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（4）ICTの活用
苦労に耐えるか，工夫して楽しむか （４）ＩＣＴの活用 ＩＣＴ（Information and Communication Technology）とは情報通信技術のことであり， 近年急速に発展している分野です。学校における業務には，昔ながらの手書きや手計算に よる事務処理が多く残っている場合もありますが，ＩＣＴを活用することで，それらの業務を 効率的に行うことができるだけでなく，作成した書類や教材の共有を効果的かつ効率的に行うこと ができることから，積極的に活用すべきツールであると言えます。 次ページ以降では，業務改善の「活用すべきツール・手法」の１つである「ＩＣＴの活用」に関 する取組事例について紹介します。 ①校内ＬＡＮ 校内ＬＡＮ等 ＬＡＮ等を活用した 活用した情報共有 した情報共有 取組事例【 取組事例【詳細版】 詳細版】 【詳細版：その 11】共有フォルダの整理 ＆ ファイル名の付け方のルール化（Ｐ78） 取組事例 共有フォルダへの保存の徹底（Ｐ80），フォルダ構成の整理（Ｐ80）， 保存場所の固定化（Ｐ81），保存場所の「見える化」（Ｐ81）， ファイル名の付け方の工夫（Ｐ81），教材データの共有（Ｐ82）， 日程調整における活用（Ｐ82），学校間における情報共有（Ｐ82）， 県立学校グループウェアによる情報共有（Ｐ83） ②パソコンを パソコンを活用した 活用した書類作成 した書類作成の 書類作成の工夫 取組事例【 取組事例【詳細版】 詳細版】 【詳細版：その 12】週案のデジタル化（小学校）＆ 授業実施時数集計書類の一本化（Ｐ84） 【詳細版：その 13】健康診断結果等の書類作成の効率化（Ｐ86） 【詳細版：その 14】特殊勤務手当に係る書類の電子作成（Ｐ88） 取組事例 様式の電子化，効率的なファイルの作成・使用（Ｐ90）， 週案簿（中学校），成績処理，動静表・学校日誌，名簿作成，入校退校記録表， 旅行命令簿等，諸費会計，児童会・生徒会関係，教材作成，出席簿の様式作成 かな漢字変換ソフトの活用（Ｐ93），キーボード操作の活用（Ｐ94）， 校内におけるパソコン研修の実施（Ｐ94） 表簿をデジタル化する場合は，情報セキュリティを確保するため，以下の事項に留意してくだ さい。 (1) 安全な回線の整備等，外部からの攻撃を防ぐために必要な対策を実施していること (2) パスワード管理や不審なメールの取扱い等，各教職員が守るべきルールを組織として定め，適 正に運用すること 77 「か」んたんに！「い」つでもどこでも！「ぜん」いんで！ （４）① 校内ＬＡＮ等を活用した情報共有 詳細版 その 11 共有フォルダ 共有フォルダの フォルダの整理 ＆ ファイル名 ファイル名の付け方のルール化 ルール化 ～共有しやすい環境を整えて，みんなで情報共有！～ １ ごちゃごちゃしとるけぇ，校内ランが，分かランになっとるがぁ～ 最上位階層に 最上位階層に，分掌や 分掌や学年の 学年のフォルダから フォルダから個人名 から個人名の 個人名のフォルダまで フォルダまで混在 まで混在して 混在 【課題１ 課題１】共有フォルダの最上位階層 おり，ファイルを探すのに時間が掛かっていた。（最上位階層のフォルダ数：７１） 【課題２ 課題２】前年度のファイルが見つからず，文書等を一から作成することがあるなど，他者が作成し たファイルを十分に共有できていない場合があった。 ２ どこに入れたらええか分からんけぇ，新しくフォルダを作っとこう･･･の繰り返し 最上位階層の 最上位階層のフォルダを フォルダを各自の 各自の判断で 判断で 【要因１ 要因１】 共有フォルダを管理するルールがなかったため，最上位階層 自由に 自由に作成し，保存先を選択していた。 作成 【要因２ 要因２】 ファイル名の付け方のルールがなかったため，各自の判断で自由にファイル名を付けて いた。 ３ 一番上のフォルダは整理したけぇ，もう勝手に増やしたらいけんで！ フォルダ名 最上位階層のフォルダ数 フォルダ数を７１から ７１から１７ から１７へ １７へ削減し， 削減 フォルダ名に 00～ 00～99 の番号を付けて 番号 【改善１ 改善１】 最上位階層の 表示順を整理した。 Before After ■■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■■ ■■ ■■■■■ ■■■■ ■■■ フォルダ数 ７１ 分掌や個人の フォルダが混在！ ■■ ■■■■■■■ 00 作業用（一時的共有） 51 写真 01 校務 70 個人フォルダ 02 教務関係 80 諸団体 03 教育研究 81ＰＴＡ 04 健康安全 82 親睦会 05 生徒指導 98 各種資料 06 各学年，委員会 99 その他ファイル ■■■■ ■■■■ ■■■■ ■■■■■■■ ■ ■ ■■■■ ■■■■ ■■ （個人名のフォルダ） ■■■■■■ 07 教育内容，活動 ■■■■■■ 08 校外研修 ■■（個人名のフォルダ） ■■（個人名のフォルダ） ■■■■■■■ ■■■ 50 画像（カット集） 【取組フロー 取組フロー】 フロー】 フォルダ構成の 現状把握 ・最上位階層のフォルダ数が７１もあり，かつ様々なレベルの フォルダが混在している状態であることが分かった。 最上位階層のフォルダ 整理 ・共有フォルダの管理者（当該校では教頭）が，最上位階層の フォルダを再編・整理した。 校内への周知 ・最上位階層 最上位階層には 最上位階層には勝手 には勝手に 勝手にフォルダを フォルダを作成しないことを周知した。 しない 【改善２ 改善２】 校内での標準的なフ ファイル名 ァイル名の付け方をルール化 ルール化した。 作成年月日（ 作成年月日（例：241009） 241009）+ 全角スペース 全角スペース + ファイル名 ファイル名 78 情報は ４ ＬＡＮで共有 気分もランラン♪ 分かりやすうなったねぇ～。ちょっぴり気分もランＬＡＮじゃ♪ 約８割の者が，電子ファイル 電子ファイルを ファイルを探す時間の 時間の減少を 減少を実感できた。 実感 【効果１ 効果１】 フォルダの整理により，約 □ 「ファイルを探す時間の変化」についての実施校でのアンケート結果（回答のあった 29 人の状況） 少し減少 14人 減少した 9人 0% 20% 40% 60% 変化なし 6人 80% 100% 教職員の声 【減少した・少し減少】 ○ 探しやすくなり，すぐ見つけられる。 ○ どのフォルダを開けばよいかをあれこれ悩むことが少なくなった。 ○ フォルダの フォルダの階層が 階層が整理され 整理され， され，ファイルが ファイルが見つけやすくなった。どこに何があるかがよく分かる。 つけやすくなった ○ フォルダ名 フォルダ名の最初に 最初に番号が 番号が付き，探しやすくなった。 しやすくなった 【変化なし】 □ 見つけやすくはなったが，時間は特に変わらない。 □ まだ実践が不十分だから。 約８割の者が，電子ファイル 電子ファイルの ファイルの共有や 共有や検索の 検索の効率化が 効率化が進 【効果２ 効果２】 ファイル名のルール化により，約 むと実感 むと実感できている。 実感 □ 「電子ファイルの共有や検索の効率化が進むと感じるか」についての実施校でのアンケート結果 （回答のあった 30 人の状況） 進む 12人 0% 20% 少し進む 13人 40% 60% 変わらな い 5人 80% 100% 教職員の声 【進む・少し進む】 ○ ファイルを ファイルを検索する 検索する際 する際に，日付を 日付を打ち込めばよいので，効率が良いと思う。 めばよい ○ 今後必ず付けることで，来年度以降に効率化が感じられると思う。 ○ 全員が同じように検索することが可能になると感じているため。 【変わらない】 □ 徹底には時間が掛かる。 □ 日付よりも 日付よりもファイル よりもファイル名 ファイル名が重要。現在のルールは学年通信等には効果的だが，他のデータ 重要 ではあまり効果がない。 79 基礎・基本 （４）① 徹底しよう 我々も！ 校内 LAN 等を活用した情報共有 共有フォルダへの保存の徹底 ポイント！ ポイント！ 学校全体で情報を共有・活用するという意識 分掌業務等で作成したデータは，共有フォルダに保存することを徹底している。 校務に関するデータは，全てサーバ上の学年別や分掌別フォルダで管理することとし，情報が 共有できるようにした。 担当者が代わっても，一から作成し直すことがなくなった。 各分掌・学年のデータを主任が個人で保管せず，データを整理・共有した。 誰でも取り出せるようになり，主任に業務が偏らなくなった。 フォルダ構成の整理 ポイント！ ポイント！ 【例】 00 総務 －01 年間行事予定 分かりやすく上位階層を整理 ･･ 共有フォルダを，数字と項目立てにより整理している。 01 教務 －01 ･･ 共有フォルダに各学年・各分掌・各教科等のフォルダを －09 保護者案内 02 生徒指導 03 教科 作成している。 ･･ ポイント！ ポイント！ 上位階層は特定者が管理 教頭や情報担当が中心となって，上位階層のフォルダ構成を管理している。 各学年・各部会のフォルダは，各主任が作成・管理している。 上位階層に各自が好き勝手にフォルダを作ることがなくなった。 ポイント！ ポイント！ 最上位階層を年度で管理 最上位階層を年度で構成しており，現在は，平成 22 年度から 28 年度までのフォルダを作ってい る。（平成 26 年度以降は基本的には空のフォルダ） 不要になったファイルを年度のフォルダごと削除できるため，整理が簡単。 翌年度以降のために，フォルダ構成のみを事前に複写しておくことで，フォルダ構成が統一 でき，翌年度へのデータの引継ぎもスムーズにできる。 