第五回実行委員会 議事録

第五回実行委員会 議事録
【日
時 】 平 成 24 年 2 月 1 9 日 （ 日 ） P M 1 4 ： 0 0 ～ 1 6 ： 2 0
【場
所】飯塚市役所 会議室
【 出 席 者 】 27 名 (敬 称 略 )
矢野委員長、網谷副委員長、柗尾副委員長、滝口事務局長
・総務班
：安河内、吉野、樺島、山口、中迫
・チケット班
：居出、永田、井田、大賀、須佐、高島
・広告班
：佐々木、高橋、石松、伊藤、柴田
・企画・会場班：藤井、家田、山辺、松野、宗、香月、井出、南條
【進
行】網谷副委員長
【記
録】滝口
『委 員 長 報 告 』
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一 灯 照 隅 賞 選 考 委 員 会 へ オ ブザ ーバ ーと し て事 務 局 長 と出 席
・ 2 / 1 0 縦 の会 ( 回 期 を越 えた 懇 親 会 ) へ 3 2 期 実 行 委 員 有 志 と 出 席 ( 総 会 宣 伝 を 行 う )
・ 2 / 1 4 幹 事 長 へ 経 過 報 告 、チ ケット の 図 柄 了 解 を 頂 く
『各 班 報 告 (企 画 ・ 会 場 ～総 務 ～チ ケット ～広 告 )』
・ 各 班 より 〝各 班 報 告 書 〟 に 基 づき 報 告 。
『次 回 会 議 日 程 』
・次 回 第 六 回 は 3/1 0(土 )、 第 七 回 は 4/1 4(土 )を 予 定 。
１） 事 務 局 から
【 議 題 】 ク ラ ス連 絡 員 は 、 福 岡 支 部 が 中 心 と な っ て選 定 作 業 を おこ な い、 原 則 福 岡 支 部
会 員 の 中 から選 任 する
【理 由 】 福 岡 支 部 の 総 会 なの で出 来 るだけ福 岡 支 部 会 員 の中 から選 出 した方 がいい 。
【効 果 】 総 会 に 対 する福 岡 支 部 の 心 意 気 を 見 せる事 により、 士 気 も 上 がる。
＜協 議 内 容 ＞
・採 決 を 取 り、 承 認 さ れる 。 連 絡 員 は 5 月 以 降 に 選 任 を お こな う。
２） 企 画 ・ 会 場 班 から
【議 題 】 ゲストの アトラク ション出 演 不 可 の場 合 の副 案 検 討
【理 由 】 万 一 に 備 える
【効 果 】 備 えあれば憂 いなし
＜協 議 内 容 ＞
・予 備 のゲストへのオファーはキャンセルの場 合 に失 礼 にあたるので、当 初 予 定 のゲスト
で準 備 は 進 める。 正 式 決 定 は 5 月 頃 に なる 。
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・ア トラ ク ショ ン 内 容 はゲ ス トと 協 議 し て 進 める。
・ 現 在 2 種 類 の 方 法 ( 映 像 ・ 伴 奏 )が あがっ てい る 。 今 後 どちらで い くか 決 め る。
・もう一 つのアトラクションゲストへ演 目 の協 力 を仰 げないか意 見 が出 たが、人 数 確 保 、
練 習 な どの 課 題 も 多 く 、 当 初 の 方 針 通 りで 進 める。
３） 総 務 班 （ 会 計 ） から
【議 題 】 封 筒 ・ 領 収 証 の 提 示
【理 由 】 現 物 を 提 示 するため
【効 果 】 現 物 を 確 認 できる。
＜協 議 内 容 ＞
・現 物 を 印 刷 し た もの を、 委 員 へ 見 て もら い 承 認 さ れる 。
・領 収 書 は ヨ コ 筋 が 入 ったも のを 採 用 する 。
４） 総 務 班 （ 会 計 ） から
【議 題 】 立 替 金 の 事 前 申 請 に よ る支 払
【理 由 】 当 日 の 立 替 金 精 算 を 事 前 申 請 によ る精 算 にする。
【効 果 】事 前 の支 出 内 容 の確 認 、承 認 及 び予 算 との対 比 ができる。また、当 日 の会 計
担 当 者 に よ る立 替 が なくなる。
＜協 議 内 容 ＞
・資 料 「 立 替 支 払 申 請 書 兼 請 求 書 」 の 説 明 を 会 計 よ りお こな う。
・申 請 書 の 提 出 は 遅 く ても 会 議 ( 土 曜 開 催 ) の前 、 木 曜 の朝 までに 会 計 へ 提 出 する 。
・「立 替 支 払 申 請 書 兼 請 求 書 」 は各 班 のリ ーダ ー 、サ ブか ら 各 班 員 へ 配 布 す る。
５） 総 務 班 から
【議 題 】 案 内 状 及 び 招 待 状 の 発 送 時 期 の検 討
