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IBM 購買インターネット EDI サービス ユーザーガイド
IBM Japan Procurement IBM 購買インターネット EDI サービス FOX Version 2.70 ユーザーガイド 2014 年 3 月 発行版 日本アイ・ビー・エム株式会社 クライアント購買オペレーションズ Page 1 IBM Japan Procurement 目次 前バージョンからの変更点 ................................................................................................................................ 3 包括注文とは...................................................................................................................................................... 3 はじめに ............................................................................................................................................................. 4 推奨システム環境 ........................................................................................................................................... 4 画面構成 ......................................................................................................................................................... 4 セクションの展開と省略 ................................................................................................................................ 4 FOX で扱うデータ種別.................................................................................................................................. 5 データ保持期間............................................................................................................................................... 5 注文情報で表記されるコードについて ........................................................................................................... 6 操作方法 ............................................................................................................................................................. 7 ログイン ......................................................................................................................................................... 7 新着データの受け取り .................................................................................................................................... 8 受信情報一覧 .................................................................................................................................................. 9 通常注文と包括注文 (Blanket Order) のオペレーションの違い ............................................................... 10 取引先入力.................................................................................................................................................... 12 受注状況一覧 ................................................................................................................................................ 13 納品(書)情報兼請求情報作成– 作成候補一覧 .............................................................................................. 14 納品(書)情報兼請求情報作成– 通常注文 ..................................................................................................... 15 納品(書)情報兼請求情報作成– 包括注文 ..................................................................................................... 18 ファイル添付の方法 ..................................................................................................................................... 19 納品書情報変更............................................................................................................................................. 22 請求情報変更 ................................................................................................................................................ 24 返品処理.........................................................................................................................................................26 (直送用)送り状作成/再印刷.......................................................................................................................... 27 管理機能 ........................................................................................................................................................... 28 会社情報登録 ................................................................................................................................................ 28 ユーザー権限設定 ......................................................................................................................................... 29 子ユーザー使用継続確認 .............................................................................................................................. 30 パスワードの更新と再設定........................................................................................................................... 31 ※お願い事項 お取引先様への重要なお知らせにつきましては、IBM インターネット EDI サービス(FOX)の「会社情報登 録」にて登録されている管理者 e-mail アドレスおよび担当者 e-mail アドレスにメール送信させて頂きます。 管理者 e-mail アドレスおよび担当者 e-mail アドレスには購買からのメールが確実に受信できるアドレスを ご登録の上、定期的な見直しをお願いいたします。 Page 2 IBM Japan Procurement V2.60 から、V2.70（ （2014/03） ）への変更点 から、 消費税法改正に対応し、納品(書)兼請求情報作成時に消費税率と消費税端数処理の選択が出来るようにな りました。 消費税区分コードを追加しました。 IBM での受入が完了するまでは、何回でも請求情報変更処理が出来るようになりました。 返品処理の記述を追加しました。 内容を一部見直ししました。 V2.31 から、V2.60（ （2012/04） ）への変更点 から、 納品書情報作成が、納品（書）情報兼請求情報作成となり、納品書情報と請求情報が同時に作成する ように変更となりました。