出雲市立学校文書処理の手引き

出雲市立学校文書処理の手引き
この手引きは、出雲市立学校文書管理規程をより有効に運用するために定める。
１
文書管理の役割分担
校
長
文書管理の責任者として文書の管理が適正かつ能率的に行われるよう、職員
を指揮監督する。
・ 文書管理の推進および維持改善に関すること。
・ 文書の収受、分類、整理、保管及び保存年限の決定に関すること。
教
頭
校長を補佐する。
文書の管理が適正かつ能率的に行われるよう職員を指導助言する。
文書取扱主任
職
２
員
職員の中から文書取扱主任を校長が指定する。指定された職員は、文書の
管理を適正かつ能率的に行う。
・ 文書の収受及び発送に関すること。
・ 文書の区分及び分類の確認に関すること。
・ 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
・ 文書の審査に関すること。
・ 文書事務の合理化に関すること。
職員の中から文書取扱員を校長が指定する。指定された職員は、文書取扱主任
を補佐し、また文書取扱主任に事故あるときはその職務を代理する。
・ 文書の収受の手続きに関すること
・ ファイルの作成手続きに関すること
・ ファイルの整理、移し替え及び廃棄の実務の手続きに関すること。
その他の職員は、一人ひとりが自覚を持ってファイルを整理し、文書の共有化
に努める。また、使用したファイルは必ず所定の場所に戻す。
対象文書
対象文書とは、職員が職務上作成し、または取得した文書であって、職員が組織的に用いる
ものとして組織において保有しているものをいう。
（１） 対象となる文書
・一般文書
（通知、供覧、伺い、照会、回答、報告等すべての文書）
・会計簿等の帳票類
・ファクシミリ、電子メールによる文書
・刊 行 物
（学校が作成した印刷刊行物および第三者から入手した重要な刊行物）
・電話等受信票
（２） 対象とならない文書
・新聞、雑誌、広告等簡易な文書その他登録する必要がないと校長が認めた文書
３
文書の受付と分類について
（１）受付印
【背表紙】
保存年限 →
（５）
元
号 →
平 成
年
度 →
１９
分類番号 →
文 書 名 →
１
０
７４
（ ）
○
（２）供覧印
○
分類（
）−（
）−（
） 担当者名
j0t
○
頭
出席
作成
回答
処理
主
任
報告
その他（
主
ｸ ¥*
長
教
務
z
教
eiv
校
指
示
）−（
○
任
指導
周知
回覧
配布
確認
）協議・検討し結果を（
）へ報告
○
○
①
分類表示が記入されている場合
…
所定のファイルに綴じる
・分類番号に従うこと
学校名 →
②
分類表示が記入されていない場合
…
綴じる必要なし
△△△
４
文書の収受・発送・廃棄の流れについて
次に示した文書の流れは、標準的なものです。
（１）収受文書の流れについて
①
文書受領
（文書取扱員）
・個人宛の文書でも公文書にする必要のある文書は文書受付
に回付する
↓
②
・搬送便、郵送便、電子メール、ＦＡＸによる文書の受領
文書受付
（文書取扱員）
・受付印、供覧印の押印
↓
③
文書分類
（文書取扱員）
・内容確認、文書分類番号を付すべき文書に分類番号を記入
（文書取扱主任）
文書件名簿に登載する
↓
④
供
覧
（教
頭）
・内容確認、担当者を記入する
・処理すべき事項を表記する
裁
（校
長）
・決裁、指示
覧
（教務主任）
↓
⑤
決
↓
⑥
供
・内容確認
↓
⑦
文書確認
文書配布
（文書取扱主任） ・処理指示、助言
（文書取扱員）
↓
⑧
文書処理
・保存
（担 当 者）
・処理（回答、報告、届、願、申請等）完結後に分類番号に
従って所定のファイルに綴る
（２）発送文書の流れについて
①
文書起案
（担当者）
・内容について各関係者で合議した後、文書の原案を作成する
（担当主任）
・起案文書の内容確認
↓
②
内容確認
↓
③
内容確認
(事務主任)
・起案文書の内容確認、経費関係等助言
(教務主任)
・起案文書の内容確認
(教
頭)
・起案文書の内容確認、審査
（校
長）
・起案文書の審査、指示
↓
④
内容確認
↓
⑤
内容確認
審査
↓
⑥
審
査
↓
⑦
文書浄書
（担 当 者）
・文書を浄書し、控えをとる
・起案文書とともに原本と控えを受付に回す
↓
⑧
文書受付
（文書取扱員 ） ・控えに供覧印を押し分類番号を記入する
または
文書件名簿に登載（朱書）して原本および起案文書を
（文書取扱主任）
内容確認に回す
↓
⑨
内容確認
（教
頭）
・文書の内容確認
（校
長）
・原本に校長職印を押印
↓
⑩
決
裁
↓
⑪
文書返却
（文書取扱主任） ・担当者に文書を返却
↓
⑫
発
処
保
送
理
存
（担 当 者）
・原本を発送する。
（搬送・郵送・電子メール・電話・FAX）
控えと起案文書を分類番号に従って所定のファイルに綴る
（３）文書の廃棄について
①
調
査
（文書取扱員）
・保存期間が満了した文書ファイル一覧表の確認
↓
②
審査協議
（文書取扱主任） ・内容について審査し、残す文書と廃棄する文書とに仕分ける
（教
頭）
↓
③
決
裁
（校
長）
・内容確認、決裁
↓
④
廃棄処分
（文書取扱員）
・廃棄処分の決裁を受けた文書は、裁断などの適切な方法で
および
廃棄する
（文書取扱主任）