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ScanSnapの活用とドキュメント管理
ScanSnapの活用とドキュメント管理 昨年から、書類の電子化を進めているおおくすです。 電子化とデータ管理の関係は非常にシビアで、導入まで方針が定まらず、電子データ化にあたって 「データ」のバックアップがしっかりできる構造 「ネットワーク化」を行い、スタンドアローン（単独）で利用せず共有化 「手元」で操作できるレイアウト を考え試行錯誤の上、やっと書類の本格管理に至っているところです。 領収証や請求書のデータをこれまでは紙ベースで保管していたものを今年から領収証のみ、スクラップブックに処理して、請求書関係の書 類は原則電子化にし、CD等で保管。の方針です。 データの電子化は、とにかく書類が多い私にとって悲願と言うべき案件で、保管している書類は契約書も電子化しています。 特に契約書の電子化等は、携帯ショップではすでに原紙をショップで保管せず、打ち出した書類をサインしてスキャンした後、顧客へ渡す 仕組みです。 ショップには個人情報を残さず、原紙をユーザに渡す方法は至って自然ですし、私もこの方法を採用しています。 さらに、私のところでは書類関係は、原則FAXで受領する仕組みをとっており、FAXで届いた原稿をScanSnapにかけて保存す る場合と、PDFで届いたFAX原稿をそのまま保管するケースがあります。 いずれにしても、書類の電子化は安易に複製が不可能な非可逆方式（一度保存するとオリジナルの状態に戻せない事を言う）な為、改ざん 防止にもつながり、手間も省けるねらいもあります。 最新型のScanSnapはLAN対応になって利便性が向上しており、これもまた便利です。 私は、定番のS1500シリーズを利用していますが、両面同時にスキャンするスピードがとにかく速く、ストレスを感じません。 ScanSnapの良さは、スピードが速い事と何よりも、両面同時スキャンができる事です。 サイズも比較的小さく、使う時だけ広げても良いし使い勝手が良い。 特に無駄なボタンが無く、動作も本体からは開閉でスイッチが入り、読み込みはスタートボタンのみ 制御はすべてPC側で行う手軽さですが、専用ツールが必ず必要で利便性は若干落ちるかもしれません。 TWAINに対応しておらず、関連ソフトの連携は一工夫必要です。 現在は、ScanSnap + DocuWorksの組み合わせで印刷物のデフォルト（標準設定）をDocuWorksにし、他のプ リンタを使う時だけ選択する様にしています。 私のところでは、プリンタが8台稼働しており、印刷だけに使うにしてもどれをメインに使うか、後はレシートプリンタとドットインパク トを入れたらあらゆるプリンタを備えている形になるため、プリンタが山盛りになるのも考え物です。 書類を捨てきれない私にとって、ScanSnapで電子化した上で、書類を処分する。 まだまだ無駄は多いのですが、捨てるタイミングだけでも見誤らない様にしたいと思う今日この頃です。 最新パソコンサポートの傾向～2014年3月現在 本業はパソコンサポートと言いながら、何でもやっている、おおくすです。 誰もが私に会うと、いったい何をしている人か？と言う事を聞かれますが、正真正銘、パソコンの設定がメインです。 先日から問い合わせが多い傾向として 1. データ移行作業 （WindowsXPからWindows7または8） 2. インターネットの切替工事（ＡＤＳＬから光） 3. 外注サポート １・２に関しては、今がシーズンで多い案件ですから特に気にする事もなければ、これまでも多い案件です。作業単価は平均１～２万円が多く、作業時間も半日はかかる案件ばか りでした。 ３の件については、具体的事例として その１：ラジコ事件 確定申告がピークを迎え、ドタバタしている中1本の電話。営業時間は過ぎていたが、作業をしていたのでおもむろに電話を取る。 「BBIQからフレッツ光に変えたら、福岡のラジコが聞けなくなった。Macのパソコンだが、エミュレータでAndroidを使っ ている」 （ちなみにこの方は長崎県在住）。これをフレッツ光でラジコが福岡バンドで聞けるようにして欲しいと言う内容。 私は、業者として次のように訊ねた おおくす「お客様がBBIQからフレッツに切り替えて貴社へ連絡し、現地業者として私が行くのか？