「第26回全国救急隊員シンポジウム」 運営委託業務及び議事録DVD

「第２６回全国救急隊員シンポジウム」
運営委託業務及び議事録ＤＶＤ制作・発送業務仕様書
「第２６回全国救急隊員シンポジウム」（以下「シンポジウム」という）は、千葉市消防局と一
般財団法人救急振興財団（以下「主催者」という。）の共同主催により実施するものである。
本シンポジウムの運営委託業者の選定にあたり、千葉市消防局において、プロポーザル方式によ
る審査を実施し、その実施結果を一般財団法人救急振興財団（以下「救急振興財団」という。）に報
告する。
救急振興財団は、審査の実施結果を参考に委託業者を決定する。また、委託契約の内容も、委託
決定業者と救急振興財団との協議及び合意が前提となる。これらを十分に理解のうえ参加すること。
第１「シンポジウム」概要及び運営委託等業務概要
１「シンポジウム」概要
（１）「シンポジウム」の目的
全国救急隊員シンポジウムは、我が国の救急体制の一層の振興を図る一助として全国の救
急隊員等を対象とした実務的観点から、研究発表及び意見交換の場を提供することにより救
急隊員等相互の交流と親睦を図るとともに、消防機関の行う救急業務の充実と発展に資する
ことを目的とする。
（２）シンポジウム開催日時
第１日目
平成２９年１１月２１日（火）９時００分から１７時００分（予定）
第２日目
平成２９年１１月２２日（水）９時００分から１２時４０分（予定）
（３）シンポジウム開催場所
幕張メッセ国際会議場及び国際展示場（展示ホール８）【千葉市美浜区中瀬２－１】
（４）シンポジウム参加対象者
ア
全国の救急隊員及びその他の消防職員
イ
国、都道府県、市町村等の行政関係者
ウ
医療関係者
エ
その他
延べ７，０００名の参加を予定
２
運営委託等業務概要
（１）委託業務名称
「第２６回全国救急隊員シンポジウム」運営委託業務及び議事録ＤＶＤ制作・発送業務
(２) 委託事業予算額（税抜）
２７,９００,０００円（予定）
(３) 委託期間
委託契約締結日から平成３０年３月９日（金）まで
第２「運営委託等業務」内容
１
早期準備業務
（１） シンポジウム専用ホームページ（パソコン版及びモバイル機器対応版を含む。以下「専
用ホームページ」という。）の制作及び開設。（救急振興財団及び千葉市消防局公式ホーム
ページへのリンクを設定すること。）
1
（２）専用ホームページの開設には、専用サーバーを使用すること。
（３）専用ホームページの内容は開催概要、各種案内、演題募集・登録等とする。
（パソコン版
については、過去の全国救急隊員シンポジウム「専用ホームページ」を参照。
）
（４）主催者のシンポジウム開催準備状況に応じて運用管理を行うとともに、委託契約終了後
は、データを救急振興財団に納品するとともに、次期開催等に必要な情報が閲覧できるよ
うに、専用ホームページを５年間維持すること。
２
応募演題募集業務
（１）全国各地の消防職員から発表演題を募集する。想定応募数は約２００題、採用数は約１
５０題を予定。
（２）募集から応募受付、演題登録まで専用ホームページにおいて管理する。
（応募締切後、登
録データは別途、救急振興財団に加工可能な形式で納品する。）
（３）演題募集リーフレットの作成、印刷、配布を実施する。
（事業者説明会で、過去の全国救
急隊員シンポジウム「演題募集リーフレット」を参考配布する。）
３
事前広報、プログラム等作成・配布業務
（１）工夫した事前広報
開催広報のため、効果的な周知方法を企画提案する。
（２）シンポジウム開催ポスター及び市民公開講座開催ポスターの作成
開催広報のためのポスターを作成する。（事業者説明会で、過去の全国救急隊員シ
ンポジウム「広報ポスター」を参考配布する。）
（３）市民公開講座事前告知用ポスター、リーフレット及び当日配布用リーフレットの作成
市民公開講座開催に向けた事前告知用ポスター及びリーフレットを作成し、千葉市消防
局に納品する。
（４）プログラム・抄録集の作成及び配布
「プログラム・抄録集」を作成し、事前及び開催当日の参加者に配布する。
（事業者説明
会で、過去の全国救急隊員シンポジウム「プログラム・抄録集」を参考配布する。）
