平成 28

周南市ファイリングシステム導入支援等業務委託
に係る公募型プロポーザル実施要領
（平成 28 年度～30 年度）
平成２８年４月
山 口 県 周 南 市
目
次
１ 目的 .................................................................................................. - 2 ２ 業務概要 ........................................................................................... - 2 ３ 担当課 .............................................................................................. - 3 ４ 参加資格要件 ................................................................................... - 3 ５ スケジュール ................................................................................... - 4 ６ 参加表明書の提出等 ........................................................................ - 5 ７ 企画提案書の提出等 ........................................................................ - 6 ８ 質問 .................................................................................................. - 8 ９ 企画提案に対するヒアリング.......................................................... - 9 10 企画提案の選定................................................................................ - 9 11 契約に関する事項 .......................................................................... - 10 12 失格事項 ......................................................................................... - 11 13 その他 ............................................................................................ - 11 14 添付資料 ......................................................................................... - 13 15 参考図書 ......................................................................................... - 13 別表 評価項目及び配点 ...................................................................... - 14 -
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１ 目的
現在、庁内には大量の文書が存在し、快適な執務環境の実現や公文書の効率的な
管理に課題がある。このため、文書量を削減するとともに、その発生から廃棄まで
の所在をより的確に、かつ、効率的に管理できるよう、新庁舎建設（平成３０年７
月業務開始予定）に合わせて、文書管理の再構築を行う。
新庁舎建設に当たっては、執務室内に背の低いキャビネット(ローキャビネット)
を配し、執務内が見渡せるオープンな執務空間を実現し、個人情報や行政情報の保
護・管理について、市民からのさらなる信頼向上を目指している。また、文書の発
生から廃棄までの文書ライフサイクルの組織的で確実な統制により、将来に亘る文
書量の抑制を図り、新庁舎内の文書収納の適正規模の維持を図るものとする。
執務室内にローキャビネットを使用するため、文書の収納量の減少が見込まれて
いる。そのため、現行の簿冊方式によるファイリングに比べて、収納スペースの無
駄が生じにくく、文書の検索性や共有化に優れているとされているフォルダーを利
用したファイリング方式、いわゆるバーチカルファイリングシステム（以下「ファ
イリングシステム」という。
）を採用するものである。
２ 業務概要
(1) 業務名称
周南市ファイリングシステム導入支援等業務委託
(2) 契約期間
