Comments
Description
Transcript
本文サンプル（PDFファイル）を見る）
本書の見方 本書は、見開き２ページの「テーマ」が基本となってい １つ前の画面で操作した結果についての説明です。「次の ます。「問題提起」 「解決方法」を読んだ後、「手順」に沿っ 操作の説明」 「操作」は、この画面で操作する内容について て実際に操作し、最後に「ステップアップ」 「チェック」を の説明です（操作の結果については次の画面をご覧くださ 読む、というのが基本パターンです。 い）。通常は、「前の操作の結果」 「結果の説明」 「次の操作 「手順」の画面には、原則として４種類の色分けされた の説明」 「操作」の順に、Ｚ字状に読んでください。 説明が付いています。「前の操作の結果」 「結果の説明」は （P.16「Z式のすすめ」もご覧ください） 見開きの構成 問題提起 「∼するにはどうすれば よいのか」という形で書 いています。「したいこ と」や「すること」を簡単 にまとめています。 手順 テーマ 8 ワード編 4 自由な位置に入力するには カーソルが移動した 5 1行目を選択した 文書の末尾より下に文字を入力したいとき、eキーを何度も 機能を使えば、eキーで改行する必要もなく、好きな位置に文 文書末より下に入力する 中央揃えは段落の書式な ので、段落にカーソルを 移動するだけでよい 入力先をダブルクリックする 文書の末尾（最後の段落記号）より下に文字を入力したいときは、目的 3∼5行目を文書の 右端に配置したい 1行目を中央揃えにする 間違った位置をダブルクリックしたときは、そのまま正しい位置をダ ことができます。また、クリックアンドタイプを取り消したいときは、画 手順 1 カーソルの移動 ①ドラッグ操作 で3行分を選択 ②ここをクリック 7 選択した3行分が 右端に配置された 面上の別の位置をクリックします。 クリックアンドタイプ 目的の段落を選択して、 右揃えを設定する ここをクリック 6 ブルクリックしてください。実際に入力する前なら、何度でもやり直す 右揃えを設定できた 選択を解除できた 目的の位置をダブルクリック 2 クリックアンドタイプ カーソルはここにある 段落記号が追加された カーソルが移動した クリックアンドタ イプ機能で、カー ソルを移動できた ステップアップ 位置を間違えた場合 は、続けて正しい位置 をダブルクリックする 選択を解除する ここをクリック 中央や右端に入力するには 段落記号より右の位置に入力するには、先に、 キーワード このテーマのキーワード です。機能の名前や技術 的な用語を表示してい ます。 現在のカーソル位置から2行 分空けて続きを入力したい 「問題提起」で示した問 題を「解決方法」にあて はめて、「どうやって解 決するのか」を、具体 的な画面で説明してい ます。指示のとおりに 自分で操作してみるこ とができます。 ワ ー ド 編 字を入力できます。 され、カーソルも移動するので、すぐに文字を入力できます。 「問題提起」で示した問題 について、「こうすれば 解決できる」という「解決 方 法 」を 示 し て い ま す 。 ここを読むだけでも操作 の概要が分かります。 中央揃えを設定できた 押してその位置まで改行するのは大変です。 「クリックアンドタイプ」 の位置をダブルクリックします。その位置まで自動的に段落記号が追加 解決方法 1行目が中央に移動した このあたりをダブルクリック 続きを入力する 手順3の画面のように入力 3 ①段落記号より右の位 置でダブルクリック その位置まで空白を入力しておく必要があります。 この場合も、クリックアンドタイプ機能を利用す ひととおりの操作が終 わったところで、「その ほかの解決方法」や「知 っておくと便利な機能」 などを紹介しています。 れば、ßキーを何度も押さなくて済みます。 ここまで入力した 入力した文字には、標 準の書式が適用される 段落記号の右で、行の中央や右端をダブルクリッ 適用される書式 クリックアンドタイプでカーソルを移動したとき、移動先の段 落には、標準の書式が自動的に適用されます。適用される書式を 変えたいときは、［オプション］ダイアログボックスの［編集と日 本語入力］タブにある［既定の段落スタイル］欄から選んでくださ い。この一覧には、現在開いている文書で使われている書式が表 示されます。 配置され、カーソルもその位置に移動します。 