EMC Documentum eRoom のご紹介 - EMC Japan

EMC Documentum
eRoom のご紹介
・情報共有の現状と課題
・eRoomのご紹介
EMCジャパン株式会社
インフォメーションインテリジェンス事業本部
インフォメ
ションインテリジェンス事業本部
© Copyright 2010 EMC Corporation. All rights reserved.
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情報共有の実態と課題
• ファイルサーバ運用における課題
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–
–
–
–
作業やデータの重複等で容量がかさむ
複数のファイルサーバに跨っておりメンテナンスが困難
組織間での情報共有が困難
必要な情報がすぐに見つからない
版管理が困難
履歴管理が困難
アクセス権が細かく設定できない
情報漏えいリスク、紛失リスク
• メールや媒体（紙やCD-ROM）での情報伝達の課題
–
–
–
–
–
–
メールサーバの容量圧迫
誤送信や無制限の情報転送
アクセス権、監査履歴がない
宛先記入ミス、膨大なＣＣリスト
媒体での情報伝達は、時間とコストを考えると非効率
紛失、漏洩事故の危険性
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EMC Documentum eRoomの概要
チャット
ディスカッション
• わかりやすいユーザーインターフェイス
メモ
リンク
他のファイル
–
–
–
–
Webブラウザベース
エクスプローラライクなユーザインタフェース
ファイル、フォルダベースでの文書管理
部門レベルでの管理が可能に
• 運用に即した“使える”機能
フォルダ
受信ボックス
投票
– ファイルの版管理、検索などの文書管理
– 基本機能としてその他多くのツールを提供
•
•
•
テーブル機能
掲示板、プロジェクト進捗管理
メール通知機能
– テンプレートの利用で、ルームごとに共通し
た情報整理
参加者
ダ
カレンダ
• 社外・社内で組織を超えた情報共有
組織を超
情報 有
– オプション機能で高度な暗号化
プロジェクトプラン
データベース
リアルタイムサービス
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新しい社内情報共有の例
IT管理者
サーバ管理
サイト管理
組織（部門やプロジェクトなど）ごとの
文書共有ワークスペース
Webブラウザでのアクセス
eRoom
ワークスペース内
文書管理担当者
・文書管理機能の利用
-ファイル、フォルダの管理
-ファイルの版管理、コメント機能
-全文検索
-テーブルでのファイル管理
（ファイルに対する属性付与、更新履歴の管理）
-プロジェクト管理
-他
情報伝達には
URLをメール通知
ファイル作成、更新時にeRoomから
URLをメール通知
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エンドユーザ
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EMC Documentum eRoomの機能
1. 組織単位の情報交換エリア
– 保管場所、メンバー、アクセス権をわかり
やすく一括管理
– IT部門の手間を軽減、ユーザー部門に自
由度がある運用
– 使いやすい、直感的なユーザーインター
フェイス
– プロジェクト管理に便利なツールが揃って
いる
2. 繰り返し作業を減らす
– 仕様書、設計書のテンプレートを保管
– 再利用可能なファイルライブラリを作成
4. 情報へのアクセス性：検索
– メタデータ検索と全文検索で、情報をすば
やく取り出す
– メーリングリストのメッセージをアーカイブ
5. 情報へのアクセス性：長期保管
– 完了プロジェクトの情報をアーカイブ
– 公開・非公開を設定
6. 社外との情報交換
– 外注先ごと、プロジェクトごとにアクセス権
– インターネット経由で社外からもアクセス
インタ ネ ト経由で社外からもアクセ
3. 情報管理の共通化
– 各プロジェクトで同じ方法で情報を整理
– 新規ルーム作成時には、ルームテンプ
レートを使用
7. 開発の重要情報の流出対策
– ダウンロード後にもアクセス制御
– ファイル持ち出しによる不正利用を防ぐ
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1. 部門やプロジェクトごとの情報交換エリア
„ 保管場所、メンバー、アクセス権をわかりやすく一括管理
„ IT部門の手間を軽減、ユーザー部門に自由度がある運用
„ 使いやすい、直感的なユーザーインターフェイス
エクスプローラライ
クなインタフェース
でファイル、フォル
ダでの管理
フォルダの表紙に
メッセージやコメント
を追加
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ワークスペースのメン
バ管理
フォルダ アイテム
フォルダ・アイテム
のプロパティでアク
セス権を設定
ドラッグ&ドロップで
アップロード
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1.部門やプロジェクトごとの情報交換エリア
システム部門にもユーザー部門にも便利
部門単位の管理者
• 複数プロジェクトをわかりやすく管理
• IT部門に依存しない運用
ISO 9001 プロジェクト
