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Meiji Mail - 駿河台メディアサービス
Meiji Mail (Outlook Web Access) 明治大学 教育の情報化推進本部 （駿河台） Meiji Mail 目 次 1 はじめに .................................................................................................................................................................. 1 2 電子メールの基本................................................................................................................................................... 2 2.1 2.2 3 メールアドレス .............................................................................................................................................. 2 メールの仕組みとマナー .............................................................................................................................. 2 Meiji Mail の開始と終了 ........................................................................................................................................ 4 3.1 3.2 Meiji Mail の開始 ............................................................................................................................................ 4 Meiji Mail の終了 ............................................................................................................................................ 6 4 メールの送信........................................................................................................................................................... 7 5 メールの受信と返信............................................................................................................................................. 10 5.1 5.2 メールの受信 ................................................................................................................................................ 10 メールの返信 ................................................................................................................................................ 11 6 パスワードの変更................................................................................................................................................. 12 7 メールの管理について......................................................................................................................................... 14 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8 受信したメールの削除 ................................................................................................................................ 15 受信したメールの印刷 ................................................................................................................................ 17 フォルダの選択 ............................................................................................................................................ 18 フォルダの作成 ............................................................................................................................................ 19 メールを別フォルダへ移動する ................................................................................................................ 20 フォルダの削除 ............................................................................................................................................ 21 Meiji Mail のその他の機能 .................................................................................................................................. 22 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 ファイルの添付 ............................................................................................................................................ 22 連絡先 ............................................................................................................................................................ 25 配布リスト .................................................................................................................................................... 30 新着メールチェック .................................................................................................................................... 33 メールの転送・リダイレクト .................................................................................................................... 34 Outlook Web Access のヘルプと Meiji Mail の FAQ .................................................................................. 37 i 改訂日：2011 年 2 月 9 日 Meiji Mail 1 はじめに 「学内の友人や教員、他大学の学生、外国の知人とメッセージをやりとりしたい」 そんなときに役立つのが電子メールです。メディア教室および実習室のパソコンは、明治大学内のネ ットワークである MIND に接続されていますが、電子メールはこのネットワークの最もポピュラーな利 用方法の一つです。 電子メールでやりとりするメッセージの本文は、Meiji Mail（Outlook Web Access）で直接入力するか、 「秀丸エディタ」や「メモ帳」などで作成したテキストファイルを使います。また、Meiji Mail では添付 ファイルとして、Word や Excel で作成したファイルなどをやりとりすることも可能です。 情報基礎論などの授業では、レポートの提出にも電子メールを使用することがあります。 このテキストでは、Meiji Mail での、受け取った電子メールの読み方、電子メールの送り方、そして電 子メールを使う上での注意点などについて解説します。なお、以下では電子メールのことを単に『メー ル』と表記します。 『ネットワーク』とは o 全国的／国際的な電話回線網 o さまざまなコンピュータ間の通信網 o 人間同士のつながり o 放送局同士の連携 etc. ここで言う『ネットワーク』は、コンピュータ間の通信網のことを指します。 MIND とは MIND（Meiji University Integrated Network Domain）は、教育・研究利用をおもな目的とする明 治大学情報ネットワークの総称です。 MIND には、メディア教室・実習室のパーソナルコンピュータ、各研究室に設置された情報コ ンセント、図書館の文献検索システム、生田地区のスーパーコンピュータ、各実験室の大小の計 算機など、多くの機器が接続されています。さらに MIND はインターネットに接続されているの で、学外のホストと、電子メールをはじめとしたさまざまな通信・情報交換が可能になっていま す（図 1-1）。 MIND についての詳細は http://www.meiji.ac.jp/mind/ をご覧下さい。 図 1-1 MIND（イメージ図） 1 Meiji Mail 2 電子メールの基本 この章では、メールを利用するために必要なメールアドレスと、メールの仕組み・マナーについて説明 します。 2.1 メールアドレス メールを送受信するには、メールの宛先を表すメールアドレスが必要です。メールアドレスは、メール の利用者に割り振られたネットワーク上の住所のようなものです。基盤サービスの利用者は、メールア ドレスが次のように設定されています。 ユーザー名@meiji.ac.jp ユーザー名@isc.meiji.ac.jp ユーザー名@kisc.meiji.ac.jp （2010 年度以降の新入生などの新規利用者） （生田地区の既存利用者） （駿河台／和泉地区の既存利用者） たとえば、ユーザー名が ea00000 である 2010 年度の新入生の場合、メールアドレスは、 [email protected] になります。 ＜参考＞ メールアドレスの@より右側の部分（ドメイン部）には、次のような意味があります。 jp ac meiji isc／kisc 2.2 日本 大学などの高等教育・研究機関 明治大学 生田（isc）または駿河台・和泉（kisc） メールの仕組みとマナー 明治大学のネットワーク（MIND）は、専用通信回線によって SINET および IIJ に接続されています。 