４
参加者への宿泊手段等斡旋業務
全国各地から来訪する一般参加者及び一般発表者のうち、宿泊を必要とする約２，０００
名の宿泊施設等の確保、斡旋。
５
運営準備業務
（１）発表データ管理業務
シンポジウム当日に出演者（約２００名）が発表するための発表データを事前に受け付
け、使用デバイスにおける動作確認を実施するとともに、バックアップデータを作成する
などして、発表当日までデータを管理する。
また、一般発表のプレゼンテーション用スライド及び救急振興財団が指定するデータ約
１５０題を普通紙（１題あたりＡ４フルサイズ約１０枚）で印刷し、シンポジウム当日ま
でに仮設パネルに貼付して指定する場所に納入、管理する。
（２） 制作及び手配物
ア
当日会場入りする主催者スタッフ、業者関係者、来賓、招待者、出演者、参加者、報
道関係者、一般市民参加者等のネームカード類（参加証、意見交換会入場券、参加確認
票等）の作成
イ
アンケート用紙の印刷
ウ
アンケート回答者へ配布する粗品の準備
2
エ
当日配布の講演等資料の印刷
オ
運営細部計画（会場使用計画、誘導・サイン計画、スタッフ配置計画、プログラム進
行計画、発災時の対応計画等）の作成、印刷
カ
６
手提げバックの作成
シンポジウム開催ＰＲ及び千葉市の経済向上のための企画業務
（１）シンポジウム開催ＰＲ
シンポジウム開催における千葉市ならではの発信メッセージが全国に広く伝わる企画及
びＰＲ案を提案する。
（２）経済向上のための企画
地元企業の活用等、千葉市の経済向上等が見込める企画を提案する。
７
会場設営業務
（１）会場設営・撤去、仮設工事等の施工（市民公開講座１会場、サテライト４会場も含む）
（２）会場設備・備品・機械類などの調達・設置・運用（市民公開講座１会場、サテライト４
会場も含む）
（３）各種看板類の作成・配置・撤去（出演者掲示物も含む）
（４）会場内のバリアフリー化
会場内に施されているバリアフリー関連施設を有効活用するとともに、特に市民公開講座
を開催する会場は、こども、高齢者、障害者、子育て世代、妊娠中の方等にも利用しやすい
設営を実行する。
（５）その他会場設営に関する業務全般
８
運営業務
（１）受付業務等
ア
ネームカード、プログラム・抄録集等の配布（手提げバック内に一式収納）
イ
抄録集、引換券等の回収、管理
ウ
クローク等の設置、運営
エ
参加人員等の集計（消防関係者等及び一般市民の個別集計）
オ
アンケートの回収、粗品配布
カ
その他、受付に関する業務全般
（２）ＰＣプレビューコーナーの設置、運営
発表データ受付、確認、事前提出メディア返却等及びデータ管理
（３）案内、誘導業務
ア
一般参加者の会場案内及び出演者の誘導
イ
参加者が会場間をスムーズに移動できるよう誘導員の配置
ウ
各施設の会場案内図の作成（参加者配布用）
（４）会場運営業務
ア
各会場の運営スタッフ配置、管理
（各会場専任ディレクター及び音響・照明オペレーター、司会者等）
イ
運営本部の設置、運営補助
ウ
来賓、招待者、出演者等の控室の管理
（５）託児所等運営業務
ア
開催期間中における託児所、授乳室の設置、運営
イ
事前募集及び当日の受付業務等
3
ウ
託児中における事故防止対策及び傷害保険の加入等
（６）飲食関係業務
ア
控室等における湯茶・茶菓子等のサービス
イ
来賓、主催者スタッフ等への弁当の手配・配布
ウ
一般参加者への湯茶のサービス
（７）開催中に発生した傷害保険に関する業務（※運営側の過失によるものに限る。
）
（８）その他会場運営に関する業務全般
９
記録等業務
（１）プログラム内容の録音
（２）実演系プログラム等の映像記録（ビデオカメラ撮影）
、編集
（３）会場内の写真記録（デジタルカメラ撮影）
１０
市民公開講座放映ＤＶＤ作成業務
第１日目に実施予定の市民公開講座で使用するＤＶＤの作成。内容は、心肺蘇生法を実
施している動画（アニメまたは実写）及び応急手当に関する質疑応答集を予定。詳細につ
いては、別途指示する。
１１
その他必要な業務
（１）各会場施設との折衝、調整、各種申請手続き、その他事前準備
（２）各種機材・植栽リース、事務機・文具等の準備
