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自習書 プロジェクトサービス編
自習書 プロジェクトサービス編 第 1.0 版 ( 2016 年 6 月 30 日 作成) 著作権 このドキュメントに記載されている情報 （URL 等のインターネット Web サイトに関する情報を含む） は、将来予告 なしに変更することがあります。別途記載されていない場合、このソフトウェアおよび関連するドキュメントで使用し ている会社、組織、製品、ドメイン名、電子メール アドレス、ロゴ、人物、場所、出来事などの名称は架空のもので す。実在する名称とは一切関係ありません。お客様ご自身の責任において、適用されるすべての著作権関連法規に従っ たご使用を願います。マイクロソフトは、このドキュメントに記載されている内容に関し、特許、特許申請、商標、著 作権、またはその他の無体財産権を有する場合があります。別途マイクロソフトのライセンス契約上に明示の規定のな い限り、このドキュメントはこれらの特許、商標、著作権、またはその他の無体財産権に関する権利をお客様に許諾す るものではありません。 © 2016 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft、Microsoft Dynamics、Microsoft Dynamics のロゴ、Active Directory、Internet Explorer、 MSDN、Microsoft Office Outlook、Windows Live、および Windows Server はマイクロソフト グループの商標で す。 その他のすべての商標は、それぞれの所有者に帰属します。 変更履歴 № 1 日付 2016 年 6 月 30 日 版 1.0 変更概要 初版として作成 目次 1. 本書の目的 ............................................................................................................................................... 1 2. Microsoft Dynamics CRM Online の概要 ........................................................................................ 2 2.1 Microsoft Dynamics CRM Online の概要 ...................................................................................................... 2 2.2 本書で学習できること......................................................................................................................................... 3 2.3 プロジェクトサービスの概要 ............................................................................................................................. 3 Microsoft Dynamics CRM Online へのサインインと プロジェクトサービスの設定 ........................... 4 2.4 Microsoft Dynamics CRM Online へのサインイン ...................................................................................... 4 2.5 プロジェクトサービスのセットアップ ............................................................................................................. 6 2.6 プロジェクト サービスのナビゲーション ....................................................................................................... 9 3. プロジェクト管理業務の流れ ................................................................................................................ 10 3.1 プロジェクト管理業務の流れ ...........................................................................................................................10 3.2 本書のシチュエーション...................................................................................................................................11 3.3 代表的な用語 ......................................................................................................................................................11 4. 事前準備 ................................................................................................................................................. 13 4.1 取引先企業の登録 ..............................................................................................................................................13 4.2 取引先担当者の登録 ..........................................................................................................................................16 4.3 ユーザーの登録 ..................................................................................................................................................18 4.4 組織単位の設定 ..................................................................................................................................................25 4.5 出荷単位の設定 ..................................................................................................................................................27 