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統一エンタープライズ・コンテンツ 管理プラットフォームの利点
統一エンタープライズ・コンテンツ 管理プラットフォームの利点 Oracle ホワイト・ペーパー 2007 年 2 月 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラット フォームの利点 概要 組織内のコンテンツの量が増加すると、作成、管理、配信の課題も増加します。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理 プラットフォームは、ROI を最大化します。 オラクルは、真の統一エンタープライ ズ・コンテンツ管理プラットフォームを 提供します。 エンタープライズ・コンテンツ管理（ECM）は、非構造化コンテンツを格納する プラットフォームを組織に提供し、そのコンテンツを複数のエンタープライズ・ アプリケーションに適切な形式で配信します。このテクノロジを使用して、豊富 なコンテンツを備えたビジネス・アプリケーションを効率的に構築し、コンテン ツを再利用して、数百ものコンテンツ・サービスを他のビジネス・アプリケーショ ンに統合できます。ECM によって、コストの削減、プロセスの自動化、リソース のボトルネックの削減、効果的なコンテンツの共有、損失したドキュメントの数 の最小化、およびリスクの効率的な管理が実行可能です。 これまでコンテンツ管理アプリケーションは、組織全体のニーズに対処するため に使用されてきており、長期にわたって少しずつ統合することで、個別の LOB （Line Of Business）に対応していました。多くの ECM の配置およびソリューショ ンは統合アプローチを使用して実装されていますが、現在は統一アプローチに移 行しています。 統一 ECM は、ドキュメントおよびイメージ管理、Web コンテンツ管理、デジタ ル資産管理、記録と保存管理を含む単一プラットフォーム上のあらゆるコンテン ツ管理機能を提供します。統一アプローチは、特に 1 つ以上のアプリケーション が使用される場合に、わずか数年で非常に優れた投資収益率（ROI）を実現しま す。単一のコード・ベース、セキュリティ・モデル、および API で全体のアーキ テクチャを統合すると、"一時的"な統合が排除され、一般的な IT インフラストラ クチャが利用されて、アプリケーション開発およびサポートのコストが最小化さ れます。これによって、コストの削減、ユーザー・エクスペリエンスの向上、簡 単なアップグレード、メンテナンス、およびトレーニングの実行が可能になります。 オラクルは、豊富なあらゆる ECM 機能を装備した単一プラットフォームの真の統 一 ECM スイートを提供します。Oracle Universal Content Management（旧称 Stellent Universal Content Management）の統一アーキテクチャを使用すると、同じプラッ トフォームにすべての ECM アプリケーションを配置できます。また、特定のコン テンツ管理機能は、置換えおよび拡張が可能であり、また相互補完の関係にあり ます。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 2 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 はじめに コンテンツ管理の概念は、過去十年間で飛躍的に発展しています。組織は、企業 一般的な企業のデジタル化された情報の 80%は、ドキュメント、電子メール、イ メージなどの非構造化データです。この ようなコンテンツは、毎年 50%増加して います。 内の複数の部門間および複数の産業間でコンテンツ管理テクノロジが幅広く採用 されていることを認識し始めました。このため、非構造化コンテンツを管理する 企業規模の戦略の実装が企業 IT に要求されています。このホワイト・ペーパーで は、コンテンツの課題、テクノロジ、利点などの ECM の概念を説明します。また、 -InformationWeek、 2005 年 3 月 28 日 長年のコンテンツ管理の発展と 2 つの異なるアプローチ（統一 ECM と統合 ECM） についても説明します。 コンテンツ管理の課題 デジタル時代に移行するにつれて、組織は、コンテンツ（紙ベースのコンテンツ とデジタル・コンテンツの両方）の作成、管理、および配信に関連するいくつか の課題に直面しました。 