中央揃えや右揃えになるのか、通常の配置（左揃 え）になるのかは、ダブルクリックする際のマウス ここで書式を選ぶ c＋hを押す 1行目にカーソルを移動する 34 左揃え 中央揃え 右揃え チェック ポインタの形で判断できます。 ヒント 文書の体裁を整えたいので、 1行目を中央揃えにする ②段落記号とカー ソルが移動する クすると、段落記号は自動的に行の中央や右端に クリックアンドタイプができないときは クリックアンドタイプ機能が利用できないときは、こ ダイアログボックスが表示されるので、 ［編集と日本 の機能が有効になっているか確認しましょう。まず 語入力］タブの［クリックアンドタイプ編集を行う］に ［ツール］−［オプション］を実行します。 ［オプション］ チェックを付けてください。 Z式マスター ワード&エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 35 このテーマに関する「ア ドバイス」 「キー操作」 「まとめ」 「ヒント」 「用 語」を紹介した一口コ ラムです。 「手順」画面の見方 操作の目的 これから行なう操作の 目的です。何がしたい のかを書いてあります。 8 ボタン追加の終了 ［繰り返し］ ボタ ンが表示された q前の操作の結果 1つ前の画面で行なった操作に より、画面上のどこがどう変 化したか、を説明しています。 ボタンが追加された w結果の説明 間違ったボタンを追 加したときは、ツー ルバーの外へドラッ グして削除する 操作結果がどういうことを意 味しているのか、を説明して います。説明が長くなる場合 は、画面の右脇にコラムとし て配置してあります（コラムの 場合も枠は緑色です。上図の 手順3に例があります） 。 間違ったときの操作 この画面にならなかったときや、 別の操作をしてしまったときの対 処方法です。説明が長くなる場合 は、画面の右脇にコラムとして配 置してあります（コラムの場合も 枠は赤色です） 。 e次の操作の説明 これから行なう操作について のコメントです。なぜその操 作をするのか、を説明してい ます。説明が長くなる場合は、 画面の右脇にコラムとして配 置してあります（コラムの場合 も枠は青色です） 。 r操作 ダイアログボックスを閉じる ここをクリック 具体的な操作手順です。原則 としてマウス操作またはキー 操作が書かれています。 すらすらわかる、すぐ使える！ 版 CONTENTS 0 7 ビジュアル・インデクス 0 14 印刷結果を画面で確認するには はがきの文面を手軽に作るには キー操作の表記について 46 印刷プレビューを表示する 2002 14 15 ［ハガキ文面印刷ウィザード］を実行する 15 16 「差し込み印刷」を利用する 複数のオートシェイプをまとめて扱うには 16 17 18 エクセルの表を挿入するには 2003 同じ文書を宛名だけ差し換えて印刷するには マウス操作の表記について Z式のすすめ ワード編 1 今日の日付を入力するには 2 行頭絵文字を表示するには 3 書式を確認するには 4 語句の幅を揃えるには 5 左端を自由な位置で揃えるには 6 単語の先頭を揃えるには 7 2つの語句を線で結ぶには 8 自由な位置に入力するには 9 書式を組み合わせて使うには 10 描画キャンバスに描く セル範囲をコピーして貼り付ける 2003 54 56 58 エクセル編 日付を和暦で表示するには 22 セルの値を四捨五入するには 24 20 均等割り付けを使う インデントする 21 数値に単位を付けるには 26 タブを入力する 22 罫線の種類を変えるには 28 リーダーを設定する 32 23 ［横位置］［縦位置］を使う セルのデータを移動するには 34 24 入力先をダブルクリックする データを移動先へ挿入するには 36 25 スタイルを利用する 38 26 ［貼り付け］ボタンのメニューで選ぶ 27 表の一部分を印刷するには 40 28 全ページに特定のセル範囲を印刷するには 42 シートにグラフを挿入するには 44 29 入力オートフォーマットの設定を変えるには オプションの設定を変更する ROUND関数を使う ユーザー定義の表示形式を設定する 線のスタイルを設定する 60 62 64 66 選択したセル範囲をドラッグする 選択した範囲を右ドラッグする 68 70 72 値だけをコピーするには 手軽にページ番号を挿入するには 12 ［挿入］−［ページ番号］を実行する 表示形式を設定する 文字列の配置方法を変えるには 