ポイント！ ポイント！ 使用状況に応じたフォルダの分割 各学年・各分掌のフォルダに用途別や月別のフォルダを作成している。 使用頻度（ファイル数）の多いフォルダについては，更に分割している。 フォルダ内のファイル数が減り，目的文書が探しやすくなった。 共有フォルダを細分化しすぎて探しにくい場合があったので，余り細分化しないようにした。 80 保存場所 みんな違って みんないい？ 保存場所の固定化 ポイント！ ポイント！ 保存場所を固定化し，周知・徹底 分掌ごとにフォルダを整理し，保存場所を定め，所定のフォルダへの保存を徹底している。 保存場所がはっきりしており，誰でも簡単に探すことができる。 各教職員がそれぞれ作成したデータをバラバラに保管することがなくなった。 写真データの保存場所を１か所にまとめ，保存することを徹底している。 写真データを個別に保存しなくなり，ホームページや学校便りの掲載に利用しやすくなった。 保存場所の「見える化」 ポイント！ ポイント！ フォルダ構成の一覧を作成 フォルダ一覧表を作成し，デスクマット等に挟んで使えるようにした。 担当者以外でもデータを見たり操作したりすることが容易になった。 ポイント！ ポイント！ リンク先の一覧を作成 分掌等を単位として，関連情報へのリンクを貼ったシートを作成している。 当該シートから即リンク先へ移動できるため，探索時間が短縮した。 ポイント！ ポイント！ 起案・資料への保存場所の明記 起案や資料に，データの保存場所を記載するようにしている。 紙媒体の前年度の起案や資料を見たときに，同時にデータの保存場所も確認できる。 ファイル名の付け方の工夫 ポイント！ ポイント！ 探しやすいようにルール化 検索用のタグ（キーワード）を多くすることを念頭に，ファイル名の付け方をルール化している。 【例】「文書名．部会名（行事名）」等 文書名には作成月日を入れるようにしている。 81 教材データ （４）① 蓄積しよう 共有フォルダへ 校内 LAN 等を活用した情報共有 教材データの共有 ポイント！ ポイント！ 教材データも共有・活用可能という意識 分掌業務だけでなく，各教員が作成した教材データを各学年や各教科のフォルダに保存するよう に奨励し，過去のデータも含めて活用している。 （毎年，同様の資料を作成することが多かった。） 各学年や学級で作成した教材等のデータを整理し，全ての教職員が活用できるようにしている。 （以前は，個人ごとに保存しており，共有していなかった。） 学年のフォルダを作成し，担任が作成した教材データを必ず学年フォルダに保存し，蓄積してい る。 教材準備が効率化し，新しい取組を考える時間ができた。 前年度の担任が今年度の担任に，教材データの所在を伝え，活用できる環境ができた。 日程調整における活用 ポイント！ ポイント！ スケジュールの共有・入力作業の分散化 授業観察や各種面談等の日程を共有フォルダのワークシートを活用して調整している。 他の教職員の予定も見ながら入力できるため，ダブルブッキングや調整の為の時間を省略す ることができる。 学校間における情報共有 ポイント！ ポイント！ 学校間共有フォルダの活用 教育委員会が設定した学校間の共有フォルダを活用し，各学校が共通して行う行事などのデータ （校内の行事計画，保護者への案内文等）を相互に共有・活用している。 お互いの学校の取組にかかわる文書やアイデアが共有でき，仕事の時間短縮に役立って いる。 82 文書の保管 個人で持たずに 組織で管理 県立学校グループウェアによる情報共有 活用例 文書データの共有 文書量が多い内容について，校内文書箱を活用して周知した。 印刷業務に係るコスト（時間，紙・インク代）が削減できた。また，情報伝達が速くな った。 文書データをメールに添付する必要がないので，メールの容量を小さくできる。 ＜参考＞ 参考＞ ○グループウェアへの グループウェアへの掲載 への掲載・ 掲載・電子メール 電子メールの メールの一斉送信による 一斉送信による情報共 による情報共有 情報共有 校内に周知する情報について，グループウェアの「校内文書箱」，「校内掲示版」に掲載す るとともに，電子メールを一斉送信することで，関係教職員との情報共有が可能です。 ＜電子メール 電子メール＞ メール＞ ＜グループウェア（ グループウェア（校内文書箱）＞ 校内文書箱）＞ 一斉 送信 メール本文に校内文書箱 へのリンクを設定 （クリックすると校内文 書箱のページが開く） 活用例 校内文書箱に掲載するこ とで・・・ ・メール容量が一杯にな り難くなる ・メールを削除してしまっ ても，文書箱を検索して 内容を確認できる 会議室等の施設予約 会議室等の予約管理を紙の予約簿で行っていたが，グループウェアの施設予約のメニューを活用 することで電子化した。 予約（予約取消し）が各準備室等のパソコンで完結できるようになり，従来予約簿が保 管してあった職員室までの往復が不要になった。 ○ どこの会議室等が空いて いるか一目瞭然 一目瞭然 ○ 予約・予約取り消しが，パ パ ソコンで ソコンで完結 83 似た仕事 （４）② 別々にせず 一元化！ パソコンを活用した書類作成の工夫 詳細版 その 12 週案の 週案のデジタル化 デジタル化（小学校） 小学校） ＆ 授業実施時数集計書類の 授業実施時数集計書類の一本化 ～自動集計やコピー＆貼り付け等を活用し，書類作成を効率化～ １ 手で書いたり，数えたりは大変よねぇ・・・ 。 手書きで作成 きで作成していたため，作成自体に時間が掛かっていた（予定が変更した場合等） 作成 【課題１ 課題１】手書きで 時数集計を手計算で行っていたため，時間が掛かり，ミスが生じやすかった。 手計算 【課題２ 課題２】時数集計を 週案とは 週案とは別 とは別に，授業実施時間数調査簿 授業実施時間数調査簿（カレンダー） カレンダー）を毎月 【課題３ 課題３】授業実施時間数については，週案 作成し 作成し，市教育委員会へ 教育委員会へ提出していた。 提出 ２ でも，前から手書きじゃしのう・・・ 【要因１ 要因１】 以前から手書きで作成しており，前例を踏襲していた。 市教育委員会 市教育委員会から 委員会から提出 から提出を 提出を求められていた書類 められていた書類 【要因２ 要因２】 授業実施時間数調査簿（カレンダー）は，市教育 （指定様式） 指定様式）のため，学校単独では見直しができなかった。 つこ ３ パソコン使うてみようやぁ！ 週案をパソコンで パソコンで作成し 作成し，授業実施 授業実施時数 実施時数の 時数の集計を 集計を自動計算するように設定した。 自動計算 【改善１ 改善１】 週案を 【改善２ 改善２】 週案に授業実施時間数調査簿（カレンダー）の主な内容（実施率等）を追加することで， 市教育委員会への 市教育委員会への提出書類 への提出書類を 提出書類を週案と 週案と同時に 同時に作成できるように市教育委員会と調整した。 作成 【取組フロー 取組フロー】 フロー】 市教育委員会への提出 様式の検討・調整 ・市教育委員会が必要としている報告内容を確認し，それに応じた 提出様式の検討や調整を市教育委員会と重ねた。 新たな様式の作成 ・手書き作成時の様式を基に，授業実施時間数調査簿（カレンダー） の主な内容を盛り込んだ新たな様式を作成した。 校内への周知 ・ルールを明文化して校内へ周知した。 Before 週案（手書き＆手計算） 授業実施時間数調査簿（カレンダー） 別々に 作成し， 突合確認 ！！ After 週案（パソコン作成＆自動計算） 週案に 「実施率」等 を追加！！ 時数集計 ＆ 提出書類 を週案に 一本化！ 84 まず一歩 ４ 踏み出さんにゃあ 始まらん！ パソコンならコピーもできるし，数も間違えんけぇ，ええね♪ 約６割の者が，作成時間の 作成時間の減少を 減少を実感できた。 実感 【効果１ 効果１】 週案をパソコンで作成することで，約 □ 「作業時間の変化」についての実施校でのアンケート結果 減少した 13人 0% 20% 40% （回答のあった 20 人の状況） 変化なし 7人 60% 80% 100% ○ １週当たり，平均で約 24 分減少 （回答のあった 12 人の平均） →年間 年間での 24 分×約 40 週＝960 分≒約 約１６時間 年間での効果 での効果：約 効果 １６時間の 時間の短縮！ 短縮！ 教職員の声 【減少した】 ○ 手書きよりもパソコンを打つほうが早い。 ○ コピー，貼り付けが可能になった（消しゴムで消さなくてもよい）。 ○ 時間数を数える時間が減った。 ○ 同じことを何度も書いたり，変更があるたびに消したり，矢印で移動したりがなくなった。 【変化なし】 □ 授業名や内容を打ち込むのに時間が掛かり，手書きの頃と変わらない。 □ パソコン操作が遅いので。 授業実施時間数調査簿（ 授業実施時間数調査簿（カレンダー） カレンダー）の作成に 作成に掛かって 【効果２ 効果２】 週案との統合により，これまで授業実施時間数調査簿 いた作業時間 いた作業時間が 作業時間が減少した。 After Before 担任 1 人当たり 作成不要！ 年間 約５時間 ① 週案と 週案と授業実施時間数調査簿 授業実施時間数調査簿（カレンダー） カレンダー）の統合により， 統合 １か月当たりの作業時間は，平均で約 28 分減少 （回答のあった 16 人の平均） →年間 年間での 28 分×11 か月＝308 分≒約 約５時間の 年間での効果 での効果：約 効果 時間の減少！ 減少！ 教職員の声 ○ ○ ○ ○ ○ 打ち込む時間，確認の時間が不要になった。 時間割が変更になった場合，週案を修正するだけでよくなった。 読み合わせて確認するものが減ったので，週案と出席簿の確認が楽になった。 作成しなくてよくなり，他の作業ができる。 重複していた業務が整理された。 85 「業務改善いつやるん？」 （４）② 「今じゃろう！」 パソコンを活用した書類作成の工夫 詳細版 その 13 健康診断結果等の 健康診断結果等の書類作成の 書類作成の効率化 ～手書きや手計算から，表計算ソフトを活用した自動計算へ～ １ 全校生徒分の書類を手書きしたり，数を数えるんが大変なんよねぇ・・・ 【課題１ 課題１】 養護教諭が，全校生徒約 430 人の健康診断結果や検診ごとの治療勧告の保護者向け書類等 について，所定の様式に生徒氏名や数値，病名等を一人一人手書きで記入しており，時間 が掛かっていた。 【課題２ 課題２】 各種報告書（健康診断実施報告書，同追跡調査，学校歯科保健調査票）を作成する際，学 級保健簿の記録を手計算で集計しており，時間が掛かっていた。 ２ 大変じゃけど，前から手書きじゃし，パソコンもよう分からんし・・・ 【要因１ 要因１】 パソコンの操作が不慣れなため，パソコンを活用して効率化を図るという発想が生まれに くかった。また，以前からの手書きや手計算による作成方法が定着していた。 【要因２ 要因２】 手計算中に生徒が保健室に来室すると集計作業が中断し，生徒対応後にまた初めから数え 直すということが度々あった。 ３ 教えてもろうて，思い切ってパソコンでやってみちゃろう！ 【改善１ 改善１】 表計算ソフトに健康診断結果を全て入力し，保護者向け書類の様式と関連付けて，一人一 人の書類をパソコンで作成できるようにした。（生徒氏名は，校内の名簿データを活用） 【改善２ 改善２】 上記の健康診断結果のデータと各種報告書を関連付けて，各項目が自動で計算されるよう にした。 【取組フロー 取組フロー】 フロー】 様式を作成 ・保護者向け書類や報告書の様式を表計算ソフトで作成した。 健康診断結果を入力 ・健康診断結果を学級保健簿の記録を基に表計算ソフトに入力した。 データの関連付け ・様式と健康診断結果のデータを関数によって関連付けた。 使用した関数 ＝ＣＯＵＮＴ（範囲） 指定した範囲の中で，数値データのセルの個数を数える。 ＝ＣＯＵＮＴＡ（範囲） 指定した範囲の中で，データ（数値，文字，式など）が入力 されているセルの個数を数える。 ＝ＣＯＵＮＴＩＦ ＩＦ（範囲，検索条件） ＩＦ 指定した範囲の中で，条件に一致したセルの個数を数える。 ＝ＶＬＯＯＫＵＰ（検索値，範囲，列位置，ＦＡＬＳＥ） 指定した範囲の左端の列で値を検索し，その値と同じ行の，列位置で指定した列にあるセルの内容 を表示する。 86 果敢に挑戦！ ４ 現状打破！ やっぱり数を数えるんはパソコンにやらせたほうが早いし，確実じゃねぇ！ 【効果１ 効果１】 各種報告書の作成時間が大幅に減少した。 After Before 約２０時間 約１時間 約４時間×５日間 約１時間×１日間 教職員の声 ○ これまで何度も項目ごとに数を数えていた作業がなくなり，データの確認作業程度で報 告書が作成できた。 ○ 提出期限の直前に焦って電卓で計算していた頃は，来室した生徒を少し待たせることも あったが，作業の効率化により，生徒に対してゆとりを持って接することができた。 ○ その他，学校保健委員会の資料作成においても，これまで生徒の身長や体重の平均値 を計算機で計算するなどしていたが，表計算ソフトの活用により，効率よく作成できた。 （Before：２～３日 → After：１日） 【効果２ 効果２】 健康相談や治療状況の把握等を効率的に行えるようになり，生徒への指導が充実した。 教職員の声 ○ 健康診断結果のデータ化によって，項目ごとに治療の必要な生徒を簡単にリストアップ できるようになり，時間の短縮につながった。 ○ 治療結果のデータ化によって，治療状況の把握が効率的に行えるようになり，生徒への 指導を充実させることができた。 関数の使用例 ＡＯ10 〔シート名 シート名〕入力用シート 「身長」「 身長」「結果 」「結果」 結果」欄 の計算式 ＝ＶＬＯＯＫＵＰ（ＡＯ10，入力用シート！Ａ6：ＩＣ500，14，ＦＡＬＳＥ） 検索範囲 列位置 検索の型 検索値 ・検索値が左端になるように範囲を指定 （例では，番号〔Ａ列〕が検索値） ・関連付けたい全てのデータを範囲指定 （例では，Ａ６からＩＣ500 を指定） ・身長が入力してある Ｎ列は，検索範囲の 左端〔Ａ列〕から数え て 14 列目 87 ・ＦＡＬＳＥは，検索値に一致する 場合のみ検索結果を表示 （例では，ＡＯ10 の検索値 1319 が入力用シートのＡ７と一致） なぜしない （４）② 楽になるのに 業務改善 パソコンを活用した書類作成の工夫 詳細版 その 14 特殊勤務手当に 特殊勤務手当に係る書類の 書類の電子作成 ～様式の電子化・校内での共有による書類作成の効率化～ １ 教員も事務室も書類作成に時間が掛かる・・・ 書類の 書類の作 【課題１ 課題１】 教員特殊業務従事職員の特殊勤務手当（いわゆる「特業」）の従事職員に係わる書類 成に時間が 時間が掛かっていた。 