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アルファオフィス
グループウェア アルファオフィス 業務効率を上げる幅広い機能を搭載 月々1,000円から利用できるグループウェアASPサービス 社内や組織間の円滑なコミュニケーションを実現します。 安全で円滑な情報共有により得意先や関係会社とのビジネスを 活性化することができるグループウェアです。 社内 社外 総務部 会計事務所 経理部 関連会社 社内資料 PDF データ スケジュール 営業部 共有施設 画像データ アルファオフィス 日報管理 案件管理 顧客管理 デザイン・設計会社 図面データ 各種申請／ 決裁手続き 開発部 海外取引先 自社工場 営業所 社内や組織間の円滑な コミュニケーションに 社内や関係企業との 安全なデータ共有に 申請・承認の電子化で 業務フローを効率化 日々の日報や 案件・顧客の管理に グループウェア ファイル共有／ドキュメント管理 ワークフロー 営業支援（SFA） メンバーのスケジュールや施設の利用状況確認、重要な通 達 文書の回覧や大量の図面・仕様書の確認など、組織内に あるさまざまな情報をパソコンやタブレットなどの端末を利用して社員全員で共有できます。さらに、申請書の電子 化や営業日報管理などにも対応。多種多様な機能を組み合わせることにより、どの業界でも利用できるグループウェア サービスです。 ご利用料金 アルファオフィス メガタイプ 初期費用 月額基本料金 ユーザー数 ディスク容量 データベース容量 基本サービス 1,000円 100MB アルファオフィス ギガタイプ 10,000円 10 10,000円 100GB 50MB オプション（月額料金） ユーザー追加 10ユーザー／1,000円 100MB／1,000円 10GB／10,000円 ディスク容量追加 データベース容量追加 50MB／1,000円 ワークフロー 10ユーザー／1,000円 営業支援（SFA） 10ユーザー／1,000円 グループウェアがすぐに使いこなせるか不安・・・ ご安心ください！ アルファメール ご利用料金 アルファオフィス キャビネット版 基本サービス ご利用料金 オプション 初期費用 月額料金 初期費用 月額料金 ユーザー数 ディスク容量 ユーザー追加 ディスク追加 アルファオフィスキャビネット版 プレミア 50G プレミア 100G 5,000円 3,800円 6,800円 ― 1,000円 10 プレミア50GBのディスク容量内 プレミア100GBのディスク容量内 10ユーザー／1,000円 ― 10GB／3,000円 ※ユーザー数とは、 管理者が発行できる利用者IDの数です。 ※ワークフローオプションはアルファオフィスをご利用するユーザー数と同数のお申し込みが必要です。 ※営業支援 （SFA） オプションは最大でアルファオフィスのご利用ユーザー数までお申し込みできます。 ※最低利用期間は、課金開始から6カ月となっています。 ※ディスク容量は、キャビネット、掲示板、回覧板、ワークフローなどでファイルを登録した際に消費されます。 ※データベース容量は、スケジューラー（スケジュール登録時）、施設予約（施設予約登録時）、掲示板（メッセージ 登録時）、回覧板（回覧登録時）、ワークフロー（申請時）、営業支援（活動・案件・顧客登録時） に消費されます。 アルファオフィス導入支援スクール 対象機能 メリット • 初めてのグループウェアでも迷わず設定作業が行えます。 • ポイントを抑えた説明で、きちんと全社員に利用してもらえます。 • 各機能の説明を聞くことで、社内業務効率化に役立ちます。 ■基本操作（ログイン／ログアウト） ■施設予約（グループスケジュール含む） ■モバイルサービス＊2 ■アルファメールプレミア（Webメール） 選べる! 出張or来場による研修＊1 ご希望に沿った研修内容 ■回覧板 ■掲示板 ■ToDo ■ツール ■キャビネット ■伝言メール ■リンク ■アドレス帳 ■ワークフロー ■スケジューラー ■営業支援（SFA） ＊1）来場研修の場合、会場使用料が別途発生します。管理者機能は出張研修のみとなります。 ＊2）モバイルサービスは説明のみとなり、実機操作は含まれません。 ●管理者向け指導…訪問指導（指導時間：約３時間） 50,000円∼ ●利用者向けスクール…出張スクール（実施時間：約３時間） 70,000円∼ ※管理者と利用者を組み合わせてのご利用も可能です。 ※料金についてはあくまで目安となります。詳細は担当営業までご相談ください。 16 グループウェア サービスの詳細はこちらでもご覧いただけます。s http://www.alpha-web.jp/office/ お客様に安心してお申し込みいただくために、アルファオフィスでは 無料体験 を受け付けております。詳細は担当営業にお問い合わせください！ 充実のセキュリティ 情報共有やデータ交換で心配なのが、不正なアクセスや情報の漏えい。アルファオフィスは、アクセス権限の設定や暗号化通信など セキュリティ機能も充実しているため、安心してご利用いただけます。 ■ アクセス履歴管理 ■ アクセス権設定 ［ご提供機能］掲示板／キャビネット／回覧板／ワークフロー／営業支援（SFA） 会 社 自 宅 部 長 機密情報 主 任 一般情報 アルファメールプレミア／ ［ご提供機能］ スケジューラー／施設予約／掲示板／ キャビネット ■ IPアドレス制限 利用者がアルファオフィスにログイ ンできるIPアドレスを制限できます。 自宅などからアルファオフィスにロ グインさせたくない場合に有効です。 利 用 者 個 人や グル ープに対して 、 「 参照権」 「 権利なし」の三 「登録権」 つの権限を与えることができます。 アクセス権の設定状況は管理者機 能で出力することができます。 αWeb 誰が、いつ、何をしたかなどの動作を管理者機能で確認できます。また、 過去1年分のアクセス履 歴データをCSV形式のファイルでダウンロード することもできます。 ■ SSL通信対応 アルファオフィス ■ ウイルスチェック アルファオフィスにデータを登録するときやダウンロードするときには、 ウイルスチェックが行われます。外部から登録されたデータでも安心して ご利用いただけます。 アルファオフィス 利用者・管理者がログインをした履歴を確認できます。具体的には、先月／ 今月のログイン回数、最終ログイン日時をID単位で確認できます。さらに、 過去1年分の履歴はCSV形式のファイルダウンロードできるとともに、ログ イン時のIPアドレスも確認できます。 ア ル フ ァ メー ル ■ ログイン履歴 ログイン画面・利用者機能・管理者機能へのアクセスは、SSL通信による暗 号化を行っているため、安心してデータの登録・ダウンロードができます。 ご利用に便利な機能 ■ スマートフォン・タブレット・携帯電話の活用で、さらに便利に ■ 必要な機能だけを選択して利用可能 ご利用端末にあわせた見やすい専用ブラウザー画面をご用意。スケジュー ラー、掲示板、回覧板なども外出先から簡単に確認することができます。 アルファオフィスの多彩な機能の中から、必要な機能だけを選択して利用 することができます。例えば、得意先や関連会社とのデータ交換にのみ 利用する場合、キャビネット機能だけを表示させてご利用いただけます。 ※各端末により、ご利用できる機能の範囲は異なります。 不要な機能は 非表示！ アルファオフィスを利用しているユーザーの設定を、管理者が一括変更で きます。全ユーザーが利用する画面を同一にしたいという場合に効果を 発揮します。 ■ アルファメールプレミアとの連動で、さらに便利に お客様サポート フリーダイヤルのサポートセンターを基本料金で ご利用いただけます。また、会員向けの情報サイ トや契約手続き専用サイトなどもご用意してい ます。詳しくは4ページをご覧ください。 どこでもキャビネット ホスティングサービス＜アルファメールプレミア＞との連動が可能です。 連動することで管理者機能を一つにまとめることができるとともに、ID管 理も一元化できます。また、アルファオフィスのポータル上にWebメール を表示させることもできます。 Web de Shop ■ 利用者の設定機能を、 管理者が一括で変更可能 動作確認済みのご利用環境（2016年1月現在） アルファオフィスは、下記の環境で動作を確認しております。