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ユーザーマニュアル - サイボウズスタートアップス安否確認サービス
ユーザーマニュアル Ver.6.8.0 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. ◆◆目次◆◆ 1 章 はじめに ..............................................................................................................................................................1 1.1 本書の利用について .................................................................................................................... 1 1.2 ユーザーの役割別名称について .................................................................................................. 1 1.3 ユーザーが利用できる機能について .......................................................................................... 1 1.4 WEB ブラウザーについて ............................................................................................................ 2 1.4.1 Internet Explorer のセキュリティ設定について .................................................................... 2 1.5 携帯電話使用上の注意について .................................................................................................. 3 1.6 商標について ............................................................................................................................... 3 2 章 安否確認サービスにログインする .........................................................................................................................4 2.1 ログインする ............................................................................................................................... 4 2.2 ログアウトする ........................................................................................................................... 5 2.3 特別なログインについて............................................................................................................. 5 3 章 ホーム .................................................................................................................................................................6 3.1 ホームについて ........................................................................................................................... 6 3.2 通知の一覧について .................................................................................................................... 7 3.2.1 安否確認................................................................................................................................... 7 3.2.2 2 週間以内に更新のあった掲示板 ............................................................................................ 7 3.2.3 2 週間以内に更新のあったメッセージ ..................................................................................... 7 3.2.4 メールによる通知について...................................................................................................... 7 3.3 プライベート連絡先について ..................................................................................................... 8 3.4 ユーザー情報について ................................................................................................................ 8 3.5 メール内の URL について .......................................................................................................... 