文字数や行数を正確に指定するには 12 2002 19 2003 書式を一覧表示する 余白に会社名などを印刷するには フッターを使う 2003 50 ワードは長文も得意 20 箇条書きの書式設定を変える 11 ［ページ設定］を利用する 13 2002 18 定型句のポップヒントを使う 2002 48 印刷範囲を設定する 印刷タイトルを設定する グラフウィザードを起動する 74 76 78 80 CONTENTS 0 30 グラフの文字列を装飾するには 31 数値軸の範囲を変えるには 文字列の書式を設定する 目盛の設定をする 43 ワードアートの色を変えるには 84 44 図形どうしを線で結ぶには 86 88 45 ［オートシェイプの書式設定］を使う 90 46 ［影の設定］ツールバーを使う 92 47 ［配置／整列］を使う 94 48 96 49 「トリミング」機能を使う 50 別の位置を同時に表示するには 98 51 ツールバーにボタンを追加するには 条件に合うセルに色を付けるには 条件に合う行だけを表示するには データを順番に並べるには 35 日本語入力を自動的に切り替えるには 36 条件ごとにセルの値を変えるには 入力規則を設定する マクロで自動化しよう 共通編 郵便番号を住所に変換するには 39 変換用の辞書を賢くするには 116 118 読みを入力して自動変換に任せる 2002 120 複数の図形を１つの図形のように扱うには グループ化する 122 画像の必要な部分だけを表示したいときは IF関数を使う 38 114 複数の図形を均等に配置するには 34 ［並べ替え］を使う 長い文章を入力するときは コネクタを使う 112 影の色を変えるには オートフィルタを使う 37 書式を設定する 矢印の形や大きさを変えるには 32 ［条件付き書式］を設定する 33 0 ウィンドウを分割する 124 126 ボタンの一覧からドラッグする 128 データを流用しよう 130 100 0 102 付録1 個人用メニューと個人用ツールバーの操作 132 104 付録2 オフィスのアップデート 2003 郵便番号辞書を使う 単語登録する 134 書式をコピーするには 40 ［書式のコピー／貼り付け］ボタンを使う 106 41 値や文字だけをコピーするには 42 以前にコピーしたデータを貼り付けるには 2002 2003 スマートタグのメニューで指定する Officeクリップボードを使う 0 108 用語集 136 110 索引 141 ●本書では「Microsoft Excel 2000」 「Microsoft Excel Version 2002」 「Microsoft Office Excel 2003」のことを「エクセル」または「Excel」と記述しています。また、「Microsoft Word 2000」 「Microsoft Word Version 2002」 「Microsoft Office Word 2003」のことを「ワード」または「Word」と記述しています。 ●Microsoft、Windowsは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標です。 ●その他、一般に本書に掲載したソフト名、システム名等は、各社の登録商標、商標または商品名です。本文中では、TM、®などのマークは表示していません。 Z式マスター ワード＆エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 13 Z式とは Z式は「読みやすさ」 「理解しやすさ」を追求した、画期的なビジュアル入門書の方式です。 すべての要素をZ字状に配置することで、視線移動のストレスをできる限り軽減しています。 また、説明に三段論法を採用しているため、無理なく理解することができます。 手順の読み方 基本パターン 画面には4種類の説明が付いています。左上に 前の操作の結果 、右上に 結果の説明 、左下に 次の操作の説明 、右下に 操作 が配置されているので、この順番にZ字状に読んでください。 2 A2がアクティ ブセルになった 前の操作の結果 結果の説明 次の操作の説明 操作 ［データ］メニューの ［並べ替え］ を実行する 派生パターン これで、並べ替える範 囲が正しく認識される ここをクリック それぞれの説明が複数あるときも、読む順番に従ってZ字状に並んでいます。説明が長くなると きは、画面の脇で詳細に説明しています。 