下記以外の環境でご利 用の場合、一部機能の動作や表示に不具合が発生する可能性があります。携帯電話 端末については、下記の推奨端末を参考にご利用ください。ただし、推奨端末であっ ても、一部機種や新機種では、動作や表示に不具合が発生する可能性があります。 画面解像度 携帯電話端末 （推奨端末） スマートフォン／ タブレット ※上記OSの標準ブラウザーで確認しております。 ●携帯電話端末からPC用の画面はご利用できません。 ●スマートフォン、タブレットは、スマートフォン用の画面として提供しているスケジューラー・施設 予約・キャビネットに関してのみ動作確認を行っています。 インターネットおまかせパック OS・ブラウザー Windows Vista＋Internet Explorer 9 Windows 7＋Internet Explorer 11 Windows 8.1＋Internet Explorer 11 Windows 10（ビルド 10240）＋Internet Explorer 11 / Edge 1024 768ピクセル以上 NTTドコモ： iモード au： EZweb SoftBank： Yahoo!ケータイ iOS 7 / 8 / 9 Android OS 4.x / 5.x / 6.x ●Windows 10のビルド番号を確認する方法は、下記URLからご確認ください。 http://faq.qqweb.jp/faq/viewer.asp?ID=EFA065FC0F ●au、SoftBank端末でご利用いただいた場合、ログインページ内のID保存ボタンが表示されま せん。 ●スマートフォン、タブレットでご利用いただいた場合、OS、ブラウザーの制限、機種の依存に よって、対応できない操作や表示に不具合が発生する可能性があります。 ●動作確認済みのご利用環境であっても、同一環境から同時に複数のユーザーIDでログインして のご利用は、動作対応外となりますのでご注意ください。 iPad／スマートフォンのご利用について ●管理者機能は、一部表示に不具合が発生する可能性があります。 ●iPad、スマートフォンでは、OS、ブラウザーの制限によってファイルの登録・ダウンロードを行う ことはできません。 ●iPadでご利用できる機能は、PC用画面でのご利用となります。 ●価格には消費税は含まれておりません。 ●価格およびサービス内容は予告なく変更する場合がありますのでご了承ください。 17 アルファオフィス グループウェア機能 社内や組織間の円滑なコミュニケーションを実現 個人やほかのメンバーのスケジュール、施設の利用状況、メッセージや伝言など、組織内にあるさまざまな情報を、毎日使うパソコン 画面に整理されたかたちで表示して、社内の円滑なコミュニケーションを実現します。 ポータル スケジューラー ToDo 利用している各機能の新着情報をひと目で確 自分 のスケジュール はもちろん 、ほか のメン 認できる画面です。ポータルを開くことで、その バーの予定も確認できるため、会議の日程など 日に必要な情報をすばやく確認できます。 を容易に決めることができます。また、会議室 などの施設を同時に予約することもできます。 施設予約 掲示板 社内の施設や機材の空き状況を予定表で確認 しながら、効率的に予約登録できます。施設予 約では、重複登録ができないため、ダブルブッ キングなどのトラブルを未然に防げます。 伝言メール 回覧板 外出している従業員の携帯電話のメールアドレ ス宛にメッセージを送ることができます。送信 者本人にも送ることが可能なので、送信した履 歴の確認もできます。 アドレス帳 「いつまでに、何をしなければならないか」を自 分でしっかり管理できます。優先度を付けたり、 指定した時刻にEメールで自分に通知したりな ど、仕事を管理するための機能が満載です。 部署別の通達や連絡事項などの情報発信から クレーム情報まで幅広く使うことができます。 一定期間で自動削除できる期限付きメッセー ジや、全文検索機能も搭載されています。また、 公開日時を事前に指定しておく予約登録にも 対応しています。 