異なるシステムによってコンテンツや労 力の重複が発生するため、さまざまな目 的でコンテンツを効果的に再利用するこ とがほとんど不可能になります。 多くの組織は、複数のシステムを使用して、通常のビジネスの過程で作成された 非構造化コンテンツを格納します。これらのドキュメントには、通常は共有ネッ トワーク・ドライブ、Web サイト、個人のノートパソコン、カスタム・アプリケー ション、FTP サイト、またはホスト・サーバーとアプリケーションに保存される Microsoft PowerPoint ファイル、スキャンされたイメージ、スプレッドシート、画 像、ビデオ、電子メール、および ZIP ファイルが含まれます。 オフィス・ワーカーの労働時間の 40%は、 非構造化データの管理と再目的化に費や されています。 -ソース：Gartner、Baseline の報告、 2005 年 6 月 24 日 これらの異なるシステムによってコンテンツや労力の重複が発生し、さまざまな 目的に対しコンテンツを効果的に再利用することがほとんど不可能になります。 また、複数の場所にコンテンツを配置している場合、企業全体およびファイア ウォール外部で顧客、パートナ、およびサプライヤとコンテンツを共有すること が非常に困難になります。多くの組織は FTP サイトなどの回避策を使用してコン テンツを共有していますが、ユーザーはアクセスやセキュリティの制御を行うこ とができません。バージョン管理またはファイルの"ロック"という概念がないた め、単一のドキュメントに対して複数のバージョンのドキュメントが頻繁に作成 され、さまざまなユーザーに共有されることで混乱が生じます。 発送コストおよび印刷コストでは、別のコンテンツの課題が生じます。多くの組 織の従業員は、数十万ページのマニュアル、技術仕様書、およびレポートを印刷 し、異なる部門およびサプライヤに発送します。また、コンテンツが印刷されて 手元に届くまでに時間がかかり、届いたコンテンツが最新ではなくなる場合があ ります。ネットワーク共有ドライブの数百ものファイルの調査または古い情報の 受信によって、不正確な情報に基づくビジネス上の意思決定が行われる可能性が あります。 このため、高価な時間集中型の手動プロセスが発生します。たとえば、プロセス 関連処理を測定、分析、制御、自動化、改善する製品、サービス、およびソリュー ションのグローバル・サプライヤである Emerson Process Management では、500,000 米ドルの Oracle Universal Content Management に対する投資によって、印刷、発送、 コンテンツの格納、および生産のコストに約 3,700,000 米ドル削減されることが示 されています。ある状況で、エンジニアリングの部品表に関連する年単位の印刷 コストを 80,000 米ドル削減した企業があります。以前に、この企業は、毎年 845,000 ページの図面を印刷および発送していました。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 3 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 営業収益の 15～20%は、不良データから 派生する問題の解決に費やされています。 -ソース：Gartner、Baseline の報告、 2005 年 6 月 24 日 コンテンツ管理のその他の要素は、コンプライアンスとリスク管理です。訴訟中 の裁判所では、デジタル・コンテンツがますます使用されるようになり、政府は 新しい規制を継続的に施行しています。 これらは、ECM システムが幅広く採用される 1 つの要因となっています。 エンタープライズ・コンテンツ管理 これらのすべてのコンテンツの課題によって、組織は事前にコンテンツを管理す るために ECM ソフトウェアを使用するようになっています。 特定の問題のジョイント・ソリューショ ン（18%）とは対照的に、多くのエンド・ ユーザー（82%）が ECM ソリューション を IT インフラストラクチャの中核要素 （つまり、"複数のアプリケーションをサ ポートするユーティリティ・サービス"） と考えています。 ECM テクノロジは、コンテンツのライフ・サイクル全体を"認識"し、適切な制御 を実行して、各ライフ・サイクル段階でユーザーに追加サポートを提供します。 つまり、作成、取得、および格納の際にコンテンツが管理されます。また、ECM テクノロジは、バージョン管理、検索用の索引付け、リスクを最小化するコンテ ンツ・クレンジング、メタデータ、セキュリティなどの機能も適用します。