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IBM LotusLive 活用ガイド
～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド 活用ガイド 2011年11月版 日本アイ・ビー・エム株式会社 ibm.com Cloud Web Sales ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド 目次 はじめに ①ビジネスを取り巻くコラボレーションの必然性 -----②コラボレーションを支えるLotusLiveの特長 --------- 3 4 １．組織や 組織や国境の 国境の枠を超えたコラボレーション えたコラボレーションの コラボレーションの実現 ①製造業でのグローバル・コラボレーションの実現 --------②社外パートナー様とコラボレーションの実現 ------------- 5 6 複数の会社・組織での共同作業が必須のイベント企画------- 7 ２．イベント企画管理 イベント企画管理 ３．在宅勤務・ 在宅勤務・災害対策 ①在宅勤務や災害対策をコラボレーションツールで支援 ------- 8 ②LotusLiveお客様導入事例 ---------------------------- 9 ４．大学での 大学での共同研究 での共同研究 国内外を問わず大学間や、研究機関・組織との共同作業を改善 10 ５．LotusLiveの LotusLiveのコラボレーションに コラボレーションに必要な 必要な機能 ①ファイル共有サービス -------------------------------- 11 ②SkypeとLotusLiveを連動 ------------------------------ 12 ③スマートフォンからWeb会議に参加できる ----------------- 13 ６．各種ガイド 各種ガイド ７．事例 2 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド --------------------------------------------------- 14 --------------------------------------------------- 15 ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド はじめに ①ビジネスを取り巻くコラボレーションの必然性 ビジネスを取り巻く環境は、ITの進化により、高い品質と共にさらに迅速で、きめ細やかなサービスが求められてい ます。 こうした中、企業の枠や国境を越えたビジネスのコラボレーションは必要不可欠です。 LotusLiveは、個人や組織間、そして海外の企業とスムーズに提携し、無駄を省き、ビジネスをスマートに進める次世 代コラボレーション・プラットフォームです。 このガイドでは、ビジネスや研究などの現場において、コラボレーションの現状の問題点を把握し、LotusLiveの活用 シーンをご紹介します。 メール依存 メール依存 すべての業務をメールに依 存していませんか？ 会議の 会議の準備 会議のための出張や、 資料の作成に膨大な時間と コストをかけていませんか？ 社内のみの 社内のみの情報共有 のみの情報共有 導入している情報共有プラット フォームは、社内のみ使用可能 で、社外や海外と共有した コラボレーションができない。 人に頼ったプロジェクト ったプロジェクト プロジェクト内で、情報共有 漏れがあり、業務がバラバラ に発生し、無駄が多い。 競争力の低下 コラボレーションの コラボレーションの基板が 基板が弱い *Microsoft、Outlookは、米国 Microsoft Corporationの米国及びその他の国における登録商標または商標です。 *その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。 3 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド はじめに ②コラボレーションを支える LotusLive の特長 このガイドでご紹介するコラボレーションの基板を強くするための新しいワークスタイルは、 LotusLive の以下のような特長によって支えられています。 インターネットに インターネットに接続された 接続されたWeb されたWebブラウザ Webブラウザのみで ブラウザのみで利用可能 のみで利用可能 1. クラウド上で提供されるサービスであり、場所、端末を問わずに利用することができます メールに メールに依存しない 依存しない機能 しない機能 メールに依存せずに情報共有、協同作業を行えるコラボレーション機能が充実しています ２. また、メールは他システムを使いながら LotusLive のコラボレーション機能を利用することもできる ようになっています 外部との 外部との協同作業 との協同作業を 協同作業を可能にする 可能にするゲスト にするゲスト･ ゲスト･アカウント ３. 