、或いは、貴社がＢＢ ＩＱから無理矢理フレッツ光に変えてクレームが出たのか？今回はどちらか？」 業者Ｎ「後者です」 おおくす「ソフトのサポートはMacを含めできますが、それがどこまで必要ですか？」 業者Ｎ「本来はRADIKOと言うソフトですが、ＲＡＺＩＫＯと言うソフトなら使えるらしいんです。なんとかサポートで きませんか？」 おおくす「もちろん、可能です。ただ、訪問先が片道2時間は掛かり、作業時間も相応かかる為、作業工賃として最低5万円 はもらわないと伺えません。また、正規ソフトで無い為、作業の保証はできかねます。」 業者Ｎ「・・・・。わかりました、検討します。」 おおくす「もっとも、BBIQで動くならば、ＮＴＴのフレッツ光は解約して、ＢＢＩＱにしてもらうのも手では無いでしょ うか？そうすれば、問題も無いわけですし。」 業者Ｎ「わかりました。何かあればご連絡します。」 と言う訳ですが、掛かってきた番号がフリーダイヤル。先方は社名を名乗ってないので一応「匿名」という事ですが、内容は確認していま す。 自分たちの手落ちで、我々業者に、アングラソフト（いわゆる非正規運用）のサポートをさせるなんで・・・。信じられません。プンプン その２：モニタ設置サポート（？）のドタキャン業者 確定申告が終わった翌週の10日の夕方、またフリーダイヤルの番号だ。いやな予感がしながら電話をとった。 業者Ｋ「株式会社＊＊＊の＊＊＊と言いますが、明後日か明明後日に壱岐市までモニタ設置をしていただきたいんですが・・。 そして、来月もう一回訪問いただきたい案件でお電話しました。詳細の件は、上司から連絡させますがお時間いかがでしょう か？」 おおくす「はいはい、大丈夫ですよ。んで、交通費はどのくらい出ますか？最低、交通費が２～３万円はかかりますが大丈夫 ですか？」 業者Ｋ「えーちょっと待ってください。」 ～保留タイム～ 業者Ｋ「すいません。私じゃわからないので、折り返し上司から連絡させても良いですか。ひょっとしたら明日になるかもし れませんが・・・」 おおくす「じゃあ、上司に代わって」 業者Ｋ「すいません。上司はまだ電話中です。何時くらいまで大丈夫ですか？」 おおくす「今、１８：３０だから、じゃあ１９：００位には連絡もらえますか？」 業者Ｋ「わかりました。１９：００までに上司から連絡させます」 ・・・・と１９：００過ぎても電話の兆しは無く、結局ドタキャン。呆れてものも言えない。 近頃の業者はとにかく、約束を守らない。仕事以前の問題である。マジ怒りだよ。おいらは そんな訳で、ネットで評判を見ると、まぁ悪い悪いと言う評価が多い。 壱岐市に住んでいる方には、大変申し訳ないが、長崎在住の私が壱岐に行くルートは、飛行機か博多からの船でＪＲを使って長崎入りする しか選択肢が無く、県内を移動するなら原則として飛行機です。 地図をみれば、長崎から壱岐に行くのはかなり大変で、対応はもちろん可能ですが、交通費が桁違いに掛かる。 飛行機のダイヤも朝1便、夕方1便しか無く、作業は30分程度だとしても朝が7時台、夕方が16時台になり、移動時間帯も一番交通量 が多い、朝夕のラッシュ時。さらに、片道30数キロはある訳で、高速道路を使わないと1時間半から2時間は掛かる道のり。 （ちなみに、ここから大村まで片道1時間45分程度。高速道路で約45分～1時間のルート） 高速道路の片道が1000円程度なので、往復で2000円。駐車場も掛かるので1000円。つまり、飛行機に乗るまでの交通費だけ で3000円＋ガソリン代。と言う計算だからざっと計算しても5000円はかかるぞ。と言う訳。 長崎・壱岐間の運賃が、片道1万円。往復割や曜日のダイヤを最大限考慮しても往復2万円。現地の交通費もタクシー利用を想定し て3000円～5000円は見積る。 ＞交通費の概算 １ 高速道路 2000円 ＠片道1000円 ２ 駐車場 1000円 ３ 飛行機代 20000円 ４ タクシー代 5000円 ５ ガソリン・弁当代等 2000円 合計 30000円（消費税込） ※高速道路料金には出島道路有料道路の「100円」が含まれている といったところになるわけで、これだけでも実費レベルの金額。 長崎から見知らぬ土地へ行くのは勇気がいるし、最悪の事態に備えるのは当然の心構えとしても、あまりにも暴挙に近い案件が多い。 これで作業報酬が5000円とかいったら間違い無く暴れるでしょう。さらに交通費立替とかなれば破綻。 