケート結果も報告する。 する」こと。件名に含む文字列や送 った。フラグやスターの利用率も 3 メールの表示色を変更 毎日受信トレイに山のようなメー 信者のアドレスを鍵として、受信す 割程度であり、これらの機能を利用 ルが届き、目を通すのに膨大な時間 3つの整理術で失敗を防ぐ るメールにフラグを付けたり、フォ していないユーザーは整理法を改善 古いメールを圧縮 がかかることにストレスを感じてい メール整理術のポイントは 3 つ。 ルダーに移動させたりといった操作 する余地が十分にありそうだ。 るという人は多い。大事なメールの 一つは「重要なメールを目立たせる」 をルール／フィルター機能で行う。 返信をつい忘れてしまったり、いざ こと。受信トレイ内のメール一覧の 仕分け作業を自動化できるので、ユ メールの環境は多様化 というときに必要なメールをうまく 中に目印を付けるフラグやスターの ーザーの手間を大幅に低減できる。 メールを送受信する環境は多様化 探せなかったりという経験は、誰に 機能を使う。重要なメールが目に付 さて、実際にこれらの機能をユー している。Windows パソコンに限っ もあるはずだ（図1） 。 きやすくなり、返信を忘れてしまう ザーはどのように使いこなしている てみても、メールソフトを利用する 受信トレイにたまったメー ルを といった失敗を抑止できる。 のか。本誌がインターネット上でア 方法と、Webブラウザーで表示する 黙々と読むだけでは、問題は解決し 次に「種類によってメールを分類 ンケートを実施したところ、 「フォル Webメールの 2 種類がある（図 3） 。 ない。すべてのメールを一つひとつ する」こと。重要なメールをプロジ ダーに入れて分類」という比率が約 この 2 つは、いずれもメールを管 確認するという“ 力技 ”には限界があ ェクトや送信者ごとに分類して別々 8 割と圧倒的に高かった（図 2） 。パ 理するための機能を備えており、整 る。幸い、メールソフトや Webメー のフォルダーに格納するという方法 ソコンのデスクトップ上でも、関連 理術の基本は同じだ。ただし、メー メールそのものが多すぎます。 スパムメールを含めて私用に 1 日 300 通、 公 用 に 1 日 100 通で、 削除に 半日を要していま す。 （40 代男性） 図 1 受信するメールが多すぎて大切なメー ルをつい見落としてしまった、いざというと きに必要なメールが見つからないなど、メー ルの悩みは尽きない。メールを「目立たせる」 「分類する」 「自動化する」という 3 つの整理術 を駆使することで、メールを読み書きする作 業を大幅に効率化できる 36 日経パソコン 2012.3.12 メールを 読むのに 時間がかかる メールの返信を 忘れる 容量に 制限がある メールの悩みを解決する 3 つの整理術 1 重要なメールを目立たせる 2 種類によってメールを分類する 3 77.5% ルール／フィルターを設定 34.8% フラグやスターを付ける 30.8% ラベルを付ける 重要メールを自動抽出 14.9% 9.8% 8.1% 6.5% （複数回答） 図 2 1222 人からのアンケート回答で、どのような手段でメールを整理しているかをまとめた。 「フォルダーに入れて分類」という回答は 77.5％で圧倒的に多かった。フォルダー分けを基本に して、他の機能を組み合わせるという整理法がうかがえる（その他の結果は 50、51 ページ） ●メールソフトとWebメールの特性を生かして上手に整理 メールソフト Web メール Windows Live メール 2011 Gmail Outlook 2010 Hotmail Thunderbird Yahoo ! メール る。例えば、メールソフトはメール アドレス帳には入っていない が重要な送信者からのメール をどうやって見落とさないよ う に す る か、 悩 ん でいます。 （70 代男性） 必要なメールを 見つけられない 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 ルの保存方式など細部には違いがあ ●大切なメールを見落とさない効率的なメール環境を目指そう 受信するメールが 多すぎる 0 フォルダーに入れて分類 メールの仕分けを自動化する 大事なメ ー ルを見 落としてしま っ て 「とっくに時間切れ」といった 事態がいくつかありました。 勉強していい仕分けを作り上 げなければ、と焦っています。 （70 代男性） のデータをパソコン内に保存するた め、一般に整理した過去のメールを スマートフォンなどで読めない。 一方、Web メールサービスでは、 メールのデータをクラウド上のサー バーに保存するので、スマートフォ 過去のメールを含め受信デー タが大量になってしまい、検 索スピ ー ドが遅くな っ たり、 パソコンのディスク 容量を圧迫したりと いう状況です。 （30 代男性） ンでも同じ内容を確認できる。ただ、 メールソフトより操作しづらい場合 がある。無料版では保存容量に一定 の制限があり、定期的に古いメール を削除するなどの操作も必要だ。 次ページからは主要なメールソフ ▶フラグ／スターなど トや Web メールサービスを例にし ▶フォルダー／ラベルなど て、具体的な整理方法を紹介してい ▶ルール／フィルターなど く。各種の技を駆使し、自分に最適 な整理方法を編み出してほしい。 メール整理の注意点 メール整理の注意点 整理して保存したメールを別のパソコ ンやスマートフォンで読めない メールソフトより操作しづらい場合が ある。容量の上限に注意 図 3 メールを送受信する環境としては、パソコン上のアプリケーションであるメールソフトと、 Web ブラウザーで表示する Web メールがある。どちらも基本となる整理法は同じだが、メール 保存の仕組みや操作性などに違いがある 日経パソコン 2012.3.12 37