9 4 章 個人設定 ............................................................................................................................................................ 10 4.1 個人設定について ..................................................................................................................... 10 4.1.1 プライベート連絡先のメールアドレスの設定をする ............................................................ 10 4.1.2 プライベート連絡先の Twitter アカウントの設定をする .................................................... 11 4.1.3 ユーザー情報のメモの設定をする ......................................................................................... 12 4.1.4 ブックマーク用 URL の送信をする ...................................................................................... 12 4.1.5 パスワードの変更をする ....................................................................................................... 13 5 章 一斉送信の設問フォームへの回答 ....................................................................................................................... 14 5.1 設問ページへアクセスする ....................................................................................................... 14 5.1.1 一斉送信メールからアクセスする場合 ................................................................................. 14 5.1.2 ホームからアクセスする場合 ................................................................................................ 14 5.2 設問フォームに回答する........................................................................................................... 15 5.3 回答を修正する ......................................................................................................................... 15 6 章 掲示板 ............................................................................................................................................................... 16 6.1 掲示板について ......................................................................................................................... 16 6.2 トピックを閲覧する .................................................................................................................. 16 6.3 コメントする ............................................................................................................................. 16 6.4 添付ファイルを利用する (特別プラン限定機能) ...................................................................... 17 6.4.1 トピックの添付ファイルを利用する ..................................................................................... 17 6.4.2 コメント時に添付ファイルを利用する ................................................................................. 17 6.5 携帯電話で掲示板を利用する ................................................................................................... 18 7 章 メッセージ ......................................................................................................................................................... 19 7.1 メッセージについて .................................................................................................................. 