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アライアンスミーティングの文書化
特 集 記 事 著者 : デビッド・S・トンプソン (CA-AM)、スティーブン・E・トウェイト (CSAP) アライアンス マネージャーのグループに最も嫌いな活動は何かという質問をしたら、おそらく提 携ガバナンス ミーティングで議事録を取ることが最上位近くに入るでしょう。この種の仕事はつ まらないものであることを考えるとそのような感情は理解できますが、会議での話し合い、決定 事項、および今後の行動項目を正式に文書化することは、アライアンス マネジメント プロフェッ ショナルが業務遂行の過程で行う最も重要なサービスの 1 つです。契約に基づいて作成される議 事録は絶え間なく進化する生きたフレームワークであり、その中でアライアンスは発展します。 2013 年第 3 四半期 1 特 集 記 事 提携ガバナンス ミーティングでしばしば取り上げ られるテーマの範囲と奥行きを考えると、その結 果として作成される議事録はさまざまな目的に使 用でき、特に次の役割を果たします。 ̶ 歴史的な参考資料 ̶ 戦略、戦術、および予算に関する重要な決定事 項の記録 ̶ パートナーシップ紛争における証拠資料 ̶ 監査可能な企業提携ガバナンス文書 ご想像のとおり、さまざまな目的に使用できる ということは潜在的なリスクも増大します。アラ イアンス マネジメントの主たる目的はビジネス リ スク、人的リスク、および法的不確実性を低減さ せることであるため、入念に作成された正確な議 事録を提供することは重要なアライアンス業務に なります。 各ミーティングの議事録では、どのような発言 があったか、誰がそれを発言したか、どのように 発言されたか、どのサポート資料が含まれていた かがすべて不可欠な要素になります。ミーティン グの議事録の重要性を考えると、ビジネス リスク、 人的リスク、法的不確実性など、さまざまな形の アライアンス リスクを管理して軽減する技術があ るプロフェッショナルに、これらの構成要素の記 述および集成を任せる必要があります。 正確な絵を描く アライアンス提携ガバナンス ミーティングを議事 録として文書化することによって、各種のアライ アンス リスクの可能性が軽減される場合も増大す る場合もあります。 「議事録の目的が提携ガバナン ス ミーティングで何が起こったかを文書化するこ とであるなら、議事録によってアライアンスのリ スク プロファイルはどのように変わるのですか。 」 と質問する人がいるかもしれません。これは良い 質問です。実のところ、議事録は本質的にミー ティングのすべての要素を正確には記録できませ ん。より適切な例えが見つかりませんが、議事録 は画家によって表現された風景に似ています。画 家は必ずしも実際の風景そのものを表現するとは 限らず、風景をどのように解釈したかを表現しま す。たとえば、パブロ・ピカソとレオナルド・ダ・ ビンチが同じ風景を表現したら、おそらく結果と して描かれた絵はまったく違って見えたでしょう。 話し合いでは、 「ダ・ビンチは感情や特定の様式要 素を入れないように最善を尽くして、できるだけ 正確に風景を表現しようとしている」と言う人が いるでしょう。一方、 「ピカソは絵を変えて、見る 2 人からさまざまな反応を引き出すことにより興味 があった」と言う人がいるかもしれません。 芸術の場合は、風景画の様式はセンスの問題で す。しかし、アライアンス マネジメントの場合は、 議事録の記録は各ミーティングの風景を構成する ビジネス、人的、および法的不確実性に関する健 全な判断力の問題です。議事録では、その過程で リスクを増大させずに、ミーティングの内容とそ の結果として生じる合意を正確に描写する必要が あります。アライアンス マネージャーが作る議事 録は、ピカソのように特定の反応を引き出すこと を意図して様式化されたバージョンを作成するの ではなく、ダ・ビンチのように事象を正確に描写 することを目標にする必要があります。 人的リスクを軽減するための事実に従う 記述して見直すために送信されるものは何でも誤 解を生む可能性があります。誰もが電子メールを 送受信した際に意図していたメッセージが誤解さ れ、しばしば執筆者に迷惑をかけた経験があるで しょう。文書は読み手がしばしば自分の感情を投 影するという点で、ロールシャッハ テストまたは インクブロット テストに似ていると言われていま す。