4 社外のメンバーなど、自社のシステムのアカウントを与えていない、先方独自のメールシステムを 利用しているようなユーザーを、ライセンスやIDの問題なく協同作業に加えることが可能です LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド １． 組織や 組織や国境の 国境の枠を超えたコラボレーション えたコラボレーションの コラボレーションの実現 ①製造業での 製造業でのグローバル でのグローバル・ グローバル・コラボレーションの コラボレーションの実現 既存システム 既存システムの システムの変更なしで 変更なしで難 なしで難しい管理 しい管理もいらない 管理もいらない 国内のグループウェアに、海外拠点に駐在している日本人社員が参加でき ない 海外拠点は国や地域ごとに独自のディレクトリ、メールシステムを構築してい る 国内で海外拠点の現地社員を含めたディレクトリやメールシステムの管理、 サービス提供を行うことができない 課 題 国内と 国内と海外拠点に 海外拠点に駐在している 駐在している日本人社員 している日本人社員の 日本人社員の間での情報伝達 での情報伝達が 情報伝達がメ ールと しており、グローバルでの グローバルでの情報伝達 での情報伝達が 情報伝達がス ールとファイル添付 ファイル添付に 添付に依存しており 依存しており、 ムーズに ムーズに行えていない メールに依存しない情報共有や 協同作業の仕組を利用する 解決策 LotusLiveの導入 ☺ 迅速に、国内と海外拠点との間でのファイル共有を中心とした情報共有を実 現する ☺ 海外に駐在している日本人社員を主な対象とするが、現地採用社員もコラボ レーションに参加することを可能にする ☺ 国内、およびそれぞれの海外拠点の既存のメール･システムやディレクトリに 変更を加える必要がない 国内と 国内と海外拠点との 海外拠点との間 との間での情報共有 での情報共有、 情報共有、協同作業の 協同作業の質、量、スピードを スピードを高 めることで めることで、 ことで、ビジネス･ ビジネス･スピードと スピードと競争力の 競争力の向上を 向上を実現 想定される費用例 国内および海外拠点駐在の日本人社員の合計が200ユーザー、うちWeb会議の主催者が10名の場合の例 LotusLive Connections：10,300円/年/人 × 190ユーザー ＝ 1,957,000円 LotusLive Engage：79,000円/年/人 × 10ユーザー ＝ 790,000円 5 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド LotusLive Connections (または Engage) を利用 海外拠点駐在の日本人社員は、必要な現地主要メンバーにゲスト･アカウントを 発行し、メンバーに加えます ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド １． 組織や 組織や国境の 国境の枠を超えたコラボレーション えたコラボレーションの コラボレーションの実現 ②社外パートナー 社外パートナー様 パートナー様とコラボレーションの コラボレーションの実現 課 題 Saasによる Saasによる簡単 による簡単・ 簡単・迅速な 迅速な導入で 導入でネットワーク作 ネットワーク作り 社外パートナーと協業する業務が多いが、メールベースに依存しているため 、複数人数での情報共有が仕切れていない 情報共有するための準備に手間がかかる 社外パートナーとは、容量の大きいファイルのやり取りが不便 情報のやり取りの中で、どれが最新か分からなくなる 複数の 複数の人数で 人数で、社外パートナー 社外パートナーと パートナーとビジネスを ビジネスを協業する 協業する場合 する場合、 場合、メールに メールに依存し 依存し、情報共有の 情報共有の効率が 効率が悪い。 解決策 社外を含むメンバーで、情報共有や協同作業をし、業務プロセスを見える化する LotusLiveの導入 ☺ 複数のメンバーで、情報や履歴を共有しながら、作業を完了 ☺ セキュリティが完備された環境で、社外とのコラボレーションもSaasだからこそ可能 ☺ 国内、およびそれぞれの海外拠点の既存のメール･システムやディレクトリに変更を加える必要がない ファイル共有 ファイル共有や 共有やWeb会議 Web会議、 会議、ToDo管 ToDo管 理、社外パートナー 社外パートナー様 パートナー様とのネット とのネット ワーク作 ワーク作りをSaas りをSaasにより Saasにより、 により、簡単・ 簡単・迅 速な導入で 導入で セキュアに セキュアに効率良く 効率良く行うことができ る 社外パートナーとの協業には、 主にLotusLiveConnectionsの ファイル共有機能とToDoの共有機能を利用 6 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ＴｏＤｏの共有 