外資系企業オンライン総合窓口運営等業務委託仕様書

外資系企業オンライン総合窓口運営等業務委託仕様書
１ 趣旨
横浜市（以下「市」という。
）では、市内経済の国際化を推進するために、平成 11 年
度から「横浜ワールドビジネスサポートセンター」
（以下「WBC」という。
）を設置し、国
際ビジネスに関する相談業務や情報提供、海外経済機関及び外資系企業向けにレンタル
オフィスの提供などを行っている。
本仕様書は、WBC の機能拡充に伴う業務委託の内容及び履行方法について定める。
２ 事業の概要
(1) 委託期間
契約締結日から平成 29 年３月 31 日まで
(2) 履行場所
主に横浜市内とする。
(3) 納入場所
横浜市経済局誘致推進課（横浜市中区真砂町 2-22 関内中央ビル５階）
３ 施設の概要
施設名
横浜ワールドビジネスサポートセンター（WBC）
所在地
横浜市中区新港２丁目２番１号 横浜ワールドポーターズ６階
開設年月
面積
施設内容
平成 11 年９月
829.89 ㎡
（１）海外経済機関及び外資系企業向けオフィス 計 22 ブース
（２）会議室、ミーティングルーム、事務室、倉庫等
開館時間
7:30～21:00
相談対応時間
8:45～17:15
休館日
土曜日、日曜日、祝日、年末年始（12 月 29 日～１月３日）
WBC は、市が株式会社横浜インポートマートより賃借し、公有財産に準じて管理している施
設である。公の施設ではないため、指定管理者制度の適用施設ではない。
４ 委託業務の内容
外資系企業がビジネス、生活に関し気軽に相談できる場の提供と、横浜でのビジネス
チャンスを拡大することを目的として、次の業務を行う。
（WBC に現に入居しているもの
からの相談を除く。
）
(1) 横浜に進出済みの外資系企業からの相談対応（メール、電話）
(2) 横浜に進出した企業に対するアフターフォロー（訪問等）
(3) 横浜の魅力を伝える情報の発信（ホームページ）
(4) 外資系企業交流会の企画・運営
５ 委託業務の実施方法
(1) 横浜に進出済みの外資系企業からの相談対応（メール、電話）
ア 横浜に進出済み外資系企業からの相談に対し、メール又は電話で回答をする。
イ 必要に応じて、外資系企業特有のニーズに対応できる士業等の専門家に相談をつ
なぐ。
ウ 問合せの内容、回答については記録をとる。
エ よくある問合せについては、市と調整の上データを収集、分析の上、ホームペー
ジ上によくある質問として、掲載する。
（日本語及び英語）
オ 相談員は、外資系企業とのビジネス経験を有し、英語でのコミュニケーションが
可能であることとする。
カ 電話は、原則として、月曜から金曜までの 9:00～17:00 とし、不在時は留守電を
受けられるようにする。
キ 土曜、日曜、祝日、年末年始（12 月 29 日～１月３日）は、休務日とする。
(2) 横浜に進出した企業に対するアフターフォロー（訪問等）
横浜に進出した企業をフォローするため、企業を訪問し、横浜に立地したメリット
や改善点、課題点についてヒアリングを行い、報告書に取りまとめる。
ア フォロー企業数（訪問件数）
５件以上
イ フォロー企業の選定
市と調整の上、１次投資、２次投資、業種等バランスを考慮して、選定する。
ウ 成果品
報告書１回の分量は、Ａ４ １枚程度
企業訪問後、実施報告書を成果物として、印刷物 10 部及び電子媒体１部を提出する
こと。
(ｱ) 印刷物 ：Ａ４縦版・４色両面印刷・左とじ
(ｲ) 電子媒体：Word 2010 形式・Excel 2010 形式・Power Point2010 形式のいずれかで
作成したファイル及び PDF 形式のファイルを、CD-ROM に格納して提出すること。
(3)
横浜の魅力を伝える情報の発信（ホームページ）
WBC のホームページで、上記外資系企業よりヒアリングした内容から、横浜の立地の
魅力が伝えられるような内容のコンテンツを作成し、WBC のホームページに掲載する。
ア 掲載項目：(ｱ) 企業名
(ｲ) 企業の所在地等基本データ
(ｳ) 写真
(ｴ) 横浜に立地してよかったこと
