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Cincom ECM製品概要説明資料
次世代型⽂書管理システム Cincom ECM 製品概要説明資料（医療機関向け） シンコム・システムズ・ジャパン株式会社 作成者：ビジネスディベロップメント担当 浦川 修 作成⽇：平成28年1⽉ 会社紹介 【Cincom Systems】 • １９６８年創業のソフトウェア開発企業のパイオニア （Wikipedia） • 世界１６ヶ国に４０拠点を保有 • 特徴として、創業以来のプライベート企業（⾮上場） • 主な事業 ① アプリケーション開発環境 ② 複雑系の業務システム開発 ③ ERP、CRM、ECM製品など 【Cincom Systems Japan】 • ⽇本法⼈は１９７６年創業、 • 上場企業を中⼼に約４００社の顧客ベース • メインフレーム向け製品 • 各種パッケージ製品 • 特定保健指導ビジネスへの展開 （2008年4⽉） • Cincom ECMの販売開始（2012年6⽉） ①⽇本プロジェクトマネジメント協会様ご採⽤ ②横河電機様ご採⽤ ⽇本プロジェクトマネジメント協会の古園 豊⽒ 弊社代表取締役の⽯村 弘⼦⽒（左） ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 2 Cincom ECM の導入事例 （医療機関での利⽤事例） Cincom ECM ユーザ紹介 【AURAR：Association pour lʼutilisation du Rein Artificiel à la Réunion】 腎疾患を中⼼としたケアを提供する⾮上場・⾮営利の医療機関で、レユニオン島を 中⼼にインド洋周辺各国の慢性腎疾患の患者に⼈⼯透析サービスなど上質なケア を島内１０カ所の拠点にいる２００名のスタッフで在宅ケアも含めた様々なサー ビスを提供している 総面積：2,512 km² http://www.aurar.fr/visite-virtuelle/ 人口：84万人 4 Cincom ECM ユーザ紹介 【ユーザの声】 l 島内１０拠点から、島内全⼟にいる患者様に対して卓越したケアを 提供するために、業務効率を⼤幅に向上させる必要があった、その ために私たちはCincom ECMを選択しました l Cincom ECM導⼊前の最⼤の課題は、私たちは優秀な医療スタッフ を抱えているが、本業以外の⽂書整理やメールの確認、研究論⽂の 閲覧・整理など様々な業務処理がその優秀な医療スタッフから本来 の医療サービスの時間を奪っていた l Cincom ECMは、すべての⽬標を達成するのに役⽴っている ✓ ⽇常業務の業務プロセスの標準化を実現 ✓ 各種ファイリング（研究論⽂含め）の質向上 ✓ チーム・コミュニケーションの質向上 ✓ ⾃動監査履歴の実現 ✓ ⽂書関連業務の時間低減 AURAR 最高経営責任者 マリー・ローズ様 5 Cincom ECM ユーザ紹介 【ソリューション概要】 l ⾮構造化データの管理を実現 Mail DMS Imaging Cincom ECM Liferay （EIP） ü 内部作成⽂書 ü 送受信メールと添付ファイル ü 請求書（購買関係） l 業務のテンプレート化 ü ワークフローによる標準化 l EIP(企業向け情報ポータル) ü LIFERAYとの連携 図３. EＩＰ製品を経由して利用した事例 6 Cincom ECM 海外での販売実績 欧⽶諸国で先⾏販売されているCincom の（DMS）業務⽂書管理シス テムは、EU、南⽶を中⼼にして既に８００社以上の顧客に導⼊され ています。 特に、⽂書の電⼦化が進んでいるEU圏では ⽇本でも知られている著 名な顧客（エアバス社、フランステレコム、ロレアル、ビューローベ リタス、国⽴知的財産研究所、ニース市、ボルドー市、複数の⼤学、 美術館、訪問医療サービス事業者など）での導⼊実績がございます。 