コン テンツ・サービスを追加して、コンテンツの配信、公開、分類、保存、失効、お よび削除を行うこともできます。 図 1：コンテンツ管理ライフ・サイクル - 作成から保存/破棄まで -ソース：AIIM E-DOC Magazine、 2006 年 9/10 月 すべてのビジネス・アプリケーションは、構造化情報および非構造化情報を組み 合わせて強化されます。ECM は、非構造化コンテンツを格納するプラットフォー ムを組織に提供し、そのコンテンツを複数のエンタープライズ・アプリケーショ ンに適切な形式で配信します。ECM システムは、コンテンツを効率的に再利用し、 コンテンツの確認、検索の実行、検索結果の応答、またはワークフローの項目の 承認といった何百ものコンテンツ・サービスを他のビジネス・アプリケーション に統合できます。このため、組織は非構造化コンテンツを資産に変え、企業全体 のコンテンツをセキュアに管理する統合的な戦略を実装できます。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 4 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 エンタープライズ・コンテンツ管理の利点 組織は、ECM テクノロジを実装して、さまざまな利点を得ています。ECM は、 組織によるコンテンツへのアクセスの制御、監査証跡と履歴の保守、および一貫 したポリシーに基づくコンテンツの破棄の自動化を実現するため、リスクを最小 化し、コンテンツ・ライフ・サイクルの制御を実行できます。 また、ECM の主要な機能にはコンテンツの共有があります。組織は、コンテンツ の作成に問題がなくても、コンテンツの共有や使用に問題を抱えています。ECM を使用すると、適切な形式、デバイス、および時間で適切なユーザーにコンテン ツを配信できます。 ECM は自動化であるといえます。Web 形式への項目の変換やドキュメントのルー ティングなど、冗長な手順を検索して排除し、手動で実行していた手順を自動化 します。これらによって、テクノロジを使用したコスト削減および増益につなが ります。ECM は、以下の点で組織をサポートします。 • 通信の向上および向上した Web サイト、コール・センター、エクストラ ネット、および請求プロセスを使用した関係とサービス提供の強化 • 医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）、米国サーベ ンス・オクスリー（SOX）法、行政管理予算局の通達 A-123、ISO 9001、 合同委員会（旧称は医療施設認定合同委員会：JCAHO）などのコンプラ イアンスおよび政府規制の順守 • 企業全体と企業外でのコンテンツの再利用および共有による従業員の効 率性の向上と発送、印刷、およびストレージ・コストの削減 統一（または統合）エンタープライズ・コンテンツ管理 企業の 78%は、1 つ以上のコンテンツ・ リポジトリを使用しています。また、企 業の 43%は、6 個以上のリポジトリを使 用しています。 -ソース：Forrester Research、Intelligent Enterprise の報告、2005 年 6 月 はじめ、コンテンツ管理は、個別のアプリケーションおよびプラットフォームで 構築される個々の LOB アプリケーションで構成されていました。また、これらの アプリケーションは、特定のコンテンツのタイプを管理するために使用されまし た。たとえば、ドキュメントを管理するアプリケーション、Web サイトを管理す るアプリケーション、デジタル資産を管理する特殊なアプリケーション、物理レ コードと電子レコードを管理するアプリケーションなどです。このため、履歴書、 ポリシー、および手続きの管理のための人事管理ポータルを構築する組織には、 ドキュメント管理システムを購入するといったシナリオが発生しました。また、 記録管理などの他の機能を追加する必要がある場合、または新しいアプリケー ションを構築して Web サイトをサポートする場合、該当するアプリケーションに 特化したさまざまなベンダーから個別のサーバーに対する別のソフトウェア・ パッケージを購入する必要がありました。 コンテンツ管理業界が発展するにつれて、顧客は既存のソフトウェア実装から多 くを求めるようになりました。このため、ベンダーは、他の補完テクノロジを一 緒に使用するか、固有のソフトウェアに組み込むことにしました。この戦略は、 単一プラットフォーム上で異なるベンダーの既存の複数のアプリケーションを統 合して、組織内のすべてのコンテンツのタイプを管理できるため、エンド・ユー ザーの組織にとって利点があります。