19 7.2 メッセージを送信する .............................................................................................................. 19 7.3 メッセージを閲覧する .............................................................................................................. 20 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 7.4 メッセージにコメント・変更・削除する ................................................................................. 20 7.5 添付ファイルを利用する (特別プラン限定機能) ...................................................................... 21 7.5.1 新しいメッセージを作成する時に添付ファイルを利用する ................................................. 21 7.5.2 コメント時に添付ファイルを利用する ................................................................................. 22 7.6 メッセージを携帯電話で利用する ............................................................................................ 23 8 章 家族メッセージ（ファミリープラン限定機能） ................................................................................................... 24 8.1 家族メッセージについて........................................................................................................... 24 8.2 家族メッセージの使用準備について ........................................................................................ 25 8.2.1 家族メールアドレスの登録.................................................................................................... 25 8.2.2 家族メールアドレスの編集と削除 ......................................................................................... 27 8.3 家族メッセージの利用について ................................................................................................ 27 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 1 章 はじめに 1.1 本書の利用について 本書では「サイボウズスタートアップス安否確認サービス」 （以下、安否確認サービス）のユーザー（以下、ユーザー）(1.2 ユーザーの役割別名称について参照)を対象に安否確認サービスの機能について解説しています。 1.2 ユーザーの役割別名称について 安否確認サービスでは災害前準備と災害時においてユーザーの役割を次のように定めています。 役割 危機管理責任者 マネージャー システム管理者 ユーザー 説明 緊急時にも事業活動を継続できるように情報を正確に把握し対応を指示する総責任者 事業活動を推進するために情報を正確に把握し対応を指示する責任者 ユーザー情報や組織・地域情報を管理し安否確認サービスの利用権限を管理する責任者 安否確認サービスに登録され緊急時に状況を報告するユーザー 1.3 ユーザーが利用できる機能について ユーザーが利用できる機能は以下の通りです。 機能 PC/スマートフォン/タブレット 携帯電話 ログイン ○ ○ パスワードの再設定 ○ ○ ホーム ○ ○ ホーム/通知の一覧 ○ ○ 設問フォームの回答 ○ ○ 掲示板/閲覧・コメント・添付ファイル ○※3 ○※3 メッセージ/新しいメッセージを作成する ○※1 ○※1 メッセージ/閲覧・コメント・添付ファイル ○※3 ○※3 家族メッセージ ○※2 ○※2 個人設定/プライベート連絡先の設定 ○ ○ 個人設定/パスワードの変更 ○ ○ 個人設定/ブックマーク用 URL の送信 ○ ○ 個人設定/ユーザー情報のメモの設定 ○ ○ 個人設定/家族メールアドレスの設定 ○※2 ○※2 個人設定/Twitter 連携の設定 ○ ※1 利用制限されていない場合にメッセージの送信をご利用頂けます。 ※2 ファミリープランをご契約頂いている場合にご利用頂けます。 ※3 添付ファイルは特別プランをご契約頂いている場合にご利用頂けます。携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です。 1 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 1.4 Web ブラウザーについて 安否確認サービスは Web を利用したシステムです。以下の Web ブラウザー及び携帯電話に対応しています。 Windows Macintosh iOS Android 携帯電話 Internet Explorer 8/9/10/11 Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 Safari 6 以上 Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 Safari Android の標準ブラウザー 携帯電話の標準ブラウザー Web ブラウザーは Javascript を有効に設定し Cookie を受け入れるように設定してください。 安否確認サービスは登録情報の保護を目的として SSL/TLS 通信に対応しています。このため Web ブラウザーは SSL/TLS 通 信プロトコルである「TLS1.0 / TLS1.1 / TLS1.2」のいずれか、または全部を利用できる設定にしてください。 ※SSL/TLS 通信とは主にインターネットにおいてデータを暗号化して送受信する通信手段をいいます。