5 グラフウィザード の画面が変わった 2番目の画面では、グラフに する範囲と系列を設定できる グラフにする範囲は手 順1 で選択しているの で、変更の必要はない 横軸に「4月」 「5月」 「6月」 を配置したい 16 ①系列が 「行」 になって ②ここをクリック いることを確認する グラフの系列 2番目の画面にあ る［系列］では、行を 基準としてグラフを 作るか、列を基準と するかを選びます。 ［行］を選ぶと列の タイトル（ここでは 「4月」など）が横軸 に 表 示 さ れ 、［ 列 ］ を選ぶと行のタイト ル（ここでは「仙台 支店」など）が横軸 に表示されます。 系列を 「行」 にした場合 系列を 「列」 にした場合 テーマ ワード編 1 今日の日付を入力するには 今日の日付を入力する ワードには、よく使うフレーズや語句を手軽に入力できる「定型句」 機能があります。 「今日の日付」もその1つです。今日が何年の何月何 日かはワードが判断するので、カレンダーを見る必要はありません。 ①「平成」と入力する 定型句のポップヒントを使う カーソル位置に今日の日付を挿入したいときは、 「平成」とだけ入力し ます。確定すると「ポップヒント」の形で日付が表示されるので、そのま まeキーを押してください。ポップヒントの内容がカーソル位置に ②確定すると、ポップ ヒントが表示される 挿入されます。西暦年を使いたいときは、今年の西暦年（2003年なら 「2003」 ）だけ入力します。全角でも半角でも構いません。 なお、ワードはパソコンの内部時計を参照しているので、正しい日付 が挿入されないときは、通知領域の時刻表示をダブルクリックして、カ レンダーの日付を修正してください。 日付の入力 手順 1 ③eキーを押す と日付が挿入される 定型句 ワードの起動 ワードを起動しておく ワードの起動方法 ワードを使える状態になった ワードは ［スタート］ ボタンから起動します。 2000 2002 の場合 2003 の場合 ここをク リック 画面の大きさは適宜 変えておくとよい このテーマでは作業ウィンドウ は使わないので、閉じておく ここをク リック 2 2000 作業ウィンド ウがないので手順2へ ここをクリック 3 日付の入力 カーソルはここにある 「平成」 と表示された まだ確定していない 下線が表示 されている 3行目に日付を入力したい ので、カーソルを移動する 今日の日付を表示し たいので、まず「平 成」 とだけ入力する 18 ①eを ②「へいせい」 ③ß 2回押す と入力 で変換 変換結果を確定する eを押す 4 5 今日の日付がポップ ヒントに表示された 「平成」 を確定すると、今 日の日付が表示される 今日の日付が入力された 西暦年で入力したいなら、今年の 年だけを入力して確定すればよい 表示されないときは、 STEP UP 2のダイアログ ボックスを確認する ワ ー ド 編 表示されている日付 をそのまま入力する eを押す あとのテーマのため に、続きを入力する 手順6の画面のように入力 6 あいさつ文も自動入力できる ここまで入力した 「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」と 自動的に入力される日付が間 違っている場合は、ここをダ ブルクリックして修正する いった定型的な「あいさつ文」も、自動的に入力できます。 「時下」と入力した場合 「よろしく」と入力した場合 定型句を追加するには このテーマの手順で紹介した「今日の日付」やSTEP UP 1 の「あ いさつ文」は、ワードに登録されている「定型句」の一部です。ど んな定型句が登録されているかは、 ［ツール］メニューの［オート コレクトのオプション］ （ 2000 ここにチェック を付けてあれば、 先頭の数文字だ けで入力できる は［オートコレクト］ ）を実行し、表 示されるダイアログボックスで［定型句］タブをクリックすれば分 かります（ただし「今日の日付」は特殊な定型句であり、一覧には 何も表示されません） 。 登録されている 定型句の一覧 定型句を追加したいときは、 ［定型句の登録名］ボックスに入力 して ボタンをクリックします。登録した定型句は、先 ①追加したいとき は、ここに入力 ②ここをクリック 頭の数文字を入力すれば、このテーマと同じ手順で挿入できます。 ヒント 時刻の入力 現在の時刻を入力したいときは、 ［挿入］メニューの ［日付と時刻］を実行します。 ［日付と時刻］ダイアログ ［西暦］に切り替えたあと、時刻の［表示形式］を選ん で ボタンをクリックしてください。 ボックスが表示されるので、 ［カレンダーの種類］を Z式マスター ワード&エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 19 テーマ ワード編 2 行頭絵文字を表示するには 行頭絵文字に変更する 箇条書きの行頭文字は通常「●」ですが、好みの文字や記号、ある いは行頭文字用の図形（行頭絵文字）に変えることができます。また、 行頭文字の色やサイズ、書式などを変えることも可能です。 ①［書式］−［箇条書き と段落番号］ を実行 箇条書きの書式設定を変える 行頭文字を変えるには、目的の段落を選択したあと、 ［書式］メニュー の［箇条書きと段落番号］を実行します。 ［箇条書きと段落番号］ダイアロ グボックスが表示されるので、一覧から目的の行頭文字を選んでくださ い。一覧に適当なものがない場合は、 ボタンをクリックし、 ［箇 条書きの書式設定］ダイアログボックスを表示します。このダイアログボ ②ここを クリック ックスでは、特殊な記号や図形を行頭文字として指定できるほか、行頭 文字の色やサイズ、文字飾りといった書式も設定できます。 行頭文字 手順 1 ③これらのボタンを クリックして選ぶ 行頭絵文字 2 箇条書きの設定 このように入力しておく 設定する範囲を選択できた 箇条書きは段落の書式なので、 段落単位で選択しておく 「プロフェッショナル」 から 3行分を箇条書きとし、行 頭文字を設定したい ①この形になる位置に合わ せて、下方向へドラッグ 設定したい範囲を選択する 3 ②ここまでドラッグ ここをクリック 4 行頭文字の変更 行頭文字が表示された 箇条書きを設定する 箇条書きを設定できた 標準では 「●」 が 行頭文字になる ［箇条書きと段落番号］ ダイア ログボックスが表示された 現在の行頭文字には 青枠が付いている この一覧から 選んでもよい 行頭文字を 変えたい ここをクリック ①ここをクリック 20 ②ここをクリック 一覧にない行頭絵 文字に変えたい 2000 ［図］ をクリックして手順6へ 5 6 ［箇条書きの書式設定］ ダイア ログボックスが表示された ここでは、行頭文字や箇条 書きの書式を設定できる ［行頭絵文字］ ダイアログ ボックスが表示された 特殊な行頭文字にしたいな ［文字］ ボ ら、手順5の画面で タンをクリックすればよい ここに表示され ている行頭文字 を選んでもよい ワ ー ド 編 ①ここをクリック ②ここをクリック 行頭絵文字にしたい ここをクリック 7 目的の行頭絵文字を選んでダ イアログボックスを閉じる 2000 手順8へ 8 ダイアログボッ 一覧の内容が変わった クスが閉じた 設定を反映する ここには最近利用した行 頭文字が一覧表示される 選んだ行頭絵文 ダイアログボッ 字が表示された クスが閉じた 行頭絵文字に変更できた ここをクリック 行頭文字の書式を変えるには ①ここをクリック 行頭文字の色やサイズを変えたいときは、手順5の ダイアログボックスで ②書式を変える ボタンをクリックし ます。 ［フォント］ダイアログボックスが表示されるの で、 ［フォント］タブでサイズや色などを設定してく ださい。 ［アニメーション］タブでは、点滅や囲み線 を回転させるなどのアニメーションも設定できます。 行頭文字の書式を元に戻したいときは、手順4の ダイアログボックスで目的の行頭文字を選択したあ と、 ボタンをクリックしてください。 プレビューで確認できる ヒント 入力オートフォーマット機能 行頭に「・」 「＊」あるいは「1． 」 「1） 」といった文字を入 ます。 力すると、改行の際、入力オートフォーマット機能に マートタグが表示され、 「元に戻す」 「自動的に変換し より、自動的に行頭文字あるいは段落番号に変換され ない」といった操作ができます。 2002 2003 では、この機能が働いた場合にス Z式マスター ワード&エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 21 テーマ 3 2002 2003 ワード編 書式を確認するには カーソル位置の文字にどのような書式が設定されているか確認した いときは、文字や段落の書式を一覧表示しましょう。そのためには、 ［書式の詳細設定］作業ウィンドウを使います。 ［書式］メニューからフ 書式を確認する ォントや段落の設定を表示する必要はありません。 書式を一覧表示する 文字や段落の書式を確認するには、 ［書式］メニューの［書式の詳細設 ①ここを クリック 定］を実行します。 ［書式の詳細設定］作業ウィンドウが表示され、 ［選択 した文字列の書式］欄にカーソル位置の書式の情報が表示されます。書 ハイパーリンクを クリックすれば、 書式を変更できる 式の情報は［フォント］ ［段落］ ［セクション］の３つに分類されています。 それぞれの情報の表示／非表示を切り替えるには、 ／ をクリック してください。なお、書式を変更したいときは、 ［フォント］などと書か れたハイパーリンクをクリックしてください。 書式の確認 手順 1 ［書式の詳細設定］作業ウィンドウ ②ここをクリック 2 カーソルの移動 書式の確認 カーソルが移動した 文字を選択してもよい ［書式の詳細設定］ 作業ウィンドウを 表示する 7行目の書式を確認したい ので、カーソルを移動する ここをクリック 3 ①ここをクリック 4 ［書式の詳細設定］ 作業ウ カーソル位置の書式が 書式を確認できた ィンドウが表示された 一覧表示されている ②ここをクリック 書式の変更 7行目が選択された ［選択した文字列］ 欄が変わった 段落を選択すると、 入力されている内 容が表示される この作業ウィンドウで 「新製 品一覧」 の書式を変えたい まず、目的の行を選択する 22 ここをクリック フォントの設定を変えてみる ここをクリック 5 6 ［フォント］ ダイアログ ボックスが表示された ハイパーリンクをクリック すると、対応するダイアロ グボックスが表示される 文書内の文字と一覧 の内容が変わった 書式を設定できた 設定が反映されたので、 書式の情報も変わった 書式を変更して ダイアログボッ クスを閉じる ①フォントを［MS ② サ イ ズ を UI Gothic］ にする ［12］ にする ワ ー ド 編 ③ここをクリック 7 あとのテーマのために、1 行目にタイトルを入力する ②「新製品につ ①ここをクリック いて」 と入力 8 ここまで入力した 一覧の内容 が変わった 1行目は標準の書式なの で、一覧の内容も変わる 作業ウィンドウを閉じる 作業ウィンドウが閉じた 表示／非表示は、 ［表示］メ ニューの ［作業ウィンドウ］ で切り替えることもできる ここをクリック 2カ所の書式を比較するには 2カ所の書式を比較したいときは、まず1つ目の位置 にカーソルを移動したあと、 ［別の箇所を選択して比較 2002 2003 ①ここにチェ ②比較する位 ックを付ける 置をクリック する］にチェックを付けます。 ［選択した文字列］欄が1 つ増えるので、2つ目の位置をクリックしてください。 2カ所の書式の違いが［書式の違い］欄に一覧表示され ます。比較を終了するには、 ［別の箇所を選択して比較 する］からチェックをはずしてください。 なお、比較している状態でも、本文と同じ手順で書 ③違いの内容 が表示される 式を変更できます。このとき変更できるのは、選択し ている（画面では反転表示になっている）部分です。 ヒント 2000 ワード2000で書式を確認するには で書式を一覧表示したいときは、まずsキー を押しながら¡キーを押します。マウスポインタ が 2000 ださい。吹き出しの形で書式の情報が表示されます。 編集できる状態に戻すには、xキーを押します。 の形になるので、目的の箇所をクリックしてく Z式マスター ワード&エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 23 テーマ エクセル編 19 日付を和暦で表示するには このテーマでは日付を和暦で表示します。最初から「平成15年10 月8日」のように入力すれば、日付は和暦で表示されます。しかし、 日付の表示を和暦に変える 西暦で入力した日付を和暦で表示するには、表示形式の変更が必要で す。変更には［セルの書式設定］ダイアログボックスを使います。 表示形式を設定する 西暦で入力した日付を和暦で表示したいときは、 ［セルの書式設定］ダ ①［日付］ を クリック イアログボックスの［表示形式］タブで、 ［分類］欄から［日付］を選びま す。右側の［種類］欄に日付の形式が一覧表示されるので、 ［サンプル］の 表示も参考にしながら、 「平成」や「H」の付いた形式を選んでください。 