ファイルも共有 ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ２． イベント企画管理 イベント企画管理 複数の 複数の会社・ 会社・組織での 組織での共同作業 での共同作業が 共同作業が必須の 必須のイベント企画 イベント企画 社外の 社外の関係者とも 関係者とも安心 とも安心して 安心してファイル してファイル共有 ファイル共有、 共有、Web会議 Web会議 共通で情報をやり取りする方法がメールと添付ファイル に限定 資料の確認をする作業が企画から当日まで非常に多い 打ち合わせが、対面、非対面を問わず多い プロジェクトの過程がブラックボックス化されやすい セキュリティーや安全性の懸念から、簡便なフリーツー ル等はNG 課 題 複数の 複数の会社と 会社と関わるので、 わるので、メールや メールや添付ファイル 添付ファイルが ファイルが飛び交い、情報を 情報を整理仕切れず 整理仕切れず、 れず、作業に 作業に漏れが生じ、全 体的な 体的な仕事の 仕事の流れを把握 れを把握できない 把握できない。 できない。 メールに依存しない情報共有、業務プロセスの共有、Webでの会議で無駄を省く 解決策 LotusLiveの導入 ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ イベント内容の共有＆生産性の向上する 当日までの過程が可視化＆管理の仕組みの改善する プロジェクト・ノウハウの共有と蓄積する 社内外の関係者と安心して情報共有 過去の履歴を共有 類似のプロジェクトはテンプレートで迅速展開 Web画面共有で、効果的な遠隔会議 ファイル共有 ファイル共有や Web会議、 ToDo管理、 複数の業者と 業者とセキュ 共有やWeb会議 会議、ToDo管理 管理、複数の アに効率良く 効率良くプロジェクトを プロジェクトを遂行できる 遂行できる ブラウザがあれば、社内外を問わず利用可能 7 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ３． 在宅勤務・ 在宅勤務・災害対策 ①在宅勤務や災害対策を 災害対策をパブリック･ パブリック･クラウド上 クラウド上のコラボレーションツールで コラボレーションツールで支援 クラウド・サービスにより、在宅や外出先などから、柔軟かつ安全に必要な情報にアクセス可能となりスムー ズなコミュニケーションや情報共有が実現！ どこにいても、どのパソコンでも、Webブラウザで情報連携・会議ができる LotusLiveの導入 ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ オフィスが使えない状況でも自宅や別のオフィスから業務を継続することが可能 自宅から社内メールを受信＆確認、返信可能 *POP/SMTPの設定が必要です。 関係者間で簡単に電子会議を召集、実施可能 関係者間で在席確認、チャットが可能 関係者間でファイル共有・履歴管理・タスク管理が可能 ※ 既存の社内システムのアプリケーションを在宅で使う場合は、VPN等のネットワーク設備が必要です。 8 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ３． 在宅勤務・ 在宅勤務・災害対策 ②LotusLive お客様導入事例 株式会社立山システム 株式会社立山システム研究所様 システム研究所様 株式会社立山システム研究所 自社製品を中心としたITソリューション、映像関連ソリューション、 ホームネットワークソリューションなどの開発・販売を手がけている。 場所を 場所を問わず柔軟 わず柔軟に 柔軟に働ける環境 ける環境を 環境を実現。 実現。震災直後の 震災直後の業務も 業務もスムーズに スムーズに。 導入動機 自社システムの営業活動においてパートナー会社との情報共 有をスムーズに行うインフラを必要としていた。 クラウドサービスが災害対策においても有用であることに着目 していた。 LotusLiveの導入 活用 効果 9 ☺ LotusLive Connectionsのアクティビティとファイル共有機能を パートナーとの情報共有に活用 ☺ LotusLiveを災害でオフィスが使えない、出社できない場合の 業務継続手段として活用 ☺ パートナーとの情報共有の効率向上 ☺ 東京営業所と富山本社の開発チームとの間の新規製品の企 画立案、開発、仕様検討のディスカッションやアイディア出し 等の効率向上 ☺ 震災時に安全確認のため営業所のビルに立ち入れない状況 となり、急遽、在宅勤務体制となったが、進行中のプロジェク ト等にも支障をきたすことなく業務を継続できた。 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ４． 大学での 大学での共同研究 での共同研究 国内外を 国内外を問わず大学間 わず大学間や 大学間や、研究機関・ 研究機関・組織との 組織との共同作業 との共同作業を 共同作業を改善 課 題 データの共有やプロジェクトの進捗管理が限定的 コラボレーションのための簡便かつセキュアな仕組みが ない。 