4.6 リソースのロールの設定...................................................................................................................................30 4.7 リソースのスキルの設定...................................................................................................................................33 4.8 能力モデルの設定 ..............................................................................................................................................36 4.9 価格表の設定 ......................................................................................................................................................41 4.10 リソースの作成 ................................................................................................................................................53 4.11 経費カテゴリの作成 ........................................................................................................................................60 5. プロジェクト計画 .................................................................................................................................. 66 5.1 プロジェクトの作成 ..........................................................................................................................................66 5.2 タスクの作成 ......................................................................................................................................................67 6. リソースの管理 ...................................................................................................................................... 73 6.1 プロジェクトチームの生成...............................................................................................................................73 6.2 リソースの割り当て ..........................................................................................................................................74 7. 時間とコストトラッキング .................................................................................................................... 79 7.1 活動実績の入力 ..................................................................................................................................................79 7.2 経費の入力 ..........................................................................................................................................................83 7.3 活動実績と経費の承認.......................................................................................................................................87 7.4 プロジェクト進捗状況の確認 ...........................................................................................................................90 8. 営業案件からプロジェクトを作成 ......................................................................................................... 94 8.1 営業案件からプロジェクトを作成 ...................................................................................................................94 9. おわりに ............................................................................................................................................... 108 9.1 Dynamics CRM Online の活用.................................................................................................................... 108 1. 本書の目的 本書は、Microsoft Dynamics CRM Online を初めて使う方やご経験の浅い方が、どなたでも一から学習で きるように簡易に記述されています。そのため幅広く機能を紹介したり、例外的な処理を記述するのではな く、Microsoft Dynamics CRM Online の基本機能を中心にご理解いただいたり、メリットをご体験いただ くことを目的としています。 本自習書では、クラウドサービスである Microsoft Dynamics CRM Online 2016 Update 1 の無料トライ アル版を利用して操作を行います。 