ファイルの共有化に伴うデータの一括管理について

ファイルの共有化に伴うデータの一括管理について
教職員の大半がコンピュータを利用するようになった今、文書等の
ファイルの共有化が進んできました。市内での共通の共有フォルダ
を作成することにより、異動等による混乱を防ぎ、西予市全体の取り
組みにしていきたいと思います。
西予市事務職員部情報部 http://www.h-uwa.jp/jimuya/
（２） 既に作成した複数のファイルをまとめて保存する場合
① ［スタート］を右クリックしてエクスプローラをクリック
１　なぜ、共有化させるのか？
（１） 複数の職員が必要とするデータなど、１人が作成すれば皆が
それを利用することができる。
（２） 担当者不在でも、共有フォルダで管理していれば、迷うことな
く必要なファイルが取り出せる。
（３） 市内での所属異動であれば、移動後の校務処理もスムーズ
に行うことができる。
② まず、保存したいファイルを左側のフォルダツリーを選択して
右側に表示させる
２　共有フォルダへの保存の仕方
ドラッグ＆
ドロップを
正確に！
（１） 作業中の文書等を保存する場合（一太郎）
３ フォルダ構成について
000総括
100学務
200人事管理
300経理
400管財
900渉外
999その他
学校事務の手引きを参考に、学校でのスムーズな利用を考
えて構成を考えました。慣れるまで面倒かもしれませんが、慣
れれば便利です。
注 細部のフォルダの構成については、学校の実情に応じて多
少違いがあります。（できれば、すべて同じにしたいのです
が・・・。）
４ 一括ファイル管理に関する取り決め（案）
（１） ファイル名の付け方
誰が見ても分かるようなファイル名にする。番号等で安易な
ファイル名にしない。年度等により複数の様式ができる場合
は、ファイル名の後にカッコ書きで年度等を付ける。
【参考例】
・上書き保存で済むもの　ここをクリック
して、保存場
所を探してく
ださい。
ファイル名：勤務状況報告書
・年度等により複数のファイルにする場合
[+]のところで、
ドラッグしたま
ま数秒待て
ば、下層の
フォルダが表
示されます。
先に全て[+]を
クリックしてお
くと保存先が
分かりやすい
です。
③ 右側のファイルをドラッグして、左側のフォルダツリーに移動
させ、保存したいフォルダの上まで持っていく。
作業終了後、［名前を付けて保存］を選択し、［場所］を保存したい
場所にしてファイル名を付ける。例は、修学旅行申請書なので、
[000総括][11学校行事][02修学旅行]に保存。
注１ 校内LANを利用して、他のパソコンから保存する場合は、
ネットワーク全体から保存場所を探すようにする。
注２ 共有フォルダを管理しているパソコンで直接保存する場合
は、ローカルディスクのどこかに保存場所があります。（学校
で決めた場所なので特定はできません。）
注１ [Ctrl]キーを押したままファイルをクリックすれば、複数のファ
イルをまとめて移動させることができます。（横並びや縦並び
のものを移動させる時は[Shift]キーを押したまま[→]又は
[↓]）
注２ この作業でファイルを動かすと、同じディスク内であればファ
イルは移動することになりますが、別のディスクに動かすと
ファイルはコピーされることになります。
ファイル名：市予算要求書（H１７）
（２） ファイルの内容
個人的なファイルは、共有ファイルにしない。あくまで、学校
で必要なものだけに限定する。一時的に作成したファイル、
今後利用する可能性がないものも同様である。
秘密事項に当たるファイルは、取り扱いに注意する。パス
ワードを付けて管理するのが望ましい。フォルダ単位又は、
ファイル単位でパスワード管理ができる。（一太郎、Excel）
（３） 大容量の共有ファイルの定期的なバックファイル
予期せぬ事態に備え、定期的にバックアップを取る。
大容量のデータのバックアップをとることになるので、CD-R
やMO等を利用するとよい。
バックアップをとる間隔は、１ヶ月に１回、最低でも学期に１
回はとる。バックアップのディスク等は、金庫等で管理するの
が望ましい。安易に机の中に入れたままにしない。
（４） 年度末のファイル整理
職員全員の者が利用するようになれば、年々データが蓄積さ
れていく。データを有効に利用するために、必要でなくなった
データを整理して削除する。それぞれ関係職員が責任を
持って整理する。個人情報の取り扱いについては、特に注意
すること。
校内LANが整備されている学校の方は、自分のパソコンのデスクトップ上に、共有フォルダのショートカットを作成すると良いでしょう。