そのような誤解の可能性が人的リスクを表し ます。以降の段落では、人的リスクが生じる可能 性があるいくつかの例について説明します。 第 1 の例は、読み手が執筆者に対して否定的 な感情を引き起こす、感情的意味合いの強い表現 を使用することです。感情的意味合いの強い言い 回しは、 「7 週間遅れた後、X 社はベータ プログラ ムを開始するために必要なリソースを提供しまし た。 」というような挿入句的なコメントとなって現 れます。 「7 週間遅れた後」 という表現は正確であり、 それを含めた書き手は満足していることさえあり ますが、密接な関係がない限り除外する必要があ ります。これは、書き手が会社をむやみに攻撃し ていると読み手が考える場合があるためです。 議事録を取る上で人的リスクが増大する第 2 の よくある例は、ミーティングでは実際にはそうで はなかったのに、執筆者がそうしたいと思ってい た言動を反映するように議事録が改変されたとき に発生します。これは通常、誰かが許可された権 限レベルを超えて何かを約束したり、提携ガバナ ンス ミーティング中に関連する情報に言及しな かったときに発生します。この種の行動は、読み 手が議事録の " 情報操作 " の背後に予想される多く の動機について考え始めたときに生じる重大な誤 解によって人的リスクを増大させます。 Strategic Alliance Magazine 特 集 記 事 人的リスクが生じる場合がある第 3 の例は、不正 確で不明瞭な議事録の承認によるものです。パート ナーに不快感を与えるリスクを軽減しようという善 意によって、議事録の表現が選ばれる場合がありま す。しかし、それと引き換えに、この種の議事録で、 最終的な決定事項、期限、および行動項目が不明瞭 になる場合があります。この不確実性は読み手を混 乱させ、後で重要な詳細が説明されるまで放置され ることによって人的リスクが増大し、不要なコスト および遅延の原因となる可能性があります。 幸いなことに、当事者それぞれがいくつかの単 純なルールに同意して従うことができれば、この過 程で比較的簡単に人的リスクを軽減できます。 ̶ 提携ガバナンス ミーティングの各アジェンダ セ クションの終わりに、議事録の草案の見直しを 組み入れます。様式ではなく内容を正しく把握 2013 年第 3 四半期 することに焦点を合わせてグループの時間を費 やします。その議事録に話し合い、決定事項、 または行動項目の要点が記録されていることが すべての当事者に認められるまで、次の主要な アジェンダ項目に進まないでください。編集は、 後で提携ガバナンス ミーティングの時間外に行 います。 ̶ 議事録を正式なものにする前に、アライアンス マネジメント チームによって記述されて修正さ れた議事録の草案を見直すために 1 週間の期間を 設けます。この期間に、各組織で適切かつ必要 な情報交換を行うことができます。多くのチー 3 In partnership, there is strength Since 1999, Lilly’s Integrated Alliance Management professionals have helped companies maximize the value of partnered assets. With strong roots in governance and relationship management, we excel at problem solving and value-chain integration at all stages of discovery, development, and commercialization. AnOffice Officeof ofEli Eli Lilly Lilly and Company Company An 4 As an organization and as individuals, we are committed to the success of every partnership we manage. By staying true to mutual goals—and by doing everything necessary to achieve them—we help partners realize the value inherent in every strategic alliance. E-mail [email protected] for more information. 