【理 由 】 現 在 の 案 内 状 及 び招 待 状 の発 送 時 期 を 再 度 確 認 する。
【効 果 】 どの 時 期 に 発 送 するのが 効 果 的 かを 検 討 できる。
＜協 議 内 容 ＞
・タイミングも大 事 なので、 例 年 通 り 7 月 初 旬 に送 付 する。
・福 岡 支 部 会 員 名 簿 ( 全 2 800 名 )の正 誤 については、31 期 先 輩 へ問 い合 わせて資
料 が最 新 のものなのかを 確 認 する。
・名 簿 は事 務 局 と連 携 して管 理 ・運 営 する。
６）チ ケット 班 から
【議 題 】チ ケットデザインの 検 討 と 確 認
【理 由 】チケットデザインはみんなで決 めたいから
【効 果 】 実 行 委 員 の 総 意 が 得 られる
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＜協 議 内 容 ＞
・チケッ トサ ン プルを 回 し見 てもら っ た 上 、承 認 。
・チケッ トは 経 費 節 約 の 為 1500 枚 を 作 成 ( 例 年 200 0 枚 )する。
・受 付 時 に回 収 する半 券 は、当 日 の受 付 効 率 を上 げるため名 前 の記 入 は取 りやめ、ナ
ンバ ーの み とす る。
・ チケ ッ トは 記 念 と して しおり とし て 使 か っ ても ら える よう に 工 夫 し た 。
７）チ ケット 班 から
【議 題 】ＦＢの 運 用 について（ サ ブ ペ ー ジ の 増 設 な ど ）
【 理 由 】 広 告 班 、 企 画 会 場 班 、 各 実 行 委 員 の ＦＢを 盛 り 上 げ る た め や 広 告 の 収 入 ア ッ プ
のアイデアを 受 けての 検 討
【効 果 】ＦＢが 盛 り上 が る。 広 告 主 の新 規 開 拓 と なる。 他
＜協 議 内 容 ＞
・サブ ペ ー ジ の増 設 より 先 ず は、 メ イン ペ ー ジ に情 報 は 集 約 し て いく 。
・ＦＢ 掲 載 の 手 順 は 前 回 会 議 の 時 の 申 し 合 わせに 沿 っ てお こ なう 。
８）チ ケット 班 から
【議 題 】チ ケット販 売 依 頼 文 書 （ ツンドラ会 にて配 布 す る文 書 ）と 販 売 方 法 の確 認
【理 由 】 ツンドラ会 に て各 回 期 の 代 表 者 へ 配 布 する文 書 内 容 の周 知
【効 果 】チ ケット販 売 のプロ セスが わかる
＜協 議 内 容 ＞
・チケッ ト 販 売 促 進 会 議 (ツ ンドラ 会 議 )で の 各 会 期 へ の チケッ ト 販 売 の 要 領 を 説 明 。
・昨 年 は 前 の年 を 大 幅 に越 える 販 売 枚 数 (2 0 0 枚 以 上 ) だっ たの で 今 年 も より 多 くの 同 窓
生 へ 販 売 協 力 を お 願 い する 。
９） 広 告 班 から
【議 題 】 広 告 お願 いセ ットに ついて
【理 由 】３/１０に封 筒 詰 め作 業 のご協 力 をいただくので、あらかじめどんな内 容 なのかを
見 ても らう。
【効 果 】 各 帳 票 の 意 味 を 知 っ てもらうこと で、 目 標 に向 かっ て連 帯 感 が生 まれる。
その まま使 える帳 票 で あること をお伝 えする。
＜協 議 内 容 ＞
・別 紙 資 料 「広 告 お 願 いセッ ト」 に つい て 説 明 をお こな う。
・ 3 / 1 0 の 広 告 班 作 業 の手 伝 い を 依 頼 する 。
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１０） 広 告 班 から
【議 題 】 広 告 の お礼 の 品 と 同 期 記 念 品 について。
【理 由 】 先 輩 の 例 では 5,6 月 頃 する話 だが、 玉 置 君 の尽 力 によ り、 よ い提 案 があ り先 月
班 会 議 時 に 広 告 班 選 定 品 がまとまっ た。
【方 法 】３ ２ 期 一 同 から の 品 なの で、 委 員 の皆 さまにも 他 の提 案 がないか呼 びかける。
３ 月 に 決 定 できるよ うに する。 同 期 の記 念 品 についても 意 見 を 聞 く。
【効 果 】 一 つ仕 事 が すすみ、 広 告 活 動 にまい進 できる。
＜協 議 内 容 ＞
・お 礼 の 選 定 ・ 決 定 は 前 倒 し で 3 ～4 月 に か けて 進 め る こと と する 。
・広 告 班 提 案 の お 礼 見 本 ( 現 物 )に つい て 意 見 を聞 く 。