契約締結の日から平成 31 年 3 月 31 日（日）まで
(3) 業務内容
別添②「周南市ファイリングシステム導入支援等業務委託参考仕様書」
（以下
「参考仕様書」という。
）のとおり
(4) 履行場所
周南市が指定する場所
(5) プロポーザルの方法
公募型プロポーザル方式
(6) 提案上限額
本業務に関する委託料は、２４，２００千円以内（消費税及び地方消費税相当
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額を含む。
）とする。なお、この金額は契約時の予定価格ではないことに留意の
こと。
〔内訳〕
１ 平成２８年度
６，０００千円（消費税率８％）
２ 平成２９年度 １１，８００千円（消費税率１０％予定）
３ 平成３０年度
６，４００千円（消費税率１０％予定）
ただし、平成２９年度及び平成３０年度の金額は債務負担行為の限度額で
あり、予算額として確定しているものではない。
(7) 支払い方法
本業務委託料は、上記１～３に掲げる予算限度額内訳の範囲内で、各年度毎
に１回（合計３回）
、完了検査終了後に支払うものとする。
３ 担当課
周南市行政管理部行政管理課法務担当
〒745-8655 周南市岐山通１丁目１番地
電話 0834-22-8261 ファクス 0834-22-8266
電子メール [email protected]
４ 参加資格要件
次の(1)から(7)に掲げる事項をすべて満たしていることを要件とする。
(1) 地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の１１第１項において
準用する第１６７条の４第１項又は第２項に規定する者でないこと。
(2) 参加表明書の提出日時点で、平成２８・２９年度周南市競争入札等参加資格者
名簿(業務委託)に登録されていること。
(3) 参加表明書の提出時点で、会社法(平成１７年法律第８６号)第４７５条又は第６
４４条の規定に基づく清算の開始、破産法(平成１６年法律第７５号)第１８条第
１項若しくは第１９条第１項の規定に基づく破産手続開始の申立て、会社更生
法(平成１４年法律第１５４号)第１７条の規定に基づく更生手続開始の申立て
又は民事再生法(平成１１年法律第２２５号)第２１条の規定に基づく再生手続
開始の申立てがなされた者(会社更生法又は民事再生法の規定に基づく更生手続
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開始又は再生手続開始の決定日以降を審査基準とする経営事項審査を受け更生
計画又は再生計画の認可の決定が確定した者を除く。)でないこと。
(4) 参加表明書の提出の日から契約締結までの間において、指名停止の措置を周南
市から受けている者又は受けることが明らかである者でないこと。
(5) 暴力団（暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成３年法律第７
７号）第２条第１項第２号に規定する暴力団をいう。
）
、その構成員（暴力団の
構成団体の構成員を含む。
）若しくはその構成員でなくなった日から５年を経過
しない者又はこれらの統制下にある者でないこと。
(6) ファイリングシステムの導入及び維持管理のコンサルティングを行う体制を有
し、平成１８年度以降に地方自治体におけるコンサルティングの実績があるこ
と。
(7) コンサルティング業務について専任の職員（以下「担当者」という。
）を置き、
当該担当者は十分な業務実績を有していること。
５ スケジュール
○実施要領等は周南市ホームページ（http://www.city.shunan.lg.jp/）からダウン
ロードすること。
(1) 公募受付開始
平成２８年４月２０日（水）
(2) 参加表明書受付期間
平成２８年４月２０日（水）～４月２８日（木）
(3) 企画提案書等受付期間
平成２８年５月６日（金）～５月１６日（月）
(4) 辞退届提出期限
平成２８年５月１３日（金）
参加表明書作成及び企画 平成２８年４月２０日（水）～５月２日（月）
(5)
提案書作成に関する質問
受付
ただし、参加表明書作成に関する質問は、４
月２５日（月）まで
(6) 提案内容ヒアリング
平成２８年５月３０日（月）
(7) 審査結果通知
平成２８年６月上旬
(8) 契約締結
平成２８年６月中旬
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６ 参加表明書の提出等
(1)
提出書類
書 類 名
注 意 事 項
参加表明書（様式１）
○提出部数：１部
事業者概要（様式２）
○提出部数：１部
業務実績書（様式３）
○提出部数：１部
・平成１８年度以降の元請として契約し、既
に完了した業務について記載すること。
現受託業務概要（様式４）
○提出部数：１部
・平成２８年４月１日時点で受託している業
務について記載すること。
競争入札等参加資格認定通知
○提出部数；１部
書の写し
(2)
提出方法
① 提出方法
持参又は郵送（いずれも提出期間内必着。郵送の場合は書留郵便に限る。
）
② 提出期間
平成２８年４月２０日（水）から
平成２８年４月２８日（木）まで
※持参による場合の受付時間は、土曜日、日曜日及び国民の祝日に関す