操作画面は本書執筆時点のものであり変更される可能性がありますが、考え方をご理解いただければ、画面 変更があったとしても対応可能なスキルが身につくよう考慮されています。 1| 2. Microsoft Dynamics CRM Online の概要 この章では、Microsoft Dynamics CRM Online の概要と本自習書シリーズ[プロジェクトサービス編]で学 習できることを解説します。 2.1 Microsoft Dynamics CRM Online の概要 Microsoft Dynamics CRM Online とは、営業、サービス、マーケティングといった企業のさまざまな部門 で活用できるマイクロソフトの 統合型 CRM です。お客様との商談や問い合わせ履歴などをお客様志向で 一元的に管理することができます。 PC のブラウザー操作では、他のマイクロソフトの製品やサービスと同様にタイル形式のユーザーインター フェースを備え、直観的にご利用いただけます。ブラウザー以外でも Outlook からの利用やスマートフォ ンやタブレット専用アプリなどが提供され、フレキシブルなワークスタイルにも対応します。 図 1.2-1 サインインした直後に表示される[ようこそ]画面の[CRM の説明] リードの管理や営業案件の登録からクローズ、見積、受注、請求などの 営業業務を支援 お客様からの問い合わせやサポート案件の管理、サービス活動などの サポート業務を支援 マーケティングリストの作成やキャンペーンの管理、リードの管理などの マーケティング業務を支援 図 1.2-2 Microsoft Dynamics CRM Online の 各業務の概要 2| 提供形態としては、クラウドサービスである Microsoft Dynamics CRM Online、社内設置（オンプレミ ス）の Microsoft Dynamics 設置型やマイクロソフトのパートナー企業のホスティングサービスがあるた め、自社の背景やニーズに応じてご選択いただくことができます。 また、Microsoft Dynamics CRM Online では、国際的な第三者機関の認定を受けた東日本と西日本の冗長 化されたデータセンターから提供されるため、海外のデータセンターを使う場合と比べて安心感が伴いま す。既に自社で Office 365 を利用しているもしくは将来 Office 365 を導入する予定であれば、Office 365 と同じスタート画面から同じ ID で操作することもできます。Office 製品との親和性もありさまざまな 連携機能が提供されています。 2.2 本書で学習できること 本書[プロジェクトサービス編]では、姉妹書[無料トライアルのセットアップ編]を実施され、無料トライア ル版を取得された方が、サービス業務の基本機能を Microsoft Edge 、Internet Explorer 11 または Google Chrome などの最新のブラウザー操作で体験できるように構成されています。 本書で学習できることは次の通りです。 1. プロジェクト管理の一般的な開始から終了までのプロセス プロジェクトを計画し、リソースの管理およびタスクの実績の管理を行います。プロジェクト開始から 終了までの一連の操作を学習できます。 2. 営業案件からプロジェクトの見積もりまでのプロセス 営業案件の商材としてプロジェクトを販売する際、プロジェクト計画から見積もり額を算出します。営 業案件からプロジェクトの見積もりまでのプロセスを学習できます。 2.3 プロジェクトサービスの概要 プロジェクトサービス機能は、Dynamics CRM Online 2016 Update 1 で導入されました。プロジェクト サービス機能は、期間内および予算内にプロジェクトを遂行するように支援します。 プロジェクトサービスでは以下の機能を実現します。 ・見積もり、契約管理 ・リソースの計画、割り当て ・チーム内でのコラボレーション ・リアルタイムでの原価消費時間、経費、進捗状況を把握 3| Microsoft Dynamics CRM Online へのサインインと プロジェクトサービスの設定 この章では、Microsoft Dynamics CRM Online へのサインインとプロジェクトサービスの設定について学 習します。 2.4 Microsoft Dynamics CRM Online へのサインイン ここでは、Microsoft Dynamics CRM Online を使うためにサインインします。 1. ブラウザーから次の URL を入力します。[https://portal.office.com/] 2. 姉妹書[無料トライアルのセットアップ編]で登録したユーザーのアカウントとパスワードを入力し、サ インインします。 ここでは、舞黒太郎 ([email protected]) でサインインしていますが、皆 様が登録したアカウントとパスワードでサインインしてください。 4| 3. 初回パスワードの変更画面が表示された場合は指示に従ってパスワードを変更し、もう一度サイン インします。すでにパスワードを変更済の場合は次に進みます。 4. Office 365 をご利用の場合などに Office 365 の画面が表示された場合は、左上のタイルから [CRM] をクリックして、Dynamics CRM Online にサインインします。 メモ： Office 365 をご利用でない場合には、Microsoft Dynamics CRM Online に自動的に遷移します。 Office 365 管理センターが表示された場合には、上記手順 4 と同様の操作で Microsoft Dynamics CRM Online にサインインします。 5| 5. [CRM の説明]と表示された[ようこそ]ダイアログボックスは [×] をクリックして閉じます。 この画面は上部ナビゲーションの[設定]（歯車のマーク）-[[ようこそ]画面を表示する]をクリックし て、いつでも表示することができます。 2.5 プロジェクトサービスのセットアップ 姉妹書[無料トライアルのセットアップ編]を実施し無料トライアル版を取得しただけでは、プロジェクトサ ービス機能を利用できません。利用するためには管理センターからソリューションをセットアップする必要 があります。ここではプロジェクトサービス機能のセットアップを実施します。 1. CRM のメニューから、[設定][Dynamics Marketplace]を開きます。 6| 2. 下記の Microsoft AppSource の画面上でプロジェクトサービスのタイル上で[試用する]ボタンを選択 します。 3. 下記のような画面がポップアップされますので、同意事項をご確認の上[同意する]ボタンを選択し てください。 7| 4. 画面は「CRM Online 管理センター」に遷移し、プロジェクトサービスのインストールが開始されま す。完了するまでしばらくお待ちください。インストールが完了するまでに数十分かかる場合がありま す。 5. ソリューション管理画面を更新してください。状態欄にインストール完了と表示されていればセットア ップは完了です。 8| 2.6 プロジェクト サービスのナビゲーション 1. プロジェクトサービスのソリューションをインストールすると、ナビゲーションメニューに[プロジェ クトサービス]が表示されます。さらに [プロジェクトサービス] タイルをクリックすると、各業務で利 用するタイルが表示されます。現在の画面がどのようなものであったとしてもクリックすることで、業 務（モジュール）をまたがって目的とする画面を表示することができます。 9| 3. プロジェクト管理業務の流れ この章では、プロジェクト管理業務の流れやシチュエーション、代表的な用語について学習します。 3.1 プロジェクト管理業務の流れ ここでは、プロジェクト管理業務の一般的な流れを学習します。 1 2 4 3 時間とコスト サ事前準備 プロジェクト計画 リソースの管理 トラッキング ・組織単位の設定 ・プロジェクトの作成 ・プロジェクトチームの生成 ・プロジェクトの進捗状況の ・リソースのロールの設定 ・タスクの作成 ・リソースのアサイン 確認 ・リソースのスキルの設定 ・能力モデルの設定 ・価格表の設定 ・リソースの作成 ・経費カテゴリの作成 ① 事前準備 プロジェクトサービス機能を利用するために必要な設定を行います。