文書による コミュニケーション

文書による
コミュニケーション
雇 用 者 と な る 人 の 目 に 留 ま る よ う に す る に は
カ バ ー レ タ ー
カバーレターは，普 通，履 歴 書に添える文 書 です。 自
分の技能や経験が，ある職で求められる特定の条件をど
のように満たすか明らかにするためには，カバーレターを
書く必 要があります。カバーレターは簡潔かつ率 直に書
きます。カバーレターと履 歴 書を読むのに，ほとんどの人
が せいぜ い 10 秒から 3 0 秒ぐらいしか 使わないというこ
とを覚えておきましょう。
カバーレターは，通 常，3 つの 短い 段落から成ります。
最初の段落では，自分 がその会社を知るに至った経 緯，
自分 の 希望する職 名・職 種，自分 はその 会 社の 必 要に
合った人材だと考える根 拠について述べます。
第 2 段落では，自分の長所，実績，スキル，目標について
述べ，それが 会社にとってどのようなプラスとなるか説明
します。その際に，キャリアワークショップで学ぶパワース
テートメントやその他の技術が役立つでしょう。
第 3 段落では，特定の日に連 絡を入れて質問に答える
ことを伝えます。面接の日取りを調整したい旨を伝える
こともできます。
カバーレターを書く際に，自分 が 応募している具体 的
な職 名・職 種を明記します。また，雇 用者 からその職に
求められる条 件を満たしていると感じてもらえるような
鍵の言葉を用います。
履 歴 書を電子メールの添 付書 類として送 付する際，同
じ添 付書 類にカバーレターも同封します。例えば，2 ペー
ジの履 歴 書 の場 合，1 ページ目にカバーレター，2 ページ
目と 3 ページ目に 履 歴 書，という具 合に 3 ページの 添 付
書 類を送付します。
それぞれの手紙を，会社や仕事に関する正確な情報，また特定の連絡先に応じて修正してください。
導入部分は強く率直なものでなければなりません。できるかぎり，特に，文章の最初のほうで，「わた
し」という言葉は使わないようにします。
ジョー・ジョブシーカー
郵便番号9 0 987 カリフォルニア州プレインシティー，
東通り北1233 4番地
電話：1−987−555−3210
電子メール：Joe_ [email protected]
2 0 0 7年5月2 5日
地域 担当営業部長ジョン・ドウ様
X YZ 社
郵 便番号 9 0 9 8 7 カリフォルニア州プレインシティー，
メインストリート1 2 3 4 番地
ドウ様
1 2 年 以 上 国 際 営 業 部 門 で 働き，そ の 後 ，この 8 年 間は バイオテク業 界で 働きまし
た。4 つの異なる国で生活し，民間機 関および 軍 機 関における営 業促 進に取り組みま
した。ウォール・ストリート・ジャーナルに最 近掲載された御 社の営 業 担 当技 術 者に
関する求人 広告を読むと，御 社の求めている資格とわたしの 持っている資格とがよく
一致するということが 分 かります。
御 社の要望
• 8 年から 10 年，営業ならびにマーケティングの経験 者。
• 海 外での選考と訓練 。
• アメリカの商品を海 外で売るための知識 。
• 工学の学位
• 海 外 のバイオテク業界に関する知識
わたしの経 歴
• 国際 営業部で 1 2 年働きました。
• 4 か国で 10 0 人以 上の営業マンを採用，管理，訓練してきました。
• 営業で 2 , 8 0 0 万ドルを売り上げ，多額の利益をもたらしました。
• 化学工学で学士 号を取得しています。
• 様々な国々で数多くの市場に取り組んできました。
わたしの専門知 識 および技 術は，御 社のような大手で成長中のバイオテク関連企業
に 利 益をもたらすと確 信しております。週明け早々に電 話をし，質問があれ ば何でも
答えるつもりで す。関心を持っていただき感 謝いたします。御 社にどのような利 益を
もたらせるか話し合う機 会を心 待ちにしております。
敬具
ジョー・ジョブシーカー
具体的な職種・職名を用います。自分がどのようにその職で求められる条件を満たしているか明記し
ます。ただし，カバーレターが履歴書の要約にならないようにしましょう。
いつでも問い合わせに応じることを約束し，先方が時間を割き，配慮してくれたことに感謝し，手紙に
署名します。
「それゆえ，善を行うことに疲れ果ててはならない。