逆に言うと、離島はこれだけコストが掛かるエリアだというのを痛感。 クレームやトラブルをだしたら一発でマズイ事を思った。 正直、約束通り連絡しなかった点は、社会通念上いい加減な会社だが、連絡が無かった点についてだけ言えば、内心ホッとしている。 何がともあれ、私の場合は「掛かってきた電話の案件は、原則断らず、適正価格で受注」を目指しているモノの、あまりにも常識が外れた 電話には驚きと怒りが入り乱れる。 本当は仕事を選んで良い時に来ているが、故やなせたかし氏同様、仕事が無かったときを思い、できる仕事は何でもこなす。と言うのはよ くわかる。 仕事は何か一つに専念して、ほかを捨てる位の背水の陣が大事なのはわかる。 しかし、食べていくには何でもこなさないと行けない現実もあるが、パソコンサポートもウェブサービスも比重は大きく、どちらをやめてと言う訳にいかない。 難しい選択を突きつけられている感がして他ならない。 知って便利なヤフーＢＢ回線の解約方法 毎年恒例の通信インフラの契約タイミングですが 特にこの時期の契約は、繁忙期に入る為、工事予約がなかなか取れません。 工事業者もフル稼働で動いています。 引っ越しはいきなり決まるパターンと予定があって入るパターンがありますが、特に公務員の人事異動はいきなり決まるパターンがあると 聞きます。 慌てないように日頃から手続きはわかりやすくまとめておくのが肝要です。 私の会社ではこういった通信コンサルをメインに手がけており、引っ越しシーズンに入ると例年、手続きの代行を依頼される事が多々あり ます。 通信インフラの契約は、ほとんどの場合でＡＤＳＬ回線か光回線を利用している事がほとんどです。 テレビと同時視聴ならばケーブルテレビを使っているかもしれません。 ちまたで困っている？ヤフーＢＢの解約の段取り ヤフーＢＢは新規契約は簡単なのに、解約は何かと面倒だ。と言う声は多く、解約阻止する為の引き留め工作だと言うかなり過激な書き込 みも目立ちます。 とは言え、いざ解約のページを見ると 何とも申し訳なさそうな書き方しか無く、解約にたどり着いたかと思えば 解約の手続きは「お電話」にて承っております。 の一文。 実際に電話をかけると、電話認証システムでサービスが稼働し、その際に生年月日やサービスのガイダンスが続く。 こりゃあ大変な事を思うが、コールセンタで解約をしたいと申し出ると「解約申請書」を郵送するので、届き次第返送し、受理したら受理した月の末日で解約。と言う話。 担当者のやりとりの中で、「解約はＡＤＳＬが入っているＮＴＴ回線が切れたらその時点でヤフーＢＢ側へ解除の通知が届く」という話を していました。 つまり逆に言えば「解除通知を強制的に通知してから書類を送ってもらう」というのも面倒な場合なら可能。 逆説的なやり方で正攻法とは言えないものの、担当者自らそういう発言をするのも変だが、このやりかたもまた一つかもしれません。 その点、ソフトバンクショップで申し込めるホワイトＢＢは店頭で解約が必須なのはある意味便利な事かもしれません。 通信コストを削減する聖域無き改革 昨年からの通信コスト削減の効果がようやく見えてきました。 人に言うなら自らのコスト感覚を持ちなさいと言うのは、クライアントにはもちろん、私自身もどこが削れるか考えているものです。 コストを削減するテーマは、誰もが考える当然のことです。 私の会社のコスト関係で申し上げれば、経費の中でしめる割合が高いのは、KDDIとソフトバンク。 通信コストの経費ランキングは次の通り 数字は2014年3月現在（月額・税抜計算）。 NTT西日本 1600円 ▲6900円 NTTコミュニケーションズ 2500円 ソフトバンクモバイル 5500円（うち約2100円は端末代） ▲3000円 ※来年度以降 3360円程度の見通し。 ソフトバンクテレコム 500円 KDDI 8500円 BIGLOBE 1200円 ＋1000円 ニフティ 1050円 ▲500円 長崎ケーブルメディア(CATV) 2500円 ＋2500円 合計 23350円（概算税込 24517円 ５％試算時） （ちなみに８％の場合、25218円となります ＋701円の増加） 内訳 削減 ▲10400円 増加 ＋3500円 差額 ▲6900円の削減 この中で数字が突出しているKDDIも、2013年時点で試算すると以下のようになります。 