プロジェクトメンバーのスキルや 原価、売価を設定することができます。また、プロジェクトで使用された経費（交通費や宿泊費など） のマスターデータを作成します。 ② プロジェクト計画 プロジェクトを作成し、WBS を作成することができます。ガントチャートが表示され、ドラッグ＆ド ロップでタスクの期間や依存関係を設定することが可能です。 ③ リソースの管理 プロジェクトサービスでは、プロジェクトメンバーをリソースとして管理します。リソースにはスキル やスキルレベルおよび役割を指定することができます。作成したタスクに必要なロールやスキルを設定 しておくことで、適切なリソースを検索し割り当てることができます。リソースを割り当てる際に、プ ロジェクトメンバーだけでなく、設備もリソースとして登録可能です。 ④ 時間とコストトラッキング プロジェクトメンバーは、プロジェクトの活動実績や経費を登録できます。プロジェクトマネージャー はメンバーからの登録情報を確認・承認し、プロジェクトの進捗や財務的状況を把握できます。 10 | 3.2 本書のシチュエーション プロジェクト管理は企業の業界・業種等によりさまざまな形態がありますので、Microsoft Dynamics CRM Online では、それぞれのプロジェクトに応じて使用することになります。 本書では、例としてシステム会社のプロジェクトマネージャーである舞黒太郎が Microsoft Dynamics CRM Online のプロジェクトサービス機能を利用して、マイクロ商事社の Dynamics CRM 構築プロジェク トを管理する想定で記述しています。 3.3 代表的な用語 ここでは、Microsoft Dynamics CRM Online の代表的な用語を解説します。 最初は、すべてを覚える必要はありません。操作する過程で自然と覚えていただけます。 NO. 用語 意味 1 モジュール 営業、サービス、マーケティングなど各サービスのアプリケーションのこと。 2 ナビゲーション Microsoft Dynamics CRM Online の上部の全体メニューのこと。 3 コマンドバー 各画面での操作メニューのこと。 4 ダッシュボード データを集めて一覧やグラフなどで表示する画面のこと。 5 アクティビティ Microsoft Dynamics CRM Online を利用しているユーザー間での 情報共有や フィード コラボレーションを容易にする機能のこと。 エンティティ 情報の管理単位。データベースのテーブルのようなもの。 6 [リード]、[営業案件]、[取引先企業]、[取引先担当者]など。 7 フィールド エンティティ内のデータ項目のこと。[名前]、[会社名]など。 8 レコード データ 1 件分のこと。 9 オープン 進捗中のレコードの状態。 10 アクティブ 同上 11 クローズ 終了したレコードの状態。 11 | 12 ビュー レコードの一覧でフィルターや列を組み込んだもの。 12 | 4. 事前準備 プロジェクトサービス機能を利用するためには、事前にいくつかの設定を完了させておく必要があります。 この章では、プロジェクトサービスを利用するための設定を行います。 4.1 取引先企業の登録 今回、プロジェクトサービスで作成するプロジェクトの対象となる顧客(取引先企業)を登録します。登録し た取引先企業は次章以降で利用します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[顧客]をクリックします。 2. 取引先企業としてマイクロ商事を登録します。[+新規]をクリックします。 13 | 3. [新規取引先企業]画面が表示されるので、次の通り入力します。 項目 取引先企業名 設定内容 マイクロ商事 ※取引先企業名のみ登録していますが、必要に応じて他のフィールドにも値を入力してください。 4. 入力完了後、[上書き保存]をクリックします。 5. 左上の新規取引先企業がマイクロ商事に変わります。これで取引先企業としてマイクロ商事が登録され ました。 14 | 15 | 4.2 取引先担当者の登録 [4.1 取引先企業の登録]で登録した取引先企業の取引先担当者を登録します。登録した取引先担当者は次章 以降で利用します。 1. ナビゲーションメニューの[フィールドサービス]から[取引先担当者]をクリックします。 2. マイクロ商事の取引先担当者として、古橋敦子を登録します。[+新規]をクリックします。 3. [新規取引先担当者]画面が表示されるので、次の通り入力します。 設定項目 設定内容 16 | 氏名 古橋 敦子 取引先企業名 マイクロ商事 4. 入力完了後、[上書き保存]をクリックします 5. 新規取引先担当者が古橋敦子に変わります。これでマイクロ商事の取引先担当者として古橋敦子が登録 されました。 17 | 4.3 ユーザーの登録 プロジェクトサービスを利用するユーザーを登録します。ここでは例として相川勉をユーザーとして登録し ます。登録したユーザーは次章以降で利用します。 1. ブラウザーのアドレスバーに https://portal.office.com と入力して、Office 365 の管理センターにサ インインします。（認証画面が表示されたら [2.4 Microsoft Dynamics CRM Online へのサインイン] の 2. で利用した舞黒太郎のユーザー名とパスワードを入力してサインインします。） 2. [管理者]をクリックし、Office 365 管理センターの画面を表示します。 3. 画面左側のナビゲーションメニューの [ユーザー] から [アクティブなユーザー] をクリックします。 18 | 4. [+ ユーザの追加] をクリックします。 5. 相川勉を登録します。必要事項を入力し、[保存] をクリックします。 19 | 設定内容 項目 姓 相川 名 勉 表示名 相川 勉 (姓、名を入力すると自動で入力さ れます) ユーザー名 t-aikawa 場所 日本 パスワード 任意のパスワードを指定 製品ライセンス Microsoft Dynamics CRM Online プロフ ェッショナルを[オン](下記スクリーンショ ットを参考) 20 | 6. ユーザーアカウントが作成されたことを確認したら、[閉じる]をクリックします。 7. [アクティブなユーザー] 一覧に、追加したユーザーが表示されています。 （追加したユーザーが表示 されていない場合には、表示されているページを再読み込みして、最新の情報に更新してください） 8. 登録したユーザーのセキュリティロールを設定します。左上の アイコンをクリックしたのち、メニ ューから[CRM]ボタンをクリックし、Dynamics CRM の画面を表示します。 21 | 9. ナビゲーションメニューの[設定]から[セキュリティ]をクリックします。 10. [ユーザー]をクリックします。 22 | 11. 相川勉を選択し、 [ロールの管理]をクリックします。(相川勉が表示されていない場合は、まだ、ユー ザーが同期されていない可能性があります。暫く待った後にブラウザーを更新してください。) 12. ロールとして”Project Resource” を選択し [OK] をクリックします。(ロールは複数選択することが可 能です。) 23 | 24 | 4.4 組織単位の設定 組織単位の設定をします。プロジェクト実施するうえで、組織（またはチーム）や地域によってプロジェク トメンバーの原価が異なります。プロジェクトサービスでは、組織単位を登録することでプロジェクトメン バーの原価を管理することができます。ここでは舞黒サービスという会社を組織単位として登録します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[組織単位]をクリックします。 2. 組織単位の画面が表示されるので、[+新規]をクリックします。 3. [新規組織単位]画面が表示されるので、次の通り入力します。 