かっていた 【課題２ 課題２】 従事職員から提出された報告書に基づき，事務室で実績簿を作成する作業に時間が掛かっ ていた。 ２ 書類作成は手書きが基本・・・！？ 【要因１ ファイルは 要因１】 以前から入力用シートの入力内容に基づき計画書・報告書や実績簿が作成されるファイル ファイルは 校内にあったが 校内にあったが， にあったが，十分共有されておらず 十分共有されておらず，手書 されておらず 手書きにより 手書きにより計画書等 きにより計画書等を 計画書等を作成する場合もあった。 作成 【要因２ 要因２】 提出された報告書の内容を転記する等して事務室で実績簿を作成した後，押印を求める必 要があった。 ３ 書類の電子化 ⇒ 共有化 ⇒ 使用方法の周知徹底 ファイルを ファイルを校内で 校内で共有化し 共有化し，教職員が 教職員が使用することを 使用することを徹底 することを徹底した。 徹底 【改善１ 改善１】 以前からあったファイル 【改善２ 改善２】 従事職員の入力に基づき作成された実績簿は，従事職員が印刷の上，報告書とともに教頭 に提出することにした。 After 教 員 特 殊 業 務 従 事 計 画 書 職名 【計画書・ 計画書・報告書作成 報告書作成】 作成】 事務室 共有フォルダ にファイルを 作成（月ごと） 入力用シートに月ごとの計画内容を入力 ﾊﾟｿｺﾝ入力 従事職員 ① 入力用シート 入力用シートの 入力内容に づき計 シートの入力内容 内容に基づき計 画書が 画書が作成される 作成される。 。 （ 報告書は 報告書 は 同一様 される 式上にあるが 式上にあるが， この時点では にあるが，この時点 時点では報告内容 では報告内容 は空欄） 空欄） ② 従事職 従事職員は①を印刷し 印刷し計画書の 計画書の決 裁を受ける。 ける。（決裁後従事職員に 決裁後従事職員に返却） 返却） ③ 従事職 従事職員は業務終了後 業務終了後，報告書 報告書を 手書きで 手書きで作成 決裁を受ける。 ける。 きで作成し 作成し決裁を ※計画書に変更があった場合は，計画 書を朱書訂正し，入力用シートに訂 正入力 用 務 校 長 教 頭 事務長 係 氏名 印 □□非常災害時等の緊急業務 非常災害時における生徒の保護又は緊急の防災若しくは復旧業務 □□ 生徒の負傷，疾病等に伴う救急業務 生徒に対する緊急の補導業務 □ 修学旅行等で生徒を引率して行う指導業務（従事時間が就寝時間を除き８時間以上のもの） 】 主 催 団 体 名 □□対外運動競技大会等で生徒を引率して行う指導業務 □ 本校 日帰りのもの（週休日等に行うもので従事時間が４時間以上のもの） □ 泊を伴うもの（従事時間が就寝時間を除き８時間以上のもの） 高野連 】 □□□ 高体連 その他 □ 部活動指導（週休日等に行うもので従事時間が４時間以上のもの） 】 】 本校 平成 年 月 日 （ ） 日 場 □ 【 】】 会場名 【 所 □ その他 用務地 【 用務名 【用務名 用務名 【 大会名 【大会名 大会名 【 部名 【部名 部名 大会名 大会名 【 【大会名 期間 平成 従事 する 時間 平成 平成 平成 平成 平成 年 月 日（ ） 夜 年 月 日（ ） 年 月 日（ ） 年 月 日（ ） 年 月 日（ ） 年 月 日（ ） 時 時 時 時 時 分から 分から 分から 分から 分から 時 時 時 時 時 分まで 分まで 分まで 分まで 分まで ※週休日等勤務時間外で，生徒の指導業務に従事する時間を記入すること。ただし，特業第２号（修学旅行等における生徒引率） 又は第３号（高体連等主催対外運動競技大会等における生徒引率）で宿泊を伴う場合は，勤務時間も含めること。 教 員 特 殊 業 務 従 事 報 告 書 報告 年月 日 平成 年 月 校 長 教 頭 事務長 日 氏 名 ※計画書の 計画書の従事時間等に 従事時間等に変更があった 変更があった場合 があった場合は 場合は，変更後の 変更後の内容を 内容を記入し 記入し，計画どおり 計画どおり実施 どおり実施した 実施した場合 した場合は 場合は，その旨 その旨を記入すること 記入すること。 すること。 時間 分 時間 分 時間 分 時間 分 時間 分 係 印 内 容 事務室 様式第十五号の十五（第二十三条の十四の十八関係） 認 印 【実績簿作成 実績簿作成】 作成】 ① 入力用シート 入力用シートの シートの入力内容に 入力内容に 基づき実績簿 づき実績簿が 実績簿が作成される 作成される。 される。 ② 従事職員は 従事職員は月末又は 月末又は翌月 初めに実績簿を 実績簿を印刷の 印刷の上， 報告書とともに 報告書とともに教頭 とともに教頭に 教頭に提出 ③ 教頭は 教頭は書類を 書類をとりまとめ， とりまとめ，校 長が実績簿の 実績簿の「認印」 認印」を押印 教員特殊業務従事実績簿 教育職 氏 名 平成 年 月分 広 島 県 立 因 島 高 等 学 校 職 名 （ ニ ）級 （職員番号） 日 曜 業 務 の 内 容 業 務 に 従 事 し た 時 間 主 催 団 体 名 等 イ業 務 の 種 類 ロハ2 3 4 金 額 備 考 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 自 時 分 時間 至 時 分 分 11 04 計 1/5 12 6/7 2/8 3/9 10 (注） 業務の種類の項中１のイ，１のロ，１のハ，２，３及び４とあるのはそれぞれ特殊勤務手当条例第３６条第１項第１号のイ，ロ，ハ，同項第２号，同項第３号及び同項 第４号を示し，該当業務の種類別に当該欄に○印をすること。 88 あなたも わたしも プチ改善！ 【取組フロー 取組フロー】 フロー】 ファイルの確認 共有フォルダへの保存 ・以前からあったファイルが現行規程に沿ったものであるかを確認 し，共有フォルダに保存した。 教職員向け説明資料の 作成 ・毎月の基本的な取扱いを記載した資料と入力用シートの入力事項 を解説した資料を作成した。 ・説明資料により教職員に周知した。 教職員への周知 ４ 教員も事務室も負担減で一石二鳥♪ 約６割の者が，書類作成に 書類作成に要する時間 する時間の 時間の減少を 減少を実感できた。 実感 【効果１ 効果１】 教員のうち約 □ 実施校でのアンケート結果 減った 12人 0% 20% 40% （書類作成をしたことのある者のうち，回答のあった 19 人の状況） 変わらない ６人 60% 80% 増えた １人 100% 約７割の者が，書類作成に 書類作成に関する負担感 する負担感の 負担感の軽減を 軽減を実感できた。 実感 【効果２ 効果２】 教員のうち約 □ 実施校でのアンケート結果 かなり軽減 ６人 0% 20% 少し軽減 ７人 40% 60% （書類作成をしたことのある者のうち，回答のあった 18 人の状況） 少し増加 変わらない １人 ４人 80% 100% 【効果３ 効果３】 事務室において，報告書から 報告書から転記 から転記することや 転記することや押印 することや押印を 押印を求めることが不要 めることが不要になった 不要になったことに になった より，実績簿 実績簿の 実績簿の作成に 作成に要する時間 する時間が 時間が掛からなくなった。 からなくなった また，提出された実績簿から未提出の報告書の有無をチェックできるようになり，書 類の整理に要する時間も短縮することができた。 教職員の声 ○ ○ ○ ○ ● 作成するのが楽になった。 書く手間がずいぶん減ったので，負担感は大いに改善している。 修正・管理がしやすい。 パソコンで処理できることが増えることで業務改善はされていると感じている。 ファイルが壊れていたり，他の人が使っていてファイルを開けないことが多く，余計に手間 がかかる場合が結構ある。手書きの書類も併用してほしい。 89 改善し （４）② 浮いた時間で 教材準備 パソコンを活用した書類作成の工夫 様式の電子化，効率的なファイルの作成・使用 ※効率的なファイルの作成・使用について，詳細な情報等を希望される場合は，下記まで御相談 いただければ，紹介することも可能です。なお，紹介後の情報交換等については，双方の学校 の責任で行っていただくことを御了承ください。 〔連絡先〕広島県教育委員会事務局 教育部 学校経営支援課 学校経営支援推進班（学校業務改善推進担当） 電話 （082）513-4972（ダイヤルイン） メールアドレス [email protected] 活用例 週案簿（中学校） 手書きで作成していた週案をパソコンで作成することとし，授業実施時数の集計を自動計算する ように設定した。 同じ内容は，コピーと貼り付けで簡単に入力ができるようになった。 時数集計でのミスが生じにくくなったとともに，ミスが生じた場合でも，該当箇所を修正す れば，全体に反映されるため作業時間が減少した。 Before After パソコンで パソコンで作成 手書きで 手書きで作成 きで作成 コピー＆貼り付け で簡単入力！ 同じ内容も 手書きで 再度記入…。 手計算で 手計算で時間数集計 自動計算 自動計算で時間数集計 自動計算で らくらく集計！ 手計算では ミスも 出やすい…。 90 ベストを目指して，ベターから 様式の電子化，効率的なファイルの作成・使用（つづき） 活用例 成績処理 日常的な「補助簿作成」から，「学期末の成績処理」，「出欠整理」，「通知表作成・印刷」までを 一括してパソコン処理とした。 １学級５時間程度掛かっていた通知表の作成が，パソコン処理により，印刷を含めて 10 分 程度でできるようになった。 定期試験観点別素点，観点別の評価材料の得点及び評価の比率を入力するファイルを作成し， 一覧表，個別の成績表等の作成について一括処理している。 観点別評価の評価材料と評点を一覧にすることで，保護者懇談会で担任が根拠をもって説明 できるようになった。 