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公益通報実施要領（平成25年10月21日一部改正：理事長決裁）
公益通報実施要領 平成２４年９月１０日制定 平成２５年１０月２１日一部改正 （趣旨） 第１条 この要領は、公益社団法人全国市有物件災害共済会公益通報者の保護に関する規 程（以下、「規程」という。）による本会における公益通報制度について必要な事項を定 める。 （公益通報窓口での対応） 第２条 規程第２条に定める公益通報を行う職員等（以下「通報者」という。）は、規程第 ５条第１号に定める窓口（以下「内部窓口」という。）及び同条第２号に定める窓口（以 下「外部窓口」という。）に対する通報又は相談（以下「通報等」という。）に際しては、 「公益通報連絡票」 （様式１）を用い、内部窓口では文書、電話、ＦＡＸ、電子メール及 び面談により、外部窓口では文書、電話、ＦＡＸ及び電子メールにより通報を行うもの とする。 なお、上記通報先の住所、電話、ＦＡＸ及び電子メールについては、総務部長が定め、 規程第５条に基づき職員等に通知するものとする。 ２ 外部窓口では面談による通報等の受付（以下「受付」という。）を行わないが、受付の 後、面談が必要と判断した場合には通報者と面談することもある。その場合には、規程 第５条第１項に定めるコンプライアンス委員会事務局が同席するものとする。 ３ 内部窓口における電話及び面談による受付時間は、８時３０分から１７時１５分まで とする。外部窓口における電話による受付時間は、１０時から１７時までとする。 ４ 規程第６条第２項に基づく匿名による通報等の場合には、原則として第７条第１項に 定める調査の要否に関する通知並びに第９条第２項による調査結果の通知及び進捗状況 等の通知は行わないものとする。 （通報等の誠実性） 第３条 通報等は規程第６条第１項及び第２項に基づき、規程第４条及び別表に定められ た通報対象事項のうち、客観的かつ合理的根拠に基づいた誠意あるものに限られるもの とし、個人的利益を図る目的、私怨又は誹謗・中傷を目的として行ってはならない。 ２ 通報者は、通報等する場合には客観的かつ合理的根拠とそれに基づく推測とを区分し て述べ、噂等の曖昧な事実を客観的事実として断言することや、誤解を与えるような表 現は避けるよう努めるものとする。 （通報等の受付・コンプライアンス委員会との連携等） 第４条 第２条第１項により通報を受け付けた内部窓口及び外部窓口は、 「公益通報受付書 兼報告書」 （様式２）に必要事項を記載し、速やかに、コンプライアンス委員会に通報等 の事実とその概要を報告する。ただし、匿名希望の通報等については、匿名のまま報告 - 1 - するものとする。 ２ コンプライアンス委員会事務局は、規程第１１条に基づき、通報等の案件ごとに、 「通 報・相談案件 管理台帳」（別紙）を作成する。 （調査・報告） 第５条 報等を受け付けた内部窓口あるいは外部窓口は、規程第７条第１項に基づき、通 受付後２０日以内に、「公益通報調査実施の要否に係る通知書」（様式３－１、様式３－ ２）を記載し、通報者の指定した方法により送付するとともに、必要に応じて規程第８ 条第１項に定める調査の対象となった部署（以下「調査該当部署」という。）に対しても、 速やかに送付するものとする。 ２ 規程第７条第１項に定める調査を行わない正当な理由は、次に掲げる場合とする。 通報等の内容が専ら私生活に関わる事象である場合 (２) 通報等の内容が私怨又は誹謗・中傷を目的としたものである場合 (３) 通報等の事案と同一の事案について、過去に調査を実施した場合 (４) 既に調査を実施しており、その結果が概ね判明している場合 (５) 情報が希薄であるため、調査が不可能な場合 (６) その他上記各号に準ずる場合 ３ (１) 通報等の該当部署が内部窓口である場合は、内部窓口以外の部署が通報等の調査にあ たるものとする。 ４ コンプライアンス委員会及び関係部署等は通報等の内容を検討し、必要に応じ適宜調 査に必要な管理職等を選任し、各部署に調査の協力を求めることができる。 （調査結果の報告） 第６条 コンプライアンス委員会事務局は、調査の結果、不祥事等の有無が確認された場 合は、直ちにコンプライアンス委員会に対し、当該調査結果を報告しなければならない。 ２ コンプライアンス委員会は、前項の調査結果を整理したうえで、直ちに「公益通報調 査結果報告書」（様式４）により調査該当部署に報告しなければならない。 ３ コンプライアンス委員会は、必要に応じ、理事長及び監事並びに理事会に当該調査結 果を報告するものとする。 （通報者への調査の進捗状況・結果の通知） 第７条 コンプライアンス委員会は、通報者が調査結果の回答を求める場合には、 「公益通 報調査結果通知書」 （様式５）により、内部窓口あるいは外部窓口を通じて、速やかに通 報者に対し、その内容を通知するものとする。 ２ 通報者に通知する内容は、調査結果及び是正結果の概要とし、被通報者及び調査該当 部署等の信用、名誉、プライバシー等に配慮し、通知するものとする。 ３ 通報者が調査の進捗状況等について回答を求める場合にも、前項の回答に準じて通知 するものとする。 - 2 - （改廃） 第８条 この要領の改廃は、理事長が行う。 附 則 この要領は、公益社団法人全国市有物件災害共済会の設立の登記の日から施行する。 附 則 この要領は、平成２５年１０月２１日から施行する。 - 3 - （様式１） 公益通報連絡票 この公益通報については、通報を行ったことを含め、あなたの氏名、通報内容などは一切開示しません。又、 通報を理由とした不利益な取り扱いも行いません。受付後、通報内容について調査を実施しますが、その際に ヒアリングなどのご協力をお願いすることもあります。 ※ 個人に関する根拠のない誹謗中傷などの不正の目的による通報は、懲戒処分になることもあります。 氏名 （□匿名希望） 作成日 ・ ・ 通報者 所属 希望する 連絡方法 □ 電話（自宅・職場・携帯・他（電話番号: □ ﾒｰﾙ（アドレス □ ＦＡＸ（自宅・他（FAX番号: □ 郵送（自宅・他（住所： □ その他 （ ① 通報対象者： ）） ） ）） ）） ） 部署： ② 通報対象事実は（生じている・生じようとしている・その他（ ） 《いつ》 《どこで》 《何を》 通 報 内 容 《どのように》 《何のために》 《なぜ生じたのか》 ③ 対象となる法令違反等 ④ 通報対象の事実を知った経緯 ⑤ 通報対象の事実に対する考え ⑥ その他 証拠書類の用意 □有（ 調査結果等の通知 □ 希望する ・ □ 希望しない ※１ ※２ ※３ ※４ ）・□無 通報内容を整理するためにこの連絡票を使用してください。 この書面を郵送・ＦＡＸで送っていただいてもかまいません（送付先/裏面[通報窓口]参照）。 すべてに記入する必要はありませんが、確実な証拠や事実に基づく必要があります。 実名での通報にご協力ください。匿名の場合、事実関係の調査が十分に行えないこと及び調査結果等の通知が できませんのでご承知おきください。 （様式１） 【通報窓口】 （裏面） 文書 〒102-0093 東京都千代田区平河町2-4-1日本都市センター会館内 全国市有物件災害共済会 総務部（事業監理） 内部通報窓口 電話 03-5216-7061（受付時間8：30～17：15） （内部窓口） コンプライアン ス委員会事務局 （総務部事業監 理） ＦＡＸ 03-3265-8221 e-mail [email protected] 面談希望 文書 〒107-0052 東京都港区赤坂8-5-32 田中駒ビル１階 ベリタス法律事務所 外部通報窓口 電話 03-3408-9822（受付時間10：00～17：00） （外部窓口） ベリタス 法律事務所 上記いずれかの方法で希望日時や場所をご連絡ください。 