25 | 項目 設定内容 名前 舞黒サービス 説明 プロジェクトサービス自習用 通貨 円 4. 入力完了後、[上書き保存]をクリックします。 5. 新規組織単位が舞黒サービスに変わります。これで舞黒サービスが登録されました。 [原価価格表]についてはここでは設定しません。5.6 価格表の設定で実施します。 26 | 4.5 出荷単位の設定 出荷単位を設定します。出荷単位とは製品またはサービスを販売する単位となります。今回はプロジェクト にかかる費用を工数（人時）で管理するため、時間を設定します。 1. ナビゲーションメニューの[設定]から[製品カタログ]をクリックします。 2. 製品カタログ画面から、[出荷単位一覧]をクリックします。 3. 出荷単位の一覧画面が表示されるので、[+新規]をクリックします。 27 | 4. [出荷単位一覧 の作成] ダイアログが表示されるので、[名前] に”時間”を [標準出荷単位] に”時”を入 力して [OK] をクリックします。 5. [出荷単位一覧]画面が表示されるので、 [保存して閉じる]ボタンをクリックします。 28 | 29 | 4.6 リソースのロールの設定 プロジェクトサービスでは、プロジェクトのメンバーを[リソース]として登録します。プロジェクトサービ ス機能を利用する前にまず、リソースの[ロール]、[スキル]、[能力モデル]を設定する必要があります。 ここでは、リソースの[ロール]として”プロジェクトマネージャー”と”アーキテクト”を登録します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[リソースのロール]をクリックします。 2. まず、”プロジェクトマネージャー”を登録します。[+新規]ボタンをクリックします。 プロジェクトマネージャーの情報を入力します。ここでは、次の通り入力します。 30 | 設定項目 設定内容 名前 プロジェクトマネージャー 目標稼働率 75 請求の種類 請求可能 3. 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 4. 次に”アーキテクト”を登録します。[+新規]ボタンをクリックします。 5. アーキテクトの情報を入力します。ここでは、次の通り入力します。 31 | 項目 6. 設定内容 名前 アーキテクト 目標稼働率 95 請求の種類 請求可能 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 32 | 4.7 リソースのスキルの設定 プロジェクトサービスでは、各プロジェクトメンバーにスキル(特性)を割り当てて管理します。ここではリ ソースのスキルとして、”プロジェクトマネージャー”と”Dynamics CRM 設計”を登録します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[リソースのスキル]をクリックします。 2. まず、”プロジェクトマネージャー”を登録します。[+新規]ボタンをクリックします。 3. プロジェクトマネージャーのスキル情報を入力します。ここでは、次の通り入力します。 33 | 項目 設定内容 名前 プロジェクトマネージャー 説明 プロジェクトマネージャーの経験あり 特性の種類 スキル 承認が必要 いいえ 4. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 5. 次に”Dynamics CRM 設計”スキルを登録します。[+新規]ボタンをクリックします。 6. Dynamics CRM 設計のスキル情報を入力します。ここでは、次の通り入力します。 34 | 設定項目 名前 説明 設定内容 Dynamics CRM 設計 Dynamics CRM のプロジェクトにて設計を担当した ことがある 特性の種類 スキル 承認が必要 いいえ 7. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 8. ２つのスキル(特性)が登録されていることを確認します。 35 | 4.8 能力モデルの設定 能力モデルを登録します。能力モデルとは、4.6 リソースのスキルの設定で登録したスキルのランクとなり ます。ここでは、Dynamics CRM 設計の能力モデルとして、[上級]、[中級]、[初級]を登録します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[能力モデル]をクリックします。 2. [+新規]ボタンをクリックします。 3. Dynamics CRM 設計評価モデルを登録します。ここでは、次の通り入力します。 36 | 設定項目 設定内容 名前 Dynamics CRM 設計評価モデル 最少評価値 1 最大評価値 3 評価可能なエンティティ なし 4. 入力完了後、[上書き]ボタンをクリックします。 5. 評価の値を追加します。ここでは[上級]、[中級]、[初級]を登録します。[評価の値]の[+]ボタンをク リックします。 37 | 6. [上級]を登録します。次の通り入力します。 項目 設定内容 名前 上級 値 1 既定 いいえ 7. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 8. [中級]を登録します。次の通り入力します。 項目 9. 設定内容 名前 中級 値 2 既定 いいえ 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 38 | 10. [初級]を登録します。次の通り入力します。 項目 設定内容 名前 初級 値 3 既定 いいえ 11. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 12. 評価の値が以下の画面ショットのように追加されていることを確認します。 39 | 40 | 4.9 価格表の設定 価格表を設定します。価格表では、プロジェクトメンバーの原価、売価を設定することができます。価格は 5.3 リソースのロールの設定で登録したロール単位に設定します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[価格表]をクリックします。 2. まず、原価の価格表を作成します。[+新規]をクリックします。 3. 原価情報を入力します。次の通り入力します。 41 | 項目 4. 設定内容 名前 Dynamics CRM 開発チーム原価 説明 Dynamics CRM 開発チームの原価 コンテキスト コスト コンテキストを[コスト]にすると原価となります。入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックしま す。 5. ロールの価格を設定します。先ほどロールとして登録した”プロジェクトマネージャー”と”アーキテク ト”の原価を登録します。ロールの価格の[＋]ボタンをクリックします。 42 | 6. “プロジェクトマネージャー”の原価を登録します。次の通り入力します。 項目 設定内容 ロール プロジェクトマネージャー リソースの単位 舞黒サービス 価格 15,000 7. 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 8. “アーキテクト”の原価を登録します。こでは、次の通り入力します。 項目 9. 設定内容 ロール アーキテクト リソースの単位 舞黒サービス 価格 10,000 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 43 | 10. ロール価格に登録した内容が設定されていることを確認します。 11. 次に Dynamics CRM 開発チームの売価を入力します。[+新規]をクリックします。 44 | 12. 売価情報を入力します。ここでは、次の通り入力します。 項目 設定内容 名前 Dynamics CRM 開発チーム売価 説明 Dynamics CRM 開発チームの売価 コンテキスト 営業 13. コンテキストを[営業]とすると売価となります。