システム管理
eRoom
ウェブシステム開発
• サーバーの乱立を防ぐ
• ユーザーに運用を任せられる
セキュリティ専門技術
利用者
• 離れた拠点ともリアルタイムに共同作業
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1.部門やプロジェクトごとの情報交換エリア
プロジェクト管理に便利なツールが揃っている
•
•
•
•
•
ガントチャートで進捗管理
オンラインで障害管理表
情報更新の通知
カレンダー
回覧 承認フロ
回覧・承認フロー
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2. 繰り返し作業を減らす
„ 仕様書や設計書のテンプレートを使用して、繰り返し作業を減らす
„ 再利用可能なファイルライブラリを作成
• 情報の整理と検索で、作業の効率化
– ファイルサーバーやメールの中を探す時間を80%も削減。
• ウェブアプリで、リアルタイムに反映
– メール配布での情報配布と収集では時差がある。
• メンバー全員が同じ情報にアクセス
– メールで配布するとどれがオリジナルなのかがわからなくなる。
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3. 保管方法の共通化
„ 各プロジェクトで同じ方法で情報を整理
„ 新規ルーム作成時には、ルームテンプレートを使用
• 業務効率が上がる
• 成果物が明確になる
• 情報の新鮮さが保てる
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4. 情報へのアクセス性：検索
„ メタデータ検索と全文検索で、情報をすばやく取り出す
„ メーリングリストのメッセージをアーカイブ
eRoomをメーリン
をメ リ
グリストの受信者の
ように指定
インデックスサービ
スで、ファイルの中
まで全文検索
eRoom内の全アイ
テムを検索
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5. 情報へのアクセス性：長期保管
„ 完了プロジェクトの情報をアーカイブ
„ 公開・非公開を設定
• 完了したプロジェクトのデータをオ
フラインにする
ISO 9001 プロジェクト
オフラインの方法
– 非アクティブにしてルーム自体を見
えなくし、データはシステム上に残
す
– 非アクティブにして見えなくし、別の
ディレクトリに移す
– アクセス権を変更し、ルームがある
ことは見せておく
eRoom
• 必要なとき、承認後に公開
セキュリティ専門技術
ウェブシステム開発
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6. 社外との情報交換
„ 外注先ごと、プロジェクトごとにアクセス権
„ インターネット経由で社外からもアクセス
DMZ上に配置もしくは、
リバースプロキシを使用
業務委託先A用eRoom
業務委託先A社
インターネット
お客様X用 R
お客様X用eRoom
お客様X社
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7. 重要情報の流出対策
„ ダウンロード後にもアクセス制御
„ ファイル持ち出しによる不正利用を防ぐ
• 操作制限が可能
•
•
•
•
•
•
顧客リスト
価格表
提案書
製品仕様書
財務諸表
人事情報
–
–
–
–
–
–
–
表示の可否
編集の可否
印刷の可否
印刷時の透かし
使用期限
コピー&ペースト
スクリーンショット
• 持ち出したときには認証が必要
–
ネットワークが不要なオフラインアクセス設
定もあり
• すべての操作記録が残る
• 操作制限の機能は、オプション製品
のIRM Server追加が必要です。
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メリット
• 第三者への配布などの不正利用を防げる
• 社外への情報コントロールに使える
• メールで送信、USBメモリなど通常のファイル
と同様に扱える
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ケーススタディ
• 全般（業種問わず）
–
–
ファイサーバーのリプレースとして社内文書管理、コラボレーションスペースとしての活用
プロジェクト管理
–
ベンダー管理
•
•
社内、社外とのプロジェクト単位のドキュメント管理や課題管理表、スケジュール管理
プ
ベンダーからの契約書、見積書のワークスペース
• 製造業
–
社外契約先、取引先と設計情報、技術情報、品質保証情報のやりとり
• ライフサイエンス
–
治験結果、社外の研究者、ライターなど情報交換
• 金融業
–
–
（保険）代理店などとのセキュアな情報のやり取り
顧客、契約先へのセキュアなドキュメント提供
• 官公庁
–
官公庁情報のセキュアな情報管理
• 他
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eRoom 導入事例
RENAULT/日産 様
課題
• 新規モデル開発工数を削減
• 開発後期の変更を削減（費用負担が大きい）
ソリューション
Business Overview:
自動車のデザイン、開発、製造、販
売に従事。自動車部門とセールスフ
ァイナンス部門から構成
2005年の収入 : 37,500M Euro
2005年の従業員 : 126,000
Industry:
自動車製造