リンク アルファオフィスに登録されているメンバーの 中から任意のメンバーを選択して、メッセージ や添付ファイルを送ることができます。送付し た回覧の確認状況が容易に把握できます。 お知らせ いつも利用する情報サイトをリンク集として登録 し、いつでもワンクリックでリンク先のページを 表示させることができます。 共有リンク集以外に、 個人別に利用するリンク集も登録できます。 設 定 社員・得意先・プライベートに分けてアドレスや 個人情報を登録できます。メールを送りたい従 管理者から連絡事項などを、全利用者へ一斉 に発信できます。利用者のポータルにも連絡を ポータル画面のレイアウトや表示件数などを変 更できます。その他、アルファオフィスの画面の 業員や顧客のメールアドレスをクリックするだけ で、手間なく送信できる「クイックメール」を搭載 しています。 表示させることができるので、緊急の連絡事項 も確実にすばやく伝達できます。 配色やメニューの表示形式、並び順などを変更 できます。 ファイル共有機能 キャビネット 機能 英語対応 得意先や関係会社との安全で円滑な情報共有を実現 大容量ディスクを活用して、自社内の文書管理や企業間での円滑なファイル共有を実現します。1回の登録に つき、2GBまでアップロードできます。アクセス権設定を活用すれば、複数の企業とのファイル共有も可能と なります。 5階層対応キャビネット 通知機能 各種データを最大5階層までのキャビネットに登録できるため、ファイルご ファイルの登録時や変更時には、関係者にEメールで通知することができ とに整理をして登録できます。また、登録されたデータは、フリーキーワー ます。 登録したデータをすぐに確認してもらいたいときなどに有効です。 ドで検索できます。 画像サムネイル表示 メールで登録機能 画像データはサムネイル表示ができるため、画像データがたくさんある場 合には、目的のデータをビジュアルですばやく見つけることができます。 ファイル送信 機能 Eメール送信でキャビネットにデータを登録できます。管理者機能で、送 信者アドレス／送信者名／送信先キャビネットを設定した上で、指定され た宛先にメールを送信するだけでファイルの登録が完了します。 メールに添付できない大容量ファイル（最大2GB）を送ることができます。送付先のEメールアドレスを登録 するだけで誰にでも送れ、送付先にはダウンロード先のURLが自動でメール通知されます。 登録履歴 送信者および管理者のアクセス（登録、削除など）の履歴を、日単位で確 認または月単位でファイル出力できます。 参照履歴 受信者のアクセス（参照、ダウンロード）の履歴を、日単位で確認または月 単位でファイル出力できます。 パスワード設定 ファイルを送信する際、受信者用にパスワードを設定できます。セキュリ ティ面も安心です。 有効期限の設定 送信先がファイルを確認できる期限を選択します。パスワードを設定すれ ば最大14日間まで指定できます。 アルファオフィスキャビネット版は、ファイル共有機能（キャビネット機能・ファイル送信機能）を利用することができる、アルファメールのオプションサービスです。 18 グループウェア ワークフローオプション 申請・承認の電子化で業務の効率化と迅速な意思決定 各種申請書や申請・決裁業務の電子化を実現します。インターネット接続環境さえあれば、いつでもどこからでも申請や承認処理 が行えるため、外出や長期出張時にも業務処理が滞ることがなく安心です。また、過去の申請書の検索も容易です。 申請書テンプレート 申請書作成機能 印刷画面表示 申請書データの保存・参照用としてPDFファイ チェックボックスや計算式など、さまざまな項 ルを自動生成する機能を用意しています。保存 目からなるフォーム設計が可能なので、各企業 データをPDFで画面表示したり、プリントアウ の業務形態に合わせた申請書を作成できます。 トしたりすることができます。 