最近の導⼊事例としては、OCIRP （仏国の共済年⾦共同機構で Cincom ECMプロジェクトがドキュメント・イノベーション賞を受 賞）の他、国際的な公的機関などでもCincom ECMを採⽤しています。 もちろん、契約書管理の分野でも著名な組織で採⽤されています。 7 Cincom ECMの⽇本での市場認知度 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 8 Cincom ECM（文書管理システム）の特徴 製品の特徴 1）業務システムや他製品との連携 概要 ・既存業務システム連携 ECMの画⾯を経由しなくても、⽣産管理システムやプロジェクト管理ツールと連携。 ・他製品連携例 スキャニングツール（Kofax）：スキャンしたドキュメントの特定位置の⽂字列にOCRを適⽤し、その⽂字列 をメタデータとして利⽤。スキャンしたドキュメントは、そのまま利⽤可能。帳票ツール（JasperSoft）：ユー ザごとのドキュメントのダウンロードやアクセス履歴のレポートを⽣成し、参照する仕組みを⽤意できる。 ・専⽤インタフェースの提供 APIをベースにしたWebサービスや専⽤ウイジェットを⽤いて、ユーザやグループ別に特化した専⽤にインタ フェースを提供可能。 コンテンツの種類ごとのカテゴリー設計がGUIのみで可能。たとえば、図⾯⽤、仕様書⽤、営業⽂書⽤などに分 けて利⽤するメタデータの組み合わせを設定でき、各業務ごとに必要な情報を⼊⼒させたり、検索しやすくする 2）柔軟かつ簡易なカテゴリーの利⽤ ことが可能。また、同じカテゴリーであっても、ユーザやグループごとに⾒せる属性や編集する属性を事前に決 めておくことが可能（外部ユーザには重要な属性は参照させない、などが可能）。 3）パワフルでシンプルな検索機能 全⽂検索、タグ検索、フィールド指定検索など、さまざまな検索⽅法を提供。また、検索条件は保存して、再利 ⽤が可能。全⽂検索の場合、検索されたワードは⼀覧で強調表⽰されるので、確認効率が良い。オプションで、 検索⽂書のテキストを⽐較し差異を表⽰する機能も提供可能。 複雑なことも可能ではあるが、⼀般的にはインタフェースの上部にある検索ボックスに、検索⽤語を⼊れるだけ というシンプルな検索⼿法で、ほとんどのユーザニーズは満たされる。 4）シンプルなワークフロー設定 業務⽤件に合わせたワークフローを複雑なコーディングを⾏うことなくグラフィカルに設定可能。ワークフロー の途中終了や権限の移譲など、ワークフローを動的に設定することも可能。加えて、各ワークフローのステップ ごとに、通知メールを送付する機能も⽤意されている。 外部ユーザをワークフローに参加させる場合、参照されたくない属性（プロパティ項⽬）を⾮表⽰にして、セキ ュリティを確保することができる。 様々な認証⽅式を組み合わせた上で、アクセス権の管理をGUIで柔軟に⾏える。また、ユーザごとに、アクセス 5）さまざまなアクセス権管理とセキ 可能な期間を設定したり、ダウンロード数の多すぎるユーザを⾃動的にアクセスできなくするようなことも可能。 ュリティの確保の仕組み またダウンロード⽤のPDFをパスワード付きで暗号化することにより、より安全な運⽤が可能。 6）コンテンツのアーカイブ化 コンテンツが多くなりすぎて、ユーザにとって運⽤や利⽤が⾯倒になる状況を避けるため、特定期間が過ぎたも のは、アーカイブ化して、通常の検索では検索できないようにするような運⽤が可能。アーカイブ化されたもの は、最終的にECMから外したり、また、必要に応じて戻すような運⽤が可能。クラウド利⽤も可。 ７）図⾯対応 オフィスドキュメントだけではなく、DXFファイルのプレビューを⽣成する機能（有償オプション） ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 9 Cincom ECM（文書管理システム）の基本機能 機能 機能の内容説明 １）タグ付けとタグ検索 ●標準機能：タグ⽤登録、検索⽤のフィールドはユーザが任意にGUIにて設定可能 ２）バージョン管理 ●標準機能：メジャーバージョン、マイナーバージョン、変更無しなどを設定可能。