入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 45 | 14. ロールの価格を設定します。先ほど登録した[プロジェクトマネージャー]と[アーキテクト]の売価を登 録します。ロールの価格のプラスをクリックします。 15. プロジェクトマネージャーの売価を登録します。次の通り入力します。 設定項目 設定内容 ロール プロジェクトマネージャー リソースの単位 舞黒サービス 価格 30,000 16. 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 46 | 17. アーキテクトの売価を登録します。次の通り入力します。 設定項目 設定内容 ロール アーキテクト リソースの単位 舞黒サービス 価格 20,000 18. 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 19. ロール価格に登録した内容が設定されていることを確認します。 47 | 20. 4.4 組織単位の設定で登録した組織単位に原価の価格表を関連づけます。ナビゲーションメニューの [プロジェクトサービス]から[組織単位]をクリックします。 21. 舞黒サービスをクリックします。 48 | 22. 原価価格表の[+]をクリックし、先ほど作成した”Dynamic CRM 開発チームの原価”を選択します。入 力が完了したら画面右下の[保存]アイコンをクリックします。 23. 4.1 取引先企業の登録で登録した取引先企業に売価を設定します。ナビゲーションメニューの[営業]か ら[取引先企業]を選択します。 49 | 24. “マイクロ商事”をクリックします。 25. 取引先企業画面の[プロジェクト価格表]タブを表示し、[+]ボタンをクリックします。 50 | 26. [取引先企業プロジェクト価格表画面]が表示されます。[プロジェクト価格表]の[ ]をクリックし、先 ほど登録した”Dynamics CRM 開発チーム売価”を選択します。入力完了後、[保存して閉じる]ボタン をクリックします。 27. 取引先企業の[プロジェクト価格表]に”Dynamics CRM 開発チーム売価”が登録されていることを確認 します。確認後、画面右下の保存アイコンをクリックします。 51 | 52 | 4.10 リソースの作成 プロジェクトメンバーをリソースとして登録します。ここでは、プロジェクトマネージャーとして舞黒太 郎、アーキテクトとして相川勉を登録します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[リソース]をクリックします。 2. まず、舞黒太郎を登録します。 [+新規]をクリックします。 3. 舞黒太郎の情報を登録します。次の通り入力します。 設定項目 設定内容 53 | リソースの種類 ユーザー ユーザー 舞黒 太郎 名前 舞黒 太郎 タイムゾーン (GMT+09:00)大阪、札幌、東京 目標稼働率 75 組織単位 舞黒サービス 4. 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 5. 舞黒太郎のスキルを登録します。[リソースのスキル]の[+]ボタンをクリックします。 54 | 6. [新規予約可能リソースの特性]画面が表示されるので、次の通り入力します。 項目 設定内容 特性 プロジェクトマネージャー 評価値 上級 7. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 8. 舞黒太郎のロールを登録します。[リソースのロール]の[+]ボタンをクリックします。 9. [新規予約可能リソース カテゴリ関連]画面が表示されるので、次の通り入力します。 55 | 設定項目 設定内容 リソース カテゴリ プロジェクトマネージャー 既定 はい 10. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 11. 次に相川勉の情報を登録します。[+新規]をクリックします。 12. “相川 勉”の情報を、次の通り入力します。 設定項目 リソースの種類 設定内容 ユーザー 56 | ユーザー 相川 勉 名前 相川 勉 タイムゾーン (GMT+09:00)大阪、札幌、東京 目標稼働率 95 組織単位 舞黒サービス 13. 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 14. 相川勉のスキルを登録します。[リソースのスキル]のプラスをクリックします。 15. [新規予約可能リソースの特性]画面が表示されるので、次の通り入力します。 57 | 設定項目 設定内容 特性 Dynamics CRM 設計 評価値 中級 16. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 17. 相川勉のロールを登録します。[リソースのロール]の[プラス]ボタンをクリックします。 18. [新規予約可能リソース カテゴリ関連]画面が表示されるので、次の通り入力します。 58 | 設定項目 設定内容 リソースのカテゴリ アーキテクト 既定 はい 19. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 59 | 4.11 経費カテゴリの作成 プロジェクトで利用する経費のカテゴリを作成します。ここでは、交通費と宿泊費の経費のカテゴリを作成 します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[経費カテゴリ]をクリックします。 2. まずは、交通費の経費カテゴリを登録します。[+新規]ボタンをクリックします。 3. トランザクションカテゴリを登録します。[経費カテゴリ]横の[ ]をクリックし、[+新規]ボタンをク リックします。 60 | 4. [新規トランザクションカテゴリ]画面が表示されるので、次の通り入力します。 設定項目 5. 設定内容 名前 交通費 出荷単位一覧 既定の出荷単位 既定の出荷単位 標準出荷単位 請求の種類 請求可能 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 61 | 6. 経費カテゴリの他の項目として、次の通り入力します。 設定項目 設定内容 名前 交通費 経費の種類 航空 経費カテゴリ 交通費 (すでに入力済みです) 領収書が必要 オプション 「領収書が必要」を「必須」にすると、経費入力時に必ず領収書を添付する必要があります。経費の入 力については、7.2 経費の入力で説明します。入力完了後、[上書き保存] ボタンをクリックします。 62 | 7. 次に、宿泊費の経費カテゴリを登録します。[+新規]ボタンをクリックします。 8. トランザクションカテゴリを登録します。[経費カテゴリ]の[ ]をクリックし、[+新規]ボタンをクリ ックします。 63 | 9. [新規トランザクションカテゴリ]画面が表示されるので、次の通り入力します。 項目 設定内容 名前 宿泊費 出荷単位一覧 既定の出荷単位 既定の出荷単位 標準出荷単位 請求の種類 請求可能 10. 入力完了後、[保存して閉じる]ボタンをクリックします。 64 | 11. 経費カテゴリの他の項目として、次の通り入力します。 項目 設定内容 名前 宿泊費 経費の種類 宿泊 経費カテゴリ 宿泊費 (すでに入力されています) 領収書が必要 オプション 12. 入力完了後、[保存して閉じる] ボタンをクリックします。 65 | 5. プロジェクト計画 本章では、プロジェクトの作成手順と当該プロジェクトのタスクの作成手順について学びます。 5.1 プロジェクトの作成 ここではプロジェクトを作成します。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[プロジェクト]をクリックします。 2. [新しいプロジェクト]をクリックします。 66 | 3. プロジェクト情報を入力します。