これにより、各地区からは、他地区キャンパスはもとより、学外、さらには海外の人々とメールのやり とりを行うことができるようになっています。 送信されたメールは、学内・学外のさまざまな経路 を通ってバケツリレー式に相手に送られます（図 21）。 送信されたメールは一般に、宛先に届くまでに、さ まざまな組織のコンピュータ資源(ディスク資源や通 信回線など)を使いながら転送されて行きます。した がって、メールを出す際には、中継する組織に迷惑を かけないように配慮する必要があります。 また、メールは人間同士のコミュニケーションの道 具ですから、電話や手紙などでマナーに反するとされ る行為は慎まなければなりません。電子メディアだか らといって非常識な行為が許される理由はありません。 2 図 2-1 メールの送受信 Meiji Mail メールを利用する際には以下の点に注意して下さい。 1. あまりサイズが大きいメールは送らない メールの本文は、長くても 20～50 キロバイト程度に抑えましょう。これは、1 行平均 70 バイト （全角文字で 35 文字）として 300～700 行くらいです。 最近では、Word、Excel などで作成したファイルをメールに添付して送ることも珍しくなくなり ました。この場合、メール本文のみのときと比較して格段に大きなサイズとなります(数百キロバ イトどころか数メガバイト以上になることも！)。メールに（テキストファイル以外の）Word、 Excel のファイルや画像ファイルなどを添付する場合、元のファイルサイズと比べて、メールに添 付された状態ではサイズが 3 割増しぐらいになるので注意して下さい。 多くのインターネットサービスプロバイダや組織において、メール利用者が一時的に保存でき る受信メールボックスの容量には上限が設けられています（Meiji Mail は上限 500MB）。この上限 を越えた場合、その利用者は以降のメールの送受信に支障をきたします。やむを得ず大きなメー ルを送付する場合は、事前に相手から了承を得るなどの配慮が必要です。 2. メール本文の一行は全角文字で 35 文字程度に抑える 1 行当たりの文字数があまり多いと読みづらいことがあるので、長い文章は適宜改行しましょう。 3. 罫線文字や半角カナ文字、環境依存文字等はなるべく使わない これらの文字を含むメールは、受信者側の環境によっては正しく表示されないことがあります。 環境依存文字には丸付きの数字の①②③やローマ数字のⅠⅡⅢなどがあります。これらは (1) (2) (3) や I II III（アルファベットの大文字のアイ）などで代用しましょう。また、髙（はしごだ か）や森鷗外の鷗、草彅の彅など、普段それなりに目にする漢字の中にも環境依存文字に該当す るものがあるので気をつけましょう。 4. 宛先のメールアドレスは正確に記述する メールアドレスは、たった 1 文字間違えただけでも相手に届きません。のみならず、その間違 いのせいでメールがまったく別の人に届いてしまう可能性もあります。メールアドレスを入力す る際は必ず日本語入力モードを解除し、半角の英数字・記号を使って下さい。 5. 電子メールは手紙の一種 電子メールは、通常の郵便と形態が異なるだけで、『手紙』には違いありません。無用なトラ ブルを避けるためにも、あまり非常識なことは書かない方が良いでしょう。特に、面識の無い人 に出す場合には、『手紙』としての最低限の礼儀を忘れないで下さい。また、携帯電話でメール を使い始めた人は忘れがちなようですが、メールの本文中に必ず「自分がどこの誰なのか」を書 くようにしましょう。 6. 営利目的のメール交換は禁止 学内ネットワーク（MIND）は、教育／研究に類する目的以外の利用を原則として認めていませ ん。また、明治大学が接続している SINET では、メールを用いた営利活動は固く禁じられていま す。 7. メールを用いた違法行為や迷惑行為は絶対にしてはなりません 法律に抵触する犯罪行為（ねずみ講の勧誘やソフトウェアの違法コピー、他人のメールの盗聴 など）や、他人に迷惑をかける行為（SPAM メールやチェーンメールの送信等）は絶対にしてはな りません。 前述のように、メールはバケツリレー式に転送され先方へ届きます。そのため、メールの守秘は完璧に保 証されるものではありません。 また、中継するコンピュータのトラブル等により、メールが遅配したり、失われたりする可能性があると いう点にもご注意下さい。かつ、電子メールの仕組みには、受信者にメールが届いたかどうか（受信者がメ ールを読んだかどうか）を、送信者の側から確実に確認する方法がありません。したがって、自分が送信し たメールの返事が大至急欲しい場合などは、電話等での連絡を併用した方がよいでしょう。 3 Meiji Mail 3 Meiji Mail の開始と終了 Meiji Mail（Outlook Web Access）は、Internet Explorer や Firefox などの Web ブラウザ上で動作します。 ただし、Firefox では機能限定版の「Light クライアント」しか使えないので Internet Explorer の使用を推 奨します。 Meiji Mail へのアクセス方法は以下の通りです。 3.1 Meiji Mail の開始 1. Internet Explorer を起動し、「情報メディア部 事務室」のホームページ メディア支援 http://www.kisc.meiji.ac.jp/ の画面左側の赤字のリンク「Meiji Mail」をクリックして下さ い。すると、ページが変わって「Web による利用」というリ ンクと「Meiji Mail」のアイコンが現れるので、いずれかをク リックして下さい（図 3－1）。 図 3-1 ＜参考＞ Meiji Mail を起動するまで URL を指定して Meiji Mail を起動する Internet Explorer 等の Web ブラウザを起動し、アドレスバーに Meiji Mail サーバの URL を直接入力して、Enter キーを押します。 Meiji Mail サーバの URL https://webmail.meiji.ac.jp/ 4 Meiji Mail 2. 次の画面が表示されます。 図 3-2 Meiji Mail の開始 3. 図 3-2 のセキュリティで、「これは公共または共有のコンピュータです」をチェックします。（自 宅以外の、学内外などのパソコンで Meiji Mail を利用する場合は、ここをチェックしましょう。） 4. ユーザー名、パスワード欄にあなたのユーザー名およびパスワードを入力します。