これによって、ECM が誕生しました。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 5 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 ECM は、時間とともに個別の LOB アプ リケーションから統合 ECM（現在は統一 ECM）に発展しました。 単一のソフトウェア・ベンダーと取引できるため、組織にとってこの効率的なア プローチは利点があるものの、多くの場合、コンサルティングと実装にコストが かかりました。これは組織が 1 つ以上の機能を使用したビジネス・アプリケーショ ンの構築を必要としていたためです。コンテンツ管理アプリケーションは、標準 で統合されていませんでした。この問題に対処するため、ベンダーは、単一プラッ トフォーム（統合 ECM）で構築されたアプリケーションの標準的な統合を実現し ました。これによって、顧客は、コンテンツ管理に基づくアプリケーションを迅 速に実装できました。 確かに統合 ECM には利点がありましたが、多くの問題によって変更が求められま した。たとえば、脆弱な統合、複数のオペレーティング・システムおよびプログ ラミング言語によるサポートの違い、面倒なアップグレード、アプリケーション 間のコンテンツの重複、および複数のインタフェースに対する手間のかかるト レーニングは、統合アプローチを実装している組織を悩ませました。このため組 織は、統一 ECM へとつながる 1 つのコード・ベースおよびインタフェースの単一 プラットフォームの必要性を認識しました。統一アプローチは、単一インタフェー スおよび単一プラットフォームでアプリケーションを配置します。このため、効 果的なコンテンツの再利用や簡単なアップグレード、メンテナンス、およびトレー ニングを実行できます。 コンテンツ管理の統一アプローチ 統一 ECM は、すべてのコンテンツ・タイ プに対して単一の製品の同じセットの共 通機能を提供します。 前述のとおり、従来のコンテンツ管理アプリケーションは、記録管理、Web コン テンツ管理、デジタル資産管理、ドキュメントとイメージ管理など、特定のコン テンツ管理アプリケーションの 1 つのタイプのコンテンツを管理するために作成 されました。これらの異なるコンテンツ管理アプリケーションを検討すると、改 訂管理、セキュリティとアクセス制御、検索、メタデータ管理、ワークフロー、 ルーティング機能など、コンテンツ項目を管理するために類似した機能セットを 共有していることがわかります（図 2 を参照）。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 6 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 図 2：独立したコンテンツ管理アプリケーションで共有されるコンテンツ・サービスの共通 セットの存在 各タイプのコンテンツは、ファイル・プラン管理、デジタル・レコードと物理レ コードのウェアハウス管理、ビデオ・ファイルまたはデジタル資産の強力な変換 （Adobe Photoshop ファイルの取得や異なる形式、解像度、サイズへの変換など）、 WYSIWYG エディタ、レイアウト、テンプレート、または Web サイトの動的およ び静的な公開モデルなどの一意な機能を必要とします。ただし、これらの独立し たコンテンツ管理システムは、すべてサービスおよび機能の共通セットを共有し ます。統一 ECM は、すべてのコンテンツ・タイプに対して単一の製品の同じセッ トの機能を提供します。他のすべての一意なコンテンツ管理機能は、ビジネス・ アプリケーションのニーズに応じて、単一プラットフォーム内で有効または無効 にできます。 統一 ECM は、ドキュメントとイメージ管理、Web コンテンツ管理、デジタル資 産管理、記録と保存管理を含むあらゆる ECM 機能を単一プラットフォーム上で提 供するので、さまざまな ECM コンポーネント間の統合は必要なくなります。 一般的なビジネス・アプリケーションで は、複数のコンテンツ・タイプと複数の コンテンツ管理機能のサポートが必要に なります。統一アプローチは、特に 1 つ 以上のアプリケーションが使用される場 合に、数年の期間で非常に優れた ROI を 実現します。 統一アプローチは、複合アプリケーションを作成する障壁を排除します。たとえ ば、組織は、記録用に複数バージョンの Web サイトを管理したり、訴訟中に Web コンテンツの保留を適用したりする場合があります。