2005/11/09

教育情報化支援室 PC 講習会
2005 年 11 月 9 日
「Word の応用: 脚注・ハイパーリンク・書式のクリア・柔軟なインデント・印刷」
1. 脚注
レポートや論文では、本当に本文で述べなければならない重要事項には該当しない、補足事項
や参考事項は注とするべきである。本文はできる限りスムーズに流れるように配慮しなければな
らない。
脚注には 2 種類ある。この講義資料のようにページの最下部にそのページ内での注を出力する
[脚注]と、文書末尾にまとめて注を出力する[文末脚注]である。いずれの場合にも、自動的に注
番号が順番に振られ、テキストの追加・削除・移動等で注の番号が変わるような場合でも、自動
的に番号が変更される。
脚注を挿入するには、脚注を挿入したい位置にカーソルを置いて、メニューから[挿入]-[参
照]-[脚注]を選択し、[脚注と文末脚注]ダイアログで、[脚注]か[文末脚注]のいずれかを選択し、[脚
注]ボタンをクリックする 1 。
本文中の脚注番号にカーソルを合わせると、該当する脚注の内容がポップアップで表示される
ため、本文と脚注が離れていても簡単に内容を確認できる。また、本文中の注番号と脚注の行頭
の番号は相互にリンクしており、ダブルクリックで行き来できる。
本文中の注番号を削除することで、脚注自体も削除される。
脚注は、通常本文よりも少し小さなフォントサイズで書く。
実習 1: Word で、以下の指定の通りに脚注を挿入してみよう。(本文は 10.5 ポイント、脚注は 10
ポイント。)
ヒグマ1はクマ科2クマ亜科クマ属に属する。
1
英語ではBrown Bearという。
2
クマ科には他にジャイアントパンダが属するパンダ亜科がある。
2. ハイパーリンクの設定と解除
「ハイパーリンク」とは、クリックすると同一ファイル内あるいは別ファイルの所定の
位置や、インターネット上のWebページなどに移動する機能である。Wordで文字列に対し
てハイパーリンクを設定するには、文字列を選択して、メニューから[挿入]-[ハイパーリン
ク]を選択し 2 、[ハイパーリンクの編集]ダイアログでリンク先を設定する。また、URLを入
力した場合には自動でハイパーリンクが設定される。
表示モードが[閲覧レイアウト]の場合には、ハイパーリンクが設定してある部分をクリッ
1
2
キーボードから脚注を挿入するには、[Alt]-[I]-[N]-[N]-[I]と入力する。
右クリックしてショートカットメニューから[ハイパーリンク]を選択してもよい。
1
クするとそのままジャンプするが、それ以外の表示モードでリンク先にジャンプするには、
リンク部分を[Ctrl]キーを押しながらクリックする。
ハイパーリンクを削除するには、ハイパーリンクが設定されている箇所にカーソルを置
き、右クリックしてショートカットメニューから[ハイパーリンクの解除]を選択する 3 。
ハイパーリンクの機能は電子データでファイルを読んだりする場合には有効だが、印刷
したものを提出することが前提のレポートや論文では、ハイパーリンクを使うことはあま
りなく、読みづらいだけなので、解除したほうがよい。
3. 書式のクリア
インターネット上のウェブページの内容等を Word にコピー・ペーストすると、Word は
元の書式やレイアウトをできるだけ再現しようとする。
これらの指定を解除し、文書の他の部分と書式を合わせるには、書式の指定を解除した
い段落内にカーソルを置き、ツールバー上の[スタイル]で書式のクリアを選択する。
ただし、太字・斜体・ハイパーリンクなどの情報はそのまま残るので、必要に応じて手
動で解除する。
実習 2: Internet ExplorerでCNN.com(http://www.cnn.com/)に掲載されている任意のニュース記
事をコピーし、Wordでそれを貼り付けて、書式をクリアしてみよう。
4. 柔軟なインデント
段落のインデントはツールバー上のインデントボタンでも行えるが、水平ルーラー(文書
ウィンドウの上部に表示される目盛りの付いたバー)上のインデントマーカーを利用すると、
より柔軟なインデントを設定することができる。
論文・レポートでインデントを利用するのは、主に以下のような場合である。
z
段落の最初: 和文の場合は全角 1 文字分、英文の場合は半角 3~5 文字分字下げする。
z
階層関係を示す必要がある場合
z
文献リスト: 複数行に渡る場合、2 行目以降は字下げする。
z
5 行 4 以上にわたる引用
4.1. ぶら下げインデント
「ぶら下げインデント」とは、段落の 2 行目以降を 1 行目よりも右側に下げる段落書式
3
メニューから[挿入]-[ハイパーリンク]を選択し、[ハイパーリンクの編集]ダイアログで[リンクの解除]を
クリックしてもよい。
4
行数は論文スタイルにより多少異なる。