パスワードに入 力した文字は全て『●』と表示されます。これは、大切なパスワードを周囲の人に知られないよう にするためです。 ユーザー名とパスワードの入力が正しく行えたら をクリックします。この操作を「ログオ ンする」といいます。これでメールサーバに接続されます。 5. 図 3-3 の画面で、使用する言語、タイムゾーンを選択し、「OK」をクリックします。 この画面は初回ログオン時にのみ表示されます。言語とタイムゾーンはログオン後も変更可能です。 図 3-3 言語とタイムゾーンの設定（初回ログオン時のみ） 5 Meiji Mail 6. ログオンに成功すると、Meiji Mail（Outlook Web Access）の画面(図 3-4)が表示されます。もし メールを受け取っていれば、この画面に送信者名、メールの件名、受信日時、既読／未読、メー ルの内容等が表示されます。 ツールバー ナビゲーションウィンドウ 図 3-4 Meiji Mail（Outlook Web Access）画面 Meiji Mail の終了 3.2 1. Meiji Mail の画面右上部にある「ログオフ」をクリックします（図 3-5）。 2. 図 3-6 の画面になります。ここで「ウィンドウを閉じる」をクリックすると、他のタブで別の Web サイトを見ていた場合は、それらも閉じられてしまいますので、気をつけて下さい。 （クリックすると、閉じるかどうかの確認メッセージが出ます。） ea1234 図 3-5 ログオフ 図 3-6 ウィンドウを閉じる ＜注意!!＞ o 席を離れるときには必ず Meiji Mail を終了して下さい。 メールサーバに接続したままだと、他人にあなたの名前でメールを出されたり、あなた 宛のメールを読まれたり消されたりしてしまう恐れがあります。 6 Meiji Mail 4 メールの送信 メール送信の練習として、自分宛にメールを送信してみましょう。 メッセージ形式の設定（テキスト形式） 初期状態では、Outlook Web Access で作成するメールの形式は HTML 形式になっています。しか し、すべての人が HTML 形式のメールをうまく表示できるとは限りません。そこで、Outlook Web Access を使い始めるに当たり、「オプション」でメールの形式をテキスト形式に設定しておくと安 全です（メール作成するたびに、HTML／テキストを切り替えることも可能です）。 1. 画面右上の「オプション」をクリックします。 2. 画面左のオプションメニューから「メッセージング」をクリックします。 3. 「メッセージ形式」で、「このメッセージ形式で作成する」の「テキスト」にチェックしま す。 4. 上の方にある「上書き保存」をクリックし、正常に保存できたことを確認します。 5. 左下の「メール」をクリックすると、元の画面に戻ります。 ea12345 ea1234 7 Meiji Mail 1. 「新規作成」の▼をクリックし、「メッセージ」をクリックします(図 4-1)。 ea12345 ea12345 図 4-1 2. 「新規作成」-「メッセージ」 するとメッセージ作成フォーム(図 4-2)が出ます。画面には、[宛先]、[CC]等記入できる部分が いくつかあります。記入欄にマウスカーソルを合わせてクリックすると文字を入力できるように なります。最低限、次の項目を記入します。 [宛先] ----- 送る相手のメールアドレス [件名] ----- メールの内容を簡潔に表すような表題 [本文] ----- メールの内容 図 4-2 メッセージ作成画面 たとえば、ユーザー名が ea12345 である人が、自分宛([email protected])にメールを送る場合、 宛先は図 4-3 のように記入します。 8 Meiji Mail 宛先のメールアドレスは、日本語入力モード を解除した状態で（半角の英数字・記号で） 入力して下さい。 図 4-3 宛先として自分を指定する 3. をクリックすると、メッセージ作成フォームは閉じられ、メールは送信されます。 1～2 分ほどして、自分宛にうまく送られていれば、「受信トレイ(1)」となります（未読１件）。 もしも受信されないときには、「新しいメッセージの確認」をクリックしてみましょう。 ea12345 ea12345 ea12345 図 4-4 メッセージを受信した ＜参考＞ o 送信したメールの「控え」は「送信済みアイテム」フォルダへ保存されます。 フォルダについては、「7 メールの管理について」を参照して下さい。 o 宛先に複数のメールアドレスを入力するときは「; 」（セミコロン）で区切って下さい。宛先欄に 記入したメールアドレスは、どの受信者からも見えてしまうので気をつけて下さい（それが不都 合な場合は BCC を使って下さい）。 o 宛先の人以外にも同じメールを同時に送りたい時には、CC か BCC を使うこともできます。CC に書かれたメールアドレスは他の受信者から見えるが BCC に書かれたメールアドレスは他の受信 者からは見えない、という違いがあるので、用途に合わせて使い分けて下さい。 o BCC を使いたい場合は、メッセージ作成フォームの をクリックすると「アドレス帳ウィ ンドウ」が開いて、そのウィンドウの下部に BCC の入力欄があります。 o メールの送信者名は、ユーザーID になります。 o 携帯電話用としてよく見かける @記号の直前に「. 」（ドット）がある @記号よりも左側に 2 個以上連続した「. 」（ドット）がある ようなメールアドレスは、@記号の左側全体を「" "」（二重引用符）で囲むと送信できる場合が あります。 （例）aaa…bbb…ccc…@keitai.ne.jp ⇒ "aaa…bbb…ccc…"@keitai.ne.jp o Word や Excel 等のファイルの添付については、「8.1 ファイルの添付」を参照して下さい。 9 Meiji Mail 5 メールの受信と返信 5.1 メールの受信 受け取ったメールを読むには次のように操作します。 をクリックして、メール画面にします。 1. 2. をクリックします。中央に、受信トレイに保存されたメールの一覧が表示されます。 各メールの件名をクリックすると、件名の背景色が黄色になり、画面右半分（閲覧ウィンドウ）に メールの内容が表示されます(図 5-1)。 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 閲覧ウィンドウ 図 5-1 メッセージの受信とメール内容の確認 ※受信したメールの並び替えについて 左図の囲みの項目名をクリックすると、 それぞれの項目を基にメールが並び替えられます。 ※新着メールチェック機能について Meiji Mail 使用中に新たにメールを受信したときに、通知を表示する機能があります。詳細は 「8.4 新着メールチェック」を参照して下さい。 10 Meiji Mail 5.2 メールの返信 受信したメールに対する返信は、以下の手順で行います。 1. 受信したメールの件名（図 5-1 では“test”）をクリックします。 2. メール本文の上にある をクリックすると図 5-2 の画面が表示されます。返信用のメッセー ジ作成フォームは、新規のメッセージ作成フォーム（図 4-2）とは次の点が異なっています。 o 既に、宛先が元の送信者に設定されている。 o 元のメールの本文が線の下に引用されている。 o 元の件名の頭に返信（reply）を表す“RE:”が付いている（ちなみに“RE:”は英語の reply の省略形ではなく、ラテン語の「res」または「in re」が語源だと言われています）。 ea12345 ea12345 ea12345 図 5-2 3. メッセージ作成フォーム（返信） 表示されている文章に対して返信文を作成します。（図 5-3） ea12345 ea12345 ea12345 図 5-3 4. 返信用の文章が完成したところ 返信文が作成できたら、「送信」をクリックします。メッセージ作成フォームは閉じられ、メール が送信されます。 11 Meiji Mail 6 パスワードの変更 メールの送受信を管理しているメールサーバは、ネットワークを通して大勢の利用者が共同で使 うものです。そのため、メールサーバ側から利用者を見たとき、誰が利用しているのか識別する必 要があります。この識別に用いられるのがユーザー名です。そして、あなたがそのユーザー名の正 当な利用者であることを証明するためにパスワードがあります。ユーザー名とパスワードは、銀行 のキャッシュカードと暗証番号の関係に似ています。したがって、パスワードは他人に知られない ように注意しなくてはなりません。 この章ではパスワードの変更の方法について説明します。 1. 画面右上の「オプション」をクリックします(図 6-1)。 ea12345 図 6-1 2. オプションをクリック 画面左のオプションメニューから「パスワードの変更」をクリックします(図 6-2)。 ea12345 ea12345 図 6-2 パスワードの変更画面 12 Meiji Mail 3. 「古いパスワード」に現在使用しているパスワードを入力します。次に、「新しいパスワード」と 「新しいパスワードの確認入力」に、新しく設定するパスワードを入力します。入力された文字は、 画面上では全て『●』で表示されます。 ea12345 図 6-3 パスワードを入力したところ をクリックします。 4. ＜注意!!＞ Meiji Mail では、設定できるパスワードに次のような条件があります。この条件を満たさないパ スワードを設定しようとすると、エラーメッセージが表示され、変更が完了しません。 o 6 文字以上 8 文字以内であること。 o 2 個以上の英字と、1 個以上の数字あるいは記号文字（*@-=#$&など）を含んでいること。 ※入力のやり方が正しくない場合、 「現在のパスワードの入力が間違っています。」 や 「入力されたパスワードと確認用のパスワードが一致していません。 同じ文字列を入力して下さい。」 というメッセージが表示されます。再度慎重に入力して下さい。 ※ をクリックする前であれば、 できます。 をクリックすると変更をやめることが ＜注意!!＞ 図 6-2 の画面にも記載されていますが、実際に新パスワードが有効になるまでに 5 分程度時間 がかかります。この間に受信画面において れます。 をクリックすると、下のメッセージが表示さ 「メールサーバからメール取得中にエラーが発生しました。 エラー内容: パスワードが一致しないため、メールの受信ができませんでした。 パスワード変更を行った場合、それが反映されるまで約 5 分程度の 時間がかかります。 一旦終了し、5 分～10 分後に再度ログオンしなおして下さい。」 この場合は、一度 Meiji Mail を終了し、数分後に再度ログオンして下さい。 13 Meiji Mail 7 メールの管理について 受信したメールはメールサーバに保存されます。個々のパソコンに保存されるわけではないので、 どの席に座っても自分のメールを読むことが可能です。反面、メールサーバで保存できる量には限 りがあるので（Meiji Mail は上限 500MB まで）、これを越えてしまうと自分が困るだけなく、メー ルサーバを利用している人々の全ての作業に影響を与えてしまうことになります。 そこで、大切なメールはプリンターで印刷したり USB メモリーへ保存したりして、順次、用済み となったメールを速やかに削除する作業が日常的に必要になってきます。これらの作業には次のメ リットもあるので、日頃から心掛けておきましょう。 メールサーバの障害から重要なメールを守る メールサーバの不測の障害により、メールが失われることが無いとは限りません。 このような万一の場合の自己防衛になります。 メールサーバの負荷を軽減する 受信箱にあるメールの数が増えていくと、受信メールの一覧を表示するのに時間がかかるように なってしまいます。不要なメールを削除することにより、速度の低下を回避することが可能です。 受信箱に残っているメールの数は、数十通程度に抑えるようにするとよいでしょう。 この章ではほかにも、「フォルダ」を用いたメール管理についても説明しています。 Meiji Mail では、全ての受信メールは最初に「受信トレイ」と呼ばれるフォルダに保存されます。 受信トレイの中では、目的や送信者が異なるメールが一緒に保存されてしまうので、メールが増え るにつれて、受信リストが見にくくなったり、メールサーバの応答に時間がかかるようになってし まいます。これを緩和するために、目的別あるいは送信者別などにフォルダを作成しておき、メー ルを受信トレイから各フォルダへ振り分けすることができます（なお、メールのフォルダ間移動だ けでは、メールサーバに保存されているメールの総量を減らすことにはならないので、注意が必要 です）。 ＜参考＞ メールボックスの使用量 ナビゲーションウィンドウのユーザー名にマウスポインタを乗せると、 メールボックスの使用量をチェックできます。下図は、500MB のうちの 45.57MB を使用していることを表します。 14 Meiji Mail 7.1 受信したメールの削除 メールの削除は次の手順で行います。 1. 受信したメールの一覧から、削除したいメールの件名をクリックして選択します（背景色が黄色に なります）。