送受信データを暗 号化するとインターネットでデータを読み取られることなく安心してプライベート情報などをやりとりできるように なります。安否確認サービスでは個人メールアドレスなどのプライベートデータをやりとりするため SSL/TLS 通信を利 用しています。 ※ SSL2.0, SSL3.0 はセキュリティ上の理由により対応していません。 ※ 携帯電話の HTTPS 通信については「携帯電話の使用上の注意」を参照してください。 1.4.1 Internet Explorer のセキュリティ設定について Internet Explorer の場合の SSL/TLS 通信プロトコルの設定方法はブラウザの「ツール」メニューから「インターネットオ プション」を選択後「詳細設定」タブを開き「セキュリティ」項目を次の画面キャプチャの通り変更してください。 Internet Explorer のバージョンによっては TLS1.0 を選択できないことがあります。その場合は TLS1.1 と TLS1.2 を選択 してください。 2 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 1.5 携帯電話使用上の注意について 安否確認サービスでは一斉送信などのメール送信に「anpikakunin.com」ドメインのメールアドレスを使用しています。携 帯電話で迷惑メールの設定をされていると安否確認サービスからのメールを受信できません。 安否確認サービスからのメー ルを受信する場合は「anpikakunin.com」ドメインから送信されるメールを受信できるよう設定してください。 ※携帯電話の迷惑メール設定方法は各キャリアにご確認ください。 ※弊社でも「メールが届かない際の手順書」を安否確認サービスのダウンロードページで公開しています。 一斉送信など安否確認サービスから送信するメールには https と http の URL が付いています。一度 https 通信でのアクセ スを試して頂き安否確認サービスにアクセスできないようであれば http 通信にてご利用ください。 https 通信を利用できない携帯電話は次の通りです ・i モード 1.0 の NTTDocomo 携帯電話 ・アップデート対応をしていない au 携帯電話 ※au 携帯電話はアップデート対応をしていると https がご利用できます。詳しくは au にお問い合わせください。 1.6 商標について 記載された商品名・各製品名は各社の登録商標または商標です。 3 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 2 章 安否確認サービスにログインする 2.1 ログインする 安否確認サービスは Web ブラウザーでアクセスします。安否確認サービスにアクセスする操作を「ログイン」と呼びます。 ① Web ブラウザーでアクセスします。 安否確認サービスにアクセスする URL はシステム管理者にお問い合わせください。 ② PC またはスマートフォンでログインする場合。自分のログイン名とパスワードを入力し「ログイン」をクリックします。 ③携帯電話でログインする場合。自分のログイン名とパスワードを入力し「ログイン」をクリックします。 ログイン名とパスワードについてはシステム管理者にお問い合わせください。 ログイン名とパスワードは大文字小文字を区別し、正しく入力してください。 4 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 2.2 ログアウトする 安否確認サービスを利用しない場合はログアウトします。ログアウトするとメールアドレスとパスワードの入力画面になります。 ① 「ログアウト」をクリックしてログイン画面に戻ります。 ②携帯電話の場合は「.」キーを押すかログアウトで決定ボタンを押します。 2.3 特別なログインについて 安否確認サービスはログイン名とパスワードを利用したログイン以外に、シングルサインオンキー付き URL を利用することでログ イン名とパスワードを入力することなく簡単にログインできる方法があります。次の場合にシングルサインオンキー付き URL を利 用したログインができます。URL をマウスクリックまたはタップしてください。 ※シングルサインオンキー付き URL には有効期限があります。詳しくはシステム管理者にお尋ねください。 ※シングルサインオンキー付き URL は、クリックまたはタップすれば誰でもアクセスできてしまいます。 他人に渡さない等、お取扱いには充分ご注意ください。 プライベートメールを登録した場合に送信されるメール → ホーム画面にアクセスできる 詳しくは「4.1.1 プライベート連絡先のメールアドレスの設定をする」を参照してください。 ブックマーク用 URL を発行した場合に送信されるメール → ホーム画面にアクセスできる 詳しくは「4.1.4 ブックマーク用 URL の送信をする」を参照してください。 家族メッセージにメールを登録した場合に送信されるメール（ファミリープラン限定）→ 家族メッセージ画面にアクセスできる 詳しくは「8.2.1 家族メールアドレスの登録」を参照してください。 メッセージに書き込んだ場合に送信されるメール → 該当のメッセージにアクセスできる 詳しくは「7.4 メッセージにコメント・変更・削除する」を参照してください。 一斉送信が行われた場合に送信されるメールと twitter → 設問フォームにアクセスできる 詳しくは「5.1.1 一斉送信メールからアクセスする場合」を参照してください。 5 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 3 章 ホーム 3.1 ホームについて ホームはログイン後に表示されるページです。現在発生している一斉送信の一覧と自分自身のプライベート連絡先の確認等が行え ます。 通知の一覧には「安否確認（一斉送信） 」 「2 週間以内に更新のあった掲示板」 「2 週間以内に更新のあったメッセージ」の履歴が表 示されます。会社管理のメールアドレスを登録していなく、さらにプライベート連絡先のメールアドレス及び Twitter も一切登録 していないユーザーには、一斉送信は届きませんが通知の一覧に履歴が残りますのでここから設問フォームにアクセスすることも できます。基本的には一斉送信を受信できるようにプライベート連絡先のメールアドレスを 1 つ以上登録するように運用してくだ さい。 安否確認サービスアプリ(Android/iPhone)を利用している場合はプライベート連絡先に機種コードが表示されます。 アプリを利用できる端末は直近にアプリでログインした 1 台のみです。 アプリの利用方法は別途アプリクイックマニュアルを参照してください。 Twitter をご利用になる場合は必ずプライベート連絡先のメールアドレスと併用してださい。