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第6章・受付の工夫と配慮
第６章 受付の配慮と工夫 第６章 受付の配慮と工夫 －２９－ 第６章 受付の配慮と工夫 申し込みの受付 みの受付と 参加者の決定について 決定について 受付と参加者の １ 受付 受付の の方法 受付開始までに受付簿や参加申込書を用意します。それと同時に、公民館の職員やスタッフなど、誰が 受け付けても誤りのないように、参加者決定方法や保育など募集要件もわかるように、作成したチラシ なども受付簿や参加申込書と一緒に備えておきます。 形 体 方 法 注 意 点 ・ 氏名住所等、聞き間違えの無いように、内容を 電話で受付 電話での受付 復唱するようにしましょう。 ・ 可能な限り申込者本人に書いてもらいましょ う。 窓口で受付 窓口での受付 ・ 他の申込者の氏名や住所が見えないように配慮 しましょう。 ・ 読み方が不明の字があれば確認しましょう。 締切日（必着／消印有効）を明確 ・ 申込者が発送してから公民館に配達されるまで にし、申込者の氏名、住所、電話 の日数がかかるので、周知をするメディアや時 はがき 番号など必要事項を記載して申 期に配慮しましょう。 込む ・ 必着か消印有効なのかを明記しましょう。 つどいなどの事業で、事前の申込 ・ 人数把握などのため、当日受付もれがないよう 当日会場で みを特に必要としないもの にしましょう。 ・ 各館に１ずつ割り振られているメールアドレス 必要事項を記入した文書を各館 については、講師などへの連絡用、コールセン Ｅ－ｍａｉｌ の E-mail address で受付 ターへの登録用など、用途が限られています。 そのため事業参加申込用には使用できません。 ☆共通する注意点 ・ウォーキング事業やハイキング事業などで、歩く距離及び初心者や健脚者用などのレベルの別などを 正確に伝えましょう。 ・必要に応じて、保育の条件や負担金の説明をしましょう。 ・事業当日、参加者の不意の事故やけがに備えるための公民館総合保障保険の手続きや、当日になって 参加者が所定の時間に集合しない場合の確認用に参加者の氏名、住所、電話番号は申し込む時点で 把握しましょう。 ２ 参加者 参加者の の決定方法 例年実施している事業やその内容によって、応募状況はある程度予想できるものです。その予想に基づ いて、適切な参加者の決定を行ないましょう。 決定方法 説 明 申し込み順に参加者が決定されるもの。もっとも多く用いられる方法。コンサー トなど、整理券を配布するものもあります。 申し込み期間を設定し、その期間に応募したものを、抽選によって参加を決定す るもの。必要に応じて公開抽選とすることもあります。 抽 選 ＜抽選方法＞ ・ 集まったはがきや申込票を箱などに入たものを引く。 ・ 応募者に番号を振り、番号抽選器や番号札を引く。 ☆抽選の結果は、当選者に通知し、また公民館窓口や掲示板で公表するようにしましょう。 ☆応募が多いことが予想される事業の申し込みを安易に先着順とすると、回覧などが遅く行き渡らない ことが原因で、苦情を受けることもあるので、周知方法や受付開始時期の設定などは慎重に考えま しょう。 先 着 順 －３０－ 第６章 受付の配慮と工夫 参加者を 参加者を迎えるにあたって 事業の広報も終わり、参加者も取りまとめ、いよいよ当日がせまってきました。当日になって、漫然と会場 の会議室へ参加者を入場させるのではなく、事前に、準備すべきことがあります。ここでは、事業当日の備え について触れていきます。 １ 事前準備 控 室 講師の接待 スケジュール 役割分担 機 ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ 材 特に音楽や演劇を上演する場合は、着替えなどもあるので忘れずに確保しておき ましょう。 女性学級、高齢者学級、実行委員会形式で実施されている事業については、運営 委員・実行委員・専門部員が、講師や出演者との事前打合せもかねて、お茶などの 接待をします。 スケジュールも予め決めておきます。これをもとに、講師や出演者との直前の打 合せをします。 実行委員、運営委員、専門部員で司会進行、受付係、接待係などの役割分担を決 めておきます。 マイク、ホワイトボード、ホワイトボードマーカー、講師から依頼のあった物品 など、不足がないか再度チェックをします。 当日の１週間前ごろに、講師や出演者に電話連絡し、日時や申込み状況などを確認しておきましょう。 事業のテーマに関した図書資料を、図書室を通して図書館から取り寄せ、実施後に学習したことを 深めるために、貸し出しや閲覧のできるよう、受付に置いておくのもよいでしょう。 会場の席やステージの配置を、事業の進め方に合せて工夫してみるのもよいでしょう。 映画会では室内が暗くなるので、映写機やプロジェクターの配線は参加者がつまずくことが無いよう、 ガムテープを用いて床面に貼り付けるようにしましょう。 映画会では、映写機やプロジェクターのピントを合せておきます。 コンサートでは、音の反響や聞き手に音楽がよりよく聴くことができるようステージ部分を広く取り ましょう。 （ステージと客席の間は講義のときより広くとること） ピアノの位置を変更することにより、調律済みのピアノであってもトーンがずれてしまうので、取り 扱いに注意しましょう。 講師の駐車場は、事前に確認して、必要に応じて確保しましょう。 バスで移動する事業の場合は特に、集合時間までに集まらない参加者には電話連絡をしましょう。 バスに乗降する場所は、周囲の交通を妨げることのない位置に停車するよう配慮しましょう。また、 帰路において参加者の自宅に近いところに停車することを求められた場合は、周囲の交通を妨げるの で、安易に路上に停車を繰り返すことはやめましょう。 上記は注意点の一例です。詳しくは第７章をご覧下さい。 ２ 受付の 受付の設置 受 付 簿 資 料 参加者の名簿を作成し、出欠欄を設けて受付簿を作ります。 その際は、不必要な個人情報は掲載しないように留意する。 事前に講師などから、資料や演目などの原稿を送付してもらい、資料を作成して おきます。受付に置いて一部ずつ配布します。 －３１－ 第６章 受付の配慮と工夫 ３ 机の配置 ☆ 事業内容と場合、参加者数に応じて、机や椅子の位置を工夫しましょう。下記は配置の一例です。 【講義：教室形式】 【話し合い：椅子の車座 机を“口”の字形に配置する】 （ 司会者） （ 講師） （ ホ ワイトボ ード） ･･･ ･･･ 【工作：“島”をつくる】 （ 講師） ※運動：椅子、机を撤去し、フロア全体を広く使います。 ※講師の要望により、上記とは異なる形に配置をすることもあります。 －３２－