また、組織は、デジタル資 産やドキュメント管理機能を容易に同時に使用したいと考える場合があります。 すべてのテクノロジが単一のプラットフォームおよびコード・ベースに存在する ため、テクノロジ間の統合は必要ありません。 これらの複合アプリケーションは、製品が起動および終了する場所に関係なく、 組織が必要とする機能を提供します。複数のコンテンツ管理機能が有効な場合、 それらの利点が得られます。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 7 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 図 3 は、統一 ECM ソリューションと統合 ECM ソリューションの実装に費やされ る金額を示しています。統一アプローチは、特に 1 つ以上のアプリケーションが 使用される場合に、数年の期間で非常に優れた ROI を実現します。 図 3：統一アプローチと統合アプローチのコスト削減に関する比較（統一アプローチでは大 幅にコストが削減される） 単一ユーザー・エクスペリエンスの利点 ユーザーは、コンテンツが Microsoft Word、Microsoft Visio、または Adobe Photoshop で作成されているかを意識しません。Web サイトへのコンテンツの追加またはプ レゼンテーション上のコラボレーションに関係なく、必要な機能（コンテンツの 簡単な検索、効率的なコラボレーション、コンテンツのセキュアな格納とバージョ ン管理、コンテンツの形式変換、必要に応じたコンテンツの配置）は変わりませ ん。統一アーキテクチャは、共通のルック・アンド・フィールのグラフィカル・ ユーザー・インタフェースを提供します。このため、トレーニングが容易になり、 ユーザビリティが向上します。 エンド・ユーザーの統一アプローチの利点は次のとおりです。 ECM の統一アプローチは、コストの削減 と優れたユーザー・エクスペリエンスを提 供し、簡単なアップグレード、メンテナ ンス、およびトレーニングを実現します。 • 使いやすさ（ドキュメントとイメージ管理、デジタル資産管理、Web コ ンテンツ管理、および記録管理は、適切に設計された同一の Web インタ フェースを通じて公開されるため） • 生産性の向上（ユーザーは、1 つの場所ですべてのコンテンツ関連機能を 実行できるため） • すべてのユーザーに対するシステムの価値を高める採用率の増加 単一プラットフォームの利点 単一のコード・ベース、セキュリティ・モデル、および API で全体のアーキテク チャを統一すると、一時的なソリューションとしてのみ役立つ統合が排除され、 一般的な IT インフラストラクチャが活用され、アプリケーション開発およびサ ポートのコストが最小化されます。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 8 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 統一アプローチの利点は、以下のとおりです。 • 個別のシステムまたは統合システムの展開と比較した場合の実装および セットアップの時間の大幅な削減 • • 簡単なアップグレード（単一プラットフォームですべて行われるため） 最初に連携するさまざまなアプリケーション・コンポーネントを取得せ ずに、管理者および開発者がユーザーの要件を満たすことに集中できる 能力 Oracle Universal Content Management Oracle Universal Content Management の統一アーキテクチャを使用すると、同 じプラットフォームにすべての ECM ア プリケーションを配置できます。また、 特定のコンテンツ管理機能は、置換えお よび拡張可能であり、相互補完の関係に あります。 オラクルは、真の統一 ECM スイートを提供します。あらゆる豊富な ECM 機能を 提供するこの単一プラットフォームには、ドキュメントとイメージ管理、Web コ ンテンツ管理、デジタル資産管理、および記録と保存管理が含まれます。ユーザー 採用の増加、管理と他の所有コストの削減、およびエンタープライズ・コンテン ツの一元管理によって、統一プラットフォームだけが ECM の要件を満たすことが できます。 単一の製品ですべての ECM 機能を提供するだけではなく、すべてのコンテンツ管 理機能を Oracle Universal Content Management プラットフォーム内で有効化または 無効化できます。