プライベート連絡先のメールアドレ スを登録していないと下記の条件の場合において「一斉送信が届かない」などの問題が起こります。 特殊な例になりますが次の条件の場合は設問フォームが付かない一斉送信をすると”通知の一覧”に履歴が残らず一斉送信も届 かないのでご注意ください。 【条件】「ユーザー情報のメールアドレス」と「プライベート連絡先のメールアドレス」がどちらも未登録の場合。Twitter 登録 の有無は無関係です。 ※Twitter に登録していても設問フォームが付かない一斉送信の場合は Twitter に送信されません。Twitter 登録の仕様は「4.1.2 プライベート連絡先への Twitter アカウントの設定する」をご参照ください。 6 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 3.2 通知の一覧について 3.2.1 安否確認 ユーザーに通知されている一斉送信の一覧が表示されます。一斉送信がある場合はタイトル行（通知の一覧と表示されている帯の 部分）が赤色になります。一斉送信がない場合は青色になります。 一斉送信がない場合の表示。 一斉送信がある場合の表示。 3.2.2 2 週間以内に更新のあった掲示板 2 週間以内に更新のあった掲示板のリストが表示されます。トピック名をクリックすると掲示板に移動します。2 週間以内に更新が 無い場合は「なし」と表示されます。 3.2.3 2 週間以内に更新のあったメッセージ 2 週間以内に更新のあったメッセージのリストが表示されます。タイトルをクリックするとメッセージに移動します。2 週間以内に 更新が無い場合は「なし」と表示されます。 3.2.4 メールによる通知について 安否確認サービスではホーム画面での通知機能以外にプライベート連絡先または会社メールアドレスにも通知する機能をもってい ます。 次の機能において書き込みがあった場合に宛先ユーザーへ 3 分に一度まとめて送信します。 ・メッセージ … メッセージでやり取りしているメンバー全員に書き込みがあったことを知らせるメールを送信します。 メッセージを書き込んだ本人には送信されません。 ・家族メッセージ … 家族メッセージでやり取りしているメンバー全員に書き込みがあったことを知らせるメールを送信し ます。メッセージを書き込んだ本人には送信されません。 次の場合はメッセージと家族メッセージを利用できないことがあります。安否確認サービスの管理者へご確認ください。 ・メッセージはシステム管理者の設定によってはユーザーが利用できない場合があります。 ・家族メッセージは安否確認サービスのご契約プランによっては利用できない場合があります。 7 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 3.3 プライベート連絡先について ユーザーが登録したプライベート連絡先をリスト表示します。緊急時に発信される一斉送信は会社管理のメールアドレスの他ここ に表示されているメールアドレスと Twitter アカウント宛に送信されます。 プライベート連絡先は自分自身のみ閲覧することができます。自分以外のユーザーはシステム管理者や運用管理者（危機管理責任 者・マネージャー）であっても閲覧できません。 プライベート連絡先は定期的にメンテナンスしてください。プライベートのメールアドレスを変更した場合は必ず再登録してくだ さい。 アプリを利用できる端末は直近にログインした 1 台のみとなっております。詳しくは別途アプリクイックマニュアルを参照くださ い。 3.4 ユーザー情報について システム管理者が登録したユーザー情報が表示されます。本内容を変更する場合はシステム管理者にお問い合わせください。メモ は個人設定から書き込むことができます。 メモはユーザーまたはシステム管理者が書き込めます。運用管理者（危機管理責任者・マネージャー）は閲覧のみ可能です。 8 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 3.5 メール内の URL について メールは「https」 「http」両方の URL が表示されます。どちらにアクセスしても同じです。 「https」でアクセスできない場合は「http」 にてアクセスしてください。「https/http」または「https のみ」の URL 切り替えはシステム管理者が行います。 ◆初期設定は「https 通信と http 通信を許可する」です。 ◆「https 通信のみ許可する」設定とした場合は、誤って http で接続しようとしても https に切り替わります。 ◆「https 通信と http 通信を許可する」設定にした場合のメール内の URL は次の通りです。 ◆「https 通信のみ許可する」設定にした場合のメール内の URL は次の通りです。 ◆システム管理者「https/http」を切り替えできるメールの種類は次の通りです。 機能名 メールの種類 ユーザー向けメール（宛先） 管理者向けメール（連絡状況の案内先） 家族向けメール（家族への送信） 一斉送信 twitter ユーザー向け twitter 管理者向け スマホアプリ（https のみ対応） 掲示板 トピック作成者への通知メール メッセージ 宛先登録したユーザーへの通知メール 家族メッセージ コメント書き込み時に家族へ通知するメール 運用設定 プライベート連絡先のメンテナンス設定メール プライベート連絡先のメールアドレスの登録確認メール 個人設定 ブックマーク用 URL の送信メール 家族メールアドレスの登録確認メール パスワードを忘れた方 パスワードを忘れた方はこちらメール 9 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 4 章 個人設定 4.1 個人設定について 個人設定を変更できます。設定できる内容は次の通りです。 4.1.1 プライベート連絡先のメールアドレスの設定をする 一斉送信を受信するメールアドレスを設定します。プライベートメールアドレスを最大３件まで登録できます。登録したメールア ドレスは自分以外閲覧できません。危機管理責任者が一斉送信を行うと登録したプライベート連絡先全てにメール送信されます。 プライベートメールアドレス登録後にテストメールが自動送信されますので着信を確認してください。 テストメールが届かない場合は「プライベートメールアドレスが間違っている」「anpikakunin.com ドメインからのメールを 受信できるようにしていない」などが考えられます。特に携帯電話の迷惑メールフィルターなどの設定をご確認ください。 携帯電話の迷惑メールフィルターの設定等は各キャリアの販売店などにご相談ください。 メールは「https」 「http」両方の URL が表示されます。どちらにアクセスしても同じです。 「https」でアクセスできない場合 は「http」にてアクセスしてください。 