る法律（昭和２３年法律第１７８号）に規定する休日(以下「休日」と
いう。)を除く午前８時３０分から午後５時１５分までとする。
③ 提出先
本要領３に掲げる担当課
④ 参加決定通知書
事業者から参加表明書を受理したときは、
「競争入札等参加資格認定通知書
の写し」を審査し、参加の適否を判断の上、文書で参加の可否を通知する。
⑤ その他
参加表明書提出後に参加を辞退する場合は、速やかに参加辞退届(様式任意)
を提出すること。
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７ 企画提案書の提出等
参加の決定通知を受けた事業者は、企画提案書等を次に定めるところにより作
成し、提出すること。
なお、表紙（様式６）以外は会社名等作成者が特定される表示はしないこと。
(1) 提出書類
書 類 名
注 意 事 項
企画提案書
○表紙（様式６） 提出部数：１部
○提案書 提出部数：ホッチキス留（長辺綴じ）８部、クリッ
プ留１部。様式は自由とする。ただし、Ａ４版で１０枚以内
とし、用紙両面の使用も可とする。
・次の事項は必須とする。提案の構成中に記載があれば可。
①導入の手順方法
ファイリングシステム導入に際して、導入完了までの品
質を向上させるための工夫について
新庁舎へ入居する際の切り替え方法について、移行する
方法等を具体的に記載すること。
②導入に関する職員研修等
③文書分類と保存年限等、文書のライフサイクルの考え方を
導入時にどのように適用するか、その方法と基準
④紙文書の削減に対する考え方及び本市への適用方法等
⑤執務内保管と書庫の運用方法
分散している書庫を統合するための手法に言及すること
⑥新庁舎でのキャビネットの配置方法
新庁舎ではユニバーサルプランを採用する予定。
効率よく利用できるキャビネットの配置について基本的
な考え方を記載すること。
⑦導入後の維持管理
新庁舎へ入居する課等は、現在の執務場所及び書庫にお
いて仮収納での維持管理と新庁舎移転後の平成３０年度の
維持管理について記載すること。
新庁舎へ入居しない課等は現在の執務場所及び書庫での
維持管理について記載すること。
⑧紙文書、電子化文書、電子文書の一体的管理方法
文書管理システムとファイリングシステムの連携につい
て基本的な考え方を記載すること。
※必要に応じて、新庁舎に入居する部署と新庁舎に入居しない
部署（出先機関）に分けて記載すること。
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ファイリングシ
○提出部数：ホッチキス留８部、クリップ留１部
ステム導入支援
導入に関して支援ツールがあれば、その機能の説明。
ツール
様式自由。Ａ４版４枚以内、両面使用可。
工程表(スケジ
○提出部数：ホッチキス留８部、クリップ留１部
ュール)及び導
様式自由。Ａ４版２枚とする。両面使用可。
入グループ編成
可能な範囲で詳細に記載のこと。
支援実施体制
○提出部数：ホッチキス留８部、クリップ留１部
様式自由。Ａ４版２枚以内。用紙両面の使用も可とする。どの
ように支援するのか記載のこと。
担当者実績書
○提出部数：ホッチキス留８部、クリップ留１部
（様式７）
参考見積書
○提出部数：ホッチキス留１部
Ａ４版縦とし、様式は自由とする。
別添②参考仕様書に沿って、貴社の提案を実施する場合の見積
金額及び内訳金額を記載のこと（消費税を分けて記載するこ
と）
。
３箇年度の年度別に記載すること。
評価は行いませんが、提案上限額（各年度内訳の限度額）を超
えた見積金額は失格対象とします。
(2) 提出方法
① 提出方法
持参又は郵送（いずれも提出期間内必着。郵送の場合は書留郵便に限る。
）
② 提出期間
平成２８年５月 ６日（金）から
平成２８年５月１６日（月）まで
※ 持参による場合の受付時間は、休日を除く午前８時３０分から午後５時
１５分までとする。
③ 提出先
本要領３に掲げる担当課
④ その他
参加表明書を提出された場合でも、提出期限までに企画提案書等の提出がな
い場合は、参加を辞退したものとみなす。
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８ 質問
参加表明書作成及び企画提案書作成に関する質問の受付及び回答
⑤ 質問の内容
参加表明等に関する質問及び企画提案書等に関する質問は、作成並びに提
出に必要な事項及び業務実施に係る条件に限るものとし、評価及び審査に係
る質問並びに仕様及び提案内容に係る質問は一切受け付けない。
⑥ 質問及び回答の方法
ア 様式
質問書（様式５）
イ 提出先
本要領３に掲げる担当課の電子メールアドレス
ウ 提出方法
質問書（様式５）を電子メールに添付して送付（受付期間内必着とする。
）
メールの件名は次のとおりとする。
○参加質問＿会社名称＿送信年月日
例；株式会社○◇△□が 2016 年 5 月 5 日に質問書を送付した場合
参加質問_株式会社○◇△□_20160505
○企画提案質問＿会社名称＿送信年月日
例；株式会社○◇△□が 2016 年 5 月 5 日に質問書を送付した場合
企画提案質問_株式会社○◇△□_20160505
エ 受付期間
平成２８年４月２０日（水）午前８時３０分から