Shift キーや、Ctrl キーを押しながらクリックすることで、複数のメールを選択するこ ともできます（図 7-1）。 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 ea12345 図 7-1 2. 3. メールの削除 （削除）をクリックします。受信の一覧からそれらのメールが削除されます。 削除されたメールは「削除済みアイテム」フォルダへ移動しています。「削除済みアイテム」フォ ルダをクリックして確認してみましょう（図 7-2）。 この時点では、メールはまだ元のフォルダに戻すことができます。 ea12345 ea12345 ea12345 図 7-2 削除済みアイテムフォルダ 15 Meiji Mail 4. 「削除済みアイテム」フォルダを空にして完全にメールを削除する場合は、「削除済みアイテム」 を右クリックして、「削除済みアイテムを空にする」を選択します（図 7-3）。 また、個別にメールを選んで、 をクリックして削除することもできます。 ea12345 図 7-3 5. 削除済みアイテム内のメールの削除 削除確認のメッセージが表示されます（図 7-4 または図 7-5）。 図 7-4 削除確認のメッセージ 「削除済みアイテム」フォルダを空にする場合 16 図 7-5 削除確認のメッセージ メールを個別に削除する場合 Meiji Mail 7.2 受信したメールの印刷 受信したメールの印刷は次の手順で行います。 1. 受信トレイのメール一覧から、印刷したいメールの件名をダブルクリックして、メールの内容を表 示します（図 7-6）。 ea12345 図 7-6 2. メールの内容を表示した画面 をクリックすると、印刷プレビュー画面と、印刷ダイアログボックス(図 7-7)が表示されます。 図 7-7 3. 印刷ダイアログボックス 「印刷(P)」ボタンをクリックするとプリンターから印刷されます。メールの内容を表示した画面と、 印刷プレビュー画面を閉じましょう。 17 Meiji Mail 7.3 フォルダの選択 最初に用意されているメールに関するフォルダは、ナビゲーションウィンドウの上から「メモ」 「下書き」「削除済みアイテム」「受信トレイ」「送信トレイ」「送信済みアイテム」「迷惑メー ル」（2009 年度以前に入学して GraceMail を使用していた人は「GraceMail」フォルダも有り）で す。画面左のナビゲーションウィンドウからフォルダ名をクリックすると、そのフォルダに保存さ れているメールの一覧が表示されます。 図 7-8 フォルダの一覧 「受信トレイ」「送信済アイテム」「削除済みアイテム｣には、次のような役割があります。 o o o o 「受信トレイ」 「送信済アイテム」 「下書き」 「削除済みアイテム」 ：受信したメールはまずこのフォルダへ置かれます。 ：送信したメールの「控え｣が保存されます。 ：メール作成中に「保存」を行うとこのフォルダに保存されます。 ：各フォルダで削除したメールがここへ置かれます。 メールサーバから本当にメールを削除して空き容量を稼ぐには、「削除済みアイテム」フォルダ からメールを完全に削除しなくてはなりません。 18 Meiji Mail 7.4 フォルダの作成 フォルダを作成する手順です。 1. ナビゲーションウィンドウのユーザー名を右クリックし、「新しいフォルダの作成」を選択します。 （図 7-9） 図 7-9 2. 新しいフォルダの作成 新しいフォルダができるので、作成したいフォルダ名を入力します（図 7-10）。 Enter キーを押してフォルダ名を確定すると、フォルダが完成します（図 7-11）。 図 7-10 フォルダ名を入力 図 7-11 新しいフォルダができた ＜参考＞ 「受信トレイ」など、既存のフォルダの中にフォルダを作る場合も、作り方は同じです。 19 Meiji Mail 7.5 メールを別フォルダへ移動する メールを別のフォルダへ移動する手順です。 1. メール一覧から、移動したいメールをクリックして選択します。 （フォルダに移動またはコピー）をクリックし、「フォルダへ移動」を選択します（図 7- 2. 12）。 図 7-12 3. フォルダへ移動 「フォルダに移動またはコピー」画面で、移動先のフォルダ名をクリックして選択し（黄色になり ます）、「移動」をクリックします（図 7-13）。 一覧からメールが消えて、メールの移動が行われます。 図 7-13 移動先フォルダを選択して、「移動」をクリック 20 Meiji Mail 7.6 フォルダの削除 フォルダを削除する手順です。 1. ナビゲーションウィンドウから削除したいフォルダをクリックして選択します（黄色になります）。 2. 削除したいフォルダ名を右クリックして、「削除」を選択します（図 7-14）。 3. 削除されたフォルダは、「削除済みアイテム」に送られます（図 7-15）。 図 7-15 図 7-14 4. フォルダが削除された フォルダの削除 「削除済みアイテム」の前に付いている をクリックすると に変わり、削除されたフォル ダを確認できます（図 7-16）。同様の手順でフォルダ名を右クリックして「削除」を選択すると、 完全にフォルダを削除できます。 図 7-16 フォルダを完全に削除する ＜注意!!＞ o 「メモ」「下書き」「削除済みアイテム」「受信トレイ」「送信トレイ」「送信済みアイ テム」「迷惑メール」は削除できません。 21 Meiji Mail 8 Meiji Mail のその他の機能 8.1 ファイルの添付 Word や Excel 等のアプリケーションで作成したファイルを、メールに「添付」して送信することができ ます。なお、送信先となる相手も同じアプリケーションを持っていることを、予め確認して下さい。もし 持っていないとせっかくファイルを添付してもそれを見てもらうことができません。 ファイルを添付する手順です。 1. メッセージ作成フォームで 図 8-1 2. （添付ファイルの追加）をクリックします（図 8-1）。 メッセージ作成画面で「添付ファイルの追加」をクリック 図 8-2 の「添付ファイルの追加」ダイアログで、「参照」をクリックします。 図 8-2 添付ファイルの追加ダイアログ 22 Meiji Mail 3. 図 8-3 で、添付したいファイルを選択し、「開く」をクリックします。 図 8-3 4. 添付したいファイルを選択する（例：デスクトップにある「添付のテスト .txt 」） 添付ファイルの追加ダイアログに、今追加したファイルが表示されます（図 8-4）。 さらにファイルを追加したい場合は、「参照」の下の「添付ファイルを追加する」をクリックする と、ファイル参照欄が追加されます。 