「https/http」または「https のみ」の URL 切り替えはシステム管理者が行います。 10 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 4.1.2 プライベート連絡先の Twitter アカウントの設定をする 一斉送信またはメッセージを Twitter で受信することができます。Twitter アカウントは事前に登録する必要があります。 11 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 4.1.3 ユーザー情報のメモの設定をする ユーザー情報に登録されているメモを編集します。 メモはユーザーまたはシステム管理者が書き込めます。運用管理者（危機管理責任者・マネージャー）は閲覧のみ可能です。 2,000 文字まで対応しています。 「一言程度のメモ」や「緊急時のためにプライベート連絡先を運用管理者に公開する場合」等の 非常時を想定した使い方にご利用ください。 4.1.4 ブックマーク用 URL の送信をする 安否確認サービスにダイレクトログインできる URL を緊急連絡先に送信します。ログイン名とパスワードを覚える必要がないので 必要な時に簡単に安否確認サービスへログインすることができます。URL をクリックすれば誰でも利用することができてしまうため ブックマーク用 URL のお取り扱いには充分にご注意ください。 メールは「https」 「http」両方の URL が表示されます。どちらにアクセスしても同じです。 「https」でアクセスできない場合は「http」 にてアクセスしてください。 「https/http」または「https のみ」の URL 切り替えはシステム管理者が行います。 パスワードを変更すると以前のブックマーク用 URL は利用できなくなります。ブックマーク用 URL を新たに送信してください。 12 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 4.1.5 パスワードの変更をする ログインする時に使用するパスワードを変更します。初期設定ではシステム管理者が設定したパスワードとなっていますので初め て安否確認サービスにログインした後は必ずパスワードを変更してください。 パスワードは定期的に変更してください。 パスワードは半角英数字と _-+#&!?% 一部記号に対応しています。 パスワードを変更すると以前のブックマーク用 URL は利用できなくなります。ブックマーク用 URL を新たに送信してください。 13 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 5 章 一斉送信の設問フォームへの回答 危機管理責任者により一斉送信が行われると送信されたメール内に設問フォームへの URL リンクがあります。URL をクリックして設 問フォームへアクセスし設問フォームに従って回答してください。 危機管理責任者が設問フォームへの回答の受付を終了させるまでいつでも何回でも回答を修正できます。 5.1 設問ページへアクセスする 設問フォームへは危機管理責任者から送信された一斉送信本文内のリンクまたは「ホーム」の「通知の一覧」の「安否確認」から アクセスできます。設問フォームはアクセスしたデバイスに最適化された大きさで表示されます。携帯電話・スマートフォン・タ ブレット・PC などの環境で視認性が高く操作しやすい表示となっています。 5.1.1 一斉送信メールからアクセスする場合 一斉送信されたメール本文には設問フォームにアクセスできる URL リンクが付与されています。この URL リンクをクリックすると ユーザー名とパスワードを入力することなくダイレクトに設問フォームにアクセスできます。 一斉送信メールはこちらになります ◆ 一 斉 送 信 は メ ー ル は 「 https 」 「http」両方の URL が表示されます。 どちらにアクセスしても同じアンケ ート画面に移ります。 ◆ 「https」でアクセスできない場 合は「http」にてアクセスしてくださ い。 ◆ 「https/http」または「https の み」の URL 切り替えはシステム管理者 が行います。 5.1.2 ホームからアクセスする場合 ホームの「通知の一覧」の「安否確認」に表示されている「登録する」をクリックすることで設問フォームにアクセスできます。 登録済みの回答フォームにも再回答できますので災害から時間が経過し状況が変わった場合などに再回答を行えます。 危機管理責任者が設問フォームの受付を終了させると「通知の一覧」に表示されなくなります。 14 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 5.2 設問フォームに回答する 設問フォームに回答します。ラジオボタン・チェックボックス・フリーテキストで回答を行います。回答するデバイスの画面の大 きさによってレイアウトが最適化された表示になります。 ※次の画面キャプチャはスマートフォンで表示した場合の設問フォーム画面です。 ※携帯電話は専用の設問フォーム画面を用意しています。 5.3 回答を修正する 危機管理責任者が設問フォームへの回答の受付を終了させるまでいつでも何回でも回答を修正できます。 15 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 6 章 掲示板 6.1 掲示板について ユーザーはトピックの閲覧とトピックに対してコメントを投稿できます。携帯電話からも掲示板を利用できます。 掲示板に新しいトピックを作成できるのは危機管理責任者またはマネージャーです。 特別プランをご契約頂いているとコメントにファイルを添付できます。携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です。 6.2 トピックを閲覧する 書き込まれているトピックを閲覧できます。 6.3 コメントする 書き込まれている掲示に対してコメント（書き込み）ができます。 内容またはコメントに URL リンクを利用できます。トピックに URL リンクは利用できません。 16 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 6.4 添付ファイルを利用する (特別プラン限定機能) 「コメントをする」場合にファイルを添付できトピックの詳細にファイルがある場合はダウンロードができます。緊急時用のマニ ュアルをダウンロードしたり被害状況を写真で報告する等ができます。制限事項は次の通りです。 コメント時のみファイルアップロードできます。 1 ファイルあたり 10MB までアップロードできます。 1 回の投稿あたり 5 ファイルまで同時にアップロードできます。 PC・スマートフォン・タブレットはファイルのアップロード・ダウンロード・閲覧ができます。 