これにより、納品（書）情報兼請求情報作成画面に請求情報が表示されます。 納品書情報と請求情報が同時に作成するように変更されたことにより、請求情報作成は削除されました。 納品書作成機能が変更されました。 -納品書を作成できるのは、作成する日を基準にして、その時点での納期遅れの注文と３労働日先までの納期 を持つ注文に限定されました。 -納入日として入力できる日付は、納品書を作成する日を基準にして、５労働日前、５労働日先、に限定 されました。 -個別の納品書作成の納入予定日に、納期を Default 値として表示するように変更しました。 -一括作成機能は削除されました。 V2.30 から、V2.31（ （2010/07） ）への変更点 から、 納品書作成機能が変更されました。 一括作成対象が、作成日と同一納期ものに限定されました。 個別の納品書作成の納入予定日の Default 値の表示がなくなりました。必ず正しい納入予定日を 入力してください。 包括注文とは 包括注文(Blanket Order)とは、初回注文時に、想定される繰り返しの作業の内容・期間を、例えば半年・一 年間という単位で、包括注文としてお取引先に事前に送付し、その後、個別の作業の開始前迄に、具体的な作 業内容を作業依頼書の形で発行して、これに基づいて作業、納品、作業内容の申告を行ってもらう形態のもの です。実際の展開については、個別に該当のお取引先様と購買担当者の間で事前に充分にお打合せをさせて頂 いた上での展開となります。 Page 3 IBM Japan Procurement はじめに 推奨システム環境 使用機器 ・ サポート対象の Microsoft Windows を搭載したパーソナル コンピュータ ・ 注文書・納品書など帳票の印刷をするためのプリンター サポートソフトウェア ・ Microsoft Windows 7 Home Premium/Professional SP1 以上 ・ Internet Explorer 8 以上 ・ Adobe Reader 8 以降 ※ Microsoft 、Windows および Windows ロゴは、Microsoft Corporation の米国およびその他の国における商標。他の会社名、製品名およびサービス名等は、 それぞれ各社の商標または登録商標です。 画面構成 ① FOX システムのアプリケーションエリアです。こ のエリアで処理を行います。 ② サイドナビケーション(メニュー)です。常に表示 されていますのでどの処理をしていてもダイレク トにジャンプすることができます。 ③ IBM Web ページ標準のヘッダーです。クリックす ると FOX のアプリケーションから抜けてしまいま すのでご注意ください。 ④ IBM Web ページ標準のフッダーです。 セクションの展開と省略 Version 2.30 から長い段落をセクションで表示して全体を見やすくしています。セクションの中にも重要な項 目が含まれていますのでセクションを開いてご確認ください。 閉じられた状態 セクションバーの右端に右向きの三角マークが表 示されています 開かれた状態 セクションバーにマウスカーソルを移動するとカ ーソルの形状が変わります。クリックするとセクシ ョンが開かれます。 Page 4 IBM Japan Procurement FOX で扱うデータ種別 情報区分 データの流れ コメント 注文情報 IBM※ お取引先様 注文変更情報 IBM お取引先様 注文取消情報 IBM お取引先様 作業依頼情報 IBM お取引先様 包括注文のみ対象 作業依頼変更情報 IBM お取引先様 包括注文のみ対象 作業依頼取消情報 IBM お取引先様 包括注文のみ対象 納品書情報 お取引先様 IBM 包括注文の場合には納品書・作業報告書・作業実績精算のセ ットになります。 納品書エラー情報 IBM お取引先様 以下の場合に送信されます。 ① 送信された納品書情報が受領済み、注文取消し済み等の 理由でシステム的にエラーになった場合 ② 送信された納品書・作業報告書・作業実績報告書の内容 が正しくなく IBM 要求元担当者が差戻しをした場合。 直送納入先情報 IBM お取引先様 受領情報・(検査情報) IBM お取引先様 請求情報 お取引先様 IBM 支払明細情報 IBM お取引先様 ISC-J からの特定の注文のみ対象 支払日の前日に送付されます。 ※ 当ガイドでは IBM EDI を使用している日本アイ・ビー・エムとその関連子会社を含めて IBM と表記いたします。 ※ 受信した情報にはデータ保持期間があります。保持期間を経過した情報は自動的に削除されてしまいますので必要な情報は 印刷等をして保管していただくようお願いします。 データ保持期間 FOX のデータ保持期間は下記のとおりです。 下記の保持期間を経過した古いデータは自動的に削除されますのでご留意ください。 注文情報、納品情報、受入情報、検査情報、請求情報 注文情報、納品情報、受入情報、検査情報、請求情報 納品が完了し支払が終了してから 60 日経過したもの、もしくは請求が行われてから 180 日経過したもの 支払明細情報 受信されてから 90 日経過したもの Page 5 IBM Japan Procurement 注文情報で表記されるコードについて (単位コード・消費税区分コード) 単位コード・消費税区分コード) 単位コード コード 内容 001 個，台，冊，枚，ページ，回 003 セット，組，件，一式 004 巻，ロール 012 フィート 021 メートル 022 センチメーター（cm） 031 オンス 032 ポンド 041 グラム（g） 042 キログラム（kg） 043 リットル 044 ミリリットル 045 キロリットル 052 クォート 053 ガロン 080 箱，カートン，缶，袋 091 ダース 101 分（min） 103 日（day） 104 月（month） 999 その他 消費税区分コード コード 内容 1 税込み (内税) 2 税抜き (外税) 3 非課税 (課税対象外) 4 税込み（内税）・5%経過措置（2014 年 3 月 25 日以降使用可能） 5 税抜き（外税）・5%経過措置（2014 年 3 月 25 日以降使用可能） Page 6 IBM Japan Procurement 操作方法 ログイン 以下の URL からログインしてください。 