セキュリティーや安全性の懸念から、簡便なフリーツー ル等はNG 共同研究のための地理的な問題を解決するための負 荷が大きい 研究過程の可視化が不十分 セキュアな セキュアな仕組みがなく 仕組みがなく、 みがなく、利用制限などで 利用制限などで 他大学や 他大学や外部組織との 外部組織との共同 との共同プロジェクト 共同プロジェクトの プロジェクトの生産性が 生産性が低下 解決策 研究過程の見える化、研究メンバーの地理的環境、共同作業のセキュリティ問題をクリア LotusLiveの導入 ☺ 研究活動内容の共有＆生産性の向上 ☺ 研究過程が可視化＆管理の仕組みの改善 ☺ プロジェクト・ノウハウの共有と蓄積 ファイル共有 ファイル共有や 共有やToDo管理 ToDo管理により 管理により、 により、離れたメンバー れたメンバーと メンバーと も研究を 研究を行え、研究の 研究のプロセスを プロセスを確認することがで 確認することがで きる 10 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ５． LotusLiveの LotusLiveのコラボレーションに コラボレーションに便利な 便利な機能 ①ファイル共有 ファイル共有サービス 共有サービス 導入前 eメールで メールで容量の 容量の大きいPC きいPCファイル PCファイルを ファイルを送りたいけれど… りたいけれど… 取引先の 取引先のメール受信容量 メール受信容量に 受信容量に 制限がある 制限がある メールで メールで添付ファイル 添付ファイル メールボックスが メールボックスが圧迫され 圧迫され 整理が 整理が大変 保管期限が 保管期限が短い！ ファイル送信 ファイル送信サービス 送信サービス 保管期限が 保管期限が数日しかなく 数日しかなく 取引先が が保存できなかった 取引先 保存できなかった ほぼ同 ほぼ同じ内容の 内容の更新ファイル 更新ファイルが ファイルが 何通もやり 何通もやり取 もやり取りされる 再送が 再送が不便！ 不便！ 無料だけど 無料だけど･･･ だけど･･･。 ･･･。 同じファイルの ファイルの再送に 再送に またアップロード アップロードが また アップロードが必要 無料で 無料で利用可能だが 利用可能だが 広告メール メールが 広告 メールが配信されてくる 配信されてくる LotusLiveの LotusLiveの導入 導入後 社内外との 社内外とのファイル スマートに とのファイル送信 ファイル送信が 送信がスマートに LotusLiveに LotusLiveに ファイルを を ファイル アップロード 共有先を 共有先を設定 受信先が 受信先が URLに にアクセス URL ダウンロード 設定も 設定も 簡単！ ！ 簡単 アップロード可能サイズ 契約ユーザー：5GB ゲストユーザー：25MB 非LotusLiveユーザーに 無償でゲストアカウント 発行可能 ダウンロード履歴が 把握できるので セキュリティも万全 LotusLiveから自動的に 通知が送信可能 LotusLiveでこんなに LotusLiveでこんなに便利 でこんなに便利になる 便利になるメール になるメール活用 メール活用と 活用とファイル管理 ファイル管理 メールボックスの メールボックスの整理 作業回数が 作業回数が激減 安い！ 1ユーザー¥ ユーザー¥10,300から 10,300から 11 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド 同じファイルは ファイルは 一度アップ 一度アップすれば アップすれば 永続的に 永続的に利用可能 大容量！ 大容量！ 契約ユーザー ユーザーは 契約 ユーザーは5GB までアップロード までアップロード可能 アップロード可能 ファイル更新 ファイル更新があっても 更新があっても 常に最新版を 最新版を ダウンロード可能 ダウンロード可能 ゲスト・ ゲスト・ユーザーを ユーザーを無償 で招待可能、 招待可能、アップロードも アップロードも 25MBまで 25MBまで可能 まで可能 ライセンスを ライセンスを もっていない受信先 受信先も もっていない 受信先も ゲストユーザーとして ゲストユーザーとして 利用可能 ファイル以外 ファイル以外の 以外の コラボレーション・ ・ツール( コラボレーション ツール(ToDo 管理、 管理、チャット等 チャット等)も利用可能 ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ５． LotusLiveの LotusLiveのコラボレーションに コラボレーションに便利な 便利な機能 ②Skypeと SkypeとLotusLiveを LotusLiveを連動 連動前 複数人で 複数人で、質の高い共同作業をしたいけれど 共同作業をしたいけれど、 をしたいけれど、音声通話のみで 音声通話のみで画面共有 のみで画面共有ができない 画面共有ができない LotusLiveの LotusLiveの導入 連動後 複数人で 複数人で、質の高い共同作業が 共同作業が可能！