平成２８年５月 ２日（月）午後５時１５分まで
ただし、参加表明作成に関する質問は、４月２５日（月）まで。
オ 質問に対する回答の方法
質問に対する回答は、質問を受けてから、おおむね３日以内（回答日が
休日に当たる場合は翌日とする。）にすべての参加者に対して、電子メー
ルにより行う。
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９ 企画提案に対するヒアリング
次により企画提案書等に係るヒアリングを実施する。
(1) 予定日
；平成２８年５月３０日（月）
(2) 時間および場所；企画提案書を提出した者に後日通知する。
(3) 持ち時間等
；４０分程度（企画提案書および工程表等の説明（３０分程
度）
、質疑応答（１０分程度）
(4) 出席者
；会場に入室できるのは、３人以内とします。
本市を担当する者が説明を行うこと。
会社名の特定できるものは持ち込まないこと。
(5) 使用機器等
；プロジェクター、スクリーンおよびホワイトボードは周南
市が用意する。その他の機器（パソコン等）が必要な場合
は、事前に本要領３に掲げる担当課に相談し、提案者が準
備すること。
10 企画提案の選定
周南市ファイリングシステム導入支援等業務委託に係る公募型プロポーザル選定
委員会（以下「委員会」という。
）における審査を経て、本業務についてもっとも適
切な企画提案を選定する。なお、委員会は非公開とする。
(1) 企画提案書等の審査方法
企画提案書等に関する評価は、次の各項目について総合的な判断により行う。
① 業務実績
② 業務実施体制
③ 業務目的及び業務内容の理解度
④ ヒアリング
(2) 企画提案書等の評価
① 評価項目 別表のとおり
② 最高得点を得たものを契約候補者に特定する。
(3) 審査結果通知
審査において、最も優れた企画提案書として特定した企画提案者の提出者（以
下「最優秀者」という。
）に対し、
「特定通知書」によりその旨を通知するもの
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とする。
最も優れた企画提案書として選定されなかった企画提案書の提出者に対して
は、
「非特定通知書」によりその旨を通知する。
(4) 結果の公表
委員会における審査及び評価の結果については、本プロポーザル手続きの完
了後に公表するものとする。
(5) 非特定理由の説明に関する事項
① 非特定理由の説明請求
本要領 10(3)により「非特定通知書」による通知を受けた者は、通知書を送
付した日の翌日から起算して７日(ただし、休日を除く。)以内に、次により周
南市長に非特定理由についての説明を求めることができる。
ア 様式
様式自由。ただし、A４版とする。
イ 提出先
本要領３に掲げる担当課
ウ 提出方法
持参又は郵送（いずれも提出期間内必着。郵送の場合は書留郵便に限る。
）
エ 受付期間
説明を求めることができる期間内（ただし、休日を除く。
）の午前８時３
０分から午後５時１５分まで
② 非特定理由の説明請求に対する回答
非特定理由の説明請求への解答は、説明を求めることができる期間の最
終日の翌日から起算して７日(ただし、休日を除く。)以内に書面により行
う。
11 契約に関する事項
(1) 見積徴取の相手先としての特定
周南市は、最優秀者を本事業に係る随意契約の見積徴取の相手先として特定
するとともに、事業の詳細内容の協議を実施するものとする。
ただし、下記のいずれかに該当し、見積徴取ができない場合及び契約が締結
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できない場合には、次点者を見積書徴取の相手方として再特定するものとする。
① 最優秀者が、本要領「４ 参加資格要件」に掲げる要件に該当しないことと
なったとき。
② 最優秀者が、周南市から事業委託に係る指名停止を受けることとなったとき。
③ 最優秀者が、特定後に本要領「１２ 失格事項の②及び⑤」に該当して失格
となったとき。
④ 最優秀者から見積徴取の結果、契約締結ができないとき。
⑤ 最優秀者が本事業の契約の締結を辞退したとき。
(2) 事業の仕様及び実施条件
① 本事業の仕様については、別添②参考仕様書に定めるほか、企画提案書に記
載された内容を尊重し、発注者、受注者協議の上、定めるものとする。
② 本事業の仕様決定に当たり、最優秀者に対し事業の具体的な実施手法の提案
等を依頼することがある。
12 失格事項
次のいずれかに該当する場合は失格とする。
① 「提案書等の提出」の提出期限までに提出書類が提出されなかった場合
② 提出書類に虚偽の記載があった場合
③ 見積額が提案上限額を超えている場合
④ プレゼンテーションに参加しなかった場合
⑤ その他本要領の定めに反した場合
13 その他
(1) 参加に係る一切の費用は、提案者の負担とする。
(2) 参加表明書及び企画提案書等の提出を郵送による場合は、不達及び遅配を原
因とする提出者の不利益が生じても、本市はその責めを負わない。提出者は、簡
易書留郵便を利用するなどの対策を講じること。
(3) 提出された参加表明書及び企画提案書等は、提出期限までは記載された内容
の追加、
変更等を行うことができるものとする。
ただし、