ここでは、次の通り入力します。 設定項目 名前 説明 顧客 推定開始日 設定内容 Dynamics CRM 構築プロジェクト プロジェクトサービス自習用のプ ロジェクト マイクロ商事 2016/06/01 ※日付はいつでもよいです 2016/06/30 推定終了日 ※日付はいつでもよいです。ここ では推定開始日の 1 ヶ月後です 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 5.2 タスクの作成 プロジェクトに紐づくタスクを登録します。ここでは、例として[設計]、[開発]を登録します。 1. Dynamics CRM 構築プロジェクトの画面を表示したまま、ナビゲーションメニューの[Dynamics CRM 構築プロジェクト]の右横にある[▼]をクリックし、[作業分解構造]をクリックします。 67 | 2. [設計]タスクを登録します。[タスクの追加]をクリックします。 下記のタスクの情報を入力します。 設定項目 設定内容 タスク名 設計 タスクモード 自動的にスケジュール済み 68 | カテゴリ Default ロール アーキテクト リソース単位 舞黒サービス 行動時間 40 リソースの数 1 期間 2016/06/01～2016/06/07 期間 5 入力完了後、[保存]ボタンをクリックします。 3. [設計]タスクを登録します。[Dynamics CRM 構築プロジェクト]を選択した状態で、[タスクの追加] をクリックします。 69 | 下記のタスクの情報を入力します。 設定項目 設定内容 タスク名 開発 タスクモード 自動的にスケジュール済み カテゴリ Default ロール アーキテクト リソース単位 舞黒サービス 行動時間 40 リソースの数 1 期間 2016/06/01～2016/06/07 期間 5 入力完了後、[保存]ボタンをクリックします。 70 | 4. タスクとタスクを関連づけることもできます。開発タスクは設計タスクが完了してから実施するように します。設計タスクのバーの終端から開発タスクのバーの先頭へドラッグします。 5. 設計タスクの開始日が 2016/06/08 に変更されます。 71 | 6. バーをドラッグ＆ドロップすることで、タスクの[開始日][終了日]を変更することができます。また、 バーの終端をドラッグ＆ドロップすることで、タスクの[期間]を変更することができます。 72 | 6. リソースの管理 プロジェクトサービスでは、プロジェクトメンバーをリソースとして管理します。本章では[5.2 タスクの 作成]で作成したタスクに、リソースを割り当てる方法を学びます。 6.1 プロジェクトチームの生成 作成したタスクにリソースを割り当てるために、プロジェクトチームを生成します。 1. [プロジェクトチームの生成]ボタンをクリックします。 2. [はい]をクリックします。 73 | 3. [OK]をクリックします。 4. リソース欄に [アーキテクト 1]が表示されていることを確認します。 6.2 リソースの割り当て 作成したタスクにリソースを割り当てます。 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクト]の右横にある[▼]をクリックし、[Dynamics CRM 構築プロ ジェクト]を表示します。 74 | 2. [チーム]タブを開くと、チームメンバーに[アーキテクト 1]が登録されていることが確認できます。現 在はリソースを割り当てていないため、[汎用リソース]と表示されます。ここでは、[アーキテクト 1] にリソースを割り当てます。[アーキテクト 1]をクリックします。 3. [プロジェクトチームメンバー]画面が表示されます。[本予約]ボタンをクリックします。 75 | 4. リソースの予約画面が表示されます。当該タスクに割り当て可能なリソースが表示されます。今回のシ ナリオでは、[相川勉]が表示されています。[相川勉]を選択し[予約]ボタンをクリックします。 5. [OK]ボタンをクリックします。 76 | 6. タスクに[相川勉]が割り当てられているか確認します。ナビゲーションメニューの[プロジェクト]の右 横にある[▼]ボタンをクリックし、[Dynamics CRM 構築プロジェクト]をクリックします。 7. Dynamics CRM 構築プロジェクトの画面が表示されます。ナビゲーションメニューの[Dynamics CRM 構築プロジェクト]の右横にある[▼]をクリックし、[作業分解構造]をクリックします。 77 | 8. 作業分解構造画面が表示されます。リソース欄に[相川勉]が割り当てられていることを確認します。 78 | 7. 時間とコストトラッキング プロジェクトメンバーは、プロジェクトの活動実績や経費を登録できます。 マネージャーは登録された活 動実績や経費を承認し、プロジェクトの財務的影響を把握することができます。本章では、プロジェクトメ ンバーである相川勉が、お客様先に出張し打ち合わせをした場合の活動実績と経費を登録します。プロジェ クトマネージャーである舞黒太郎は相川勉の活動実績と経費を承認し、プロジェクトの進捗状況を確認しま す。 7.1 活動実績の入力 プロジェクトメンバーである相川勉の活動実績を登録します。 ＜ここからは、[4.6 ユーザーの登録]ユーザー (相川勉) でサインインして操作を行います＞ 1. 相川勉で Dynamics CRM にログインします。 2. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[時間入力]をクリックします。 79 | 3. 時間入力画面が表示されます。[+]ボタンをクリックし時間入力ポップアップ画面を表示します。 4. 作業実績を入力します。ここでは下記の情報を入力します。 設定項目 設定内容 日付 2016/06/03 期間 03:00 種類 作業 プロジェクト Dynamics CRM 構築プロジェクト プロジェクトタスク 設計 80 | ロール アーキテクト 内部コメント 設計方針の打ち合わせ [保存]ボタンをクリックします。 5. 入力した作業実績が[下書き]として表示されます。作業内容をプロジェクトマネージャーに承認依頼し ます。作業内容を選択した状態で送信ボタンをクリックします。 6. 入力した内容が画面で表示されます。[送信]ボタンをクリックします。これで、プロジェクトマネージ ャーに承認依頼されます。 81 | 7. 送信が完了したことをポップアップで表示されるため、[OK]ボタンをクリックします。 8. 時間入力画面にて入力した作業実績に[送信済み]と表示されていることを確認します。 82 | 7.2 経費の入力 プロジェクトにかかるコストは人件費だけではありません。交通費や宿泊費などの経費もコストに計上する ことができます。ここでは、プロジェクトメンバーである相川勉が交通費を経費として登録します。 ＜引き続き、[4.6 ユーザーの登録]ユーザー (相川勉) でサインインして操作を行います＞ 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス] から[経費]を選択します。 2. 経費画面が表示されます。プラスボタンをクリックします。 83 | 3. 表示された画面に作業実績を入力します。ここでは 2016/06/03 に下記の経費が発生したとします。 設定項目 設定内容 経費の目的 マイクロ商事打ち合わせ 金額 15,000 売上税 0 通貨 円(JPY) プロジェクト Dynamics CRM 構築プロジェクト カテゴリ 交通費 [保存]ボタンをクリックします。 84 | 4. 入力した経費が[下書き]として表示されます。経費をプロジェクトマネージャーに承認依頼します。経 費を選択し送信ボタンをクリックします。 5. 入力した内容が画面で表示されます。[送信]ボタンをクリックします。これで、プロジェクトマネージ ャーに承認依頼されます。 85 | 6. 送信が完了したことをポップアップで表示されるため、[OK]ボタンをクリックします。 7. 