PowerPoint プレゼンテーション

東北大学史料館
所蔵文書検索システム
利用ガイド
2016/8/1作成
最終更新
2016/8/5
１．何を検索できるの？
東北大学史料館が一般公開している資料のうち
• (1)東北大学の歴史公文書
• (2)刊行物（東北大学および関係機関）
• (3)個人・関係団体文書(東北大学の元教職員・学生など)
に関する目録情報を検索することができます。
※ここでいう「東北大学」には、包括・併合学校(旧制第二高等学校・仙台工業
専門学校・宮城県女子専門学校など)や附属学校・併設学校(医学専門部、臨
時教員養成所など)を含みます。
２．どんな方法で検索できるの？
３種類の検索画面を用意しています。
（ア）ナビゲーション検索（階層型検索）と
（イ）簡易検索（キーワード検索）
（ウ）詳細検索（条件別検索）
→それぞれについて、具体的な検索の仕方を説明します。
３．検索のコツ(1)
ナビゲーション画面
トップページ左上の「ナビゲーション」を
左クリック！
→ナビゲーションウィンドウを開きます
• 探したい文書に該当しそうな項目を選びクリッ
クします。
• ＋の表示がある項目は、この部分をクリックす
ることでツリーを展開し、さらに下の階層の項
目を指定することができます。
ナビゲーションツリーの分類項目について
＜歴史公文書＞
第１階層 部局・学校名
第２階層 文書を作成した部署の主担当職務による区分
(例：総務係→総務・企画 会計係→財務・会計)
＜刊行物＞
第１階層 部局・学校名
第２階層 刊行物を発行した組織の区分
(例：教務係→教務・学生
同窓組織→同窓会)
＜個人・関連団体文書＞
第１階層 学校名
(当該個人・団体と関わりの深い学校)
第２階層 文書旧蔵者と学校の関わり方の区別
（関連団体／元教職員／元学生等／）
すると、右側のウィンドウに、検索結果が表示されます。
歴史公文書の場合は
→「ファイル名」(簿冊名など)
刊行物の場合は
→「書名」(1点ごとのの冊子)
が表示されます。
希望する資料のデータを指定し
クリック！（色が変わります）
詳細データが表示されますので
記載事項を確認してください！
閲覧・複写などの利用を申し込
む際は、ここにリンクを貼った申
請書を使ってください。
歴史公文書の場合は、タイトル名の後ろに
このような下線部のある表示が出る場合があります。
その場合はさらに、ファイル内の「件名」レベルの情報を一覧表示することができます。
［all］とある表記をクリックすると
→ファイル名・件名のデータを一覧形式で表示できます。
［件名・資料名一覧］とある表記をクリックすると
→件名データのみが一覧形式で表示されます。
件名データの一覧画面
→希望の件名データを指定しクリックすると・・・・
件名レベルの詳しい情報を確認できます。
［上位階層へ］をクリックすると、ファイ
ル名のデータに戻ります。
［all］はファイル名とそこに含まれるす
べての件名データを表示します。
個人・関連団体文書の場合
ナビゲーションで選択していくと、右側のウィンドウには
「資料群名」（フォンド）のデータが表示されます。
希望するデータを指定してクリックすると、
各資料群の基本情報が表示されます。
EXCEL/PDFリンク の項には
ExcelないしPDFで作成した
一覧表形式の資料目録への
リンクが貼ってあります。
個人団体文書の利用申請書類は、
(1)閲覧申請書と(2)複写申請書が
別々になります。
（様式へのリンク）
個人・関連団体文書の場合も、
［all］または［件名・資料名一覧］の表示が出るものが
いくつかあります。これらをクリックすると・・・
それぞれの資料群に含まれる資料の目録が
表示されます。
＝さきほどの、Excel/PDFのリンク先の目録と
同じ内容です。
［all］をクリックすると
資料群名と資料名のデータ
の両方が表示されます。
件名（歴史公文書）や資料名
（個人団体文書）単位で