各教科の観点別評価と評定の不整合が一目で分かるシステムを作り，教員が共通で使用できるよ う体制を整えた。 活用例 動静表・学校日誌 学校日誌，年間行事，月中行事，出張等を一元的に管理するファイルを作成し，教頭・教務主任・ 時間割担当者で共有して管理している。 パソコン版の「校務日誌」により，行事・出張・休暇等の記録管理，出勤確認簿・週間予定表等 を一元的に管理している。 必要な情報を一元的に管理・共有することができ，効率的になった。 活用例 名簿作成 「児童名簿」， 「連絡網」， 「クラス替え発表時の張り出し用名簿」等の各学級で必要な名簿類を関 連付けて作成できるファイルを作成し，同じ書式で統一している。 従来，別々に作成していた書類を関連付けて一度に作成でき，作業時間が短縮できている。 91 業務改善 「知っとる」から「やっとる」へ （４）② パソコンを活用した書類作成の工夫 様式の電子化，効率的なファイルの作成・使用（つづき） 活用例 入校退校記録表 毎日の入校退校記録表をパソコン入力し，在校時間の計算処理も行っている。（入退校時には， 専用パソコンでファイルを開いておき，すぐに入力できる環境を整えている。） あらかじめ各教職員の番号を割振り，番号を入力すれば，時間が記録されるようにしている。 活用例 旅行命令簿等 会場名と用務地がリンクしたファイルを作成し，使用している。 用務地や自宅などの住所が簡単に入力できるファイルを利用している。 「旅行命令簿の作成」から「旅費の予算管理」までを関連付けて処理できるソフトを使用してい る。 予算管理を行う表を別に作成する必要がなくなり，作業時間が短縮できた。 活用例 諸費会計 次の業務を，それぞれ関連付けて処理できるファイルを使用している。 ・「支出関係書類の作成」と「出納簿の記録」 ・「収納状況の管理」と「督促状の発行」 諸費の出金・入金時の伝票について，手差しトレイを活用して，印字場所を調整し，パソコンで 作成している。 その都度，手書きをする必要がなくなったとともに，代表者が変わる度にゴム印を作り直す 必要がなくなった。 92 ちょっとの工夫で この効果！！ 様式の電子化，効率的なファイルの作成・使用（つづき） 活用例 児童会・生徒会関係 生徒会の委員・係が決まって１回入力したら，そのデータが「通知表」にも「生徒会委員認証書」 にもリンクするようにした。 認証書については，以前は誤字等が発生していたが，今年度は発生していない。また，作成 に掛かる時間は飛躍的に短縮した。 活用例 教材作成 パソコン教室に導入されていた学習ソフト（５教科）を職員室でも活用できるように設定し，こ のソフトを活用して，「プリント教材」，「小テスト」等の作成を行っている。 教材プリント等の作成の効率化が図られてきた。 活用例 出席簿の様式作成 出席簿の様式の曜日等の欄に，担当者が事前に曜日等を入力しておき，各担任がその様式を使用 している。 曜日等を各担任が個別に手書きする必要がなくなり，作業の重複が解消されるとともに，作 業時間が短縮できた。 かな漢字変換ソフトの活用 ポイント！ ポイント！ 入力ミスの防止と効率化の両立 パソコンのかな漢字変換ソフトの辞書に，使用頻度の高い組織名，学校の全ての教職員氏名及び 教育委員会の指導主事氏名等を登録し，校内で共有している。 【例】「ひろ」→「広島県教育委員会」，「が」→「学校経営課」など 長い名称でも登録しておけば，すぐに変換候補として表示され，簡単に入力できる。 氏名は，辞書への登録段階で十分確認しておくことで，それ以降の誤字が防止できるため， その都度の確認が不要になり，効率化が図られている。 93 一度覚えりゃ （４）② ずっとラクラク キーボード操作！ パソコンを活用した書類作成の工夫 キーボード操作の活用 ポイント！ ポイント！ マウスを使わずに一瞬で操作 パソコンでの「コピー」や「貼り付け」等を実行する際，マウス操作よりも速くできるキーボー ド操作について，お勧め『キーボード操作』を配付して，活用を推奨している。 お勧め「キーボード操作」（ラミネート加工して配付） Ｆ２ セル内にカーソルを挿入（編集可能にする） Shift ＋ ↑ → ↓ ← コピー 範囲選択 Ctrl ＋ Ｃ コピー（Ｃｏｐｙ） Ctrl ＋ Ｘ 切り取り（Ｘがハサミの形に類似） Ctrl ＋ Ｖ 貼り付け（「べ（Ｖ）たっ」と貼る） Ctrl ＋ Ｓ 保存（Ｓａｖｅ） Ctrl 貼り付け ＋ Ｃ 「Ｃｏｐｙ」の「Ｃ」 Ctrl ＋ Ｖ 「べ（Ｖ）たっ」と貼るの「Ｖ」 校内におけるパソコン研修の実施 ポイント！ ポイント！ 相談しやすい環境づくり パソコン操作が苦手な教員を支援するとともに，全体でも暮会等でミニ研修を行っている。 パソコンで校務処理を行う際の「つまずき」を課題にしたミニ研修を月２回程度実施している。 日常的な「つまずき」を解消することで，業務の効率化が進んでいる。 94