承認経路作成機能 ■ テンプレート一覧 ● 代替休暇届 ● 遅刻早退届 ● 直行直帰届 ● 通勤定期代変更届 ● 扶養家族変更届 ● 紛失届 ● 旅費・交通費精算 ● 稟議書 ● Eメールアドレス申請 ●クレーム対応報告 ●モバイル接続申請 ● 会社情報調査依頼 申請書ごとに、承認経路の数を変更したり、承認 者をあらかじめ固定させて利用者側での変更を 不可にしたりすることができます。 確認者設定機能 管理者機能 申請履歴データ管理 管理者機能 過去の申請の参照、削除、ファイル出力などが 行えます。さらに、申請書のアクセス履 歴を確 認することもできます。 アルファオフィス キャビネット機能と連携させて利用すると、作成 申請時には承認者に、承認 結果は申請 者にE した資料の申請登録を行い、上司に承認された メールが配信されるため、アルファオフィスにロ グインしていなくても、申請されたか決裁され 資料のみがキャビネットに自動登録されます。 たかを確認できます。 ア ル フ ァ メー ル 実際に承認を行う決裁者のほかに、決裁権が なくても申請がされている内容の参照や、コメ ントの記入が可能な「確認者」を設定できます。 通知機能 ワークフロー to キャビネット 管理者機能 アルファメールプレミア／ ● 給与賞与振込み依頼 ● 欠勤・特別休暇届 ● 結婚届 ● 購入申請 ● 作業月報 ● 作業週報 ● 作業日報 ● 氏名変更届 ● 資格取得申請 ● 住所変更届 ● 出産届 ● 出張申請 αWeb よく利用される申請書のテンプレートを20種 類以上ご用意しています。そのまま使うことも、 テンプレートを編集して独自の申請フォームや 承認ルールを作成することもできます。 管理者機能 その他にも便利な機能が充実 申請書再利用機能、申請書差戻し機能、ポータル表示、携帯電話対応 営業支援（SFA）オプション 営業活動の効率化と顧客管理の強化を実現 活動登録・日報送信 案件一覧 日々の活動を専用フォームから登録できます。 個人やグループ全体の案件の一覧表示や、状況 案件や顧客と紐づけることもできます。1日の に応じて案件の更新ができます。案件管理表 活動をまとめて日報として送信できます。 を全体で共有することで、複数人の目による案 件のチェックが可能です。 顧客情報を管理するだけでなく、顧客・事業所 ごとの活動履歴・案件状況などを把握できるの で、特定の顧客に対してどのような対応がされ てきたかの確認も一目瞭然です。 受信一覧 検索機能 管理者機能 職種やグループごとに報告書を作成できます。 また、報告書単位で項目の追 加などの設定が できます。作成した報告書を誰が使用するのか 限定することもできます。 案件管理表設定 どこでもキャビネット 顧客管理 報告書設定 Web de Shop 営業マンの日々の商談内容や案件の進捗を管理できるとともに、顧客ごとの対応履歴や過去の案件を全員で共有できます。個々の 営業マンが保有していた情報を「見える化」することで、複数部署間の連携による組織的な顧客対応や営業力強化が図れます。 管理者機能 案件管理表の項目の追 加・変更などの編集が できます。項目にはテキストエリア、チェック ボックス、ラジオボタン、添付ファイルなどから 設定できます。 顧客管理設定 管理者機能 ポータル データ出力 営業支援（SFA）機能を表示することなく、受信 した日報やコメントされた活動の件数をポータ ルでご確認いただけます。 インターネットおまかせパック 送られてきた日報を確認できます。1日の活動 活動検索では期間・顧客名・担当者やキーワー 顧客（企業） ・事業所・担当者の3つから顧客を を1画面で参照できるとともに、活動単位でコ ドで絞っての検索、案件検索では売上予定日や 管理できます。既存の顧客データを一括登録す メントを返信できます。コメントは重要度や内 受注確度などの項目を絞って検索できます。 ることも可能です。 容によって色分けや太字にすることができます。 顧客検索では、設定した入力項目を検索対象と して追加することが可能です。 管理者機能 利用者 が登 録した活動、案件、顧 客データを CSVファイルで抽出できるので、各種資料の作 成や分析などが容易にできます。 ●価格には消費税は含まれておりません。 ●価格およびサービス内容は予告なく変更する場合がありますのでご了承ください。 19