これでよければ、「添付」をクリックします。 図 8-4 添付したいファイルが指定された 23 Meiji Mail 5. メッセージ作成フォームで「件名」の下に「添付」欄ができて、添付するファイル名が表示されま した（図 8-5）。これでよければ送信します。 添付したファイルを取り消したい場合は、ファイル名をクリックして、Delete キーで削除します。 図 8-5 6. 受信したメールの添付ファイルを保存する／開くには、閲覧ウィンドウに表示されている添付ファ イル名（青字）をクリックします（図 8-6）。 図 8-6 7. メールにファイルが添付された 受信したメール（添付ファイル有り） 図 8-7 で「開く」または「保存」をクリックします。 「開く」：ファイルと関連したアプリケーションが起動し、ファイルが開かれます。 「保存」：保存先を指定する手続きに進み、ファイルが保存されます。 図 8-7 ファイルのダウンロード ＜注意!!＞ ここでファイルを「開く」にして編集しても、うまく編集・保存できない場合がある ので、まずは一度 USB メモリーなどにファイルを保存しましょう。 24 Meiji Mail 8.2 連絡先 日常的にメールをやりとりする相手については、長々としたメールアドレスを入力するのではなく、も っと簡単に指定したいと思うことでしょう。また、ゼミやサークルのメンバに同じメールを一斉に送りた いとき、一人一人のメールアドレスをそのつど入力するのは面倒なものです。 このような場合、Meiji Mail の「連絡先」を使うと指定が楽になります。連絡先は、メールアドレスに 短い名前を付けたり、複数のメールアドレスをグループにして、グループ名を付けることができます。メ ールを送信する際、宛先としてこれらの名前を使うことができます。 「連絡先」への登録は以下の手順で行います。 1. ツールバーの「新規作成」の▼をクリックし、「連絡先」を選択します（図 8-8）。 図 8-8 2. 「新規作成」から「連絡先」を選択 「姓」「名」「電子メール」「表示名」など、必要な情報を入力します（図 8-9）。 「ジャンプ先」の「連絡先」、「アドレス」などの項目をクリックすると、それぞれの入力エリア へ画面がスクロールされます。 入力が終わったら、 をクリックします。2, 3 件保存してみましょう。 ＜注意!!＞ 携帯電話用としてよく見かける @記号の直前に「. 」（ドット）がある @記号よりも左側に 2 個以上連続した「. 」（ドット） がある ようなメールアドレスは、@記号の左側全体を「" "」 （二重引用符）で囲むと保存できる場合があります。 （例）aaa…bbb…ccc…@keitai.ne.jp ⇒ "aaa…bbb…ccc…"@keitai.ne.jp 電子メールの「表示名」は、メールアドレスでは なく、わかりやすい名前・名称等にしておくとよ いでしょう。 ただし、「表示名」はメールの宛先に埋め込まれ て相手に届くことがあるので、失礼なあだ名など は付けないようにしましょう。 図 8-9 「姓」「名」「電子メール」「表示名」を入力 25 Meiji Mail 3. 保存された連絡先を確認してみましょう。ナビゲーションウィンドウの クします。保存した連絡先が表示されています（図 8-10）。 図 8-10 4. をクリッ 保存された連絡先 「並べ替え」の項目名「名」をクリックして、それぞれの項目を選択すると、連絡先一覧を並べ替 えることができます（図 8-11）。 たとえば「姓」で並べ替えをしてみます。「花子」や「太郎」という表示も、姓での表示に変わり ました。 「並べ替え」の横の「A が上」をクリックすると、「Z が上」に切り替わり、一覧の並びも変わり ます。 図 8-11 連絡先の並べ替え 26 Meiji Mail 5. 連絡先を編集し直したい場合は、閲覧ウィンドウの上の「編集」をクリック（または各連絡先をダ ブルクリック）します（図 8-12）。 図 8-10 と同じ連絡先入力画面が立ち上がるので、編集して 図 8-12 をクリックします。 「編集」ボタン 6. 連絡先を削除したい場合は、連絡先を選択してツールバーの 7. 連絡先をグループ分けしたい場合は、ナビゲーションウィンドウの「新しいフォルダの作成」をク リックします。フォルダ名を入力して、Enter キーで確定します（図 8-13）。 図 8-13 をクリックします。 新しいフォルダの作成（連絡先） 27 Meiji Mail 8. 作成したフォルダ（ここでは「二宮ゼミ」）に各連絡先を移動するには、連絡先をクリックして選 択し（Shift キーや Ctrl キーを押しながらクリックすると、複数選択できます）、目的のフォルダに ドラッグします（図 8-14）。 「二宮ゼミ」フォルダをクリックして、確認してみましょう。 図 8-14 連絡先をフォルダに移動する また、登録した「連絡先」を使用する手順は以下の通りです。 1) 2) メッセージ作成フォームで、「宛先」「CC」のどちらかをクリックすると、「アドレス帳」ウ ィンドウが表示されます（「BCC」欄はこのアドレス帳の下の方にあります）。 「二宮ゼミ」のフォルダをクリックします（図 8-15）。 図 8-15 アドレス帳ウィンドウ（二宮ゼミ） 28 Meiji Mail 3) 指定したい連絡先をクリックして選択し、 （または CC、BCC）をクリックすると、宛 先欄（または CC 欄、BCC 欄）にメールアドレスが入力されます（図 8-16）。宛先に複数のメール アドレスを入力するときは「; 」（セミコロン）で区切って下さい。宛先欄および CC 欄に記入し たメールアドレスは、どの受信者からも見えてしまうので、気をつけて下さい（それが不都合な場 合は BCC を使って下さい）。 図 8-16 宛先に二宮ゼミから 2 件のアドレスを入力したところ ＜参考＞ 一度に何件も入力したい場合は、Shift キーや Ctrl キーを押しながらクリックして複数選択して から、 をクリックします。 また、配布リストを使用すると、メッセージに各連絡先を個別に入力することなく、同じメッ セージを複数の連絡先に送信することができます。詳細は「8.3 配布リスト」を参照して下さい。 4) これでよければ OK をクリックして、メッセージ作成フォームに戻ります（図 8-17）。 図 8-17 メッセージ作成に戻ったところ 29 Meiji Mail 9. 連絡先に作ったフォルダを削除する場合は、ナビゲーションウィンドウの ックしてメール画面にします。 10. 「連絡先」フォルダの前の をクリックすると ミ」）が確認できます（図 8-18）。 