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共同実施を始めるときに これだけは準備してスタート！（スケジュール例等） 共同実施を始めようとするとき、当初に何を作成しておけばよいのか、何を決定しておけばよ いのか・・・・。既に共同実施を行なっている事務職員の方は、開始時に悩んだ記憶があるので はないでしょうか。 昨年度の実践事例集では、 「共同実施に取り組むにあたって」として概要を紹介しましたが、本 年度は、共同実施開始時の詳細な準備手順等の一例を紹介します。 ※ 会議の名称や書類名等については、倉敷市のものを使用。 １ 当初に確認、決定しておきたい事項等（作成書類については ２ で記述） （１）市町村教育委員会が行なうこと 岡山県の「学校事務の共同実施に関する指針」（岡山県教育庁教 職員課） （以下「県共同実施指針」という。）に準じて市町村の「学 校事務共同実施要綱」を制定する。 市町村による「学校 事務共同実施要綱」 の制定及び共同実施 組織体制の整備 共同実施を円滑に推進するため、市町村教育委員会担当者、共同 実施組織の（拠点校の）校長及び事務職員等で協議する場を設け る。 ＊倉敷市では、市町村教育委員会担当者、共同実施組織の（拠点 校の）校長及び事務職員等で構成する「学校事務共同実施連絡 協議会」を設置している。また、共同実施組織内の学校の校長、 事務職員等で構成する「○○中学校区学校事務共同実施協議 会」も設置している。 共同実施の方法について、基本部分を定める。 （２）共同実施組織として行なうこと 共同実施計画書、年 間 業 務 計画 書 の 作 成、様式等の決定 共同実施計画書、共同実施（月別・業務別）年間業務計画書を作 成する。業務分析等を行なって作成すると有効である。また、共 同実施記録簿や共同実施評価表、共同実施経過報告書、共同実施 報告書の様式も決定する。 共同実施 の方法、日 程等の決定 共同実施の 日程や業務内容を決定する。（決定できる範囲内で。） ※「県共同実施指針」には年間計画の作成や実績報告が定められている。 （３）学校内で行なうこと 校内での共通理解 共同実施の取り組みについて、管理職や教職員の理解を図る。校 務分掌に位置付けることも考えられる。 （４）その他 事務職員は、市町村教育委員会に協力し、研修会等の機会を利用して共同実施の主旨につ いて共通理解 を図ったり、管理職の理解が得られるよう努力したりする。 20 ２ 当初に作成する書類等（共同実施組織として） 書 類 名 等 共同実施計画書 書 類 の 内 容 等 共同実施組織の指針となるもの。 「県共同実施指針」にも「年 間計画を作成し……」と定められている。業務分析等を行な って、作成すると有効である。 ＊平成１７年度の「学校事務の共同実施実践事例集」５∼ ６ページ参照。 共同実施 （月別・業務別） 年間業務計画書 共同実施連絡会開催日等一 覧表 共同実施連絡会 （定例）開 催日等一覧表（詳細） 「共同実施計画書」をより具体的にしたもの。月別、業務別 に作成しておく。実際の共同実施は、この計画書により進ん でいく。 ＊平成１７年度の「学校事務の共同実施実践事例集」７∼ １２ページ参照。 「共同実施（月別・業務別）年間業務計画書」に沿った業務 日の一覧表。年度当初は決定できる範囲内作成しておく。各 校での共同実施の日程等を知らせるためにも使用する。 ＊様式①参照。 業務を行う日とあわせて、実施する業務内容や実施場所、準 備物、業務日の運営担当者、記録者等を記載したもの。年度 当初は決定できる範囲内作成しておく。各校での共同実施の 日程等を知らせるためにも使用する。 ＊様式②参照。 共同実施業務を記録するもの。業務日当日に記録を完結でき る程度の内容で。 共同実施記録簿（様式） ＊平成１７年度の「学校事務の共同実施実践事例集」１３ ∼１４ページ参照。 期末、あるいは年度末に共同実施の成果や課題等をまとめて 評価するためのもの。 共同実施評価表（様式） ＊平成１８年度の「学校事務の共同実施実践事例集」の実 践事例６０∼６４ページ参照。 共同実施の経過を記録しておく様式。共同実施報告書に添付 する書類としても有効。 共同実施経過報告書（様式） ＊平成１７年度の「学校事務の共同実施実践事例集」１７ ∼２０ページ参照。 共同実施報告書（様式） 共同実施評価表による評価等を基に、１年間の共同実施につ いての報告をするための様式。 ＊様式③参照。 21 ３ 共同実施の実務を軌道に乗せるまでのスケジュール例 時 期 内 容 等 担当者 備 考 事務職員の 共通理解 共同実施について共通理解を図り、 幹事（共同実施組織の代表者）を中 事務職員 心に、共同実施が円滑に行なえる体 制を整える。 最初の 事務 職 員 の 会 議。 業務の洗い 出し 業務を洗い出して、共同実施組織と して行なう業務、各学校で行なう業 務の内容を確認し、共同実施計画書 等の作成に結びつける。業務分析も 有効である。 事務職員 ２度目の事 務職員 の会 議。 共同実施計 画書、共同 実施年間業 務計画書の 作成 共同実施計画書は共同実施組織 の 指針となるもの。 「県共同実施指針」 にも「年間計画を作成し・・」と定 められている。共同実施年間業務計 事務職員 画書は、共同実施計画書をより具体 的にしたもので 、実際の共同実施 は、この計画書により進んでいく。 ３度目の事 務職員の会 議。 