あなたがたは一つの大いなる業の基を据えつつあるからである。
そして，小さなことから大いなることが生じるのである。」
教 義 と 聖 約
6 4：3 3
雇 用 申 請 書
正 直
雇 用主は申請書に基づ いて 志 願 者を判断します。 申
請書は自分 がいかに適任かをアピールする機会も提 供し
てくれます。以下の 提案は第一印象を良くするのに役 立
つでしょう。
申請書は採 用時点から永久 的な記 録 の 一 部となりま
す。誤った情報が原因で解雇されることがあります。
給与に関する要望
指 示 に 従う
給与に関する質問に答えるに当たっては「未定」また
は「交渉のうえで」などという表現を用います。
取りかかる前に申請書をくまなく読みます。 何が 求め
られ，どのように 答えれ ばよいか に 細 心 の 注 意を払い
ます。「下 記 欄は記 入 不 要」とか「事 務局用記 入 欄」と
いった指示に従います。
照会先
照会先を提 示するよう依 頼されたら，自分の資格につ
いて具体 的に語れる人を選びます。照会先として言及し
てよいかどうか許可を求め，どのようなことについて話せ
ばよいか 提案しておきます。普 通，学 校関係の照会先あ
るいは個人的な照会先よりも，職業関連の照会先に重き
が置かれます。
視 覚 的に良 い 印 象 を与える
読 みや す い 字 で 記 入し，正 確な 綴りや文 法を用いま
す。黒インクを使 用し，すべての質問に答えます。空白，
あるいは未回答 のままで提出しないこと。ある項目が自
分 に当てはまらない 場 合には，
「該当なし 」と書きます。
できれば 否定 的な情報は避けます。 自分 がその仕事 の
適任者であることを示す方法について考えます。
礼
内 容
申請書に，目指 す職について書く欄があれば，
（「どん
な職 種でも可」などではなく）求人 広告で用いられてい
る具体的な職名・職種を記入します。二つ以上の職に関
心がある場合，二つ以上の申請書に必要 事項を書き込み
ます。学歴，職 歴，過去の職務内容に関する明瞭かつ簡
潔な説明，特 筆すべき技 能のリスト，照会 先の 情報を明
記します。ただし，雇 用主から求められていない情 報を
任意に提 供するようなことはしません。退職の理由に関
しては 肯 定 的な言 い回しを用いるようにします。できれ
ば，
「解 雇」
「離 職」
「病 気」あるいは「一身上の 都 合」と
いった表現は避けます。そのような表現を用いることで，
面接対象者の枠から外されることがあるからです。
状
礼 状のような良いフォローアップの 手 紙は，求 職 活 動
や人脈作りに何よりも欠かせない道具の一つです。礼状
は連絡を取った後や面接後，3 日以内に送付します。
手 紙の中で，時間を割いて面会をしてくれた人に感 謝
し，その会社に対 する関心を改めて強調します。連 絡を
取ったときや面接時の内容で最も心に響いた事柄につい
て言及します。 先方が 時間を割き，自分に配 慮してくれ
たことに感謝します。必要であればさらに情報を提 供で
きること，また，もう一度面談を受けたい旨を伝えます。
L D S 職 業 支 援 サ ー ビ ス
キャリアワークショップ，LDS 職業 支 援サービス，ステーク雇用スペシャリストは，強い印
象を与える文書を作成するうえで助けてくれます。
「コンタクトやフォローアップのため の 手 紙に 取り組 んだことで 大きな 恩 恵 を 受けました。様 々 な
努力によって勤め口が見つかりました！」
ユタ州，バウンティフル
「キャリアワー クショップ で 学 ぶことの 価 値 を 過 小 評 価して は なりま せ ん。 紋 章，
「30 秒で 表 現
する わたし 」，パ ワーステ ートメント，カバーレ ター，申 請 書，礼 状，強 い 印 象を与える方 法，そ の 他，
ワークショップ で 学ぶ すべてのことの 中で，いったいどれ が 先 方 を 印 象づ け，就 職 の きっかけ作りを
してくれるか は予 想 で きません。わたしは 強 い 印 象を与える『30 秒で 表 現 する わたし 』を準 備しま
したが，先 方を 最も印象づけたのは礼 状でした。」
ジンバブエ，ハラレ
詳しい情報が必要な場合，あるいは最寄りの職業支援センターの場所を確認したい場合は，
www.ldsjobs.org にアクセスしてください。
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