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SEDIO 注文書発行システム マニュアル (ver.1.01 対応)
SEDIO 注文書発行システム マニュアル (ver.1.01 対応) 平成 27 年 7 月 日本文紙データ交換機構(SEDIO) 1 １．SEDIO 注文書発行システムの概要 “SEDIO 注文書発行システム”(以下本システムと表す)は、SEDIO-VAN インターネット受発注シ ステムなどを用いてダウンロードされた SEDIO-VAN 形式の発注データ(128 バイト固定長形式)か ら、Excel ファイル(Excel 形式)の注文書を作成するシステムです。 従来、SEDIO-VAN から受信された発注データを処理するためには、大掛かりなオフィスコンピ ューターやデータベースソフトが構築された PC サーバーが必要でしたが、 本システムは、 Microsoft Excel が動作するパソコンであれば実行可能というのが最大の特長です。 主な特長 ① SEDIO-VAN 発注データ 128 バイト固定長形式に特化したシステムであり、発注デー タから Excel 形式での注文書を作成する ③ Microsoft Excel 2003 以降がインストールされたパソコン単体での実行が可能 ④ 各マスタは注文書作成に必要な最低限の項目のみとして、メンテナンスは Excel シー ト上で行う。 ⑤ 各マスタに自社独自コードの項目を設け、注文書に表示可能とした ⑥ SEDIO インターネット受発注システム上の「蔵出データ」および「納期回答データ」 送信画面で取込可能な基本情報を CSV ファイルとして作成可能とした 2．導入対象となる企業 卸売企業から SEDIO-VAN での受注依頼がありながら、自社システムで対応出来ないメーカーが 対象です。インターネット受発注システムと本システムを併用することにより、自社システムとの 連携は出来ませんが、SEDIO-VAN からの発注データを自社システムへの受注登録を行うオペレー ターが入力可能な『注文書』として利用可能になります。 また、スタンドアロンのパソコンで運用可能のため、すでに自社システムで発注データを処理し ているメーカーについても、自社システムがダウンした時の緊急避難的な利用も考えられます。 3．本システムの動作要件 ・Microsoft Excel 2003※以降が動作する Windows※ パソコン ※ただし、Microsoft Excel 2003 については、Microsoft 社自体のサポートが終了しているため、 動作の安定性、セキュリティの観点から推奨は致しません。 ※Excel Visual Basic Application のため、ある程度の性能の余裕をみてください。 2GHz 以上で動作する CPU と 2GB 以上のメインメモリ ・Microsoft Excel から普通紙 A4 版が印刷出来るプリンター。 ※レーザープリンタ・インクジェットプリンタなど。カラーである必要はありません。 2 SEDIO 注文書発行システム概略図 第二 SEDIO-VAN 発注データ SEDIO インターネット受注システム SEDIO 発注データ 128B 固定長 Microsoft Excel SEDIO 注文書発行システム 注文書 Excel ファイル 蔵出用 CSV ファイル Microsoft Excel 納期回答用 CSV ファイル SEDIO インターネット受注システム 蔵出データ・納期回答データ SEDIO-VAN 発注書 第二 SEDIO-VAN 3 4. 初回導入時の作業の流れ ① SEDIO 発注・印刷用データ作成システムの Excel ブック(Excel ファイル)をパソコン上 の適当なフォルダにコピーする。 ↓ ② Microsoft Excel でマクロが実行されるようにセキュリティレベルを設定する ↓ ③ SEDIO 発注・印刷用データ作成システムを開き、初期設定を行う。 ① SEDIO 注文書発行システムの Excel ブック(Excel ファイル)をパソコン上の適当なフォルダにコピーす る。 ダウンロードした Excel ブック(Excel ファイル)“SEDIO 注文書発行システム V1.01.xls”は、パ ソコン内の適当なフォルダに格納してください。読込・書込可能なフォルダであれば、どこに 格納しても構いません。またフォルダに格納した際にデスクトップにショートカットを作成し ておけば、すぐに起動が出来ます。 ② Microsoft Excel でマクロが実行されるようにセキュリティレベルを設定する 本システムは Microsoft Excel 上のマクロ(Visual BASIC)で動作します。従って、Microsoft Excel でマクロの実行が許可されるようにセキュリティレベルの設定変更が必要です。