携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です。 添付できるファイルは特に制限はありません。画像・テキストファイル・Word ファイル・Excel ファイル・pdf ファイル等に対応 しています。 6.4.1 トピックの添付ファイルを利用する ① トピックの詳細にある添付ファイルはダウンロードできます。 6.4.2 コメント時に添付ファイルを利用する ① ② ③ コメントを入力します。 添付ファイルを利用する場合は「ファイル選択」をクリックして添付するファイルを選択します。画像はファイル選択済み の様子です。 「書き込む」ボタンをクリックして書き込みます。 17 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. ④ ⑤ 画像ファイルは掲示板内に表示されます。ワード文書などはリンクのみ表示されます。 「削除する」ボタンをクリックする と添付ファイルを含んでコメントを削除できます。 リンクをクリックすると添付ファイルをダウンロードできます。 6.5 携帯電話で掲示板を利用する 携帯電話からも掲示板を利用できます。 掲示板に新しいトピックを作成できるのは危機管理責任者またはマネージャーです。 注意）添付ファイルはダウンロードのみ利用可能です。 18 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 7 章 メッセージ 7.1 メッセージについて 特定かつ複数の人と閲覧や書き込みができます。メッセージに書き込みがあるとメッセージに参加している全員に書き込み内容を 含んだメールが送信される高機能な掲示板です。 「緊急時に出社できない」 「電話連絡できない」 「緊急時の対策で複数の人員と打ち 合わせをする必要がある」等の場合、メッセージを利用することで緊急時の対策の打ち合わせ等のやりとりを安否確認サービス上 で行えます。メッセージに書き込まれると「メール」 「Twitter」 「スマートフォンアプリ」に通知されるためメッセージの確認漏れ の心配が少なくなります。 メッセージはシステム管理者により利用のできる役割を制限できます。メッセージの役割に制限がかかっていない場合はどのユー ザーも新しいメッセージを作成できます。その場合は運用ルールを作るなどして緊急時に特定した運用に絞ってご利用ください。 メッセージの役割に制限がかかっているとユーザーは新しいメッセージを作成できません。メッセージが送信されてきた場合のみ そのメッセージを閲覧かつコメントできるようになります。 ※ ※ ※ ※ ※ 次の場合は「メール」「Twitter」「スマートフォンアプリ」に通知されませんのでご注意ください。 ・「新しいメッセージを送信した」場合は送信者自身には通知されません。 ・「コメントを書き込んだ」場合はコメントを書き込んだ人には通知されません。 ・「”メール通知する”のチェックを外してコメントを書き込んだ」場合は通知されません。 携帯電話からもメッセージを利用できます。 同時に 200 名まで送信できます。 部署別/地域別でまとめて選択してしまうとメッセージの送信制限である 200 名を超えてしまう可能性があるため、部署別/地 域別で送信者を選択する場合もユーザー単位で選択頂く必要がございます。 特別プランをご契約頂いているとメッセージとコメントにファイルを添付できます。携帯電話はファイルのダウンロードのみ 可能です。 7.2 メッセージを送信する メッセージのトピックと内容を記入してメッセージに参加する人を選択します。部署・地域別で選択できるほかユーザー検索もで きます。 19 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 7.3 メッセージを閲覧する メッセージを閲覧できます。宛先の確認・宛先の変更・コメントの書き込み・コメントの削除・メッセージの変更・メッセージの 削除などの操作を行えます。内容の編集と宛先変更はメッセージを作成した本人のみ可能です。 7.4 メッセージにコメント・変更・削除する 内容またはコメントに URL リンクを利用できます。タイトルに URL リンクは利用できません。 「メール通知する」にチェックしていると「メール」 「Twitter」「スマートフォンアプリ」への通知が行われます。 「メール通知する」のチェックを外すと通知は行われません。 20 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 7.5 添付ファイルを利用する (特別プラン限定機能) 「新しいメッセージを作成する」 「コメントをする」場合にファイルを添付できます。緊急時用のマニュアルをアップロードしてお いたり被害状況を写真で報告する等ができます。制限事項は次の通りです。 システム管理者より「新しいメッセージを作成する権限」が設定されている場合のみ「新しいメッセージを作成する」事ができ添 付ファイルも利用できます。コメント書き込みの場合は「新しいメッセージを作成する権限」に関係なくコメントの書き込み及び 添付ファイルを利用できます。 1 ファイルあたり 10MB までアップロードできます。 1 回の投稿あたり 5 ファイルまで同時にアップロードできます。 PC・スマートフォン・タブレットはファイルのアップロード・ダウンロード・閲覧ができます。 携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です。 添付できるファイルは特に制限はありません。画像・テキストファイル・Word ファイル・Excel ファイル・pdf ファイル等に対応 しています。 7.5.1 新しいメッセージを作成する時に添付ファイルを利用する ① ② ③ 添付ファイルを利用する場合は「ファイル選択」をクリックして添付するファイルを選択します。 「削除する」ボタンで添付ファイルを 1 件づつ削除できます。 ファイルアップロードが完了した場合は「100%」と表示されます。宛先を選択後「送信する」ボタンをクリックします。 ④ メッセージの詳細にアップロードした添付ファイルが表示されいつでもダウンロードできるようになります。 21 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 7.5.2 コメント時に添付ファイルを利用する ① ② ③ ④ ⑤ コメントを入力します。 添付ファイルを利用する場合は「ファイル選択」をクリックして添付するファイルを選択します。画像はファイル選択済み の様子です。 「書き込む」ボタンをクリックして書き込みます。 画像ファイルは掲示板内に表示されます。ワード文書などはリンクのみ表示されます。 「削除する」ボタンをクリックする と添付ファイルを含んでコメントを削除できます。 リンクをクリックすると添付ファイルをダウンロードできます。 