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ファイルの共有化に伴うデータの一括管理について

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ファイルの共有化に伴うデータの一括管理について
ファイルの共有化に伴うデータの一括管理について
教職員の大半がコンピュータを利用するようになった今、文書等の
ファイルの共有化が進んできました。市内での共通の共有フォルダ
を作成することにより、異動等による混乱を防ぎ、西予市全体の取り
組みにしていきたいと思います。
西予市事務職員部情報部 http://www.h-uwa.jp/jimuya/
(2) 既に作成した複数のファイルをまとめて保存する場合
① [スタート]を右クリックしてエクスプローラをクリック
1 なぜ、共有化させるのか?
(1) 複数の職員が必要とするデータなど、1人が作成すれば皆が
それを利用することができる。
(2) 担当者不在でも、共有フォルダで管理していれば、迷うことな
く必要なファイルが取り出せる。
(3) 市内での所属異動であれば、移動後の校務処理もスムーズ
に行うことができる。
② まず、保存したいファイルを左側のフォルダツリーを選択して
右側に表示させる
2 共有フォルダへの保存の仕方
ドラッグ&
ドロップを
正確に!
(1) 作業中の文書等を保存する場合(一太郎)
3 フォルダ構成について
000総括
100学務
200人事管理
300経理
400管財
900渉外
999その他
学校事務の手引きを参考に、学校でのスムーズな利用を考
えて構成を考えました。慣れるまで面倒かもしれませんが、慣
れれば便利です。
注 細部のフォルダの構成については、学校の実情に応じて多
少違いがあります。(できれば、すべて同じにしたいのです
が・・・。)
4 一括ファイル管理に関する取り決め(案)
(1) ファイル名の付け方
誰が見ても分かるようなファイル名にする。番号等で安易な
ファイル名にしない。年度等により複数の様式ができる場合
は、ファイル名の後にカッコ書きで年度等を付ける。
【参考例】
・上書き保存で済むもの ここをクリック
して、保存場
所を探してく
ださい。
ファイル名:勤務状況報告書
・年度等により複数のファイルにする場合
[+]のところで、
ドラッグしたま
ま数秒待て
ば、下層の
フォルダが表
示されます。
先に全て[+]を
クリックしてお
くと保存先が
分かりやすい
です。
③ 右側のファイルをドラッグして、左側のフォルダツリーに移動
させ、保存したいフォルダの上まで持っていく。
作業終了後、[名前を付けて保存]を選択し、[場所]を保存したい
場所にしてファイル名を付ける。例は、修学旅行申請書なので、
[000総括][11学校行事][02修学旅行]に保存。
注1 校内LANを利用して、他のパソコンから保存する場合は、
ネットワーク全体から保存場所を探すようにする。
注2 共有フォルダを管理しているパソコンで直接保存する場合
は、ローカルディスクのどこかに保存場所があります。(学校
で決めた場所なので特定はできません。)
注1 [Ctrl]キーを押したままファイルをクリックすれば、複数のファ
イルをまとめて移動させることができます。(横並びや縦並び
のものを移動させる時は[Shift]キーを押したまま[→]又は
[↓])
注2 この作業でファイルを動かすと、同じディスク内であればファ
イルは移動することになりますが、別のディスクに動かすと
ファイルはコピーされることになります。
ファイル名:市予算要求書(H17)
(2) ファイルの内容
個人的なファイルは、共有ファイルにしない。あくまで、学校
で必要なものだけに限定する。一時的に作成したファイル、
今後利用する可能性がないものも同様である。
秘密事項に当たるファイルは、取り扱いに注意する。パス
ワードを付けて管理するのが望ましい。フォルダ単位又は、
ファイル単位でパスワード管理ができる。(一太郎、Excel)
(3) 大容量の共有ファイルの定期的なバックファイル
予期せぬ事態に備え、定期的にバックアップを取る。
大容量のデータのバックアップをとることになるので、CD-R
やMO等を利用するとよい。
バックアップをとる間隔は、1ヶ月に1回、最低でも学期に1
回はとる。バックアップのディスク等は、金庫等で管理するの
が望ましい。安易に机の中に入れたままにしない。
(4) 年度末のファイル整理
職員全員の者が利用するようになれば、年々データが蓄積さ
れていく。データを有効に利用するために、必要でなくなった
データを整理して削除する。それぞれ関係職員が責任を
持って整理する。個人情報の取り扱いについては、特に注意
すること。
校内LANが整備されている学校の方は、自分のパソコンのデスクトップ上に、共有フォルダのショートカットを作成すると良いでしょう。
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