株式会社PFU様 導入事例 - Hyland Software

Manufacturing
製 造 業 様 向け
Enterprise Content Management
株式会社PFU様 導入事例
証憑の電子化を徹底実践し業務効率を大幅改善 （監査業務では半減
お客様 の 紹介
PFU調べ）
主 な 事 業：コ ン ピュ ー タ 関 連 機 器 の 製 造 、販 売 、保 守
株式会社PFU様（以下PFUとする）は、石川県かほく市に本社を置くハード・ソフト・サービスを提供する企業で、従業員4,393名、
売上1,180億円（2012年度連結）を有します。イメージスキャナ、情報KIOSK端末などの開発製造、ドキュメントソリューション
の提供、全国のサービス網による保守サービスを提供しています。イメージスキャナは100以上の国々で使われ、世界シェア
No.1です。
導入 の 目的と効果
目的
効果
監査対応時の
営業担当者の負担軽減
営業部門の
受注・売上業務の迅速化
稟議の進捗状況の把握
回議・決裁の迅速化
毎年行う内部監査や税務調査の対応で、
営業担当者が証憑書類を探す作業に時
間がとられ、営業活動の時間が削られて
しまう。
営業部門の受注・売上処理に時間がか
かっていた。
稟議の回議・決裁は、電子メールを利用
していたが、誰の承認待ちか判らず、迅速
な処理の妨げになっていた。
営業担当者の負担低減
監査の所要時間を短縮
場所に縛られない決裁で
スピーディな受注・売上処理
進捗状況の見える化
決裁がスピードアップ
監査人が確認したい証憑を自ら確認でき
るようになり、営業担当者は証憑を探す
手間がなくなった。
受注・売上システムから案件に紐づく証
憑を確認できるようになった。
上長が遠隔地で証憑を確認でき、スピー
ディな決裁が可能となった。
稟議処理を、ワークフロー化。ルール通り
の手続きが保証され、回議や決裁の進捗
状況が見える化。
起案者や事務局の負担が軽減され、迅速
な決裁が容易に行えるようになった。
導入 の 内容
全社的な証憑管理の基盤としてOnBaseを利用しています。各業務で日々発生する証憑をイメージスキャナで電子化しており、
案件に紐づく証憑は、基幹システムと連携していつでもどこからでも確認できます。
内部監査の際に必要な証憑がすぐに見つかるのはもちろん、日常業務の中でも、基幹システムの画面から業務処理に必要な
証憑をすぐに確認できるようになりました。
ミスや紛失を防ぐだけでなく、業務の迅速化という、積極的な目的で活用されています。
PFU
監査対応
経理業務
振替伝票
関連証憑
営業業務
購買業務
注文書
検収書
見積書
注文書
稟 議
生産・倉庫
稟議書
添付書類
入庫指示書 出庫指示書
Manufacturing
製 造 業 様 向け
Enterprise Content Management
株式会社PFU様 導入事例
証憑の電子化を徹底実践し業務効率を大幅改善 （監査業務では半減
PFU調べ）
システム の 展開 および 詳細
内部統制を支える仕組みとして導入されましたが、必要な証憑がすぐに見つかる、決裁が早くなるという効果によって、取引先
やお客様へのクイックレスポンスができるなど、業務のスピードアップという視点でも欠かせない仕組みになりました。
OnBaseは、段階的に適用業務を拡げ、以下の業務で利用されています。
監査対応
営業業務
稟　議
経理業務
適用内容
毎年行われる内部監査、また税務調査などの際、案件に紐づく証憑の確認は、OnBaseに
蓄積された証憑をパソコンの画面でチェックしながら監査作業を行っています。
効　果
以前は、紙の証憑を探して集めてくる作業のために営業担当者に大きな負担がかかって
いました。現在は、監査する側の人がパソコンで証憑を確認できるので、営業担当者の
負担が低減し、監査作業全体の時間も短縮されました。
適用内容
営業取引の注文書、検収書を受領後すぐにイメージスキャナで電子化し、OnBaseに蓄積
しています。
効　果
オーダー単位で注文書や検収書などの証憑を販売管理システムの画面から直ぐに照会
できるようになりました。上長は事務所の外からオーダー案件の決裁ができるように
なり、スピーディな受注・売上処理に貢献しています。
適用内容
稟議の起案、回議、決裁の全プロセスをOnBaseで行っています。
効　果
以前は電子メールを利用していたため進捗がわかりにくく、回議の途中で内容の修正が
可能で、管理面に問題がありました。現在は、ワークフローの仕組みにより業務ルール
に則った処理が保証され、記録も自動的に残されます。進捗状況の見える化により事務
局の負担が減り、迅速な決裁が可能となりました。
適用内容
経理担当者が会計システムで振替伝票を起票し、関連証憑と束ねます。振替伝票と証憑
が揃っていることを上長が承認したものをイメージスキャナで電子化し、OnBaseに蓄
積しています。
効　果
会計システムと連携させ、総勘定元帳や試算表から振替伝票と証憑をまとめて参照でき
効率的に問合せに対応できるようになりました。前月や前年度、数年前の証憑もすぐに
呼び出せるので、会計監査も電子データで対応できます。
適用内容
購買部門の担当者は、取引先から物品を調達する際に、注文書を調達システムで印刷し
ます。同時に注文書は電子化され、それが控えとなります。また、取引先からの見積書など
もイメージスキャナで電子化し、注文書控えと共にOnBaseに蓄積しています。
効　果
見積書、注文書など購入証憑を簡単に検索・閲覧でき、確認作業の効率化と調達スピード
のアップを実現しています。
適用内容
倉庫での出庫処理では、入出庫作業を行うために入庫指示書や出庫指示書を生産シス
テムから印刷します。同時に指示書は電子化され、それが控えとなります。
効　果
入庫指示書、出庫指示書の内容を簡単に検索・閲覧でき、監査対応の省力化を実現して
います。
購買業務
生産・倉庫
【お問い合わせ先】
Hyland Software, Inc.
〒108- 0023 東京都港区芝浦3 -14 -18 豊穣ビル2階
TEL：03-6809-3618 FAX：03-6809-3619
E-Mail：[email protected]
URL：http://www.hyland.com/jp
2014 04 So