付録①を 参照し、セキュリティレベルの変更を行ってください。 ③ SEDIO 注文書発行システムを開き、初期設定を行う。 ①でコピーした、 “SEDIO 注文書発行システム V1.01.xls”を開き、フォルダ、各種マスタなどの 設定を行います。 4 5. 本システム起動とメニュー画面の説明 “SEDIO 注文書発行システム V1.01.xls”(または同ショートカット)をダブルクリックすると、 Excel が起動し、本システムが起動します。 起動直後は下記のメニュー画面が表示されます。各種マスタの編集などでメニュー以外の画面 (シート)になった場合は、画面下方のシート選択のタブで“メニュー”のタブを選択すればメニ ューの画面に戻ります。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ 項番 項目・ボタン名 説明 ① システム初期化ボタン マスタ以外の設定を初期化します。 ② 注文書作成ボタン 注文書(データ)作成を行います。 ③ 保存して終了ボタン 現在の状態および設定を保存して終了します。 ④ メッセージ領域 処理結果等のシステムからのメッセージを表示します。 ⑤ 発注データ格納場所 発注データの格納場所(フォルダ)のドライブ・パス名を表示し ます。フォルダ変更ボタンで変更出来ます。 ⑥ 注文書データ格納場所 注文書データの格納場所(フォルダ)のドライブ・パス名を表示 します。フォルダ変更ボタンで変更出来ます。 ⑦ シート選択タブ メニュー画面と各種マスタ編集画面の切り替えを行います。 5 起動時の注意点 本システムの Excel ファイルを開くときに下記のようなセキュリティの警告が出る場合がありま す。これは、マクロ付の Excel ファイルを開く時のセキュリティ警告です。毎回表示されますの で、その都度『コンテンツの有効化』をクリックしてマクロの実行を許可してください。 運用時の注意点 本システムの設定は全て Excel ファイル上に記録されます。初期設定時、マスタ追加登録、変更 時は、必ずメニューシートの『保存して終了』をクリックして終了させるようにしてください。 6 6. SEDIO 注文書発行システムの初期設定 本システムの初回起動後に必要な初期設定のフローは下記の通りです。 初期設定は初回起動時に一度だけ行い、以後はマスタの追加登録時以外は、運用方法に変更がな い限りは再設定の必要はありません。 ①システム初期化ボタンクリック ↓ ② 発注データ格納場所の設定 ↓ ③ 注文書データ格納場所の設定 ↓ ④ 共通取引先コードマスタの設定 ↓ ⑤ 直送先マスタの設定 ↓ ⑥ 商品マスタの設定 ① システム初期化ボタンクリック 初回起動時に環境にあわせて設定を初期化します。 初期化内容 発注データ格納場所 注文書データ格納場所 “C:¥SEDIO_WEB¥Download” SEDIO インターネット受発注システムのダウンロードフォ ルダです。 本システム“SEDIO 注文書発行システム V1.01.xls”が保存さ れているフォルダがセットされます。 ② 発注データ格納場所の設定 発注データ格納場所右側の『フォルダ変更』をクリックし、SEDIO-VAN 発注データ(128 バイ ト固定長)データが格納されているフォルダを指定します。初期値から変更がない場合はクリッ クしないでください。 ③ 注文書データ格納場所の設定 注文書データ格納場所右側の『フォルダ変更』をクリックし、当システムで作成される注文書デ ータが格納されるフォルダを指定します。変更がない場合はクリックしないでください。 ④ 共通取引先コードマスタの設定 後述の「共通取引先コードマスタメンテナンス手順」に従い、自社および発注元(卸売企業)の共 通取引先コードおよび社名・住所等を登録してください。 ⑤ 直送先マスタの設定 後述の「直送先マスタメンテナンス手順」に従い、発注元と取り決めた直送先の直送先コードお よび社名・住所等を登録してください。 ⑥ 商品マスタの設定 後述の「商品マスタメンテナンス手順」に従い、自社で受注する商品の、商品品番/記号・JAN コード・商品名等を登録してください。 7 7. 各種マスタメンテナンス 各種マスタのメンテナンスはシート選択タブで各々のマスタのシートに切り替えて実施します。 マスタ自体は通常の Excel のシートですので、自社マスタなど、他の Excel シートからコピー&ペ ーストでの編集や、行削除や行挿入などの編集機能が使用出来ます。 項目の属性および説明は、グレーの項目見出にコメントとしてセットされていますので、マウス オーバーで確認することが出来ます。 メニュー画面にはシート選択タブで戻ってください。マスタ編集後は必ずメニュー画面の『保存 して終了』ボタンをクリックして、本システムを終了させてください。 7.1. 共通取引先コードマスタメンテナンス シート選択タブの『共通取引先コードマスタ』をクリックし、共通取引先コードマスタの画面に 切り替えます。 