ＦＡＸ 03-3408-9825 e-mail [email protected] 【公益通報の概要】 （通報者）就業規則第 2 条第 1 項各号に掲げる職員及び派遣従業員 通報 報告 (1)職員等の不正行為に関する通報等 （内部通報窓口） コンプライアンス委員会事務局 （文書・電話・FAX・ﾒｰﾙ・面談） 通報 報告 (2)理事の不正に関する通報又は内部組織で の対応が困難と思われる事項に関する通報等 （外部通報窓口：ﾍﾞﾘﾀｽ法律事務所） （文書・電話・FAX・ﾒｰﾙ） （調査の決定）通報受付後 20 日以内に調査の是非を決定します 調査によってはコンプライアンス委員会又は法律事務所が行うこともあります。 （調査結果通知）通報窓口から調査の結果を通知します。 （理事に関する事項は監事に） 通報対象の事実に関する是正措置や再発防止措置を行います。 調査の結果とその後の対応につき、理事長や理事会等に報告します。 （様式２） （文書番号） 平成 コンプライアンス委員会 御中 年 月 日 （内部通報窓口） コンプライアンス委員会事務局 又は （外部通報窓口） ベリタス法律事務所 公益通報受付書兼報告書 受付番号 受付日時 No. 平成 受付担当者名 年 月 時 分 日 報告手段 取扱方法 調査の必要性 の要否 文書・電話・ＦＡＸ・e-mail・ その他 実名 ・ 匿名 □必要・□不要 回答の要否 □必要 （ふりがな） 通報者氏名 連絡手段 文書 住所：〒 電話 電 話： ＦＡＸ ＦＡＸ： e-mail ｱﾄﾞﾚｽ： その他 通報対象者 部署名 ＜通報内容＞ ＜調査の要否についての判定理由＞ コンプライアンス委員会審議 年 月 日 委員長 決 裁 ・ □不要 （様式３－１） 調査実施用 （文書番号） 平成 年 月 日 様 （内部通報窓口） コンプライアンス委員会事務局 又は （外部通報窓口） ベリタス法律事務所 公益通報調査実施の要否に係る通知書 先般、平成 年 月 日に通報いただきました件につきまして、調査を実施することが 決定されましたので、ご通知申しあげます。 なお、調査結果につきましては、調査終了後、速やかにご通知申しあげますので、しば らくお待ちいただきますようお願い申しあげます。 （様式３－２） 調査不要用 （文書番号） 平成 年 月 日 様 （内部通報窓口） コンプライアンス委員会事務局 又は （外部通報窓口） ベリタス法律事務所 公益通報調査実施の要否に係る通知書 先般、平成 年 月 日に通報いただきました件につきまして、調査の実施要否につい て検討した結果、下記の理由により調査を実施しないことで決定しましたので、ご通知申 しあげます。 記 ＜調査を実施しない理由＞ （以下記載例） １ 通報内容がもっぱら私生活に関わる事象である場合 ２ 通報内容が私怨または誹謗・中傷を目的としたものである場合 ３ あなたの通報事案と同一の事案について、過去に調査を実施した経緯がある場合 ４ すでに内々に調査を実施しており、その結果が概ね判明している場合 ５ 情報が希薄であるため、調査が不可能な場合 ６ その他 （具体的に記載） （様式４） （文書番号） 平成 コンプライアンス委員会 年 月 日 御中 （内部通報窓口） コンプライアンス委員会事務局 又は （外部通報窓口） ベリタス法律事務所 公益通報調査結果報告書 受付番号 作成日 No. 作成担当者名 平成 年 月 日 報告手段 文書・電話・e-mail・面談・FAX その他 通報内容の概要 （ふりがな） 通報者氏名 通報対象者 調査結果区分 ＜調査結果概要＞ 部署名 □ 通報内容が事実であった □ 通報内容が事実でない （様式４） 年月日 ＜調査結果＞ （事後措置） 調査内容等を具体的に記載 （様式５） （文書番号） 平成 年 月 日 様 （回答希望の通報者名を記載する。） （内部通報窓口） コンプライアンス委員会事務局 又は （外部通報窓口） ベリタス法律事務所 公益通報調査結果通知書 先般、平成 年 月 日に通報いただきました件につきまして、調査を実施した結果、 以下のとおりの事実が判明しました。 つきましては、調査経緯及び結果の概要等につきまして、別紙「通報案件の調査経過及 び結果概要」のとおり、ご報告申しあげます。 （様式５） （別紙） 通報案件の調査経過及び結果概要 受付番号 ＜調査経過＞ ＜結果概要＞ ＜是正結果＞ No.