Comments
Description
Transcript
この事例のPDFをダウンロード
Business Evernote Business 導入事例 株式会社ウイズダムバンク 民間非営利団体のコンサルティング会社として、精力的に事業 を展開する株式会社ウイズダムバンク。Evernote Business と Salesforce とを連携させ、定型化して管理される顧客情報な どの「構造化データ」と紙ベースの資料やミーティングの議事録 といった多様なフォーマットの「非構造化データ」のシームレス な管理、活用に成功しています。 構造化データは Salesforce、非構造化データは Evernote Business に振り分けて 包括的かつ効率的な情報活用とナレッジ共有を実現 「紙と口頭と現物」の情報を Evernote で収集・整理 株式会社ウイズダムバンク http://www.wisdombank.jp/ 事 業内容：主に NPO（民間非営利団体） を対象として、“ 社会貢献 x 経営 x テクノ ロジー ” に関する豊富な知識とノウハウを 元に、組織経営に必要な「智慧」をお貸し するコンサルティングファームです。特に、 IT ソリューションの提供においては、シス テムの導入をゴールとせず、組織全体に IT を浸透させるため、業務の効率化と組織作 りを支援しています。 導入時期 2013 年 10 月 ▼ 導入前の課題 非構造化データの全社的共有が困難 ▼ プロジェクト関連データの一元管理 ▼ が困難 IT 導入コストの抑制 選定理由 ▼ すでに全社員が個人レベルで ▼ Evernote を活用していた Evernote Business for Salesforce ▼ による情報連携が可能 イニシャルコストがほとんど不要 ▼ 導入効果 Salesforce と Evernote Business の情報の紐づけが実現 ▼ プロジェクト単位で業務プロセスと ▼ 関連資料データの一元管理が可能に 情報共有と新たな「気づき」のため のデータ収集基盤が実現 株式会社ウイズダムバンク（以下、ウイ ズダムバンク）は、静岡を地 盤に IT およ び経営コンサルティング事業を展開する企 業です。地域に根差した活動の一環として、 NPO（民間非営利団体）の活動資 金に関 するアドバイスも行うなど、そのユニークな ビジネスモデルで注目を集めています。 地 元に根付いた 顧 客が 多い同 社にとっ て、業務で利用される資料はオンラインで は入手できないものがほとんどです。ウイ ズダムバンク代表取締役 木内 満氏は、 「た とえば、静 岡県の企 業 要覧の中から必 要 なページを撮影した写真など、当社の情報 ソースは 『紙と口頭と現物』がほとんどです」 と語ります。 同社では Evernote Business を導入す る以前から、個人レベルで Evernote を利 用していました。入手した情報を「見る、ま とめる、つなげる」ためのツールをいくつ か試してみたものの、すべての作業を簡単 かつ直感的に行えるツールは他に見当たら ず、ごく自然に全員が Evernote を利用す るようになっていたといいます。 一方で、顧客データをはじめ、会社とし て 扱 う 情 報 は Salesforce に 集 約 さ れて い ました。Salesforce の 販 売 代 理 店 で もある同 社で は、 ビジ ネス情 報 を 1 カ所 に集 約 することに大きな 意 義 が あると考 え、Salesforce 上にすべての情 報を集め ることを基 本ポリシーとしてきました。こ の た め、 会 社 の 公 式 デ ー タの 管 理 に は Salesforce、スタッフ個 人の 情 報 整 理 に は Evernote という使い分けがされており、 両者のデータの連携や活用が課題となって いました。 Salesforce との連携を機に Evernote Business 導入を決定 ウイズダムバンクが Evernote Business の 導 入 を 決 め た の は、2013 年 9 月 の Evernote Business for Salesforce の 発 表がきっかけでした。 「 こ の サ ー ビ ス に よ っ て、Evernote Business 上の情 報 が 集 約された『ノート』 を Salesforce の『レコード』とワンクリック で紐付けることが可能になりました。プロジェ クト単位での情報集約を目指していたため、 Salesforce のカスタムオブジェクトとの連携 が可能になったことが、Evernote Business 導入の決め手になりました」 （木内氏） 同 社 で は 各 業 務 プ ロジェクトをスタッ フが ペアで担 当するため、両 者の 情 報 共 有 が 重 要 な ポイントになります。しかし、 Salesforce 単 独では紙の資 料や写 真、音 声ファイル、ウェブ、Office 書類などの非構 造化データは取り込めません。その点でも、 Salesforce の 顧 客 情 報と、Salesforce に は格納できない紙や写真のような資料とが 相互に紐づけられることは、プロジェクトの 情報を余すことなく共有する上で非常に有効 でした。 さらに Evernote Business がもたらすコ ストメリットも、選定理由の 1 つだったと木 内氏は明かします。 「私たちはまだ創業 2 年の若い会社なの で、IT の導入においてイニシャルコストがか からないクラウドサービスはやはり魅力的で す。とはいうものの、決してコスト面だけで 選択したわけではありません。情報収集ツー ルとしての機能を比較した場合、Evernote Business に勝るものはない。私たちのビジ ネスにとってベストなサービスであることが、 最終的な判断基準になりました」 Business Evernote Business 導入事例 「構造化されたビジネスプロセスは Salesforce に、構造化できない資料は Evernote Business に振り分けて収集でき、しかも両者がストレスなくつながる。 