（ 可能！（音声通話 ！（音声通話＋ 音声通話＋画面共有） 画面共有） LotusLive上から連携ソリューションとしてSkypeの機能を利用できるのでシームレスに導入できます 12 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ５． LotusLiveの LotusLiveのコラボレーションに コラボレーションに便利な 便利な機能 ③スマートフォンから スマートフォンからWeb からWeb会議 Web会議に 会議に参加できる 参加できる 「LotusLive Meetings」 Meetings」 「LotusLive Meetings」 Meetings」にスマートフォンで スマートフォンでアクセス 外出先から 外出先からWeb からWeb会議 Web会議に 会議に参加できます 参加できます ■LotusLive Meetingsのご Meetingsのご利用 のご利用イメージ 利用イメージ ※WEB会議 WEB会議の ゲスト招待： ライセンス不 会議のゲスト招待 招待：ライセンス不 要 13 LotusLive Mobile Meerings:iPhone版 AppStoreで無償でダウンロード iPhone・BlackBerry・Windows Mobileに対応 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ６． 各種ガイド 各種ガイド ■LotusLive試用 LotusLive試用ガイド 試用ガイド • LotusLiveの60日間無料トライアルの申込方法と、LotusLive iNotes、LotusLive Engageの機能ガイド http://www.ibm.com/developerworks/jp/lotus/ldd_tech/2011jan_live.html?ca=drs- ■ゲスト・ ゲスト・アカウント作成 アカウント作成ガイド 作成ガイド • LotusLiveに参加してもらい方への招待の案内方法と、招待を受け取った方の作業を説明したガイド https://www.ibm.com/developerworks/mydeveloperworks/wikis/home?lang=ja#/wiki/LotusLive_in_Jap an/page/LotusLive_Guest_Account ■PartnerWorldデモ PartnerWorldデモ・ デモ・アカウント作成 アカウント作成ガイド 作成ガイド • IBMビジネスパートナー様向けに提供しているLotusLive 1年間デモ・アカウントの作成ガイド https://www.ibm.com/developerworks/mydeveloperworks/wikis/home?lang=ja#/wiki/LotusLive_in_Jap an/page/LotusLive_Partner_Account_Guide 14 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド ～徹底的に有効活用するために～ IBM LotusLive 活用ガイド ７． 事例 LotusLiveの事例公開中 http://www-06.ibm.com/software/jp/lotus/products/lotuslive/casestudies.html 事例ピックアップ 事例ピックアップ NPO法人 法人 チャリティ・ チャリティ・プラットフォーム 認定NPO法人 法人 ピースウィンズ・ 認定 ピースウィンズ・ジャパン 認定NPO法人 法人 国境なき 認定 国境なき子 なき子どもたち 多様なメンバーにより構成され、また、本部と活動現場が離 れていることが多いNPOにおいて、LotusLive のコラボレー ション･サービスをご利用いただいています。 株式会社サンファルマ 株式会社サンファルマ 専用のテレビ会議などの設備を必要とせず、PCとネッ トワークさえあれば利用可能な LotusLive の Web画 面共有機能。初めてWebセミナーを実施したお客様に 感想をお伺いいたしました。 株式会社George P. Johnson New 株式会社 ファイバーフロンティア株式会社 ファイバーフロンティア株式会社 スプレッドシートとメールで情報共有する従来の方法か ら、LotusLiveのコラボレーション機能を活用したプロジ ェクト管理に移行することにより業務の大幅な効率化を 実現しました。 15 LotusLive 活用ガイドLotusLive 試用ガイド LotusLive のメール、コラボレーションの全サービスのご利 用を決めていただく上で、LotusLive のトライアルを活用し て、自社業務への適用イメージを明確化。 組織や企業の枠を超えて、情報が自然とつながっていく LotusLiveを高く評価いただき ました。