をクリ に変わり、作成したフォルダ（「二宮ゼ 11. 削除したいフォルダ（「二宮ゼミ」）を「削除済みアイテム」フォルダへドラッグ＆ドロップしま す（図 8-18）。 ナビゲーションウィンドウの が削除されているかを確認し、 をクリックして連絡先画面にして、フォルダ 消えていないときは、ブラウザの更新ボタン 図 8-18 8.3 をクリックしてみて下さい。 連絡先にあるフォルダの削除 配布リスト メールの「宛先」に、各連絡先を個別に入力するのではなく「配布リスト」を使用すると、配布 リストに保存した複数の連絡先に同じメールを一斉に送信することができます。 1. 「新規作成」の▼をクリックし、「配布リスト」を選択します。配布リストフォームが表示されま す（図 8-19）。 図 8-19 配布リストの作成 30 Meiji Mail 2. 「リスト名」を入力します（図 8-20 では「サークル」）。 3. 「メンバ」を入力します。直接入力する場合は、メンバ入力欄にメールアドレスを入力し、 をクリックします。 保存してある連絡先からメンバを選ぶ場合は、リスト名の下の 図 8-20 をクリックします。 配布リスト名を入力したところ 4. 表示された「アドレス帳ウィンドウ」の 5. メンバに指定したい連絡先を選択して、 をクリック（または、連絡先をダブルクリッ ク）します。 よければ「OK」をクリックして、配布リストフォームに戻ります。 図 8-21 をクリックします（図 8-21）。 アドレス帳ウィンドウでメンバを指定したところ 31 Meiji Mail 6. 7. メンバ入力欄に図 8-22 のように連絡先が入りました。これでよければ「一覧に追加する」をクリッ クします。 下の一覧にメンバが追加されました（図 8-23）。 図 8-22 メンバ入力欄に連絡先が入ったところ 図 8-23 メンバ一覧に連絡先が入ったところ これでよければ、 をクリックします。 連絡先画面に戻りました（図 8-24）。左側の「表示」の「配布リスト」をチェックすると、配布リ ストだけが表示されます。閲覧ウィンドウには、配布リストの内容が表示されます。 図 8-24 配布リスト「サークル」が作成できた 配布リストを削除するには、削除したい配布リストを選択して、ツールバーの ます（リストに追加したアドレスは、連絡先に残ります）。 32 をクリックし Meiji Mail 8.4 新着メールチェック Meiji Mail 使用中に新たにメールが届くと、図 8-25 のように画面右上に新着を通知する機能があ ります（約 5 秒間）。 図 8-25 1. 2. 3. 新着時の通知 右上の をクリックします。左のメニューから「メッセージング」を選択します（図 826）。 「メッセージオプション」の「新しい電子メールアイテムが到着したときに通知を表示する」にチ ェックを入れます。 をクリックします。 図 8-26 新着時の通知の設定（オプション） 33 Meiji Mail 8.5 メールの転送・リダイレクト Meiji Mail に届いたメールを別のアドレスに自動的に転送する設定です。 1. 2. 右上の をクリックします。左のメニューから「ルール」を選択します（図 8-27）。 「新しいルール」をクリックし、「受信メッセージに対する新しいルールの作成」を選択します。 図 8-27 3. 新着時の通知の設定（オプション） 図 8-28 のように「新しいルール」ウィンドウが表示されます。この画面で転送ルールを指定します。 図 8-28 新しいルールウィンドウ 34 Meiji Mail 4. 例として、次のような転送ルール設定をしてみましょう。 「Meiji Mail の自分宛に届いた全てのメールを、自分の携帯電話のメールアドレスに転送したい」 1) 「実行する処理」の「転送またはリダイレクト」をクリックして、「受信者または配布リスト にメッセージを転送する」か「受信者または配布リストにメッセージを転送する」を選択しま す（図 8-29）。 転送とリダイレクトの微妙な違いは http://www.meiji.ac.jp/isc/manuals/meijimail-qa.html#fw を見て下さい。図 8-29 では転送の方を選択しています。 図 8-29 2) 実行する処理の選択 図 8-29 の左側の中央青字「受信者または配布リスト」をクリックすると、「アドレス帳」ウィ ンドウが表示されます（図 8-30）。 「宛先」入力欄に、転送先メールアドレスを入力します（または、保存されている連絡先から 選択して、「宛先」をクリックします）。 図 8-30 「転送先メールアドレスの設定」画面 35 Meiji Mail 3) 「OK」をクリックすると、新しいルールウィンドウに戻ります（図 8-31）。 「名前」欄には、自動的に 2) で指定したアドレスや名前が入ります（ここで編集も可能）。 これでよければ、「上書き保存」をクリックします。 図 8-31 4) 名前をつけて上書き保存 図 8-32 のようなメッセージを確認して下さい。 図 8-32 5) ルール設定のメッセージ 「オプション」の「ルール」を見ると、ルールが設定されたことが確認できます（図 8-33）。 ルールを変更したい場合は、削除したいルールにチェックを入れて す。また、ルールを削除したい場合は 図 8-33 をクリックしま をクリックします。 ルールが設定された 他にも、いろいろなルール設定方法があります。受信したメールをフォルダに振り分けるのも、 「オプション」の「ルール」で設定します。 36 Meiji Mail 8.6 Outlook Web Access のヘルプと Meiji Mail の FAQ 「ヘルプ」は、Outlook Web Access の機能や使用法を解説する機能です。 Meiji Mail のウィンドウの右上の をクリックすると、図 8-34 のウィンドウが表示されます。 この中から知りたい項目をクリックすると説明文が表示されます。 Outlook Web Access には、このテキストで述べた以外にもさまざまな機能があります。ヘルプを使って 調べてみて下さい。 図 8-34 ヘルプの画面 また、Outlook Web Access に関する一般的な疑問・質問ではなく、Meiji Mail 固有の疑問・質問につい ては「Meiji Mail QA」 http://www.meiji.ac.jp/isc/manuals/meijimail-qa.html に回答が掲載されているかもしれないので、そちらも見て下さい（図 8-35）。 図 8-35 Meiji Mail QA 37