管理職の承 認（共同実 施計画等） 作成した共同実施計画書、共同実施 年間業務計画書について、管理職に 確認し承認を得る。今後の学校事務 校長、教頭、 共同実施協議会（中学校区の校長、 事務職員 事務職員等の会議）の開催等につい ても確認する。 中学校区の 校長、事務 職員等の会 議で承認。 開催 できな い場合は各 校で承認。 中旬 日程等の詳 細決定と事 務職員の再 度の共通理 解 共同実施年間業務計画書に沿って 業務日や業務内容、実施場所、準備 物、業務日の運営担当者、記録者等 を決定する。当初は決定できる範囲 内で。 事務職員 ４度目の事 務職員 の会 議。 下旬 教職員の共 通理解 教職員の共通理解を図る。校務分掌 に位置付けることも考えられる。 全教職員 職員会議等 を利用。 教職員への 周知 共同実施について、日程等を知らせ る。 全教職員 具体的な業 務スタート いよいよスタート。 事務職員 初旬 １ 月 目 初旬 ∼ 中旬 下旬 上旬 ２ 月 目 ３ 月 目 上旬 22 様式① 平成○○年度学校事務共同実施連絡会開催日等一覧表 ○○中学校区共同実施組織 ＜服務関係諸帳簿点検＞ ＜定例＞ 回 月 日 曜日 開始時刻 担当 記録 場 所 点検月 月 日 曜日 開始時刻 1 ○／○ ○ ○○:○○ ○○ ○○ ○○中 4 ○／○ ○ ○○:○○ 2 ○／○ ○ ○○:○○ ○○ ○○ ○○中 5 ○／○ ○ ○○:○○ 3 ○／○ ○ ○○:○○ ○○ ○○ ○○中 6 ○／○ ○ ○○:○○ 4 ○／○ ○ ○○:○○ ○○ ○○ ○○中 7 ○／○ ○ ○○:○○ 場 所 ○○小 ○○小 ○○中 ○○小 ○○小 ○○中 ○○小 ○○小 ○○中 ○○小 ○○小 ○○中 様式② 平成○○年度 学校事務共同実施連絡会（定例）開催日等一覧表（詳細） ○○中学校区共同実施組織 回 1 月日 曜日 ○／○ 開始時間 協議内容等 準備物等 担当者 記録者 開催場所 ○○:○○ ・諸手当の認定及び年度当 初の事務について ○月月例報告について （相互確認等） 就学援助事務について 学校基本調査関係につ いて ・平成○○年度共同実施連 絡会等の予定について 諸手当認定 書類、月 例 報告書等 ○○ ○○ ○○中 備考 様式③ 平成○○年度 学校事務共同実施報告書 ○○中学校区共同実施組織 拠点校 連携校 ＜共同実施の成果と課題＞ 業 務 内 容 等 成 果 ＜共同実施の評価＞ ＜その他＞ 23 課 題 実 践 事 県費月例報告事務（具体的な相互確認） 例 名 共同実施組織名 真庭市立勝山中学校区共同実施組織 ○確認書類一覧 ○勤務実績一覧表 ○勤務実績報告書 ○時間外勤務・休日勤務及び夜間勤務実績簿 （前月分のみを報告) （当月分） ○特殊勤務実績簿 【教育業務連絡指導手当】 前月分に変更がある場合・・前月分の写しに朱書きで訂正をし、校長証明印を押したもの （前月分） ○ 〃 【修学旅行等引率業務】 ○ 〃 【部活動指導手当】 【対外運動競技等】 ○ 〃 ○旅費計算書 （前月分） （前月分） （前月分） ○親睦会費等控除報告書 ○親睦会費等控除債権者口座登録票 該当があった学校のみ ○資金前途者口座の通帳コピー （４月・８月・２月） ４月 ・・・口座設定報告書と通帳との確認 ８月・２月 ・・・通帳の利息確認 ○取り組みの手順 ○毎月第１・２週の火曜日に服務簿の点検を行い、第３週の火曜日に月例報告の点検を行う。 第３週の火曜日に月例報告の点検を行うと、報告書提出日に間に合わなくなる月もできるの で、年間予定表を作成し、それに基づいて服務簿点検と月例報告点検を行うようにした。 ○共同実施は各校を順番に回ることとする。 当番校に全員集まり、月例報告相互確認担当表（資料１）に示すように、各月ごとに分担を 決め、点検を行う。 （本年度は２学期からの取り組みになったので、９月からの担当表になっている。） ○点検する時のチェック事項を明確にした、月例報告確認事項（点検マニュアル）(資料２)を 作成し、教育事務所担当者に確認をしてもらった。 ○準備するもの ○月例報告提出書類 ・職印、記入者印を押して完成した状態のものを持ち寄る。 ○旅費計算書 ・教職員の請求印を押したものを持ち寄る。 24 ○具体的事務処理 ○月例報告提出に関するすべての事務の確認。 ・月ごとに点検する書類の担当者を決める。 ・担当者は、月例報告確認事項（点検マニュアル）により点検を行う。 ・訂正箇所が見つかった書類については、確認後自校に持ち帰り、訂正を行う。 自校の訂正がなかったものと一緒に、報告書類一式を自校より教育事務所へ発送する。 ・訂正がなかった学校分の報告書類を、拠点校より一緒に教育事務所へ発送する。 ○勤務実績報告・特殊勤務実績報告【教育業務連絡指導手当】の報告については、当月分を予 定で報告する。 前月分の訂正については、服務簿点検時に訂正したものを持ち寄り、確認を行っている。 ○時間外勤務・休日勤務及び夜間勤務実績簿、特殊勤務実績報告【部活動】については、前月 分を報告する。 特殊勤務実績報告【部活動】の内容については、服務簿点検時に作成した実績報告書を持っ ていき、部活動指導記録簿との照合を行う。 ○旅費計算書の確認 (前月分を請求する) 内容確認については、服務簿点検時に校外勤務命令簿・出張命令簿と照合を行う。 出張日・出張先・出張方法・直帰直行・所属所発着額請求となるものの確認、また、在勤地 内出張については距離数の確認を行う。 