・委 員 か ら 広 く お 礼 の 提 案 ( 提 案 方 法 を 明 記 )をし ても らう 。
１１） 実 行 委 員 長 から
【議 題 】3 月 に 行 う中 間 報 告 の 内 容 の検 討
【理 由 】 全 員 に 係 わること です
【効 果 】 情 報 が 共 有 できる
＜協 議 内 容 ＞
・中 間 報 告 書 に つい て 説 明 を お こ なう。
・ア トラク シ ョンに つ いて は企 画 ・ 会 場 班 か ら 資 料 を 出 して もらう 。
・次 回 会 議 までに 完 成 させて 、 承 認 をも らっ た 上 、幹 事 長 へ 報 告 す る。
１２） 事 務 局 から
【議 題 】「(仮 称 )32 期 同 期 総 決 起 集 会 」 の日 程 、 準 備 についての申 し合 わせ
【 理 由 】 本 会 議 で 日 程 の 調 整 と 準 備 に つ い ての 基 本 事 項 ( 案 内 ・ 人 数 ・ 会 場 ・ 式 次 第 な
ど)を 協 議 する。
次 回 3/10 では同 期 へ の案 内 が 間 に 合 わない。
【効 果 】 先 々慌 てて準 備 しなくて済 む。
＜協 議 内 容 ＞
・ 日 程 につ いて は 5 / 1 2 ( 土 ) と す る 。
・動 員 人 数 は 50～6 0 名 を 目 標 と する 。
・会 場 の 選 定 責 任 者 、 当 日 の 進 行 役 を 委 員 へお 願 い す る( 承 諾 )
・同 期 へ の 案 内 は 3 月 末 に 広 告 班 が 同 期 へ 送 る「 広 告 依 頼 」 へ 同 封 し てもら う 。
・ 案 内 状 は 事 務 局 で 作 成 す る が 、 次 回 会 議 (3 / 1 0 ) 承 認 で は 、 広 告 班 の 封 書 詰 め 作 業
に間 に 合 わ ない ので 、ｗ ｅ ｂ 会 議 室 にて 掲 載 し 了 解 を 頂 く ように する 。
・同 期 出 欠 の返 信 方 法 は 、メ ー ル、 支 部 ブログ 返 信 フ ォ ーム 、 電 話 と す る。
・参 加 の 呼 びか け 、 出 欠 確 認 は 、 実 行 委 員 会 全 員 で 組 織 的 に 行 う 。
・「決 起 集 会 」に つい ての 資 料 を ｗｅ ｂ 会 議 室 に掲 載 し、 委 員 へ 周 知 する よう にする 。
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１３） 旅 行 委 員 から
【議 題 】 修 学 旅 行 の 下 見 報 告
【理 由 】 修 学 旅 行 の これからの 計 画 について知 らせる
【効 果 】 楽 しみが 増 え る
＜協 議 内 容 ＞
・現 地 視 察 の報 告 を 旅 行 委 員 か ら お こな っても らう。
・宿 泊 場 所 は高 評 価 だ った ので 仮 予 約 を 本 予 約 と し た。
・旅 館 の パ ンフレッ ト を 360 部 頂 い たの で 後 日 同 期 へ の 修 学 旅 行 案 内 に 同 封 す る。
・今 後 、移 動 手 段 、旅 程 、旅 費 など必 要 事 項 を旅 行 委 員 が中 心 となって取 りまとめ会
議 で 報 告 し てい く 。
・同 期 へ の 正 式 な 参 加 申 込 み は 5 月 の 総 決 起 集 会 後 に お こな って い く。
『その他 連 絡 事 項 』
【１】 総 会 案 内 チ ラシの 最 終 確 認
・前 回 会 議 での 意 見 を 踏 ま え 校 正 した ものを 提 出 し 委 員 の意 見 を 聞 く。
・バックの青 は薄 くする。
・ 「 礎 と わ に 」 は 黒 地 とし 、 テ ー マ コ ン セ プ トを あ わ せ て 掲 載 する 。
・会 議 で 頂 い た 意 見 を まとめ 、ダ イ ワ印 刷 へ 発 注 する 。
【2】 福 岡 支 部 ブログ への 議 事 録 掲 載 について
・目 的 は 実 行 委 員 以 外 の 同 期 へ の活 動 を 伝 える 為 。
・但 し 同 期 以 外 も 当 然 閲 覧 が 可 能 な ので 何 がしか の ガ イドラ イン は 必 要 。
・会 議 で の 決 定 事 項 に 限 っ て 掲 載 する 。
・また 、 各 班 で見 てもら い 、 ブログ 掲 載 を 控 え る 箇 所 を 指 摘 し てもら う 。
『第 六 回 実 行 委 員 会 日 程 』
・３月 １0 日 (日 ) 1 5：0 0～ 場 所 ： 光 ビル
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