特 集 記 事 ムが次の提携ガバナンス集会で前のミーティング の議事録を実際に承認し、その承認を決定事項と して記録します。 ̶ 提携ガバナンス グループの議事録担当者を交替さ せます。当事者双方が交替できるようにすると負 担を分担でき、各チームに議事録の記録の微妙な 違いに対する洞察力を与えます。 ̶ 必要があれば、当事者全員が情報をさかのぼって 見つけやすくするためのミーティング テンプレー トを承認します。 ̶ 関連するすべてのミーティング文書を 1 か所で入 手できるように、すべてのプレゼンテーションお よびサポート資料のコピーを議事録に含めます。 ビジネス リスクを管理するために重要なす べての要素を含める アライアンス提携ガバナンス議事録の主たる目的の 1 つは、割り当てられた仕事と関連する期限だけでな く、そのアライアンスの戦略、戦術、および金銭上 の取引に関連する決定事項を記録することです。残っ ているこれらの活動に着手し、次回の提携ガバナン ス ミーティングでそのステータスを報告する必要が あります。 議事録は簡潔でありながら、アライアンスに新し く参加した人がその提携ガバナンス ミーティングで 何が話し合われ、どのような決定が行われたかをさ かのぼって確認できるように、十分に詳細な情報を 含める必要があります。ミーティングで使用された 事前配布資料やスライドがある場合は、それらも議 事録の最終版に含めてください。 この過程で標準的な形式に従うと、読み手が特定 の種類のアライアンス固有の情報をすばやく検索で きます。たとえば、次のセクションはアライアンス のビジネスの重要な要素です。 ̶ 予算 ̶ スケジュールの変更 ̶ プロジェクト範囲の変更 ̶ 緊急時対応計画 る人によって草案作成および見直しが行われる必要 があります。 ̶ 製品または患者の安全性 ̶ 市場または顧客の区分 ̶ 政府による規制の順守 ̶ 価格設定 テンプレートと過程 議事録はエンド ユーザーが閲覧しやすい形式にし、 次の基本的な情報を含む必要があります。 ̶ ミーティング開催日 ̶ アジェンダのコピーまたはリンク ̶ ミーティング参加者の名前と所属会社名 ̶ サポート資料として使用されたすべてのプレゼン テーションのコピー ̶ ミーティングでの決定事項 ̶ ミーティング後に対処する必要がある、所有者が 割り当てられた行動項目またはフォローアップ 項目 結論 議事録を取る仕事は、アライアンス マネージャーが ミーティングで果たすことができる最も重要な役割 の 1 つです。提携ガバナンス ミーティングの進行を 正確に反映する適切な議事録を取ることは、経験と 堅実な判断力が要求されるスキルです。近道は不正 確または曖昧な議事録の原因となってリスクが増大 するため、リスクを回避するために十分に注意する 必要があります。契約に次ぐ位置にある議事録では、 アライアンスで何が起きたかに関する効果的な記録 が作成されます。 議事録を取ることによって、アライアンス マネー ジャーがミーティングに参加するためのすばらしい 方法が提供される場合があります。アライアンス プ ロフェッショナルは、議事録を取ることを、その価 値と影響力をアライアンスの中心に広げる機会とし て捉える必要があります。 デビッド・S・トンプソン (CA-AM) は、イーライリリー アンド カンパニーの最高アライアンス責任者であり、ASAP 取締役会の一員でもある。連絡先 : Thompson_David_S@Lilly. アライアンスの当事者がミーティングの文書化を急 com、+1- 317-277-8003 いで近道をすると誤解につながる可能性があり、議 スティーブン・E・トウェイト (CSAP) は、イーライリ 事録の法的不確実性が無意識に生み出される場合が リー アンド カンパニーのアライアンス マネジメントおよび あります。繰り返しますが、議事録作成の目標は、 M&A 統合担当シニア ディレクターである。連絡先 : stwait@ 個人的な観点やミーティング後の独自の解釈を含め lilly.com、+1-317-276-5494 ずに、ミーティングの要点を正確に記録することで 最後に、日本語版への翻訳にあたり、 す。次のトピックで触れる話し合いは、ミーティン ご助言頂いた山口 栄一氏 グ議事録を完成させる前に、堅実な法的判断力があ （薬学博士、CA-AM）に感謝する。 法的不確実性を管理するために弁護人に相 談する 2013 年第 3 四半期 5