変更時の版の⾃動更新が可 能。バージョン履歴表⽰が可能。旧バージョンへの即時復旧が可能。検索対象は最新バージョンのみが対象。 ３）チェックイン・チェックアウト ●標準機能 ４）コンテンツ間の関連付け ●標準機能：関連付けしたい図⾯ファイル、仕様書などのファイル形式が異なるものでも⼀括で関連付けするこ とが可能。関連付けの形式は標準的なもの（参照、部品、旧バージョンなど）を⾃社⽤の名称に変更可能。 ５）ログインユーザ（グループ）管理 ●標準機能：ユーザ管理は既存のアクティブディレクトリやLDAPなどと混在させることも可能。 ６）アクセス権管理 ●標準機能：フォルダ単位またはファイル単位で、ユーザまたはグループごとの権限項⽬（参照、追加、変更、 削除、管理、ワークフローキック）が設定可能。また、時限的にユーザのアクセスも制御可能（いつからいつま で開始、終了などを年⽉⽇で設定） ７）⽂書プロパティ（メタ）情報 ●標準機能：GUIで設計可能。 ８）⽂書内部の情報参照 ●標準機能：全⽂検索⽤のさまざまなシンタックスが利⽤可能。オフィス⽂書のプレビュー機能。⽂中のキーワ ードを⻩⾊く反転表⽰する。 ９）多⾔語対応 ●標準機能：⽇本語／英語／フランス語／ポルトガル語／タイ語その他 （要望に応じて拡張可能。なお、⽂書、コンテンツ⾃体は何語でも対応可能） １０）ワークフロー １１）ログ（監査） １２）コメント １３）通知機能 １４）ゴミ箱 １５）WebDAV対応 １６）ホームページ機能 ●標準機能：⼿動または⾃動で予め設定されたフローと関連付けされたコンテンツで業務プロセスを動かすこと が可能。例：企画書雛形ファイルや企画書フォルダを利⽤されると⾃動でワークフローが開始する。 ●標準機能：ユーザがどのコンテンツに対して何（作成、移動、削除など）をやったかの利⽤状況ログの取得し 表⽰。 ●標準機能：コンテンツに関して各利⽤ユーザがコメントをつけることが可能。プロジェクトでの担当者のコメ ントがLINEのように表⽰される。また、ワークフローにおいても各担当者がそのアクション（検印、承認、棄却 など）ごとにコメントを記録でき、その記録がワークフローのモニター画⾯に表⽰される。 ●標準機能 ・変更管理（フォルダ単位で変更、読込、削除などを監視して受信登録先に通知する） ・検索通知（検索条件にあったコンテンツが登録されると登録者の画⾯に通知される） ●標準機能：各ユーザごとにゴミ箱があり、完全削除までは任意のフォルダに復旧が可能。また、削除期限は設 定可能 ●標準機能：Office製品などWebDAV連携可能なソフトウェアと通常のファイルサーバと同じようにアクセス可 能。CMIS対応済み ●標準機能：ログイン時にユーザ全体に⾒せたい情報を組み込んだり、特定フォルダの変更状況をタイムライン として表⽰するようなことが可能。動的な機能は別途仕様打ち合わせと追加開発が必要。 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 1 Cincom ECM（文書管理システム）のフィットする お客様 お客様要件など Cincom ECMの機能・実績 【早く利⽤したい】 • 現在ある業務⽂書を早期に電⼦化して社内はもちろ ん、社外とも情報共有したい 【多⾔語での利⽤をしたい】 • • • 管理した⽂書、図⾯、各種業務ファイル類を英語圏 の国や中国などでも利⽤したい • 【ＴＯＣの低減をしたい：クラウド利⽤】 • 社内ネットワークではなく、運⽤費⽤の廉価なデー タセンターやクラウドサービスでの利⽤を検討した い • 【ＴＯＣの低減をしたい：ＬＡＭＰ利⽤】 • WindowsやＯｒａｃｌｅなどの⾼額な製品ではなく、 • オープンソースの環境で運⽤を検討したい 【現⾏システムとの連携をしたい】 • 現在利⽤しているポータルサイトとの連携やグルー プウェアとの連携を検討したい • 他社対応など クラウド利⽤のお客様では打ち合わせ後2 ⽇で稼動開始（事例有り） ユーザ登録・変更が簡単 トライアル環境が⽤意してある • 多⾔語（⽇本語、英語、フランス語など） 