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• コラボレーションのためにeRoom、コンテンツ管
理のためにDocumentumを使用し、アクセス性
の向上と情報の質を向上
成果
• 後期デザイン作成時の変更を削減したことにより、
コストの大幅削減を実現
• 会社内でのベストプラクティスと開発プロセスの
標準化により開発 期を短縮
標準化により開発工期を短縮
• 全社内にまたがる組織で、コンテンツの重複を無
くすことによる、再利用の向上
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eRoom 導入事例
セイコーエプソン株式会社 様
課題
• 情報関連機器の設計、生産技術、品
質保証、営業、マーケティングに関わ
るコミュニケーション記録とドキュメント
の情報共有をしたい。
• 現場のエンドユーザーが自由に使うこ
とができ、運用管理の手間をおさえた
い。
導入効果
• 部門をまたがる情報共有を手軽に
すばやく実現できるようになった。
すばやく実現できるようにな
た。
• 社外との情報共有をセキュアに行
う仕組みが確立できた
• 情報共有に関わる運用管理コスト
を低く抑えることが出来た
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セイコーエプソン様の構成
• 社内用サーバーと、社外用サーバーの二系統
• 社外は、取引先や協力会社との情報共有
• 現在、社内外で約4,500人が毎日利用
EPSON 社内ネットワーク
取引先
協力会社
DMZ
開発
Internet
eRoom
サーバー２
サービス
eRoom
サーバー１
文書・図面
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WAN
国内子会社
海外現地法人
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eRoom 導入事例
監査法人 様
• グローバルサービスを提供する監査法人
–
–
–
顧客企業の会計年度が終了してから15営業日中に報告し
なければならない
MS Word文書を、90もの拠点に配布し情報収集。集まった
情報の取りまとめに1週間かかる
その分析には何千時間もかかっていた
• eRoomの使い方
–
–
–
–
–
yeRoomソリューション
– 世界中の拠点からの情報に、リ
アルタイムにアクセスができる
– FAXとメールでの報告を廃止
– 全顧客企業の情報の把握がし
やすい
テンプレートを使用し、共通の情報管理
顧客企業の情報をデータベースに集約
作業のタスクの管理
作業結果は本部のeRoomにリアルタイムで反映
分析や対策が並行して進められる
yROI
– 情報の集約と分析のコストを
50%削減
– 提出期限までの作業日数が半
分に
– 作業ミスが減る
– 顧客企業へのサービス内容が
向上した
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eRoomでのセキュアなコラボレーションのまとめ
組織内外での情報共有
„
部門、プロジェクト単位での組織を超えた
業務
„
高度なアクセス権の設定により、許可され
たユーザしかアクセス不可
わかりやすいユーザインタフェース
„
エクスプローラライクなWebインタフェース
„
基本機能として多くのツールを提供
„
システム管理者でなく部門のマネージャが
運用ルールを決められる
運用に即した“使える”機能
„
ファイルの版管理、検索などの文書管理
„
基本機能としてその他多くのツールを提供
„
掲示板、進捗管理、メール通知機能
„
テンプレートの利用で、ルームごとに共通
した情報管理
組織の垣根を越えた情報共有 EMC eRoom + IRM
„
„
ファイルサーバとメールへの過度の依存から脱却
組織外ともセキュアなコミュニケーション
業務委託先A用eRoom
„
„
„
保管場所、メンバ、アクセス権をわかりやすく一括管理
IT部門の手間を軽減、ユーザ部門に自由度がある運用
使いやすい直感的なユーザインタフェース
業務委託先A社
フォルダの表紙に
メッセージやコメン
トを追加
お客様X社
プロジェクトメン
バー管理や招待
フォルダ・アイテム
のプロパティでアク
セス権を設定
お客様X用eRoom
ドラッグ&ドロッ
プでファイルを
アップロード
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eRoomサーバ システム構成例
エンドユーザ
ブラウザ
eRoom Server - SW
- OS Windows Server 2003 R2
- IIS
- eRoom Server 7.4.3
- eRoom 7.4.3 インデックスサーバ
データベースサーバー - SW
- OS: Windows Server 2003 R2
- SQL Server 2005
eRoom Server - HW
CPU: 2GHz x 2 以上
メモリ: 4GB
データベースサーバー - HW
CPU: 2GHz x 2 以上
メモリ: 4GB
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ファイルサーバ or NAS
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THANK YOU
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