共通取引先コードマスタの入力項目は下記の通りです。 項目名 1 共通取引先コード 2 〃 支店コード 3 自社コード 4 名称 5 住所 6 蔵出タイプ 項目属性 数字 6 桁 固定 数字 2 桁 固定 英数字 10 文字 最大 全角 30 文字 最大 全角 30 文字 最大 半角 1 文字 必須 項目 項目説明 〇 共通取引先コード 〇 共通取引先コードの支店コード 自社システムで使用している得意先コードなど。 〇 企業名 住所 蔵出用データ作成の有無を指定。 1:蔵出タイプ 1 用のデータを作成する 3:蔵出タイプ 3 用のデータを作成する その他:蔵出用データを作成しない 8 『共通取引先コードマスタエラーチェック』ボタンをクリックすると、共通取引コード・支店コ ードの昇順に並び替えを行い、必須項目のエラーチェックを行います。エラーがあった項目はセル 色がピンク色となり、セルのコメントにエラー内容がセットされますのでマウスオーバーで確認し てください。 7.2. 直送先マスタメンテナンス シート選択タブの『直送先マスタ』をクリックし、直送先マスタの画面に切り替えます。 直送先マスタの入力項目は下記の通りです。 項目名 項目属性 必須 項目 項目説明 数字 10 桁 〇 発注元と取り決めた直送コード 固定 英数字 10 文字 2 自社直送コード 自社システムで使用している直送コード 最大 全角 20 文字 3 直送先名 〇 直送先の名称 最大 英数字 8 文字 4 郵便番号 直送先の郵便番号 最大 全角 20 文字 5 住所 1 直送先の住所１ 最大 全角 20 文字 6 住所２ 直送先の住所 2 最大 英数字 12 文字 7 電話番号 直送先の電話番号 最大 数字 5 桁 8 地区コード 直送先住所に対応する JIS 市町村コード 最大 『直送先マスタエラーチェック』ボタンをクリックすると、直送コードの昇順に並び替えを行い、 1 直送コード 必須項目のエラーチェックを行います。エラーがあった項目はセル色がピンク色となり、セルのコ メントにエラー内容がセットされますのでマウスオーバーで確認してください。 9 7.3. 商品マスタメンテナンス シート選択タブの『商品マスタ』をクリックし、商品マスタの画面に切り替えます。 商品マスタの入力項目は下記の通りです。 項目名 1 商品品番・記号 2 ITF/JANCD 3 自社商品コード 4 商品名 5 希望小売価格 項目属性 英数字 20 文字 最大 数字 15 桁 最大 英数字 20 文字 最大 全角 20 文字 最大 数字 7 桁 最大 必須 項目 項目説明 〇 商品品番・記号 〇 JAN コード 自社システムで使用している商品コード 〇 商品名 希望小売価格(税抜) 『商品マスタエラーチェック』ボタンをクリックすると、商品品番・記号の昇順に並び替えを行 い、必須項目のエラーチェックを行います。エラーがあった項目はセル色がピンク色となり、セル のコメントにエラー内容がセットされますのでマウスオーバーで確認してください。 『SEDIO 商品マスタ読込』ボタンをクリックすると、ファイルを選択し、今入力されている行の 次の行から、読み込みした商品マスタの明細が追加されます。適宜自社コードを追加する等のメン テナンスを行ってください。読み込み可能な SEDIO 商品マスタデータは、SEDIO 商品マスタ提供 サイト(SEDIO-WEB)にてダウンロードされた CSV 形式のデータです。 10 8. 運用の流れ SEDIO インターネット受発注システムと組み合わせた受注時のフローは下記の通りです。 ① SEDIO インターネット受注システムを実行、発注ダウンロード画面で、 発注データをダウンロードします。 ↓ ② “SEDIO 発注・印刷用データ作成システム V3.0.xls”を開き、ダウンロ ードされた発注データから注文書データ(Excel ファイル)を作成します。 ↓ ③ 注文書データを開き、注文書として印刷します。 ↓ ④ 印刷された注文書を元に自社受注システムなどに入力を行い出荷手配、 売上処理等を行います。 9. 注文書作成処理 “SEDIO 注文書発行システム V1.01.xls”(または同ショートカット)をクリックして、本システムを 起動します。 表示されたメニュー画面の『注文書作成』ボタンをクリックします。 11 SEDIO 発注データのファイル選択画面が表示されます。 注文書を作成したいデータを選択(クリック)して、 『開く』ボタンをクリックします。 ファイル選択後、作成処理が行われます。読込件数やパソコンの性能によっては、多少時間がかか る場合もあります。処理が終了すると作成枚数が下記のメッセージが表示されます。 『OK』をクリックすると続いて蔵出用 CSV データの作成件数が表示されます。 さらに『OK』をクリックすると続いて納期回答用 CSV データの作成件数が表示されます。 