イ 掲載頻度：月に１回
ウ 使用言語：日本語及び英語
(4) 外資系企業交流会の企画・運営
外資系企業がより円滑に事業を行うことに資するものとし、横浜立地の魅力の一つと
なることを目指して、外資系企業同士の交流の場を設ける。
ア 業務内容
外資系企業交流会（セミナー及び交流会）の企画立案（タイムスケジュール等）
、集客
活動、参加申込受付、会場調整、当日の進行管理、参加者へのアンケート、報告書の作
成を行う。
＜外資系企業交流会の概要＞
・ 内
容：セミナー（１時間 30 分程度）
、交流会（１時間程度）
・ 対象者数：50 人程度（主として外資系企業役員・社員）
・ 実施場所：横浜駅至近のホテル等
・ 実施時期：平成 29 年１月～３月
イ 外資系企業交流会の企画について
(ｱ) 企画にあたっては、商工会議所の意見を聴取し、連携して実施すること。その他、
市と十分調整すること。
(ｲ) セミナーについては、同時通訳（日英）のサービスを提供すること。
(ｳ)
セミナー後の交流会については、セミナー参加者の７割程度の参加を見込むもの
とすること。
(ｴ)
交流会参加者同士のコミュニケーションが図られるよう、積極的にコーディネー
トを行うこと。
(ｵ)
受託者職員は、交流会の参加者と積極的に関係構築を行い、企業のニーズや課題
等を把握するものとする。また、把握したニーズや課題について、他の企業の参考に
なると考えられるものについては、WBC からの広報等により積極的に発信していくこ
と。
ウ 会場及び必要な設備等の手配・調整について
(ｱ)
外資系企業幹部の参加が見込める会場を確保すること。また、バナー・案内表示
等の会場装飾も行うこと。
(ｲ) セミナー会場、交流会会場の他に、講師控室を確保すること。
(ｳ) 会場確保後も、必要な設備・情報等の手配・調整を行うこと。
エ 交流会の広報・集客について
(ｱ) 市内に本社機能を有する外資系企業を中心に、事前の広報をはかること。
(ｲ)
外資系企業総覧に掲載されている本市に本社・研究所・支社等を置く外資系企業
及び本が指定する企業への郵送による案内（合計 300 社程度）
。
(ｳ) HP その他の手段で極力多くの企業に広報が図れるよう努めること。
(ｴ)
交流会への参加者申込受付・参加者リスト管理・参加者への連絡調整業務を適切
に行うこと。
(ｵ) 広報及び集客の進捗状況は、定期的に本担当者に報告すること。
（基本的には広報開始後から週１回の報告とするが、担当から随時の問合せがあれ
ば対応すること。
）
(ｶ)
広報・集客は、交流会の概要に記載した対象者を中心に行うが、対象者以外から
申込みがあっても会場の定員等に支障がない限り受け付けること。
(ｷ)
交流会広報用のチラシを作成すること。交流会の広報開始前後に、印刷物（参考
分として数枚）と PDF 形式ファイルで提供すること。なお、発行枚数やその効果的な
活用方法について市と協議すること。
オ 交流会当日の運営管理について
(ｱ) 開催日当日の出演者の対応や会場準備等、調整業務を行うこと。
(ｲ)
調整業務担当以外に、受付業務担当を複数名配置するとともに、アンケートの回
収を行うこと。
カ 参加者へのアンケート及び報告書の作成について
(ｱ) 交流会参加者へアンケート調査を実施すること。
(ｲ)
「交流会参加者の感想を把握し、今後に生かすこと」及び「交流会参加者の拠点
立地についての考えを伺い、今後の誘致活動につなげること」を目的とした調査票を
作成すること。調査票には、交流会の感想の他、次の項目を必ず含むものとする。
a 販路開拓やパートナー発掘のための市内企業
b 担当者連絡先（部署・氏名・電話番号・E メールアドレス）
なお、内容について事前に市担当者と調整すること。
(ｳ)
調査結果を集計・分析し、当日の写真等も掲載した報告書を作成し、交流会後、
速やかに提出すること。なお、報告書は、以下の内容を必ず盛り込むこと。
a 実施概要
b 集客のために行った広報業務の内容及び参加者の分析、アンケートの集計結果
c 経費明細書
キ 成果品