月例報告点検時には、印漏れ・請求日の確認・記載間違いについて点検を行う。 ○勤務実績一覧表の数字と実績報告書の日数・時間数を読み合わせて確認をする。 ○取り組むときのポイント ・月例報告点検には、報告書は全て完成した状態で持ち寄る。 ・各月のそれぞれの点検担当者は、４校分の内容について月例報告書確認事項のチェック内容 をよく把握し正確な点検を行うよう心がける。 ・特殊勤務実績簿【部活動】・時間外勤務・休日勤務及び夜間勤務実績簿の報告、旅費請求に ついては、前月分を報告し、内容確認は服務簿点検時に行うことにした。 ・内容確認は、服務簿点検時に行っているので、月例報告の点検時には主に印漏れ、記入間違 い、添付書類の確認等を行う。 ・点検後はすぐ発送ができるよう、間違いのない報告書を作成するよう心がけ、できるだけ４ 校分まとめて教育事務所へ発送する。 （郵便事情から、拠点校から郵送するほうが、早く教育事務所に届く。） ・共同実施で作業を行った時点で、なるべく事務が完結できるよう方法を考える。 25 ○その他 ・報告様式の統一について ４校とも様式の違う報告書を使っている。 今年度は初年度なので、自分が今まで使い慣れた様式を使ってきたが、チェックをさらにス ムーズに行うために、様式の統一を考える必要がある。 ・報告書提出後、教育事務所から指導を受けた事項については、共同実施の場で全員に伝えて 共通理解をしておく。 月例報告書の相互確認担当表 （資料 １） 津山一郎 岡山花子 倉敷太郎 高梁次郎 新見三郎 ９月 Ａ Ｂ Ｃ Ｄ Ｄ １０月 Ｂ Ｃ Ｄ Ｄ Ａ １１月 Ｃ Ｄ Ｄ Ａ Ｂ １２月 Ｄ Ｄ Ａ Ｂ Ｃ １月 Ｄ Ａ Ｂ Ｃ Ｄ ２月 Ａ Ｂ Ｃ Ｄ Ｄ ３月 Ｂ Ｃ Ｄ Ｄ Ａ Ａ 勤務実績簿 Ｂ 時間外勤務実績簿（前月分） Ｃ 特殊勤務実績簿 教育業務連絡指導手当 Ｄ 特殊勤務実績簿 修学旅行等引率業務 ・しおり 特殊勤務実績簿 対外運動競技 特殊勤務実績簿 部活動指導業務 ・部活動指導記録簿 親睦会費等控除報告書（Ｒ０票） 非常勤講師等勤務実績報告書 その他 ・認定書類、給与口座確認書類、互助支会事業等 26 月例報告書確認事項 (勝山地区) （資料 ２） ○勤務実績報告書 ◇中途異動者の報告漏れはないか。 ◇「出勤なし」者の理由及び出勤皆無期間を記入しているか。 ◇「出勤なし」→「出勤あり」の場合は通勤届のコピーを添付したか。 ◇日割り計算( 月中途の採用、育休承認、育休復帰、休職、復職、退職等)を要する場合 「週休日等の報告書」を作成したか→該当月の摘要欄に記入しているか。 ◇高速道路通勤をしている場合、高速道路利用の実態が分かる書類を添付しているか。 ○時間外勤務実績簿 (前月分を請求) ◇２か月分をまとめて記入していないか。 ◇本人の印・所属長印・確認印・用務・時間・登退庁時間等は漏れていないか。 ○特殊勤務実績簿 教育業務連絡指導手当(主任手当)(当月・変更分) ◇変更のある場合、勤務変更を朱書きし、所属長の証明をもらっているか。 ○特殊勤務実績簿 修学旅行等引率業務 ◇報告の内容は業務日程(しおり等)と照合したか。 ◇従事者は職員番号順に記入してあるか。 ◇校長印・直接監督者印に漏れはないか。 ◇支給日と金額の記入漏れはないか。 ○特殊勤務実績簿 部活指導手当 ◇校長・指導者の印は漏れていないか。 ◇指導時間は４時間以上になっているか。 ◇指導は週休・祝日・休日に行なったものになっているか。 ◇支給日が記載されているか。 ○特殊勤務実績簿 対外運動競技 ◇開催要項を添付しているか。 ◇泊を伴っているか。 ◇時間はおおむね８時間以上になっているか。 27 実 践 事 例 名 県費月例報告事務（担当制による確認） 笠岡市立笠岡東中学校区・笠岡市立神島外中学校区 共 同 実 施 組 織 名 共 同 実 施 組 織 笠岡市の共同実施は、職務担当制を取り入れている。組織内の月例報告提出書類については、 年間を通して２名の給与担当が集中的に点検・確認を行っている。 ○確認書類一覧 ○月例報告一覧表 ○勤務実績報告書 ≪「出勤あり」の欄が◎〈朱書き〉の場合、通勤届（写）を添付≫ ≪日割計算欄に◎〈朱書き〉がある場合、週休日の報告書を添付≫ ≪有料道路利用者の領収書（写）やＥＴＣの利用証明書（写）を 〈Ａ４判〉で添付≫ （８月・１２月月例報告時） ≪交通機関利用者に係る定期券等の確認≫ ≪給与減額整理簿≫ ○特殊勤務実績簿 〃 〃 〃 （１１月月例報告時） 【教育業務連絡指導手当】（前月分の写・・変更がある場合）（当月分） 【多学年学級担当手当】 （前月分の写・・変更がある場合）（当月分） 【部活動】 【対外運動競技等】 【修学旅行等】 【非常災害】 【入試業務】 【管理職員特別勤務手当】 ≪遅延理由の事情書≫提出月が実施月から相当期間（３ケ月以上）経過の場合 ○時間外勤務・休日勤務および夜間勤務実績簿 （前月追加分）（当月分） ○親睦会費等控除報告書 ○親睦会費等控除債権者口座登録票 ○給与関係入力依頼書【扶養・住居・通勤・単身赴任手当】（ 当月分の決裁・異動後の届の表面の写） 【扶養控除等（異動）申告書】 （写） ○給与口座振替申出書（原本）（口座異動を伴わないもののみ） ○資金前渡金決算書 ○資金前渡金口座の通帳のコピー（９月・３月月例報告時） ○非常勤講師勤務実績報告書 ○取り組みの手順 ○共同実施日（共同実施点検日＝教育事務所が指定した月例報告提出締切日より２∼３日前）を設定する。 