なお、作成すべき蔵出用データがない場合は下記の画面となります。なお、蔵出用データ／納期回 答用データの作成の有無は、共通取引先コードマスタの【蔵出タイプ】の列で識別しています。 12 全てのデータの作成処理が完了すると、作成された注文書の Excel ファイル(Excel ブック)が自動的 に開かれます。 必要に応じて、Excel の印刷機能を使用してプリントアウトしてください。A4 縦で印刷されます。 (次ページ参照) 印刷された注文書にて、自社システムへの受注登録等を行ってください。 注文書の Excel ファイルを閉じると、メニューに戻ります。 メニューの MSG エリアには、作成された注文書作成枚数・ファイル名などの実行結果に関する情 報が表示されます。 続けて SEDIO インターネット受注システムで蔵出用データや納期回答用データを読み込む場合は、 作成された CSV ファイルのファイル名が必要ですので、メモを取るか、Excel の印刷機能で当メニ ュー画面を印刷する等を行ってください。 13 印刷された注文書(SEDIO-VAN 発注書)の例 (紙面の都合上、縮小および余白を削っています。) 14 10. 蔵出用データ・納期回答用データの活用 本システムで注文書とは別に蔵出用データと納期回答用データが作成出来ます。作成された 両データは SEDIO インターネット受注システム(以下インターネット受注システムとする)にて 取込のうえ、不足している情報を画面から追加、修正することにより、蔵出データや納期回答 データとして送信が可能です。 ①インターネット受注システムの初期設定作業 本システムで作成されたデータがインターネット受注システムで正しく取り込まれるた めの初期設定を行います。 インターネット受注システムの起動時のメインメニューから『初期設定』をクリックし、 初期設定の画面を表示させます。 取込形式の蔵出を【任意形式】にチェックを入れ、 『書式設定』をクリックします。 15 区切形式の【カンマ区切り】にチェックを入れ、データ開始行に 1、データ位置は『①電文 タイプ』から『㉔直送先住所』まで、上記のように 1 から 24 まで連番をセットします。ま た、データに小数点を含めるにはチェックを入れます。 納期回答についても同様に 1 から 15 まで連番を設定します。 全て設定が終わりましたら『終了』ボタンで、初期設定の画面に戻り、 『登録』ボタンで初 期設定を完了させます。 ②蔵出用データの作成内容 修正 必須項目 項目名 項目内容 1 電文タイプ 2 発注企業名 3 発注企業コード 発注日 発注番号 発注行番号 取引区分 伝票日 伝票番号 発注データの発注企業コードから、共通取引先コー ドマスタを検索し、 【蔵出タイプ】をセット 発注データの発注企業コードから、共通取引先コー ドマスタを検索し、 【名称】をセット 発注データの【発注企業コード】をセット 発注データの【発注日】をセット 発注データの【発注番号】をセット 発注データの【発注行番号】をセット 発注データの【取引区分】をセット 蔵出用データを作成した当日日付をセット 発注番号単位に作成時に 1 から連番で付番 一つの発注番号で 7 行以上の明細(D レコード)があ る場合は 6 行単位に分割 伝票番号単位に連番をセット 発注データの【JAN コード】をセット 発注データの【商品品番・記号】をセット 発注データの商品品番・記号から、商品マスタを検 索し、 【商品名】をセット 発注データの【発注数量】をセット 発注データの【単位】をセット 発注データの【単価】をセット 発注データの【金額】をセット 発注データの【明細摘要】をセット 発注データの【摘要】をセット 発注データの【直送先コード】をセット 発注データの直送先コードから、直送先マスタを検 索し、 【直送先名】をセット 発注データの直送先コードから、直送先マスタを検 索し、 【郵便番号】をセット 発注データの直送先コードから、直送先マスタを検 索し、 【直送先住所１】をセット 発注データの直送先コードから、直送先マスタを検 索し、 【直送先住所２】をセット 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 伝票行番号 商品 JAN コード 商品品番・記号 漢字商品名 21 納入数量 単位 単価 金額 明細摘要 摘要 直送先コード 直送先名 22 直送先郵便番号 23 直送先住所１ 24 直送先住所２ 14 15 16 17 18 19 20 16 〇 〇 〇 〇 〇 ③蔵出用データのインターネット受注システムでの取込方法 インターネット受注システムを起動し、メインメニューから『蔵出・納期回答アップロー ド』をクリックし、さらに『蔵出入力・送信』をクリックします。 伝票一覧画面になりますので、 『取込』ボタンをクリックします。ファイルの選択画面に なりますので、本システムで作成された蔵出用データを選択し、取込を行います。 