対応済み ４０年近い多⾔語製品販売の実績と経験 • • ⽇本語だけのＧＵＩ提供 カスタマイズ出来ない AWS, GMO, さくらインターネットなど各 種クラウドサービス（VPS）で稼働中 構築⽀援サービスも提供 • クラウドでの運⽤実績がな い 導⼊⽀援や保守サポートが ない ＯＳはWindowsOS, Unix, Linux, Ubuntuなど対応 ＤＢもMSSQL, Oracle, MySQL, Postgres 対応 • 各種ポータル製品（wordpress, Liferayな ど）との連携が可能 WebAPIを公開している • ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved • • • • 構築まで準備に時間がかか る 作業時間がかかってしまい 費⽤が⾼額 マルチプラットフォームの 対応をしていない WindowsOSのみ 連携可能なＡＰＩを⽤意し ていない カスタマイズ 11 Cincom ECM GUIの実際 （標準インターフェース） GUIは変更可能な（標準・ドキュメント・リスト）タイプ Cincom ECMでは上記の様に標準機能で電⼦化したファイルのブラウザでのレイアウト・表⽰ モードを（標準・ドキュメント・リスト）３タイプご⽤意しています。ユーザは利⽤シーンに 合わせて、その表⽰⽅式を選択することが可能です。（Cincom ECM2.1 ⽇本語ヘルプ引⽤） ECM製品の特徴である①お客様の現在お使いのシステ ムとの画⾯連携や②専⽤画⾯の開発も可能です。 これらカスタマイズのご希望がある場合は弊社代理店 もしくは弊社までお問い合わせください。御予算に合 わせたご提案をさせて頂きます。 （右図は弊社HPに埋め込まれたCincom ECMの例） ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 13 デモ⽤フォルダと電⼦化ファイル表⽰例（標準モード） 書類の プレビュー サムネイル、リスト 形式で表⽰可能 標準モードではより多くの情報を提供 関連書類 リスト 当該書類の プレビュー 当該書類 詳細情報 標準モードでは1ページ ⽬だけをプレビュー可能 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 14 デモ⽤フォルダとファイル表⽰例（ドキュメントモード） ドキュメントモードでは⽂書情報の詳細を提供 関連書類 リスト 書類の プレビュー 書類の 詳細情報 保存した全⾴をプレビュー可能 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 15 ファイルの電子化とプロパティ管理 ⽂書の電⼦化の意義＝「プロパティ管理」の実現 Cincom ECM 保管 Cincom ECM タグ検索 全⽂検索 保管 Cincom ECMに保管する際のプロパティ登録は検索のために不可⽋ JIIMA資料の引⽤（⼀部加筆） プロパティの例（標準機能） 標準機能でお客様が ⾃由に編集可能です。 これらの検索項⽬は書類登録時に利⽤するプロ パティ情報です。 Cincom ECMの検索ではこれらの⼊⼒時、も しくは変更時にに登録した情報をキーワードに 検索することが可能です。 「登録⽤」画⾯を⽤意するとそのプロパティ情 報を元にして検索画⾯が⽤意されます。 つまり、登録画⾯の項⽬を利⽤して検索画⾯が ⾃動⽣成されているということです。 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 18 プロパティの種類と適⽤ ① Cincom ECMはユーザによるプロパティの設定が可能であるが、 基本的な構造の考え⽅として、世界標準であるダブリンコアの プロパティを標準で⽤意しているため、それをもとにして、カ スタマイズして設定することが可能。 