(ｱ) 広報用チラシ
(ｲ) 実施報告書
終了後、実施報告書を成果物として、印刷物 10 部、電子媒体１部を提出すること。
a 印刷物 ：Ａ４縦版・４色両面印刷・左とじ
b 電子媒体：Word 2010 形式・Excel 2010 形式・Power Point2010 形式のいずれかで
作成したファイル及び PDF 形式のファイルを、CD-ROM に格納して提出すること。
６ 事業計画及び事業報告
(1) 事業計画書・収支計画書
ア 契約締結前に、当該年度の事業計画書（年間計画書及び執行体制表を含む。
）
、収支予
算書を市に提出し、双方協議の上で事業計画書を策定する。
イ 事業計画書を変更する必要がある場合は、事前に市と協議する。
(2) 事業実績等の報告
ア 毎月
前月の業務について、毎日の業務内容や対応を記録した日報と、相談の件数、内容及
び対応等をまとめた月報を、毎月 10 日までに市へ提出した上で、報告を行う。報告の様
式は、別途協議する。
イ 年間事業報告書
委託事業終了後１ヶ月以内に事業報告書（事業実績、相談内容の分析結果等）、自己
評価書、収支報告書等をまとめ、印刷物１部及び電子データで提出する。
a 自己評価書には、実施事業に対する評価だけでなく、経済情勢等を踏まえた事業の
方向性、事業実施における課題および改善策、今後の事業方針等を記載する。
b 事業報告書の提出にあたっては、担当者が市へ事業実績等を説明する。
ウ その他、市の求めに応じ各種実績等を報告する。
７ 実績評価の実施
(1)
市は事業計画に基づき、受託者の業務の遂行状況や実績を確認するため、実績評価を
行う。
(2)
受託者から提出された事業報告書に基づき、市は実績評価を行う。実績評価を行うに
あたり、市は受託者に対し必要に応じて追加の書類提出を求めることができる。
(3) 評価項目や実施方法については、市が基準を定める。
(4) 実績評価にあたり、市は有識者・専門家等からなる外部委員会を設置する場合がある。
(5)
実績評価の結果、受託者の業務が基準を満たしていない場合、市は受託者に対し改善
措置を講じるよう求める。それでも改善が見られない場合には、委託契約を解除する場
合がある。
８ 経理に関する事項
(1) 委託料は、「（部分完了に係る）委託完了届出書」を提出後、本市が成果品を検査した
後に支払うものとする。支払いは、契約金額を４か月に分け、毎月末締めの翌月払いと
する。ただし、契約締結日の属する月については、その翌月分に含めることとする。
(2) 外資系企業からの相談業務は、利用者に対して無料で行う。
(3) 効率的運営を行い、適切な経理執行に努める。
９ 業務遂行にあたっての留意事項
(1) 業務の遂行に際しては、市と十分に協議し、不明な点は市の指示を受けるものとす
る。
(2) 委託業務内で作成した成果品、WBC ロゴ等の著作権、相談データ、交流会参加者名
簿は、市の所有とする。
(3) 受託者の責に帰すべき事由により、市又は第三者に損害を与えた場合は、受託者が
その損害を賠償する。
(4) 本仕様に定めのない事項については、市と受託者が協議する。
10 業務の連携
委託業務の実施に際し、WBC で既に実施している国際ビジネス相談や入居者支援の目
的や内容を把握し、必要に応じて協議するなど、WBC 管理運営業務受託者との連携を図
る。さらに、必要に応じて市を含めた３者で協議・調整する。
11 業務の引継ぎ
委託期間終了に際し、平成 29 年度の業務受託者が円滑に業務を遂行できるよう、各種文
書（各種マニュアル等）
、関係者への連絡、現場での立会い等を含めた引継ぎを行う。また、
委託期間終了後、市や平成 29 年度の業務受託者などからの問合せがある場合は対応する。
12 関係法規の遵守
(1) 個人情報の保護に関する法律及び横浜市個人情報の保護に関する条例（平成 12 年
2 月横浜市条例第 2 号）の規定に従い、別紙「個人情報取扱特記事項」を遵守する
こと。
(2) 本仕様書、横浜市契約規則、横浜市委託契約約款及び電子計算機処理の契約に関す
る情報取扱特記事項を遵守すること。