記載された内容の追加、
変更等を行う場合は、提出された書類を一旦持ち帰り、提出期限までに、改めて
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内容の追加、変更等を行った書類を提出すること。
(4) 提出期限を過ぎた後は、参加表明書及び企画提案書等の追加、変更等はでき
ないものとする。
(5) 企画提案書等の作成に当たっては、
「14 添付資料」の内容を確認の上、作成
すること。
(6) 提出された参加表明書及び企画提案書等は、返却しない。
(7) 提出された参加表明書及び企画提案書等は、提出者に無断で本プロポーザル
以外には使用しない。ただし、本プロポーザルの手続及びこれに係る事務処理に
必要な範囲において、参加表明書及び企画提案書等の複製、保存等を行う。
(8) 提案者が１者のみであっても、参加資格を有する者であれば本プロポーザル
を実施する。
(9) 本プロポーザルにおいて使用する言語及び通貨は、日本語及び日本国通貨と
する。
(10) 提出書類の作成に用いる単位は、日本の標準時及び計量法（平成４年法律第
51 号）に定める単位又は周南市が認めた単位に限るものとする。
(11) 各様式の記載欄の大きさ等については、記載量により適宜変更できるものと
するが、
様式の記載事項等は改変しないこと。また、特に定めのあるものを除き、
各様式の左側余白は３０ｍｍ以上確保すること。
(12) 各様式の記載に用いる文字のサイズは、原則として１０ポイント以上とする
こと。ただし、必要な注記、ふりがな及び掲載図等中の記載文字を除く。
(13) 本市からの疑義照会及び追加資料
提出期限までに企画提案書等の提出をした者に対して、本市から企画提案書等
の内容についての疑義照会又は追加資料の提出を求めることがある。
(14) 契約手続等
選定した提案者との契約手続及び契約書は、周南市契約事務規則(平成１５年
周南市規則第５１号)の定めるところによるものとする。なお、契約締結後にお
いて受託者に本提案における失格事項又は不正と認められる行為が判明した場
合は、契約を解除できるものとする。
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14 添付資料
(1)
提出書類の様式(別添①)
(2)
参考仕様書(別添②)
15 参考図書
①平成 24 年度実施の「周南市執務環境等調査業務委託調査報告書(本編)」(抜粋)
②新庁舎家具什器設置工事の家具レイアウト図及び員数表
※必要があれば、本要領３に掲げる担当課へ申し出てください。
①については、貸与可能です。
②については、閲覧可能です。
なお、貸与された図書は、紛失、汚損しないように取り扱うこと。
また、貸与された図書は、企画提案書作成が終了した時は、速やかに本要領３に
掲げる担当課に返却すること。
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別表 評価項目及び配点
No
区
分
評
価
1
実績
2
導入に当たる本市 専任の担当者を置いて、導入実績は十分か。
担当者の実績
実施体制・ 支援実施体制
職員に対する支援体制は充実しているか。
研修
短期間での導入になるが、支援指導体制は充実し
ているか。
業務実績
導入作業
目
導入及び維持管理の実績（過去１０年間の実績）
職員研修等
3
項
職員に対する研修は充実しているか。
導入に際して職員 職員の理解を得やすい方法か。
への指導方法
導入スケジュール
スケジューリングについて基本的方針はしっかり
しているか。
導入グループ編成
グループ編成について基本的な方針がしっかりし
ているか。
導入手順方法
一部の職員のみに負担はかかっていないか。
配点
10
10
20
30
ファイリングシステム導入時に品質向上の工夫は
あるか。
仮庁舎での一時仮置き等移転に向けて効率的か。
4
5
6
7
8
切 り 替 え 文書分類と保存年 一定の基準を持っているか、説得力があるか。
作業
限の見直し
紙文書を削減する 紙文書の削減の考え方とその適用が効果のあるも
ための方法
のとなりうるか。
建物等の完成図書及び図面の保管方法の方針は、
はっきりしているか。
30
執務内保管と書庫 執務室内での文書の保管と書庫の運用はシンプル
の運用
で効率的か。既存の書庫統合案は説得力があるか。
導入支援・管理用ツ ツール提供の有無並びに本市の機器に適合してい
ール
るか。
ツールは職員を支援するものとなっているか。
キ ャ ビ ネ ユニバーサルプラ キャビネットの配置について、利用しやすい配置
ッ ト の 配 ンでのキャビネッ の考え方を持っているか
10
置
ト収納の効率的な
配置
維持管理
導入後の維持管理
マニュアル化され、維持管理が容易か。
10
文書の所在が把握できる仕組みとなっているか。
文 書 管 理 文書管理システム ファイリングシステムと文書管理システムの連携
シ ス テ ム とファイリングシ について発展的な考え方を持っているか
との連携
ステムの連携につ
いて
プ レ ゼ ン プレゼンテーショ 本市にファイリングシステムを導入し、定着させ
テーショ ン
ようとする熱意・提案があるか
ン
合
計
- 14 -
10
20
150