http://www.ibm.com/procurement/edi/jp/fox/index.html 入力された URL は適切なサーバーにリダイレクトされます。(2009/2 現在は www-607.ibm.com ) 以下の画面が表示されますのでログインするには① をクリックします。 ユーザー認証の画面が表示されますので、 ①にユーザーID を入力します。 ②にパスワードを入力します。 ③をクリックします。 ユーザー認証に成功するとメインメニューが表示さ れます。 メニューの表示順は通常行っていただく処理の順番になって います。 Page 7 IBM Japan Procurement 新着データの受け取り IBM から送信された各種データを受け取ります。 この処理をすることによって後の処理(注文内容の確認・納品書の作成・請求等)ができるようになります。 ※会社情報登録(⇒28 ページ)が行なわれていないと新着データの受け取りはできません。 新着データの受け取りをするには①の部分をクリッ クします。またはサイドナビケーションの「新着デー タの受け取り」をクリックしてください。 ① 新しく到着したデータが表示されます。 ② 受取り確認ボタンをクリックしてください。 ※ここで言う受取り確認はシステム的にデータの受信を確認 するもので注文そのものの受諾・承諾とは異なります。万一注 文を拒絶する場合は受取り確認を実施していただいた上で直 ちに担当バイヤーにご連絡ください。 受取り確認が完了するとこの画面になります。 続いて受取ったデータの内容を確認するには、受信情 報一覧を実行します。 Page 8 IBM Japan Procurement 受信情報一覧 新着データの受取りが終わるとこの画面から受信した情報の内容を確認することができます。 受信情報一覧を表示するには①の部分をクリックし ます。またはサイドナビケーションの「受信情報一覧」 をクリックしてください。 ① デフォルトで現在時刻から 1 時間前の日時が入っ ています。 ② デフォルトで現在の日時が入っています。 これによりデフォルトの検索条件で直前に受信したデー タを一覧表示できることになります。 データ受取日の範囲を指定したら、③の検索ボタンを クリックしてください。 受信したデータの概要が一覧表示されます。 ① 該当注文番号をクリックすると詳細画面が表示 されます。 ② 受信したデータがエラーになった場合は Y が表 示されます。 詳細画面では②の保存ボタンで XML ファイル の保存、③の印刷ボタンで PDF ファイルが生成 されます。 ①のエリアはデータ種別により表示される情報は異 なります。 受信可能なデータの種類は「FOX で受信できるデー タ種別」の章を参照ください。 Page 9 IBM Japan Procurement 通常注文と包括注文 (Blanket Order) ) のオペレーションの違い 通常注文の表示例 通常注文は一点一葉の注文で納期、 数量、 通常注文 金額が確定している確定注文です。(左図 赤枠部分に記載されています。) 注文情報を受信したら期間が指定されて いない限り納入に向けてすぐに作業を開 始していただけます。 (IBM は正式な注文の前に作業着手する ことを認めていません。) 包括注文の表示例 包括注文 包括注文には有効期間と利用可能な作業 注文 実績精算用の単価リストが記載されてい るのみで、(左図赤枠部分に記載) 納期、 数量の記載はありません。包括注文が発 行されると IBM 要求元担当者が任意の タイミングで「作業依頼」を発行するこ とができるようになります。 (IBM は作業依頼の前に作業着手するこ とを認めていません。) Page 10 IBM Japan Procurement 作業依頼の表示例 作業依頼には作業期間、予測数量、上限 金額(予測金額)等、今回依頼する作業の 詳細が記載されています。(左図赤枠部分 に記載。) 包括注文方式の場合、注文情報の受信の みでは作業を開始していただくことはで きません。 作業依頼の到着を以って指定されている 期間での作業をお願いします。 重要 作業依頼受信時には、記載されてい る上限金額の範囲で作業が遂行可能であ ることをご確認ください。上限金額をオ ーバーする見込みの場合は作業依頼に記 載されている「作業依頼発行者」に速や かに連絡してください。 重要 作業依頼取消を受信した場合はすぐ 作業依頼取消を受信した場合 に作業中止精算を行なってください。作 業中止精算ではすでに作業着手していた 分の実績を入力して精算することができ ます。作業着手前であった場合でも実績数 0 (0 円)として精算することが必要です。 作業依頼の通知メールは発行の都度直ちに送付されます。注文情報の通知メールは従来どおり発行日の夜に送 作業依頼の通知メール 付されます。 Page 11 IBM Japan Procurement 取引先入力 必要に応じてお取引様で使用する管理情報等を注文情報に追記することができます。 ここで追記した付加情報は納品書作成や請求時に表示されます。 ①注文日の範囲か注文番号を指定して ②の検索ボタンをクリックしてください。 条件に一致した注文の一覧が表示され ますので入力したい注文情報の注文番号 のリンクをクリックしてください。 ①の取引先入力欄に必要な情報を入力し て②の入力保存をクリックしてください。 入力が正常に完了すると以下の③画面に なります。 Page 12 IBM Japan Procurement 受注状況一覧 このメニューで各注文に対して、どこまで処理がされているかという進捗状況を確認することができます。 この画面から納品書や請求情報の送信をすることもできます。 受注状況一覧を実行するにはサイドメニ ューから「受注状況一覧」①をクリック してください。検索条件を入力する画面 が表示されます。 ・ 一点の注文番号のみを表示させ たい場合は②に注文番号を入力 して③をクリックしてください。 ・ 受注状況で検索して一覧表示さ せるには受注状況④にチェック を入れて⑤で表示条件を指定し てから⑧の検索をクリックして ください。 ・ 注文日の範囲を指定して一覧を 表示させるには注文日⑥にチェ ックを入れて⑦で表示させる注 文日の範囲を指定してから⑧の 検索をクリックしてください。 ・ 全ての注文を表示させるには④ ⑥にチェックを入れずに⑧の検 索をクリックしてください。 ⑨のエリアには処理済になっているプロ セスの欄に詳細ボタンが表示されます。 作業依頼: 作業依頼 作業依頼は包括注文の時のみ IBM か ら送信されます。まだ一件も作業依頼を受信し ていない包括注文では「未着」と表示されます。 作業依頼を受信すると が表示されます。 を クリックすると作業依頼の詳細画面が表示されます。包括注文以外では常に－が表示されます。 納入情報: 納入情報 納品書をまだ作成していない場合で、契約納期が、３労動日以内のものについては「作成」というリンクになってい ます。このリンクをクリックすると納品(書)情報兼請求情報作成に遷移します。契約納期が、３労働日より先のものについては、 「不可」という表示になっています。この表示の場合、納品書の作成はできません。 「作成」というリンクの表示になってから作成してください。 納品書を作成していると が表示されます。 重要 納品書の差戻しがされた場合は をクリックすると作成した納品書が表示されます。 が表示されたままになりますが、正しい内容に修正した納品書の再送信が必要となり ます。忘れないように納品書情報変更画面から処理を行なってください。 受領情報 受領情報: 情報 納入したサービス/物品が IBM で受領されると受領情報が送信され が表示されます。 をクリックすると受領情 報が表示されます。 請求情報 請求情報:請求情報が作成されていると 情報 が表示されます。 をクリックすると作成した請求情報が表示されます。 支払明細: 支払明細: 支払日の 2 日程度前に IBM 支出管理から支払明細情報が送信されます。支払明細を受信すると Page 13 が表示されます。 IBM Japan Procurement 納品(書 情報兼請求情報作成 – 作成候補一覧 納品 書)情報兼請求情報作成 注文に基づき物品やサービスを IBM へ納入する場合に納品(書)情報兼請求情報作成を実行します。 包括注文の場合、作業依頼に対する作業実績数量を入力して作業実績報告書を作成します。 納品(書)情報兼請求情報作成を実行するには①の 納品(書)兼請求情報作成をクリックしてください。 左の検索条件入力画面が表示されます。 注文番号を指定して納品書を作成するには②に注 文番号を入力してから③の検索ボタンをクリック してください。 条件を指定して納品(書)兼請求情報作成の候補を 選ぶには④の検索する項目にチェックを入れて条 件を入力してから⑤の検索ボタンをクリックして ください。 条件を指定した場合には、指定した条件に当ては まるもので３労働日先までの契約納期の注文から 抽出されます。 . 検索条件を指定せずに⑤の検索ボタンをクリック すると納期遅れのものと、３労働日先までの契約 納期の注文が表示されます 納品(書)情報兼請求情報の作成候補 一覧が表示されます。 ・ 作成は一件ずつ入力して 納品書兼請求情報を作成 します。①の注文番号のリ ンクをクリックしてくだ さい。 ・ 一括作成機能はなくなり ました。 「電子」項目表示の説明 Y: 電子納品書対象 (通常注文) Y1: 包括注文の作業依頼 1 型 Y2: 包括注文の作業依頼 2 型 N: 電子納品書対象外 Page 14 IBM Japan Procurement 納品( 納品(書)情報兼請求情報作成 – 通常注文 一覧画面からリンクをクリッ クすると納品(書)報兼請求情 報作成 - 詳細画面が表示さ れます。(通常注文の場合) 納入数は、注文数が表示して あります。更新不可ですので 必ず完納してください。 ①の納入日は、契約納期をデ フォルトでセットしてありま す。 この納入日がそのまま受領日 となりますので、確実に納入 される日を正しく入力してく ださい。もし、間違った納入 日で発行した場合には、納品 書の修正と再送を行ってくだ さい。 また納入日が受領日となりま すので、入力できる日付は、 過去の納入日を入力する場合 は、５労働日前の日付まで、 未来日の納入日を入力する場 合は、５労働日先の日付まで が可能となっています。 電子納品書対象の場合、作業 報告書の有無を②で指定します。ありを選ぶと作業終了日と作業内容の入力項目が現れます。 作業終了日は以下の条件でなければなりません。 本日が納期前の場合: 納期までなら未来日を入力できます。(納期 ≧ 納入日 ≧ 作業終了日) 本日が納期過ぎの場合: 未来日の入力はできません。 (本日の日付 ≧ 納入日 ≧ 作業終了日) 作業内容は 80 文字(半角相当)36 行で半角全角混在で入力可能です。 添付ファイル③の操作方法については「ファイル添付の方法」を参照してください。 納品書作成と同時に請求情報も作成されます。(請求情報の作成は、包括注文の納品書の作成も同様です。) 