（３）スタッフ教育
（４）リハーサル、オリエンテーション
（５）その他総務・庶務的業務全般
第３「議事録ＤＶＤ制作・発送業務」内容
１
掲載内容（予定）
（１）出演者発表データ
出演者が作成する、スライド及び口述原稿データ。（Microsoft PowerPoint、 Microsoft
Word）
（２）討論内容の要旨（一部プログラムのみ）
原稿については救急振興財団が作成する。
（３）映像（ライブセッション、デモンストレーションのみ）
議事録掲載用に映像を編集して掲載する。
（事業者説明会で、過去の「全国救急隊員シンポ
ジウム議事録」ＤＶＤ－ＲＯＭを参考配布する。）
２
業務内容
（１）ＤＶＤ－ＲＯＭの制作
ア
原稿整理（リライト含む）
イ
Microsoft PowerPoint データ等より画像・文章抽出（２００ファイル程度）
ウ
画像調整（リサイズ・文字修正等
エ
ＨＴＭＬ組版（動画レイアウト・リンク作成含む。２００ファイル程度。Internet
３，０００点程度）
Explorer に最適化）
オ
校正（委託者監修：２回）
カ
ＤＶＤオーサリング、原盤作成（片面１層４．７ＧＢ、コピーガードは、ＣＳＳ形式と
する）
4
キ
ＤⅤＤレーベル組版（３色刷り）
ク
ＤＶＤプレス：２，９００枚
（２）冊子の制作
ア
原稿整理（リライト含む）
イ
レイアウト
ウ
組版・オフセット印刷
Ａ４判、本文４色刷２ページ・１色刷１４ページ、中綴じ、２, ９００部
エ
本文用紙：マット紙
菊判９３．５㎏
（３）ケースの制作
ア
アッセンブル（ＤＶＤと冊子をケースに収納）
イ
ブック型ケースの製本（Ａ４判、表紙２／０オフセット印刷、ＤＶＤはめ込み型製本、
２, ９００部）
ウ
ケース表紙：白板紙
菊判１３９㎏（ニス引き）
（４）発送業務
ア
ＤＶＤ－ＲＯＭ送付用梱包材作成
イ
発送作業（宛名作成、梱包作業、送料
※発送に際しては、指定の文書〔Ａ４普通紙モ
ノクロ印刷１頁〕を添付する）
ウ
配布先・件数：別紙「配布計画」のとおり
（５）その他、制作・発送等に必要となる業務全般
３
その他
（１） 編集作業開始前に工程表を提出し、救急振興財団と協議すること。
（２） 編集終了後に救急振興財団の検査を受け、確認後にプレス・印刷を行うこと。
第４
留意事項
１
仕様書に記載している各業務の詳細な内容・数量等は、「第２６回全国救急隊員シンポジウ
ム」運営委託業務及び議事録ＤＶＤ制作・発送業務仕様項目書（別添）を参照すること。
２
開催当日（前日含む。
）に係る会場内外における運営業務全般を担当し、会場毎に業務別の
必要人員を配置すること。また、第１会場から第８会場にディレクター及び司会者を配置する
こと。
３
発災時の対応等について、受託業者は、利用施設、主催者と避難計画等の事前協議を実施す
るとともに、受託業者においては、運営スタッフ全員の教育、訓練等を行うこと。
４
各会場における器材の操作等について事前に熟知しておくこと。
５
各会場における進行管理等について、事前に主催者、施設責任者、その他関連業者と必要な
調整を行い、その内容を熟知しておくこと。
６
会場施設の使用時間については、別表のとおり。
７
制作物の発注、受納、代金支払い等は、受託業者の担当とする。
８
シンポジウム全般の情報セキュリティー対策を万全に行うこと。
９
業務の遂行に際しては、主催者のほか、各施設及び関連業者と連絡を密にし、遺漏のないよ
うにすること。
10
受託業者担当者は、この仕様書に明記のない事項、または疑義等が生じた場合など、必要に
応じて、主催者担当者と打ち合わせを行い、主催者の指示に従うこと。但し、打ち合わせに係
る出張経費等は受託業者の負担とする。
5
別表（会場使用可能時間）
施設
幕張メッセ
国際会議場
１１月２０日（前日）
１１月２１日（１日目）
１１月２２日（２日目）
９：００～２１：００
８：００～２１：００
８：００～２１：００
０：００～２４：００
０：００～２４：００
０：００～２４：００
幕張メッセ
国際展示場
展示ホール８
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