閲覧や複写の申請書を出すこ
ともできます。
その場合は原則として、件名
や資料名単位での利用になり
ます。
３．検索のコツ(2)
簡易検索画面
「簡易検索」ウィンドウを開いてください。
・資料種別（指定なしの場合は全部が対象）
・フリーワード
の２項目の設定だけで検索できます。
・フリーワード欄に任意の言葉を入力して
「検索」をクリックして下さい
・フリーワードは、(1)タイトル(2)内容(3)シリーズ名
(4)作成取得組織(5)移管組織・寄贈者
など多数の項目を検索します。
・フリーワードは、
(a)ファイル名、書名、資料群名
(b)件名、資料名といったすべてのレベルのデータを検索し表
示します。
検索結果一覧には、
個人・団体文書の
資料群名、
資料名、シリーズ名
等
歴史公文書の
ファイル名、
件名
刊行物の
書名
といった、階層が異なる
データが混在する形で
表示されます。
詳しい情報を知りたいデータを指定して
クリックすると
該当する資料の詳細な
データが表示されます。
［上位階層へ］の表示がある場合は
このデータの資料を収めている
ファイル名（歴史公文書）
資料群名（個人・団体文書）
のデータを見ることが出来ます。
[上位階層へ]をクリックした結果、
さきほどの件名が収録されているファイル
「寄附関係書類 明治四十四年以降」
が表示されました
［all］をクリックした時は
１）その件名や資料名を含む
ファイル（歴史公文書）
資料群（個人団体文書）
および
２）同じファイルや資料群に収められて
いる他の
資料（個人団体文書）
件名（歴史公文書）
を確認できます。
３．検索のコツ(3)
詳細検索画面
詳細検索画面では、下記の項目での条件を組み合わせて
検索することが可能です
１）年代指定（西暦指定）
２）タイトル
３）作成・取得者
４）移管前の管理組織（又は寄贈者）
５）複製物（マイクロなどの有無）
６）利用制限（全部公開、一部公開）
年代で検索する場合
西暦で指定します。
上限と下限を指定して下さい
例：1900～1910
※検索ボタンは、左側のウィンドウの
一番下にあります。
年代とその他の項目（タイトルなど）
を組み合わせて検索することもできます。
年代：1900～1910
タイトル：予算
で検索すると
結果は1件ヒット
「予算書 明治四一年度～大正八年度」
というファイルが見つかりました。
検索ボックスに複数の言葉を
スペースを空けて入力し
「or」を指定して検索すると
二つの言葉いずれかを含むデータが
検索されます。
「and」を指定した場合は
両方同時に含むデータが検索されます
※デフォルトは「and」になっています。
データの整備状況・予定
データの整備は
歴史公文書の場合は・・・ファイル名
個人・団体文書の場合は・・・資料群名
を優先的に登録しています。
歴史公文書の「件名」
個人・関連団体文書の「資料名」（シリーズ名・件名なども含む）
については、一部のみの登録になっています。
個人・関連団体文書の「資料名」データは、本システムの各資料群データの詳細データ
の画面、もしくは当館HP「東北大学デジタルアーカイブズ／個人関連団体文書目録」
（下記のページ）から、それぞれのリスト（エクセル、ＰＤＦ）をダウンロードできます。
http://www2.archives.tohoku.ac.jp/tuda/person/tuda-person.html
個人・関連団体文書「資料名」のデータは、将来的に本システムにも全点を登録し本シ
ステムでの横断検索ができるようにする予定ですが、当面の間は、エクセルないしPDF
のデータとあわせてご利用下さい。
その他、「東北大学デジタルアーカイブズ」のページ
http://www2.archives.tohoku.ac.jp/tuda/tuda-index.html
を御覧いただくと、本システムのほかに、
画像や動画などのデータにもアクセス出来ます。
あわせてご利用下さい。