同一のオラクルのマルチサイト Web コンテンツ管理機能は、オ ラクルの顧客のアクセス数の多いムービーWeb サイトを構築および管理するため に使用されます。この機能は、シームレスにデジタル資産管理も実行するので、 顧客のイメージとビデオを自動的に変換してサイトに追加できます。最大手の通 信会社でコール・センターの情報を処理する同一のドキュメント管理システムは、 記録管理も実行するため、そのライフタイムにわたり情報を保存および管理でき ます。 Oracle Universal Content Management の統一アーキテクチャを使用すると、同じプ ラットフォームにすべての ECM アプリケーションを配置できます。また、特定の コンテンツ管理機能は、置換えおよび拡張可能であり、相互補完の関係にありま す。この単一アーキテクチャ・アプローチによって、ユーザーは、共通のユーザー・ インタフェースからすべてのコンテンツ、アプリケーション、およびコンテンツ・ サービスにアクセスできます。 結論 統一 ECM は、単一プラットフォームであ らゆる ECM 機能を提供します。 これまで、ECM システムが幅広く採用される多くの要因を取り上げました。この テクノロジによって、組織は、非構造化コンテンツを資産にして、企業全体のコ ンテンツをセキュアに管理する統合的な戦略を実装できます。これまで、多くの ECM の配置およびソリューションが統合アプローチで実装されてきましたが、組 織は、さらなるコスト削減、優れたユーザー・エクスペリエンス、および簡単な アップグレードやメンテナンス、ならびにトレーニングを実現するため、現在は 統一 ECM に移行しています。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 9 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 統一 ECM はあらゆる ECM 管理機能（ドキュメントとイメージ管理、Web コンテ ンツ管理、デジタル資産管理、記録と保存管理など）を単一プラットフォーム上 で提供します。統一アプローチは、特に複数のアプリケーションが使用される場 合、わずか数年間で非常に優れた ROI を実現します。単一のコード・ベース、セ キュリティ・モデル、および API で全体のアーキテクチャを統一すると、一時的 な統合が排除され、一般的な IT インフラストラクチャが活用されて、アプリケー ション開発およびサポートのコストが最小化されます。Oracle Universal Content Management は、 ECM の実装により期待されるすべての利点を実現する統一スイー トを提供します。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 10 Oracle Corporation 発行「The Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform」の翻訳版です。 統一エンタープライズ・コンテンツ管理プラットフォームの利点 2007 年 2 月 Oracle Corporation World Headquarters 500 Oracle Parkway Redwood Shores, CA 94065 U.S.A. 海外からのお問合せ窓口： 電話：+1.650.506.7000 ファクシミリ：+1.650.506.7200 www.oracle.com Copyright © 2007, Oracle.All rights reserved. 本文書は情報提供のみを目的として提供されており、ここに記載される内容は 予告なく変更されることがあります。 本文書は一切間違いがないことを保証するものではなく、さらに、口述による 明示または法律による黙示を問わず、特定の目的に対する商品性もしくは適合 性についての黙示的な保証を含み、いかなる他の保証や条件も提供するもので はありません。オラクル社は本文書に関するいかなる法的責任も明確に否認し、 本文書によって直接的または間接的に確立される契約義務はないものとします。 本文書はオラクル社の書面による許可を前もって得ることなく、いかなる目的 のためにも、電子または印刷を含むいかなる形式や手段によっても再作成また は送信することはできません。 Oracle、JD Edwards、PeopleSoft、および Siebel は、米国 Oracle Corporation およびその子会社、関連会社の登録商標です。その他の名称はそれぞれの会社 の商標です。