作成される請求情報の項目は、④に表示されています。 請求数量、単価、本体金額、消費税区分は、注文の情報から取得して作成します。 消費税率はデフォルト値が表示されますので、消費税法に従い適切な税率を選択してください。消費税端数処 理は会社情報登録で設定されたものが表示されます。（変更可能です。） Page 15 IBM Japan Procurement 貴社請求番号を入力しておくと、支払明細に記載されるので突合するときに便利です。 請求情報の内容を確認してください。もし、数量、金額等に変更があり、注文変更がなされていない場合には、 注文変更が反映するのを待って作成してください。 必要項目の入力が終わったら、納品(書)報兼請求情報作成/送信⑤ をクリックしてください。 納品書および請求情報が作成がされると納品書印刷画面／請求書印刷に変わります。 電子納品書対象外の場合には、印刷するか PDF ファイルで保管したものを送付していただく必要があります。 請求書印刷は、請求書の控が印刷できます。 をクリックすると Acrobat Reader が起動されますので必要に応じて印刷してください。 Page 16 IBM Japan Procurement Page 17 IBM Japan Procurement 納品( 納品(書)報兼請求情報作成– 報兼請求情報作成 包括注文 包括注文の場合、納品書作成の入力項目は以下のようになります。 ※青枠部分は作業依頼 1 型では表示されま せん。 納入日①には、実際にサービス等が完了し IBM に納品した日(する日)を入力してくだ さい。デフォルトで作業依頼にて指定した作 業終了日が表示されます。 期間②には実際の作業に要した期間を入力 してください。デフォルトで作業依頼での作 業期間が表示されます。変更する場合は、こ こで入力の期間は作業依頼で指定した期間 の内であることが必要です。 数量③には実際の作業に要した品目ごとの 実績数量を入力してください。 入力後に④の金額計算ボタンをクリックす ると合計金額が計算されます。 作業内容は 80 文字(半角相当)36 行で、半角 全角混在で入力可能です。 添付ファイル⑥の操作方法については「ファ イル添付の方法」を参照してください。 請求書情報は⑦にあります。 消費税率はデフォルト値が表示されますの で、消費税法に従い適切な税率を選択してく ださい。消費税端数処理は会社情報登録で設 定されたものが表示されます。（変更可能で す。） 必要項目の入力が終わったら、納品(書)情報 兼請求情報作成/送信⑧ をクリックしてく ださい。 Page 18 IBM Japan Procurement 作業依頼 1 型と 2 型の違いについて 作業依頼 1 型では作業依頼ごとに IBM 要求元担当者が必要だと判断した品目にのみ実績数量を入力する事が 可能です。たとえ注文情報に記載されている精算用単価品目でも作業依頼に含まれていないものは使用するこ とができません。作業依頼に含まれていない品目が必要な場合、作業依頼者欄に記載されている担当者に連絡 をして、作業依頼変更を発行してもらってください。 作業依頼 2 型では注文情報に記載されている精算用単価品目であれば、作業依頼に含まれていなくても追加し て実績精算に使用することができます。 操作方法 プルダウン①には注文情報にはあるが作業依頼には指定されていない品目がリストされていますので、追加す る品目を選んでください。 単価行追加ボタン②をクリックすると品目の行が追加され入力可能になります。 また、注文情報に記載されていない品目であっても事前に IBM 購買と合意がされている内容であれば精算用 単価品目として単価と数量を入力して実績精算することが可能です。 操作方法 単価行追加(直接入力)①をクリックすると品目の行が追加され入力可能になります。 品目を削除するにはチェックを入れてから選択単価行削除をクリックしてください。 ファイル添付の方法 納品書に添付ファイルを付けられるようになりました。参照ボタンを押すとファイル選択の画面が表示されま す。 ファイルを選択するとファイル名がセットされます。 Page 19 IBM Japan Procurement この状態で「添付」ボタンをクリックすると以下のように画面が変わり、ファイルが添付されます。 Page 20 IBM Japan Procurement 納品書印刷画面 納品(書)情報兼請求情報作成が完了すると印刷画面 になります。 電子納品書対象外の場合は をクリックして納品書 をクリックして納品書 を印刷するのを忘れないでください。 電子納品書対象の場合は送信されていますので印刷 はオプションです。 各帳票の説明が表示されていますのでご確認のうえ ご利用ください。 これは納品書控の印刷イメージです。 赤印の部分に控である事が表記されています。 ※ 納品書の控を送り状の代わりに使うことは差し 控えてください。納品書と間違えて処理されてしま うことを避けるためです。 Page 21 IBM Japan Procurement 納品書情報変更 作成済みの納品書を変更して再送信・再印刷する場合は納品書情報変更を行ないます。または作成済みの納品 書の変更はせず、単に参照・印刷する場合にもお使いいただけます。 納品書情報変更を実行するにはサイドメニューから 納品書情報変更をクリックしてください。まず検索条 件入力画面が表示されます。 ①の｢注文番号｣を選んで、②のボタンをクリックする と注文番号を指定して一件のみ検索することも可能 です。 「条件により検索」の場合は③と④のチェックを入れ て条件を指定します。納品書の作成/更新日、納入日 の範囲、電子納品書対象かどうか、取引先入力情報の AND 条件に加え③で受領済を検索対象とするかどう かの条件設定ができます。 