プロパティ • • • • • • タイトル 作成者 件名 内容 利用言語 関連先ファイル 種類 • • • • • • テキスト形式 ラジオボタン カレンダー HTML形式 URL etc 適用 • • • • • • 書類名、件名、ファイル名 担当部署、担当拠点名 プロジェクト名 作成日、終了日、完了日 地図情報、ロケーション 備考、メモ プロパティの適用 ©2015CincomSystemsJapanAllRightsReserved プロパティの種類と適⽤ ② JIIMAが作成したプロパティ の構成例です。 ダブリンコアという世界標準を もとにして⽂書管理台帳の項⽬ の例を⽰しています。 Cincom ECMもこのダブリン コアのプロパティを標準で実装 しており、これを元にしたプロ パティを複製、参考にして、ユ ーザが⾃由に設定可能です。 ダブリンコアのプロパティの適用例（JIIMA） ©2015CincomSystemsJapanAllRightsReserved Cincom ECM プロパティの例 ファイルを管理する額縁（分類＝カテゴリー）の例 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 21 Cincom ECM フォルダ管理のデザイン ファイル情報 • フォルダ名 • 顧客詳細情報 • 契約番号 • 顧客番号 （ユーザが自由に設定） 管理したい情報 • • • • • フォルダ名 顧客詳細情報 契約番号 顧客番号 関連付け ・・・ ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 22 Cincom ECM フォルダ管理のデザイン例 お客様が既にお持ちの素材を利活⽤して フォルダ内の資料が何かを「⾒える化」 することが可能です。 もちろん、名称だけの管理も可能です。 この例ではお客様がお持ちのホームページ素材 を利活⽤してフォルダ内の資料の「⾒える化」 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 23 Cincom ECMの 全⽂検索 Cincom ECMが標準採用する検索エンジンLucene（ルシーン ）は、Javaで記述された全文検索ソフトウェア。あらかじめ蓄 積した大量のデータから、指定したキーワードを探し出す機能 を持つ。Javaのクラスライブラリとして提供される。 ECMにおける全⽂検索（簡易検索） Cincom ECMの標準検索は、Webの検索エンジンと同じような感覚で使⽤でき ます。ドキュメントのメインファイルの内容、添付ファイルの内容、ドキュメ ント/フォルダの名前や各種プロパティの値を、カテゴリに関係なく検索するこ とができます。 英語、漢字混合でも検索OK！ CincomECM2.1管理検索（全文検索）の例 Cincom ECM ： システム連携図 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 26 Cincom ECM ソフトウェア価格情報 初回に支払い多め 次年度少なめ （通常支払い方法） Cincom ECMでは初年度にライ センス使⽤権料と⽀払い、毎年 年間更新料を⽀払うパターンが ございます。 ライセンス費⽤はユーザ数とユ ーザの権限組み合わせで決定し ますので、お客様の利⽤状況を ヒアリングしてお⾒積りをさせ て頂きます。２５０万円〜 毎年均等払い （サブスクリプション） Cincom ECMでは先の初年度に 多くの投資が難しいお客様に対 して、三年間の利⽤を前提に総 費⽤の均等払いのスキームをご 提供しています。 お客様の⽀払い条件に合わせて 、⽉額払いなど柔軟な⽀払い⽅ 法をご選択頂くことが可能です。 ９０万円／年〜 ＊お客様のご利用状況に合わせて別途見積いたします。詳細は弊社販売代理店などにお問い合わせください。 ©2015 Cincom Systems Japan All Rights Reserved 27 Cincom ECM おかげさまで 日本法人は創業４０周年を迎えました。 シンコム・システムズ・ジャパン株式会社 http://www.cincom.co.jp/ 03-3560-6062