時間入力画面にて入力した作業実績に[送信済み]と表示されていることを確認します。 86 | 7.3 活動実績と経費の承認 プロジェクトマネージャーである舞黒太郎が、チームメンバーである相川勉の活動実績および、経費につい て承認します。 <ここからは、プロジェクトマネージャーを割り当てたユーザー（舞黒太郎）でサインインして操作を行い ます> 1. 舞黒太郎で Dynamics CRM にログインします。 2. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[プロジェクトの承認]をクリックします。 87 | 3. まず、相川勉が入力した活動実績を承認します。[承認を受けるための時間入力です]をリストから選択 します。相川勉が入力した活動実績が表示されます。活動実績を選択し[承認]ボタンをクリックしま す。 4. [OK]ボタンをクリックします。 88 | 5. 次に、相川勉が入力した経費を承認します。[承認を受けるための経費入力です]をリストから選択しま す。相川勉が入力した経費が表示されます。経費を選択し[承認]ボタンをクリックします。 6. [OK]ボタンをクリックします。 89 | 7.4 プロジェクト進捗状況の確認 入力した実績の情報からコストが自動的に計算されるため、プロジェクトの進捗状況を把握することができ ます。 <ここからは、プロジェクトマネージャーを割り当てたユーザー（舞黒太郎）でサインインして操作を行い ます> 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[プロジェクト]を選択します。 2. “Dynamics CRM 構築プロジェクト”をクリックします。 90 | 3. 概要タブに、見積もり時間、見積原価、実時間数、実際のコストが表示されます。 4. 状態タブに、進行状況、コストの消費、ロール別スケジュール効率、プロジェクトタスクロールビュー が表示されます。 91 | 5. Dynamics CRM 構築プロジェクトの画面を表示したまま、ナビゲーションメニューの[▼]をクリック し、[作業分解構造]をクリックします。 6. タスクのバーに実績が緑色で表示されていることを確認します。 92 | 93 | 8. 営業案件からプロジェクトを作成 5.1 プロジェクトの作成ではプロジェクトを直接作成しましたが、プロジェクトサービス機能では営業案 件、見積案件からプロジェクトを作成することができます。また、プロジェクトから WBS を作成し営業価 格を見積に反映することができます。本章では営業案件からプロジェクトおよび WBS を作成し、見積もり に営業価格を反映させる方法を学びます。 8.1 営業案件からプロジェクトを作成 1. ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[営業案件]を選択します。 2. 営業案件を作成します。[+新規]ボタンをクリックします。 94 | 3. 営業情報を入力します。ここでは下記の情報を入力します。 ※フォームが“営業案件”で表示された場合は“プロジェクト情報”に変更の上、作業を行ってください。 設定項目 トピック 設定内容 マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発 取引先担当者 古橋 敦子 取引先企業 マイクロ商事 取引先企業管理 舞黒太郎 契約単位 舞黒サービス 通貨型 円 製品価格表 Dynamics CRM 開発チーム売価 売上 システムにより計算 入力後、[上書き保存] ボタンをクリックします。 95 | 4. [プロジェクトのベースの明細行]を追加します。[営業案件品目]タブの[プロジェクトベースの明細行] で[+]ボタンをクリックします。 5. 営業案件品目を入力します。ここでは下記の通り入力します。 設定項目 名前 設定内容 マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発 顧客予算 2,000,000 請求方法 時間と材料 入力後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 96 | 6. 作成した営業案件の見積もりを作成します。[次の段階]をクリックして、[作成+]をクリックします。 7. 見積もり画面が表示されます。[上書き保存]ボタンをクリックします。 97 | 8. [見積依頼明細行]の[プロジェクトベースの明細行]にて行を選択してダブルクリックします。 9. 見積依頼明細画面が表示されます。 [プロジェクト]の[ ]ボタンをクリックし、メニューから[+新 規]ボタンをクリックします。 98 | 10. プロジェクトを新規に作成します。ここでは下記の情報を入力します。 設定項目 名前 設定内容 マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発 プロジェクトマネージャー 舞黒 太郎 カレンダーテンプレート 既定の作業テンプレート 開始日 2016/06/01 ※日付はいつでもよいです 見積もり時間 3 見積原価 1,000,000 入力完了後、[上書き保存]ボタンをクリックします。 99 | 11. プロジェクトが作成されていることを確認します。見積明細行画面から先ほど作成したプロジェクト： [マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発]をクリックします。 12. プロジェクト画面が表示されます。[営業]タブをクリックして、タブを展開します。先ほど作成された 見積もりが関連づけられ表示されることを確認します。 100 | 13. 次に、プロジェクトの WBS を作成します。ナビゲーションメニューの[マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発]の▼をクリックし、[作業分解構造]をクリックします。 14. 作業分解構造画面が表示されます。[タスクの追加]ボタンをクリックし、タスクを追加します。ここで は下記の情報を入力します。 設定項目 タスク名 設定内容 開発 101 | タスクモード 自動的にスケジュール済み カテゴリ Default ロール アーキテクト リソース単位 舞黒サービス 行動時間 176 リソースの数 1 期間 2016/06/01～2016/06/30 期間 22 入力完了後、[保存]ボタンをクリックします。 15. ナビゲーションメニューの[マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発]の▼をクリックし、[プロジェ クトの見積もり]をクリックします。 102 | 16. 販売価格が記載されていることを確認します。 17. 見積明細行画面に戻ります。ナビゲーションメニューの[プロジェクトサービス]から[見積もり]をクリ ックします。 103 | 18. “マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発”をクリックします。 19. [見積依頼明細行]タブの”マイクロ商事向け Dynamics CRM 追加開発”をダブルクリックします。 104 | 20. 見積依頼明細行画面が表示されます。[プロジェクトの見積もりからインポート]をクリックします。 21. [次へ]ボタンをクリックします。 105 | 22. [完了]ボタンをクリックします。 23. 見積依頼明細行画面にて、[見積依頼明細行の詳細]に先ほど作成した[プロジェクト見積もり]の内容が 反映されていることを確認します。 106 | 107 | 9. おわりに 9.1 Dynamics CRM Online の活用 Microsoft Dynamics CRM Online は、プロジェクト管理業務にとっての効果的なツールであることがご理 解いただけたと思います。 Microsoft Dynamics CRM Online を活用することで、お客様満足度の向上に努めていただき、貴社の売上 拡大に結びつくことを期待致します。 108 |