取込されたデータが発注番号単位に伝票に分けられて表示されます。 手もとに実際の納品書を用意し、蔵出データの修正を行います。 『修正』ボタンをクリック し、蔵出入力の明細画面を表示させます。 17 納品書をもとに、画面から各項目の修正を行い、完了したら『登録』ボタンをクリックし ます。 一覧表の画面に戻りますので、取込みを行った全てのデータについて修正作業を行います。 全て修正が完了したら『送信』ボタンをクリックし、蔵出データの送信を行います。 ④納期回答用データの作成内容 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 修正 必須項目 項目名 項目内容 発注企業コード 発注日 発注番号 発注行番号 直送先コード 出荷予定日 商品 JAN コード 商品品番・記号 標準価格 納入予定数量 単位 単価 金額 取引区分 明細摘要 発注データの【発注企業コード】をセット 発注データの【発注日】をセット 発注データの【発注番号】をセット 発注データの【発注行番号】をセット 発注データの【直送先コード】をセット 納期回答用データを作成した当日日付をセット 発注データの【JAN コード】をセット 発注データの【商品品番・記号】をセット 発注データの【標準価格】をセット 発注データの【発注数量】をセット 発注データの【単位】をセット 発注データの【単価】をセット 発注データの【金額】をセット 発注データの【取引区分】をセット 発注データの【明細摘要】をセット 18 〇 ○ 〇 〇 〇 ⑤納期回答用データのインターネット受注システムでの取込方法 インターネット受注システムを起動し、メインメニューから『蔵出・納期回答アップロー ド』をクリックし、さらに『納期回答入力・送信』をクリックします。 取込されたデータが商品品番・記号ごとに振分けされて表示されます。 『修正』ボタンを押して、商品単位の明細画面を表示させます。 画面から必要な項目の修正を行い、完了したら『登録』ボタンをクリックします。 一覧表の画面に戻りますので、取込みを行った全てのデータについて修正作業を行います。 全て修正が完了したら『送信』ボタンをクリックし、納期回答データの送信を行います。 19 付録① Microsoft Excel でマクロの実行を許可する方法 Microsoft Excel 2007 の場合 ①Excel を起動し、画面左上の『オフィスボタン』をクリックし、『Excel のオプショ ン』ボタンをクリックする。 ②Excel のオプションの画面になりますので、左側の『セキュリティセンター』をクリッ ク、続けて『セキュリティセンターの設定』ボタンをクリックします。 20 セキュリティセンターの画面になりますので、左側の『マクロの設定』をクリックして、 マクロの設定画面を表示させます。 『マクロの設定』は【警告を表示してすべてのマクロを無効にする(L)】にチェックを入 れます。 チェックを入れ終わった『OK』ボタンで確定しセキュリティセンターの画面が閉じられ、 Excel のオプションの画面に戻ります。さらに『OK』ボタンをクリックすると Excel のオ プション画面が閉じられたら完了です。 21 Microsoft Excel 2010 の場合 ①Excel を起動し、画面左上の『ファイル』をクリックし、続いて『オプション』をク リックする。 ②Excel のオプションの画面になりますので、左側の『セキュリティセンター』をクリッ ク、続けて『セキュリティセンターの設定』ボタンをクリックします。 22 セキュリティセンターの画面になりますので、左側の『マクロの設定』をクリックして、 マクロの設定画面を表示させます。 『マクロの設定』は【警告を表示してすべてのマクロを無効にする(L)】にチェックを入 れます。 チェックを入れ終わった『OK』ボタンで確定しセキュリティセンターの画面が閉じられ、 Excel のオプションの画面に戻ります。さらに『OK』ボタンをクリックすると Excel のオ プション画面が閉じられたら完了です。 23 Microsoft Excel 2010 の場合 ①Excel を起動し、画面左上の『ファイル』をクリックし、続いて『オプション』をク リックする。 ②Excel のオプションの画面になりますので、左側の『セキュリティセンター』をクリッ ク、続けて『セキュリティセンターの設定』ボタンをクリックします。 24 セキュリティセンターの画面になりますので、左側の『マクロの設定』をクリックして、 マクロの設定画面を表示させます。 『マクロの設定』は【警告を表示してすべてのマクロを無効にする(L)】にチェックを入 れます。 チェックを入れ終わった『OK』ボタンで確定しセキュリティセンターの画面が閉じられ、 Excel のオプションの画面に戻ります。さらに『OK』ボタンをクリックすると Excel のオ プション画面が閉じられたら完了です。 25