条件を指定したら⑤の検索ボタンをクリックします。 納品書情報変更の作成候補が表示されます。 変更したいデータが見つかったら⑥の注文番号のリ ンクをクリックしてください。 詳細画面が表示されます。 この画面で印刷と XML 保存⑦ができます。 納品書の変更を行なうには⑧の修正ボタンをクリッ クしてください。 電子納品書対象の場合、FOX のデータが変更される とともに納品書の変更情報が送信されます。 Page 22 IBM Japan Procurement ⑧の修正ボタンをクリックするとこの 画面になります。 変更可能な項目は納品(書)情報兼請求 情報作成の納品書情報作成部分と同じ です。 ⑨の入力欄を修正したら、⑩の納品書 修正のボタンをクリックしてください。 納品書の変更が完了すると印刷画面が 表示されます。 をクリックして内容 をご確認の上、必要に応じて印刷・保 存してください。 Page 23 IBM Japan Procurement 請求情報変更 一度請求を行なったものの内容訂正を行なったり、再送信をする場合には請求情報変更を行ないます。 ※ IBM 側で受入が完了するまで（当該注文の納品(書)情報に対応する受領情報(検査情報)が届くまで）は何回でも請求情報変 更を行なうことができます。請求内容を間違えた場合には速やかに請求情報変更を行なってください。最後に送信された請 求情報を有効なものとみなします。請求情報変更を実施する前に、当該納品(書)情報に対する受領情報(検査情報)が届いて いないことを必ず確認してください。 ※ IBM 側で受入が完了した後、請求内容の間違えに気づいた場合には IBM 担当者にご連絡ください。受入完了後に何度も請 求情報変更を行なうとエラーとなり支払が遅れてしまう場合があります。 請求情報変更を行なうには、 ①の請求情報変更をクリッ クしてください。 注文番号を指定して請求情 報を変更するには②に注文 番号を入力してから③の検 索ボタンをクリックしてく ださい。 条件を指定して請求情報変 更の候補を選ぶには⑤の検 索する項目にチェックを入 れて条件を入力してから⑥ の検索ボタンをクリックしてください。( 2012 年 2 月以降帳票による請求の会社はありません。④の選択は電子のままに してください。) 検索条件を指定せずに⑥の検索ボタンをクリックすると請求済のものが全て一覧表示されます。 請求を変更するデータの注 文番号のリンク①をクリッ クしてください。 Page 24 IBM Japan Procurement 請求情報変更の詳細画面です。 貴社入力欄③の変更可能項目を変更し てください。 入力後に、①計算をクリックして内容を 確認の上、②の請求情報変更をクリック してください。 変更された請求情報が作成されて送信 されます。 注意：請求情報変更の場合、消費税率及 注意：請求情報変更の場合、消費税率及 び 消費税端数処理が正しいか 消費税端数処理 が正しいかを必ずご が正しいか を必ずご 確認の上、請求情報変更を行ってくださ い。消費税率は い。消費税率はデフォルト値、消費税端 消費税率はデフォルト値、消費税端 数処理は会社情報登録で設定されたも のが表示されています。 Page 25 IBM Japan Procurement 返品処理 注文が受入完了で且つ支払明細情報が届いていない場合に限りに、納品取消(返品)処理が可能です。 支払明細情報が届いていない場合でも IBM 側では支払手続き処理は完了していますので、返品処理を実施す る場合には必ず事前に IBM 購買に連絡をして下さい。 Page 26 IBM Japan Procurement (直送用) 直送用)送り状作成/再印刷 送り状作成 再印刷 日本アイ・ビー・エム・サービス株式会社（以下 ISC-J という)からの特定の注文の場合は、指定納入先に直 接納品していただくための送り状(直送用納品書)を作ることができます。 直送納入先情報は、正式注文に先立ち、約二時間前に送られます。 送り状作成に使用するメニューの機能は次の通りです。 メニュー 表示されるデータ ／ 機能 直送納入先情報には、指定納入先の担当者や住所・電話番号など、直送に必要 【直送納入先情報一覧】 な情報が含まれています。 複数の注文でも、同一のお客様からの同一納入場所の場合は同一の案件として 表示されます。 直送納入先情報から、送り状を作ることができます。 【送り状作成/再印刷】 • 送り状を作る際、必ず「出荷予定日」を入力します。 • 「出荷予定日」がくると、「出荷予定情報」が自動的に IBM に送られます。 • 出荷予定日以降は、送り状を再作成することができなくなります。 重要事項 • 「直送納品先情報」は、正式注文書ではありません。 • 「直送納品先情報」と「注文データ」は分かれて届きます。また個々の注文書上には、納入先情報は記載さ れなくなります。納入先は「直送納品先情報」でご確認ください。 • 「直送納品先情報」には、指定納品先の担当者や住所・電話番号などの個人情報が含まれています。お取引 先内での、出荷手配のためのみにお使いください。 メモ • FOX で「出荷予定情報」が作られていないと、ISC-J の受入システムで受領処理ができませんので、「送 り状」は必ず作るようにしてください。 • 「送り状（直送用納品書）」は、物品に添付して、指定納入先担当者にお渡しください。 • 従来の注文データに基づく「納品書作成」・「請求データ作成」の作業はなくなりません。「納品書」は従 来通り、ISC-J の受入担当者宛に郵送してください。 Page 27 IBM Japan Procurement 管理機能 会社情報登録 重要 会社情報登録がされていないと新着データの受け取りでエラーになります。会社情報登録は管理者ユーザーID (EDI 利用申請書で登録いただいている ID)でのみ可能となっています。