22 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 7.6 メッセージを携帯電話で利用する メッセージ機能は携帯電話でもご利用いただけます。PC 版と同等の機能を使用できます。 注意）添付ファイルはダウンロードのみ利用可能です。 23 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 8 章 家族メッセージ（ファミリープラン限定機能） 8.1 家族メッセージについて ホーム画面に「家族メッセージ」が表示されている場合は緊急時に家族で連絡を取り合える専用のメッセージをご利用頂けます。 ご家族向けの「家族メッセージクイックマニュアル」を用意していますので安否確認サービスの管理者にお問い合わせください。 家族メッセージは次の特徴があります。 - 緊急時に家族で連絡を取り合うメール送信機能付きの掲示板です。携帯電話でも利用できます。 - 設問付きの「一斉送信/地震発生時の設定/津波発生時の設定/予約送信の設定」が行われた場合に家族メッセージへアクセスを促す メールが送信されます。 ※ ※ 危機管理責任者が「家族への送信」を「あり」に設定した場合のみ。 一斉送信を利用しなくても安否確認サービスから発行する家族メッセージ用 URL からでも家族メッセージをご利用頂けます。 家族メッセージ用 URL の発行の仕方は後述の「家族メールアドレスの登録」 「家族メールアドレスの編集と削除」をご覧くださ い。 - 1 ユーザーあたり最大 8 つまで家族メールアドレスを登録できます。 - 運用管理者は登録内容を確認できませんが各ユーザーが家族メールアドレスを登録しているか否かの確認はできます。 - 安否アプリにも対応し家族メッセージへの最新書き込み情報を確認できます。 ※ 家族メッセージがご利用いただける場合のホーム画面には次の通り「家族メッセージ」が表示されています。 24 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 8.2 家族メッセージの使用準備について 8.2.1 家族メールアドレスの登録 次の手順で家族メールアドレスを登録します。 追加をクリックします。 家族のお名前とメールアドレスを入力してから追加をクリックして登録します。これを登録したいメールアドレス分繰り返します。 メールアドレスは 8 つまで登録できます。 25 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 登録したメールアドレスにテストメールを送信します。「OK」をクリックしてください。 ※ ※ ※ メールが届かない場合はお使いの端末またはキャリアのメール受信設定を確認してください。「anpikakunin.com」からのメー ルアドレスを受信できるようにお願いします。 安否確認サービスのホームページにて「メールが届かない際の手順書」を公開しております。こちらを参考にしてメール受信 設定を変更してみてください。 メールアドレスの受信設定は携帯電話やスマートフォンのキャリアまたはメーカーにご確認ください。 安否確認サービスから送信される「テストメール」は次の通りです。テストメール内には家族メッセージにログインできる URL があり ます。お使いの端末のブックマークに登録してください。 ※ ※ URL は無期限でログインできます。ワンクリックでログインできますので取扱いには充分お気を付け下さい。 URL の再発行も可能です。家族メールアドレスを再編集または再登録して頂くと、新しく発行された URL のみが有効になり、 旧 URL ではログインできなくなります。URL を紛失または他人に知られてしまった場合などはセキュリティのため URL を再発 行してください。 ※ ※ ※ ※ 「https」または「http」から始まる 2 つの URL はどちらからも家族メッセージにアクセスできます。 初めに「https」側をクリックします。家族メッセージにアクセスできるのであれば「https」をご利用ください。 「https」で家族メッセージにアクセスできない場合は「http」側の URL をご利用ください。 PC またはスマートフォンであれば「https」アクセスできます。もし「https」でアクセスできない場合はブラウザの設定をご 確認ください。Internet Explorer をご利用の場合は本マニュアルの「Internet Explorer のセキュリティ設定について」に設 定方法があります。 携帯電話の場合は「https」でアクセスできる携帯電話とアクセスできない携帯電話があります。「携帯電話使用上の注意につ いて」を参照してください。 ※ 26 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 8.2.2 家族メールアドレスの編集と削除 家族メールアドレスを登録すると次のような画面になります。ご家族のお名前とメールアドレスは編集または削除ができます。編 集を行うと新しいテストメールアドレスが発行されます。 ※ テストメールアドレスを送信する度に家族メッセージにアクセスできる URL が変わりますので必ず新しく発行された URL 使っ てください。ブックマークに登録している場合は新しい URL に置き換えてください。 8.3 家族メッセージの利用について ユーザーはホーム画面または上部メニューにある「家族メッセージ」をクリックします。コメントを入力後「書き込む」をクリッ クしてください。 ご家族は家族メールアドレスを登録した際に送信されたテストメール内にある家族メッセージ用 URL をクリックまたはタップする ことで家族メッセージにログインし閲覧と書き込みができます。 「家族への送信」が「あり」の一斉送信があった場合は一斉送信内 にある家族メッセージ用の URL を利用することもできます。 コメントに URL リンクを利用できます。 27 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 災害時のご使用イメージは次の通りです。 携帯電話でのご使用イメージは次の通りです。 以 28 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc. 上 サイボウズスタートアップス 安否確認サービス ユーザーマニュアル Ver.6.8.0 作成・編集 サイボウズスタートアップス株式会社 〒141-0031 東京都品川区西五反田 2-27-3 A-Place 五反田 9F http://cstap.com/ Copyright(C) CybozuStartUps,Inc. ※本マニュアルに記載されております内容はサービス改善のため予告なく変更させて頂く場合がございます。 ※記載された会社名・各製品名は各社の登録商標または商標です。 ※本マニュアルの全部または一部を無断で複写/転写することを禁じます。 29 Copyright(C) CybozuStartUps, Inc.