職務 担当が行う業 務 年 度 当 初 各校が行う業務 ② 職務 担当か らの 依頼 ①月例データ（下記）提出を各学校へ依頼する。 を受け、月例データを ◇学校コード・職名・氏名・職員番号一覧 作成し、担当へ報告す ◇育休・病休等休業中職員の休業種別と期間 る。 ◇講師・非常勤講師等の任用種別・任用期間・前歴（前所属分） ③中学校は、部活動指導 ◇各校の時間外手当予算内示 ≪内示があった月に報告≫ 記録 簿 に 部 活動 指導 ◇事務職員・栄養職員の給与月額及び時間外単価 担当 職 員の 部活 動名 ④各校からの報告を受け、共同実施内の各校のデータを共同実施 と職 員番 号 を記 載 し 日に取りまとめる。データの保管は次のとおり（※）とする。 28 ※時間外手当に係るデータは拠点校の共同実施用ＵＳＢメモリー で保管する。 年 ※それ以外 のものについては、文書ファイルに綴じて保管する。 度 ※業務終了後、ＵＳＢメモリーと文書ファイルは拠点校の耐火書庫 当 初 で厳重に保管する。 ※保管の責任者は、拠点校の事務職員（現在は共同実施主任）とし ている。 ◆特殊勤務実績簿【教育業務連絡指導手当】の前月分については、共同実施 ておく。 ⑤ 月例 デー タ 及び 部活 動の内容について、年 度の 中途 で 変更 があ った場合、その都度担 当へ 報告 し 記録 簿へ の記載変更を行う。 ① 設定 した点 検日 にあ 日（第１週）の服務関係諸帳簿の点検の際に照合し、変更があれば朱書訂 わせ書類を作成し、整 正を行うことにしている。（※当月の月例報告に備えておくことができる える。 例 ので、効率的である。）→→この業務は学校を巡回し、全員で行う。 月 点 検 前 ■島地部未配置校については、次のようにしている。 ①勤務実績報告書及び特殊勤務実績簿【教育業務連絡指導手当 については、電話等を利用して状況を担当と学校が確認しあ った後、担当が共同実施日より前に作成し、島地部未配置校 へ送付する。 ②島地部未配置校は、受 ③担当は、市教委の共同実施連絡用ボックスに書類を取りに行 き、共同実施日に持参する。 施日 に間 に 合う よう 領し た書 類 の内 容 を 確認し、ほかの提出用 書類と併せて、共同実 に、市教委の共同実施 連絡 用ボ ッ クス に入 れておく。 例 ②担当は２名で、点検・照合作業を行う。 ① 各校 は作 成した 書類 ・必ず、担当は互いの点検書類を交換して再点検を行う。 （職 印等 押 印後 のも の）を共同実施日に担 ・訂正箇所等があった場合、訂正を行い、正確なものとする。 当へ提出する。 ・点検中に疑義が生じたもので、教育事務所等へ確認を要するも のは、担当が連絡して確認し、各校へ伝達することにしている。 ③ 共同 実施 場所で 訂正 ができる場合、各校は ④担当は、提出書類の最終確認を行う。 すみ や かに 訂正 を行 ・このとき、提出書類の順番（教育事務所が指定）も確認して、 い、担当へ渡す。 各校の封筒へ入れる。 ⑤担当は提出書類を正確なものとし、教育事務所へ持参する。 ⑤③以外の場合は、すべ 月 点 検 日 ・ 点 検 後 ◆教育事務所へは担当者名を口頭で報告し、もし、教育事務所からの指摘事 項があれば、担当へも連絡をしてもらうように依頼している。 ◆提出後の指摘事項については、次回の連絡会で報告しあうようにして、共 通理解をすることにしている。 ての 書類 を 学校 へ持 ち帰り、訂正を行い、 各自 で教 育 事務 所へ 提出する ○準備するもの ○月例報告提出書類 ○部活動指導記録簿 ○通勤手当用地図 ●給与事務のしおり、給与等年間事務処理要領、学校事務保存版資料等 ●計算機 ●キルビメーター ●カレンダー ●月例報告データ【上記②】 ●月例報告チェック表 （●については常時、拠点校の共同実施事務室に共同実施用として用意しているので、持参の必要はない。） 29 ○具体的事務処理 ①月例報告に係るすべての書類の確認 ・報告すべき書類はすべて整っているか、確認する。 ・どの書類についても初めに、学校コード、職名、氏名、職員番号の確認を行う。担当のう ち一人が月例報告データの職名、氏名、職員番号等を読みあげ、もう一人が書類にマーカ ー等で確認済みのチェックを入れる。訂正がある場合は、付箋紙を貼っておく。 ・上記確認のほかすべての書類について、確認済みのチェックをマーカー等で入れるととも に、記入漏れ・計算ミス等がある場合付箋紙を貼るなど後で訂正しやすくしておく。 ・服務関係諸帳簿は持ち出さないことにしているので、服務簿との照合については、この点 検では行うことができない。 ・特殊勤務実績簿【部活動】【対外運動競技等】の内容確認については、次のとおり行う。 ・持参した部活動指導記録簿との照合を行う。（前月分を請求することにしている。） ・担当のうち一人が、指導者職・氏名、職員番号、部名、指導月日、曜日、指導内容、 従事時間、場所、週休日等を読みあげ、もう一人が実績簿にマーカー等で確認済みの チェックを入れる。訂正、記入漏れ・計算ミス等がある場合付箋紙を貼るなど、後で 訂正しやすくしておく。 ②認定（取消）書類【通勤・住居・扶養手当】の届の内容確認 ・前月の月例報告提出日以後の届については、共同実施日（前月第４週）と当月（第２週・ 第３週：月例報告点検日）に、届の記載内容及び添付書類等の確認を行っている。 ・月例報告点検日には、給与関係入力依頼書と届の写の添付を確認する。 ③「月例報告チェック表」により確実に点検を行う。 ○取り組むときのポイント ・職務担当（２名）の中で主担当と副担当を決め、役割を明確にする。 ・担当は、最後まで丁寧に責任をもって点検を行う。担当分野については常に研修をし、専門 性を高めるようにする。 ・各校は、点検を担当に任せるという信頼感をもつよう心がける。 ・職務担当によるすべての業務は、学校と職務担当との複数チェック機関であり、相互連携す ることにより適正な業務を行うことができている。この点を認識し、双方に責任の所在があ ることを常に自覚しておく。 ・服務関係諸帳簿は持ち出さないことにしているので、服務簿との照合はこの点検では行うこ とができない。服務関係諸帳簿等の点検は、第１週に実施し、正確にできているので、各校 は、服務簿との関連内容を間違えないように十分留意しながら書類を作成する。 （※服務簿との照合及び請求漏れ等の確認については、各校の責任において適正に行う。） ・複数チェックを必ず行う。担当のうち１名だけで点検を終えることのないようにする。 ・「月例報告チェック表」を作成し、チェック表により確実に点検を行う。 ・担当は、知り得た内容や研修内容を必ずグループ内へ適時伝達をし、共通理解に努める。 ・担当がやむを得ず連絡会に出席できないときは、担当で連絡しあい、職務担当の仕事をグル ープ内で協力・支援できる体制にしておく。 ○その他 ・各校は、適正な給与・諸手当等が支給されているか、毎月の給与支給明細書で確認をする。 ・個人情報の取り扱いには十分留意する。 30 担当制による月例報告のチェック表(共同実施) □ □ □ □ 報告すべき書類はすべて整っているか。 提出書類は、職員番号順になっているか。 学校コード、職名、氏名、職員番号に誤りはないか。 職印及び印漏れはないか。 勤務実績報告書 □ 正規職員、再任用職員、臨時的任用者の順に記載してあるか。 □ 職員に異動等があった場合、変更してあるか。 □ 「出勤あり」→「出勤なし」「出勤なし」→「出勤あり」の場合所定の欄に朱書で◎があるか。 （採用・異動、即休職を除く。） □ 「出勤なし」の場合、理由と期間を所定の欄に記入しているか。 □ 「出勤あり」 の欄が◎（朱書）の場合、通勤届の写（表面）が添付されているか。 □ 日割計算を行う必要がある職員については、所定の欄に○あるいは◎の記入があるか。 □ 日割計算の欄に◎（朱書）の場合、「週休日の報告書」の添付があるか。 □ 臨時的任用者の場合、摘要欄に任用種別、任用期間を記入しているか。 □ 有料道路利用者の場合、摘要欄へ「有料道路利用確認済」の記入があるか。 □ 有料道路利用者の領収書やＥＴＣの利用証明書の写〈Ａ４判〉の添付があるか。 （８月・１２月月例報告時） □ 交通機関利用者の定期券等写の添付、摘要欄へ「確認済」の記載があるか。（11 月月例報告時） □ 介護休暇の取得者がいる場合、給与減額整理簿を提出しているか。 時間外勤務実績簿 □ 給料の級・号給に誤りはないか。 □ 曜日、勤務時間、用務に誤りはないか。 □ 時間外単価、請求金額は正確に計算されているか。 特殊業務連絡指導手当 □ 学校行事で週休日の振替があった場合、欄外へ理由の記入があるか。 多学年学級担当手当 □ 授業または指導の内容欄の記入漏れはないか。 □ 出張の場合、「勤務内容欄」の余白に出張月日、出張用務、出張先を記入してあるか。 □ 支給日、支給日数、支給金額に誤りはないか。 修学旅行等 □ 実施月、曜日、時間数、業務内容、宿泊地、支給月日、引率人数、金額に誤りはないか。 対外運動競技等 □ 従事した大会は請求可能な大会か、開催要項等で確認できているか。 □ 開催要項等確認書類を添付しているか。 □ 部活動指導記録簿により指導時間、曜日は正確であるか。 □ 支給月日、金額に誤りはないか。 部活動指導手当 □ 部活動指導記録簿により、指導者職・氏名、職員番号、部活動名、指導月日、曜日、指導内 容、従事時間 、場所が正確に記入され、摘要欄へ週休日等の記載があるか。 □ 支給年月日、金額に誤りはないか。 月例報告一覧表 □ 職員番号順に記入してあるか。 □ 実績簿の日数が所定の欄に正確に記入されているか。（合計欄も確認する。） □ 前月分の変更があった場合、上段に日数が記載されているか。（減の場合、▲で朱書） 給与関係入力依頼書 □ 該当者は職員番号順に記入し、該当する手当欄へ○の記入があるか。 （単身赴任手当、口座振替申出書については予備欄へ追記する。） ※ 点検終了後 □ 提出書類は、教育事務所が指定した順番に並べてあるか。 31 実 践 事 例 名 諸手当認定等の事務（通勤手当・住居手当認定事務） 共同実施組織名 赤 磐 市 立山 陽 地 区共 同 実 施組 織 ○確認書類一覧 ・通勤届（届出時の書類一式） ・住居届（届出時の書類一式） ○準備するもの ・分担・手順表（資料１） ・給与事務のしおり ・チェック表（資料２） ・付箋、電卓、その他事務用品（赤・青ペン） ・給与等年間事務処理要領 ・ロードマップ ・国土地理院発行２万５千分の１の地図 ・キルビメーター等 ・最寄りの路線バス停留所一覧・運賃表（各バス会社のＨＰに掲載されているもの） ・時刻表 ○取り組みの手順 （１）年度当初 ①共同実施日（共同実施点検日）を設定する。 認定期限日よりも前に行う。 担当が、分担・手順表を作成し、当日までに全員が作業の流れを確認できるようにして おく。 ②各校で①により設定した共同実施日にあわせ書類を整える。 職員から申請のあった届の点検を行い、チェック表を添付する。 ③共同実施日に、各校で作成した届を持ち寄り、実測・点検・確認を行う。 チェック表に実測距離や測定者・確認者の押印をする。 不備な点などあれば、チェック表や付箋に明記し、修正できるものはその場で直す。 書類の審査は、自校他校に関わらず審査していく。 ④各校に持ち帰り、校長・教頭に説明をし、校長に決済を受ける。 チェック表などを利用して説明をしながら認定作業を行う。 ⑤指定された日までに認定をした届のコピーを教育事務所に提出し、翌月の給料明細で支給 の有無を確認する。 （２）年度当初以外 ①申請のあった届を認定期限日に間に合うよう整え、直近の共同実施日に持参する。 ②届出のあった学校の書類を持ち寄り共同実施で実測・点検・確認を行う。 ③以下（１）の④∼⑤と同じように実施する。 32 ○具体的事務処理 ①通勤届・住居届を１カ所に集める。 転居がある職員については、それぞれの整合性を確認する観点から、通勤・住居届をセ ットにしたり、分かるように付箋などを付けておく。 ≪通勤届≫ ②通勤届の認定距離確認・測定 通勤届の認定距離について、ルートの取り方などの共通理解をしておく。 ③通勤届認定にかかる確認 認定にかかる項目の記入漏れがないか気を付ける。 条例改正に伴う変更があれば修正をする。 ≪住居届≫ ④住居届認定にかかる確認 添付書類が揃っているか確認する。 住居届については、通勤届の「届出が生じた日」との整合性に気を付ける。 特に年度始めは、進学等で居住者の状況が変わっているので注意する。 認定にかかる項目の記入漏れがないか気をつける。 条例改正に伴う変更があれば修正をする。 ○取り組むときのポイント ①日程調整は、早めに。 前年度のうちに４月当初２回程度考えておくとよい。 日程的に難しいことが予想される。 ②条例改正に伴う内容が確認できる文書や再認定にあたって必要な用紙等は担当で用意して おく。 通勤届≫ ≪ ③共同実施組織の構成人数にもよるが、通勤距離の測定に時間がかかるので距離測定と書類 審査のグループに分ける方が、効率的である。 審査日までにおおよその経路等認定要件を確認する。 ④認定経路について、ある程度、どの経路をとるのか共通理解をしておく。また、測定距離 や経路によって、手当額が変わる場合には、できるだけ大勢の目で見るようにする。 ⑤新しくできている道路などがあるので、最新の情報を得ておく。 ≪住居届≫ ⑥借家の種類・持ち主などには特に気を付ける。 ⑦添付書類が揃っているか確認する。 ⑧認定後、家賃や職員の状況などが変わっていることがあるので、機会があるごとに確認す る。 ○参考資料 ≪道路開通情報≫ 国交省道路開通情報 http://www.road-open.jp/jsp/page/user/top_page.jsp 岡山市道路建設課 HP http://www.city.okayama.okayama.jp/toshi/dourokensetu/index.htm ≪地図閲覧・新刊情報≫ 国土地理院ウォッちず（地図閲覧サービス） 国土地理院新刊地図情報 http://watchizu.gsi.go.jp/ http://www.gsi.go.jp/MAP/NEWMAP/home.html 33 平成１8年度 通勤手当認定事務 《事前準備》 一人一人の通勤届 に、通勤距離の計測用紙を添付し、1度は自分で計測し、距離を記入しておく。 （共同実施日に一同に書類を持ち寄り計測できるよう、地図等も準備 しておく） 当日の担当 当日の作業 計測班 通勤経路の計測 二人一組になり、一人が経路を指示し、一人がキルビメーターで測定する。 〃 の審査 最短距離の検討も同時に行い、通勤手当の認定経路を確定する。 書類班 書類の確認･審査 距離以外の記入事項をチェックする。 すぐ認定できる状態までにしておく。 ① それぞれの学校から持ち寄った書類を一緒にし、学校に関係なく書類を置いていく ○ 通勤手当のみ ○ 住居手当と同時認定のもの ○ 扶養手当 ② に分ける。 書類班と計測班で同時に作業を始める 《計測班》 最短距離の計測（通勤経路と違う場合は認定経路を青色で記入) 記入事項のチェックが済んだものと、距離計測が済んだものとに分ける。 《書類班》 距離の計測を待つ間に、扶養手当の審査 住居届を伴う通勤届のチェック→チェック済み通勤届は計測班の方へ回す 住居届の審査 持参物 空いた時間にチェック 書 類 班 チェック 計測待ち 通勤届 扶養届 住居届 計測済 通勤届 計測 経路審査 距離確定 1/25000地図 1/25000地図 給与事務のしおり 年間事務処理要領 1/25000地図 付箋･電卓 キルビメーター ロードマップ 時刻表･路線バス資料 認印 計測 確認の印 を押す 計測班 2人組 計測班 2人組 完成 H18の反省 ◎ 持参物の中に付箋を入れておいたほうがよい。 ◎ 審査は転勤したばかりの人よりは旧メンバーでした方が良かったのではないか。 転任者は距離を測るグループに入るほうが入りやすいと思われる。 ◎ バスの料金表もインターネットで取り寄せておく 34 住居届チェック表 ☆届出事由は？ □ 新規 □ 支給要件の喪失 □ 住居所有関係の変更 □ 転居 □ 認定替え ☆認定要件の確認 □ 居住していることが確認できるか？ □ 通勤届の住所と同じですか？ □ 所有者 または貸主・借主の確認はできるか？ 氏名 続柄 □ 自宅の場合 職員 ・職員以外（ ）（ ）扶養手当受給の 有無 □ 借家の場合 職員 ・職員以外（ ）（ ）扶養手当受給の 有無 □ 貸主が他人でない場合，書類により確認できるか ？ □ 借主は職員の外にいないか（共同名義人の有無）？ □ 借家の場合，家賃を基準額以上払っているか？ □ 家賃に共益費・駐車場代などが含まれていないか？ □ 世帯主判定は適切であるか？ □ 同居人の職業や所得が確認できるか？ ☆記載事項の確認 □ 入居日，所有権の保存年月日，住宅の新築年月日が確認できたか？ □ 事実発生日の捉え方は適切か？ □ 支給決定額は正確か？ □ 支給の始期等に誤りはないか？ □ 受付印は押してあるか？ 35 実 践 事 例 名 共同実施組織名 諸手当認定等の事務（扶養手当認定・児童手当事務） 瀬戸内市立邑久中学校区共同実施組織 ○確認書類一覧 扶養手当 ○扶養親族届出書 ○市町村長が発行する収入証明書 ○戸籍謄(抄)本 又は 住民票 ○共同扶養状況申立書 ○扶養に関する協議書 又は 姉妹の状況 ○恩給年金等の証書の写 又は 年金額改定通知書の写（最新の年金額が確認できるもの） ○扶養手当に関する証明書 ○就職証明書 ○会社等発行の給与支給証明書 ○退職証明 雇用保険受給資格者証(写) 又は 離職票 ○医師の診断書 児童手当 ○児童手当認定請求書 ○児童手当額改定請求書 ○児童手当額改定届 ○児童手当現況届 ○児童手当受給事由消滅届 ○未支払児童手当請求書 ○支払希望金融機関変更届 ○住民票 ○所得証明書 ○監護生計同一申立書 ○監護生計維持申立書 ○取り組みの手順 扶養手当 ①事実発生校は共同実施組織に連絡をとり、共同実施組織は共同実施日（共同実施点検日） を設定する。 ②該当校で①の共同実施日にあわせて書類を整え、職員から提出のあった各書類の点検整理 を行う。 ③該当校は作成した書類を持ち寄り、共同実施で点検・確認作業を行う。 ④該当校は持ち帰り、校長・教頭にチェック表などを利用して説明をしながら認定作業を行 い、校長に決裁を受ける。 ⑤認定後、該当校から「扶養親族届出書」のコピーを教育事務所に提出する。 ⑥提出後、扶養手当支給の有無・額を給与明細で確認する。 児童手当 （事実発生時） ①事実発生校は共同実施組織に連絡をとり、共同実施組織は教育事務所への提出期限(事実発 生後 15 日以内等)内に共同実施日（共同実施点検日）を設定する。 ②該当校で①の共同実施日にあわせて書類を整え、職員から提出のあった各書類の点検整理 を行う。 ③該当校は作成した書類を持ち寄り、共同実施で点検・確認作業を行う。 ④該当校は持ち帰り、校長にチェック表などを利用して説明し、職印を押印してもらう。 36 ⑤該当校から教育事務所に送付する。 （現況届時） ①教育事務所が指定する６月１日現況報告の提出期限日より前の日に共同実施日（共同実施 点検日）を設定する。 ②各校で①の共同実施日にあわせて書類を整え、職員から提出のあった各書類の点検整理を 行う。 ③各校は作成した書類を持ち寄り、共同実施で点検・確認作業を行う。 ④該当校から教育事務所に送付する。 ○準備するもの 扶養手当 ○扶養手当認定・取消しについての確認事項（チェック表） 児童手当 ○児童手当請求等提出・添付書類チェック表 ○具体的事務処理 扶養手当 （認定）結婚・配偶者の退職・子の出生等により扶養親族が生じることとなった、又は、扶養 親族のある者が採用された（市町村費の教職員が県費教職員となった場合も）等の場合 （認定後の確認）認定した扶養親族に収入がある場合は、該当職員に扶養親族の収入月額を該 当校の事務担当者に毎月連絡するよう依頼し、収入額が認定基準額を超えない かどうか継続して確認を行う。 （共同実施組織内に複数該当校がある場合は、担 当校(担当者)を決めて確認を行う） （取消し）認定基準額超過・死亡等の取消し事由発生の場合 児童手当 （事実発生時） ・受給資格の発生（出生又は児童を養育している者が県費正式採用された） ・養育児童が増加した（既に児童手当を受給している者で、第２・３子出生や養子縁組等に より支給要件児童が増加した） ・金融機関の変更等（支払希望金融機関を変更したい） ・受給事由が消滅することなく手当の額が減ずる（児童が死亡した等の理由により、支給要 件児童が減った） ・受給事由が消滅（受給者が退職したり、死亡した、監護・生計関係がなくなった等） ・受給資格者の死亡（受給者が死亡したとき） 共同実施により、「扶養手当認定・取消しについての確認事項」「児童手当請求等提出・添 付書類チェック表」をもとに点検・確認作業を行う。訂正箇所等があった場合、チェック 表や付箋に明記し、修正できるものはその場で行う。 児童手当６月１日現況報告（毎年６月１日の現況について要件を具備しているかの審査がある） 各学校（他校）の書類を分担し点検を行う。 （「児童手当請求等提出・添付書類チェック表」 い、訂正箇所等あった場合、付箋を貼るなど後で訂正しやすくしておく） により確実に行 ○取り組むときのポイント ○個人情報を扱うことから、共同実施で書類を持ち寄る際は書類の取り扱いに最善の注意を払 う。（他校に混ざったり、置き忘れのないように） ○児童手当認定請求の際は扶養手当認定も同時に行う場合があることなど共同実施の取り組み の中で書類の漏れ等がないよう十分に点検・確認する。 ○例年の児童手当６月１日現況報告は、扶養手当・住居手当等の定期確認と同時期でもあり、 所得証明書を徴する時期（市町村役場により証明書発行日が異なるため、予め発行時期を確 認する）の情報を共有することにより、各校でそれぞれ問い合わせをする必要がないように する。 37 扶養手当認定・取消し 本人氏名 被扶養者(配偶者) についての確認事項 被扶養者氏名 続柄 （例） 配偶者 扶養親族の範囲 □配偶者 ◇続柄・生年月日を確認したか ◇岡山県職員給与条例第９条第２項第５号の該当を確認したか ◇同居・別居を確認したか 恒常的な収入の状況 □就職している ◇収入証明書・給与支給証明書で雇用形態・給与月額・賞与の状況を確認したか （６箇月平均） 円＜月額１０８,３３４円 □就職していない ◇収入はない ☆収入証明書等で無収入であることを確認したか ◇利子・配当等の収入がある ☆収入証明書・収入の内訳がわかる書類を確認したか 年間収入 ◇資産・事業収入がある 年間収入 ☆収入証明書または確定申告書の写しを確認したか ◇年金収入がある ☆収入証明書と年金証書・改定通知書の写を確認したか 整合性はあるか ☆非課税年金について確認したか 課税年金 円 ＋ 非課税年金 円 ＝ 合計 円 円 円 ※上記の年間収入は 130 万円を超えていないか □退職・離職した ◇雇用保険を受給しない ☆雇用保険未加入 退職証明書・雇用保険未加入証明書で確認したか ☆雇用保険受給希望なし 離職票で雇用保険の受給意思のないことを確認したか ☆雇用保険の待機期間・制限期間 雇用保険受給資格者証の写しで期間を確認したか ☆雇用保険支給終了 雇用保険受給者証の写しで期間終了月日を確認したか ◇雇用保険を受給する ☆雇用保険日額を雇用保険受給資格者証の写しで確認したか 雇用保険日額 円×３０日＜月額１０８,３３４円 育児休業 年 月 日 □期間 平成 年 月 日∼平成 ◇育児休業手当金を受給しているか ◇育児休業手当金受給 ☆育児休業手当金計算書を確認したか 月額 円＜月額１０８,３３４円 ☆育児休業中の昇給について確認したか 年 1 月 1 日昇給見込 昇給なし ☆育児休業手当金計算書・育児休業手当金及び期末勤勉手当支給確認書を確認したか （６箇月平均） 円＜月額１０８,３３４円（ 年 月 日より） ◇復職による取消 認定権者 教 頭 事務担当者 適 否 適 ・ 否 38 児童手当請求等提出・添付書類チェック表(共同実施) （例）抜粋、一部省略 受給資格の発生（新規） 児童手当認定請求書 ①□福利事務の手引き様式集の様式を使用しているか。 「（額改定）」と「現況届」を二重線で抹消 ②□請求書表題の「認定」と「請求書」を○で囲み、 しているか。 ③□請求者欄に「職員番号」「所属コード」「所属名」「氏名」が記入されているか。 ④□支給要件児童欄に養育する満１８歳未満のすべての児童が記入されているか。 ⑤□支給要件児童欄の「届出理由」（月／日 出生）等「氏名」（請求者と姓が同一であれば 名前のみ）「続柄」（長男）等「生年月日」「同別居」「監護」「生計」に記入漏れがな いか。 ⑥□所得額欄に所得証明書に記載された人数・金額が記入されているか。 ⑦□所得額欄の年の数字に間違いはないか。 ⑧□受給資格認定申立欄の該当する番号に○はあるか。（原則として３は認定対象とならない） 受給資格要件の有無は記入しない。 ⑨□支払希望金融機関は請求者本人名義の口座であるか。 ⑩□支払希望金融機関欄は適切に記入されているか。（金融機関・店舗名のコードの確認。口 座番号は右詰めで記入し、空欄には０を記入する） ⑪□請求者請求・届出記入箇所の「認定」と「請求」を○で囲み、「改定」と「届出」を二重 線で抹消しているか。 ⑫□請求者請求・届出記入箇所の日付・所属名・職氏名の記入と押印に漏れはないか。 ⑬□所属長確認日付・職氏名の記入と職印押印に漏れはないか。 住民票 ①□受給資格者及び支給要件児童の属する世帯の全員が記載されていて、「続柄」の省略され ていないものであるか。 所得証明書 ①□児童手当用であり、受給資格者前年分の所得の額、扶養親族の数が記載されているもので あるか。 監護生計同一申立書 ①□児童手当認定請求書の支給要件児童欄「同別居」の「別」に○の記入があるかどうか。 ②□添付されているか。 監護生計維持申立書 ①□児童手当認定請求書の支給要件児童欄「続柄」が「他人」で「生計」が「維持」に○の記 入があるかどうか。 ②□添付されているか。 養育児童が増加した（児童手当が支給されている間に次の子が出生した場合） （省略） ６月１日現況報告（抜粋） 児童手当現況届 「認定（額改定） ①□学校保管の電算打出し(プレプリ)を使用し、表題の「現況届」を○で囲み、 請求書」を二重線で抹消しているか。 ②□請求者欄の「職員番号」「所属コード」「所属名」「氏名」の打出しを確認したか。 ③□支給要件児童欄に養育する満１８歳未満のすべての児童が記入されているか。 ④□支給要件児童欄の「続柄」（長男）等「同別居」「監護」「生計」に記入漏れがないか。 ⑤□所得額欄に打出しされている扶養親族の人数や金額を所得証明書に記載された人数・金額 に訂正しているか。 ⑥□所得額欄の年の数字に間違いはないか。 ⑦□受給資格認定申立欄の該当する番号に○はあるか。（原則として３は認定対象とならない） 金融機関の変更等（省略） 受給事由が消滅することなく手当の額が減ずる場合（省略） 受給事由が消滅 （省略） 受給資格者の死亡 （省略） 39