また IBM 購買からの重要なお知らせ メールが会社情報登録に登録されている管理者 e-mail アドレスならびに担当者 e-mail アドレスに送信されま すので、確実に受信できるアドレスでの登録と定期的な見直しをしてください。 会社情報登録を行なうには①の会社情報 登録をクリックしてください。 ②で登録する取引先番号のオプションボタン をクリックします。 取引先番号 100000 200000 全ての取引先番号に対して会社情報登録 をしていただく必要があります。 取引先番号 登録する取引先番号が表示されます。 会社名 / 部門名 会社名（+部門名）を入力します。全角で40文字まで入力できます。 入力した会社名は注文書・納品書・請求書・支払明細に印刷されます。 郵便番号 貴社の郵便番号を半角で入力します。 住所 貴社の住所を入力します。全角で35文字まで入力できます。 電話番号 貴社の電話番号を半角で入力します。 管理者e-mailアドレス 注文に関しては新着データが届いていることを、入力したアドレス宛てにメー ※必ず設定して下さい ルでお知らせします。子ユーザーを登録した場合には「子ユーザー使用継続確 認」の処理依頼を送信させていただきます。 ※IBM購買からの重要なお知らせメールを送信させていただきます。 担当者e-mailアドレス 注文に関しては新着データが届いていることを、入力したアドレス宛てにメー ※必ず設定して下さい ルでお知らせします。 ※IBM購買からの重要なお知らせメールを送信させていただきます。 消費税 「消費税」のリストは、▼ をクリックして表示します。 納品(書)兼請求情報作成画面及び請求情報変更画面で表示されるデフォルト値 になります。 ※消費税について、各注文の納品(書)兼請求情報作成画面及び請求情報変更画 面で個別に変更可能です。 入力が完了したら②の保存ボタンをクリックしてください。 Page 28 IBM Japan Procurement ユーザー権限設定 FOX を利用するユーザーをお取引先様内で追加登録していただくことができます。 追加したユーザー(以後、子ユーザーと表記します。) には、「受注」「納品書作成」「請求」「見積」の各業務 ごとに使用権限を付けられます。 ※ 見積機能は FOX にはありませんが、RFQ Web や CSA 業務委託見積システムにログインできるようにな ります。 ※ 子ユーザーは一年ごとに登録の見直しをしていただく必要があります。毎年 5 月頃に「子ユーザー使用継 続確認」の案内を会社情報登録に設定されている管理者 e-mail アドレスにお送りします。継続確認が期限 までにされなかった場合は、子ユーザーの登録を削除させていただきます。 ユーザー権限設定を行なうには、①の ユーザー権限設定をクリックしてく ださい。 子ユーザーが登録されている場合は 一覧が表示されます。 ・ ユ ー ザ ー ID を 登 録 す る に は②のユーザーID 登録ボタ ンをクリックしてください。 ・ 登録済みのユーザーID の権 限を変更するには各権限の チェックを入れた後、④の権 限設定をクリックしてくだ さい。 ・ 登録されているユーザーID を削除するには③の削除ボ タンをクリックしてくださ い。 ②のユーザーID 登録ボタンをクリッ クすると新規ログインユーザーID 作 成画面になります。 ⑤のユーザーID と氏名を入力して、⑥ の作成ボタンをクリックしてくださ い。 Page 29 IBM Japan Procurement 子ユーザー使用継続確認 ユーザー権限設定でユーザー登録を行っている場合、年に一度(※1)登録状況を確認いただく必要があります。 使用継続確認は毎年５月初旬に、会社情報登録に設定されている管理者 e-mail アドレスに実施依頼をお送り いたしますので、以下の画面で登録の継続／削除を選んでください。 子ユーザー使用継続確認は管理者ユーザーID (EDI 利用申請書で登録いただいている ID)でのみ可能です。 ※ 1. 貴社が IBM 関連会社の場合、年一度ではなく四半期ごとに確認いただきます。 子ユーザー使用継続確認を行なうに は、①の子ユーザー使用継続確認をク リックしてください。※このメニューは 使用継続確認の実施期間しか表示されませ ん。 登録済みのユーザーID 一覧が表示さ れますので、それぞれのユーザーID に対して、②「継続」か「削除」を選 んでください。 ※ 氏名欄はブランクの場合がありますが、 そのままで構いません。入力するにはユ ーザー権限設定画面で一度削除してか ら再登録する必要があります。 全てのユーザーID について「継続」 か「削除」を選び終わったら、③の「回 答日」に今日の日付を、 「回答者氏名」 にあなたの氏名を入力して④の「確 認」ボタンをクリックしてください。 「更新しますが、よろしいですか?」 という確認メッセージが表示されま すので、 「OK」をクリックしてくださ い。 ⑤のメッセージが表示され使用継続 確認は完了です。 使用継続確認は期限を過ぎるまでは 何度でも修正することができます。 Page 30 IBM Japan Procurement パスワードの更新と再設定 より安全なお取引のために、定期的に FOX メインメニューの「パスワード更新」より「My IBM 登録」画面 に遷移し、パスワードを更新して①の送信ボタンを押ししてください。もしパスワードがわからなくなった場 合には、画面の右ナビゲーションにある②の「→パスワードを忘れたとき」から新規パスワード登録を行って ください。 ※ 現在、 「パスワードがわからなくなった」、 「担当者が異動・退職した」等の理由による管理者ユーザーID(EDI 利用申請書で登録いただいている ID)の変更は受け付けておりません。 Page 31