2
で、行頭文字や段落番号の付いた箇条書きや文献リストで使用することが多い。
ぶら下げインデントを設定するには、水平ルーラー上のインデントマーカーを利用する。
水平ルーラーが表示されていない場合は、メニューから[表示]-[ルーラー]で表示する。
(上の▽は[1 行目のインデント]、中央の△は[ぶら下げインデント]、下の□は左イ
ンデント)
ぶら下げインデントを設定するには、インデントを設定する段落内にカーソルを置いて、
ぶら下げインデントマーカーを任意の位置にドラッグする。(この時、左インデントマーカ
ーも一緒に動く。)
4.2. タブによるインデント
[Tab]キーを使ってもインデントを設定することができる。
段落の最初の行のインデントを設定するには、その行の先頭にカーソルを置いて[Tab]キ
ーを押す。段落全体のインデントを設定するには、2 行目以降のいずれかの行の先頭にカ
ーソルを置いて[Tab]キーを押す。2 行目以降の行頭で[Tab]キーを複数回押した場合には、
押した回数分だけインデントされる。1 行目の行頭の場合には、2 回目以降の[Tab]キーは段
落全体のインデントとなる。
インデントを解除するには、インデント直後に[Ctrl]+[z]キーを押すか、水平ルーラー上の
左インデントマーカーで戻す。
実習 3: ぶら下げインデントとタブによるインデント機能を使って、以下のようなレイアウ
トを作成してみよう。
これは 2 行目以降をインデントする例。ぶら下げインデントは複数行からなる段落でない
と指定できない。
複数行に渡る長い段落全体を Tab キーを使ってインデントするには、2 行
目以降の行頭にカーソルを置いて Tab キーを押す。Tab キー2 回分インデ
ントしてみよう。
5. 印刷
5.1. 文章校正
最終的に印刷をする前に、余計な印刷をしなくて済むように、画面上で文章校正をする。
Word が持っている辞書に登録されていない半角アルファベット文字列には赤の波線が、
その他に文体や文法上の問題と Word が判断している部分には緑の波線が表示される。それ
ぞれ右クリックで修正の候補が表示され、修正することもできる。その他、送り仮名の揺
れなども修正を勧められる場合がある。
ただし、実際には問題のない部分に関して Word が間違いの可能性を指摘することも多く、
また、間違いを指摘してくれないことも多いので、過信は禁物。
一括して校正を行うにはメニューから[ツール]-[文章校正]を選択するか、[F7]キーを押す。
3
5.2. 印刷プレビュー
実際に印刷する前に、必ず「印刷プレビュー」を実行する。ツールバーから[印刷プレビ
ュー]のアイコンをクリックするか、メニューから[ファイル]-[印刷プレビュー]を選択する。
プレビュー画面には専用のツールバーが用意されている。
(左から印刷・拡大・1 ページ表示・複数ページ表示・ズーム・ルーラー表示・1 ペ
ージ分圧縮 5 ・全画面表示・閉じる)
ここで[印刷]ボタンをクリックしてしまうと、標準の設定で印刷されるので注意が必要。
ツールバー上の[拡大]ボタンや[ズーム]のプルダウンメニューを使って、自由に大きさを
変えて表示することができる 6 。
ツールバー上の[閉じる]ボタンをクリックすると、印刷プレビューを終了して編集画面に
戻る。
5.3. 実際の印刷
ツールバーの[印刷]ボタンをクリックすると、確認なしで、その時点の設定で全ページが
1 部印刷されてしまうので、内容が確認できていて既定の設定で 1 部印刷する場合以外には
ツールバーの[印刷]ボタンは使わない。通常はその代わりに、メニューから[ファイル]-[印
刷]を選択するか、[Ctrl]+[p]で[印刷]ダイアログを出して、必要な事項の確認をした上で印刷
をする。
文書の一部だけを印刷する場合には、[印刷]ダイアログで、[印刷範囲]を指定する。ペー
ジ単位で印刷するには、[現在のページ]を選択するか、[ページ指定]で印刷したいページを
選択する。文書の選択した部分だけを印刷する場合には、文字列を選択してから、[印刷]
ダイアログを出すと、[選択した部分]が選べる。
複数部印刷するには、[印刷部数]で部数を指定できる。
1 枚の用紙に複数ページ分まとめて印刷するには、[拡大/縮小]の機能を使う。
プリンターで両面印刷が利用でき、それでかまわない場合には、資源保護のため両面に
印刷するようにする。
5
ツールバー上の[1 ページ分圧縮]ボタンをクリックすると、文字サイズを調整することでページを 1 ペー
ジ減らすことができるが、いつも可能であるとは限らず、余白や行数調整でページを減らすほうがよい。
6
拡大・縮小は[Ctrl]キーを押しながらマウスのホイールの回転でも行える。
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