すべての情報をもらさず集約・活用できる点が非常に大きなメリットです」 － ウイズダムバンク 代表取締役 木内 満 氏 － Evernote Business 導入前の課題 Evernote Business 導入後の利点 1 情報ポリシー上、Salesforceに情 報を集中させなければならなかった 1 Evernote Business for S a l e s f o r c eで、S a l e s f o r c eと E v e r n o t e B u s i n e s sの情報の 連携が実現 2 紙や口頭での情報が多く、 プロジェ クトに関する情報の一元管理が難し かった 2 デ ータ特 性に合 わせて情 報 収 集 ツールをすみ分けながら､ 同 時に シームレスなデータ連携を可能に 3 コストを抑制するため、IT導入にお いてはクラウドサービスが 望まし かった 3 導入コストをかけずに、Evernote B u s i n e s s 導 入 は もちろん 、 Salesforceのカスタムオブジェクト 連携まで一連のツール整備を完了 シームレスにつながる Salesforce と Evernote Business Evernote Business for Salesforce の 導入効果としてまず挙げられるのは、ビジネ スプロセス全体がシームレスにつながった点 だと木内氏は指摘します。プロジェクトは、 いずれも開始から終了まで半年から 1 年が かりで進行していきます。理想としては、そ うした業務プロセス全体を構造化して把握 したいところですが、実際には構造化でき ない情報が必ずあります。むしろ、企業内 のほとんどの情報は構造化されていません。 それらを Evernote Business に 集 約して Salesforce に紐づけることで、一元管理で きるようになったのです。 「ビジネスのプロセス自体 はきちんと構 造 化し、その中で 構 造 化 できない 情 報は Evernote Business に集 約して、しかも両 者がストレスなく連携できるというのは、す ごく重要なメリットだと思っています。たとえ ば、プロジェクトの途中で状況報告のミー ティング を行う場 合、Evernote Business を立ち上げて、これまでの経過や資料などを 画面で参照しながら進めることも多いのです が、Evernote Business の中には前回のミー ティング内容が丸ごと 1 画面で残っているわ けです。話した内容の記録や資料もついてい て、しかも Salesforce の顧客情報にもつな がっている。そこだけ見ればいいという安心 感は、 非常に大きなものがあります」 （木内氏） また、この他のユニークな使い方としては、 「チェックボックスを使った ToDo リスト」が 挙げられます。これはプロジェクトの立ち上 げ時に「作業リスト」を作成して、いつまで に何を行うという節目ごとに ToDo のチェッ クボックスを設定しておくものです。こうして 後日、 「未完了のチェックボックスがあるノー ト」という条件で検索すると、未了の作業が すぐに発見できるのです。 「ナレッジワーカーにとって、こうした縛り のゆるい備忘録的なチェック機能は程よく フィットするし、ToDo を付けておくことで 未了の作業を後からでも取り戻せる安心感が あります」 （木内氏） 何でも入れておける自由さが 新たな「気づき」を生み出す Evernote Business の今後の活用ついて、 木内氏は「使うかどうかわからないデータ」 もどんどん取り込んでいきたいと展望を語り ます。 「地元のプロジェクトが多いので、プロジェ クトの資料はもちろん、オンライン検索では 出てこない地域の情報誌のような紙媒体ま で、あらゆるものを専任のスタッフがスキャ ンしています。そうすると後で検索した時に、 自分では知らなかった、他の誰かが見つけ 導入についてのお問い合わせ Evernote Business for Salesforce の 実際の画面例 てきた資料が目に入って、ヒントになること が多いのです」 また、こうした「何でも入れておく」こと を 実 現 す る 上 で、Evernote Business の デ ータ容 量 は 大きな 支 えです。Evernote Business のアップロード容量は、個人とビ ジネスそれぞれの領域 用に毎月各 2GB が 提供され、ノート 1 つ当たりの最大サイズも 100MB が確保されています。しかも、この 2GB はあくまでも 1 カ月当たりのアップロー ド容量の上限であり、累積されるデータ容量 には制限がないため、ある時点で満杯になっ てしまう懸念もありません。 「最近は、メーラーのフィルタ機能を利用し て、特定のキーワードが含まれるメールを自 動的にピックアップして取り込む試みも行っ ています。こうした自動化も容量が限られて いると難しいですが、Evernote Business の毎月 2GB なら安心です」 （木内氏） Evernote Business に日々蓄積される多 くの情報が、 ウイズダムバンクの新たなナレッ ジやアイディアとなって花開く日は、そう遠い ことではなさそうです。 （2014 年 2 月取材） 株式会社ウイズダムバンク 代表取締役 木内 満 氏 http://evernote.com/intl/jp/business/ Evernote Business の担当者へのご連絡をご希望の方は、専用フォームよりお問い合わせください。 http://evernote.com/intl/jp/business/contact-us/ Evernote に関するお問い合わせは、サポートページからお願いいたします。 http://evernote.com/intl/jp/contact/support/ Evernote Corporation, 305 Walnut Street, Redwood City CA 94063 USA ※画面デザインおよび機能名称は、本事例に記載のものから変更になる場合があります。 ©2014 Evernote Corporation. 2014 年 4 月 制作協力：株式会社 SE デザイン