NTT西日本 8500円 NTTコミュニケーションズ 2500円 ソフトバンクモバイル 8500円（うち約2100円は端末代） ソフトバンクテレコム 500円 KDDI 8500円 BIGLOBE 200円 ニフティ 1550円 長崎ケーブルメディア(CATV) 0円（未契約の為発生せず） 合計 30250円（概算税込み 31762円 ５％試算時） この数字から見ても1円でもコストを削る工夫はとにかく大事で、どこに聖域があり、どこが削れるか？を真剣に考えた結果、この内容に 落ち着いた理由は次のようになると考えています。 もちろん、数字だけ見ていったい何をこんなに使っているのか？と言う疑問もあるのですが １）NTT西日本 ADSL回線＋FAXの利用。そのため、通話料はほぼ０。基本料金のみです。 ２）NTTコミュニケーションズ おもに０５０サービスの番号。 この番号１つあたり、月額1000円。2つなので2000円。 実際の内訳は、OCNの050サービス等＋050アプリとFAXの050サービスが月額1000円。この２つで合計2000円。 この番号の目的は、顧客向けのプロモーションはもちろんの事、出張先でファクスを送信したり、時間外の留守番電話機能を実現したりと 使い道は多く、FAXに関しては開始当初に契約した事もあり、覚えやすい番号が選べたのは幸いでした。 ３）ソフトバンクモバイル 通話よりデータ通信がメインの会社。 先日までiPhoneを使っていた私が、突如ガラケーに戻したのは、単なる偶然では無く、「ガラケー＋プロバイダ」という、最強のロー コストサービスができる為です。これは、地域が非常に限られるサービス故、もれなく・誰でものサービスでない代わり、条件に合致する と劇的にコストダウンする会社です。 例）ネットを光回線にした場合とガラケー＋ホワイトBBの組み合わせ ※利用条件を合わせる為、光回線はIP電話を加算 光 NTT西フレッツ 7100円 割引後 → 5010円 （プロバイダ1200円＋回線5400円＋IP電話500円） ※キャンペーン割引を適用する場合 ▲2,090円割引し、5,010円 （キャンペーン割引1790円＋グループ割300円の合計） 光 BBIQ 5800円 割引後 → 4700円 （プロバイダ5500円＋IP電話300円） ※キャンペーン割引を適用する場合▲1,100円割引し、4700円 （続けて割ビッグ（別名5年契約）の合計） ADSL ホワイトBB 3580円 （プロバイダ1980円＋NTT1600円） 参考）フレッツADSLの場合 ADSL フレッツADSL 6320円 割引後 → 5753円 （プロバイダ1250円＋NTT1600円＋ADSL3470円） つまり、フレッツADSLの契約の場合、必要最低限の契約でこの単価になります。 フレッツADSLがどんなに割引が適用されても、BBIQや光回線に比べADSLが割高と言われるゆえんです。しかし、郊外ではま だADSLしか利用できず、選択肢がフレッツADSLしか無いのもまた事実です。 1000円程度高くても、光を選ぶか、1000円でも安くADSLを選ぶかは判断の分かれどころです。ベストな選択とは言いませんが、 ベターな選択といったところでしょう。 ４）ソフトバンクテレコム おもにフリーダイヤル（正式にはフリーコールスーパー ０１２０系着信課金サービス）の為。 電話帳広告を最小限にした為、ほとんど発生せず。時期によって発生頻度が変わる為、平均値を計上。 ５）ＫＤＤＩ（au） おもに、通話用途で利用の携帯電話。2回線契約し、1回線はパケット定額を付加しているため金額が上がっている。 一般家庭における平均的な支払単価と思うが、パケット定額の高止まりを考えてももう少し下がって良いのでは？と思う。せめてあ と1000円は下がって欲しい。 ６）ＢＩＧＬＯＢＥ これまではメール利用だったのが、MVNOのSIMを契約し、1GBの定額プランを利用。 au系のwi-fiスポットが無料で使える為、現時点では利便性が高い。iPhoneの定額プランと入れ替えで契約。 月額980円のコースは確実にこれから増える見込みの高い会社ではないだろうか？ ７）ニフティ 主な目的はセキュリティソフトのライセンス。 しかし、WiMAXの1dayプランが契約できる数少ないプロバイダだが、BIGLOBEのMVNOの登場で利用が減りそうな予感。 BIGLOBE同様、利用期間が17年とかなり長い為、長期特典がつくのでは・・・と期待。今のところはまだ無いようだが。 ８）長崎ケーブルメディア（ＣＡＴＶ） 契約の目的は電話で、テレビやネットでない。この点は、我が家の特殊な事情で、携帯電話への転送料金を無料にする目的があり、ポータ ビリティをかけた初のケースです。 ＮＴＴ回線やＢＢＩＱ回線ではできなかったのが、この固定・携帯間の無料通話。仕事で利用するならば、かなりポイントが高いのですが、 一般家庭レベルならほとんど誤差に近い程意味をなしません。普段は事務所で、外出する時はケータイで電話を受けたい。と言うニーズに 対応できるサービスです。 一例として、長崎ケーブルメディアを上げていますが、これは提供地域によって会社は変わるため、CATVと書いています。料金も基本 的に同じですので、地元で提供している会社へ置き換えて結構です。 最後に・・・ 通信コストを最大限減らすには、ケータイ1本、固定通信回線1本がベストです。 ある会社の記事を読みましたが、WiMAXの電波が安定するならWiMAX＋携帯電話の組み合わせが一番良いとか。 私は無線に関してはあくまでも「補助的」なイメージがぬぐえない為、通信回線はADSLまたは光かと思います。 低コストで利便性で考えるなら １）電話はＮＴＴのアナログ回線 1600円 ２）プロバイダはソフトバンクのＡＤＳＬのホワイトＢＢ 1980円 ３）携帯はソフトバンクのホワイトプラン 980円 ４）データ通信はBIGLOBE 980円＋NTTコミュニケーションズの050アプリの300円 の合計5840円がベストと考えます。 これが一般的な契約で試算すると １）電話はＮＴＴのひかり電話（ＩＰ回線）＋光回線 4810円（割引前6900円）（キャンペーン割引適用） ２）プロバイダはヤフーＢＢ光 1200円 ３）携帯電話はソフトバンクのiPhoneのパケット定額 5800円（割引前7280円）（セット割引適用） の合計で11810円となります。（割引前15380円）※別途消費税 差額が5970円と、低コストプランで試算した時の倍になっています。 プランの立て方は様々ですが、うまく契約すると通信コストは大幅に削減できる上、利便性はこれまでと同じ様に使えるのです。 ちょっとした工夫が大事だと言うのを改めて思い知らされました。 消費税が上がる前に買っておきたい・やっておきたい事 2014年4月からの消費税アップに向け、様々なものが改定されます。 私の会社のシステムも税率変更に向け、システム改修を続けており4月からのサービスに向けぼちぼちやっています。 確定申告の提出も終わり、手続きもさることながら消費税が上がる前にやっておきたい事をリストアップ。 ＞高額商品 これはよく言われる話で、自動車の納期が遅れる事のお詫びに税率分の値引きを実施する販売会社があるのもまた事実。 パソコンを買い換えたいと思っているのだが、目立ってこれが欲しいといったモノも無く、来年には1台買う予定。Windowsになる かMacになるか、迷っている。 ＞電卓の税率変更 ほとんどのメーカでは対応しているが事前に確認しておきたい８％への変更手順。 ＞ケータイをMVNOで契約 いわゆるSIMフリー携帯で使う事が可能なMVNOのプラン。 近々、softbankからもMVNO向けのカードを供給する事がわかっており、期待される。 ただ、auに関してはまだ動きが見られず、LTE向けであればMVNOは可能じゃないか？と思う。 ＞領収証の印紙税に関する見解書類の準備 確実にトラブルになりそうな話が、収入印紙の課税単位が3万円から5万円になる事。 ただ、混乱を起こしそうな案件として 「銀行決済の3万円以上は振込手数料が上がる点」 これは、見落とせません。 今後の改定がどうなるか気になりますが、元々振込手数料が3万円以上の理由は、収入印紙の関係と認識していた事が、このままだと銀行 は３～５万円までの部分は収入印紙を負担しなくて良いのでは？と言う事。 ただ、ネットバンキングの収入印紙はこれまで通り非課税（厳密には課税除外）扱いのため、いまいちこの辺の取扱がよくわかりません。 早めにやっておきたい事は、まだまだ山ほどあります。 店舗であれば、プライスのつけかえ、システム企業であれば税率変更。 駆け込み需要は結構あるかな？と思っていたが今回の増税ブームにのれず恩恵は無し。 そんな訳で、コツコツ仕事をするしかなさそうです。私の会社は基本的に税率調整に関するものだけです。 4月以降の動きに注目したいところです。