和暦に変えると一般に表示文字数が多くなるので、場合によってはセ ルに収まらなくなるかもしれません。そんなときは列幅を広くするか、フ ォントサイズを小さくするとよいでしょう。 ②和暦の形 式を選ぶ 日付の表示形式 手順 1 エクセルの起動 エクセルを起動しておく エクセルの起動方法 ライセンス認証の画面が表示 されたときは、指示に従う エクセルは［スタート］ボタンから起動します。 2000 2002 の場合 2003 の場合 ここをク リック 作業ウィンドウは使 用しないので閉じる ここをク リック 2 2000 作業ウィンド ウがないので手順2へ ここをクリック 3 日付の表示形式 このように入力しておく セルF1には 「2003/10/8」 と入力してある ショートカットメニ ューが表示された ショートカットメニューで［セルの 書 式 設 定 ］を 実 行 す る 代 わ り に 、 ［書式］ メニューの ［セル］ を実行した り、c＋1キーを押してもよい 西暦で入力した日付 を和暦で表示したい ショートカットメニューから ［セルの書式設定］ を実行する 60 ここを右クリック ［セルの書式設定］ を実行する ここをクリック 4 5 ［セルの書式設定］ ダイアロ グボックスが表示された 日付の表示形式を 和暦に変えたい ［平成13年3月14 ［サンプル］ の表 日］ が選択された 示も変わった ①ここをクリック ②ここをクリック アクティブセルの値がど のように表示されるかは、 ［サンプル］ で確認できる 設定内容を反映する ここをクリック 6 「平成15年10月8 日」 と表示された 縮小して表示 セルの値を縮小して表示したいときも、 ［セルの書式設定］ダイ アログボックスを使います。手順 5 の画面で［配置］タブを表示 し、 ［縮小して全体を表示する］にチェックを付けてください。 「2003/10/8」 と 表示されている 値は元のままだが、表示形 式が和暦に変わっている 「＃」 が表示される場合は、 列幅を広げるか、または 縮小して表示するとよい ここにチェッ クを付ける 日付の数値を2桁で表示するには たとえば「平成15年5月8日」を「平成15年05月08日」と表示す ●日付の表示形式とセルの表示 るように、月や日を常に2桁で表示したいときは、手順 5の［分 類］欄で［ユーザー定義］を選びます。 ［種類］欄には「gggee年 mm月dd日」と入力してください。g／e／m／dは、それぞれ元 表示形式 セルの表示 ge年m月d日 H9年1月1日 gge年m月d日 平9年1月1日 ggge年m月d日 平成9年1月1日 号／和暦の年／月／日を表しています。e／m／dを2つ重ねる gee年mm月dd日 H09年01月01日 と、足りない桁に0を補って、2桁で表示されます。 ggee年mm月dd日 平09年01月01日 日付の表示形式とセルの表示との関係には、右のようなものが あるので、参考にしてください（Ωテーマ21ーSTEP UP も参照） 。 gggee年mm月dd日 yy/m/d 平成09年01月01日 97/1/1 yyyy/m/d 1997/1/1 yyyy/mm/dd 1997/01/01 それぞれ 「1997／1／1」 と入力 ヒント 列幅の自動調整 入力されている値に合わせて列幅を自動調整したい ときは、列番号の境界線をダブルクリックします。 ここをダブルクリック Z式マスター ワード＆エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 61 エ ク セ ル 編 テーマ エクセル編 20 セルの値を四捨五入するには このテーマではセルの値を四捨五入します。たとえば、セルに 「1163.228」が表示されているとき、これを小数点以下第2位で四 セルの値を四捨五 入して表示する 捨五入して「1163.2」と表示するように、数式を変更してみましょ う。ここではROUNDという名前の「関数」を使います。 ROUND関数を使う セルに関数と引 数を入力する 関数というのは、数式の中で合計や平均、四捨五入のような特定の計 算をするための機能です。エクセルには、SUM（合計）やAVERAGE（平 均）をはじめ、多数の関数があります。 ひきすう 一般に、関数には「引数」というものを指定します。引数の数や種類は 関数ごとに異なります。ROUND関数では「四捨五入の対象となる値」と 関数名 引数 「表示する桁数」を指定します。なお、利用可能な関数や、各関数で指定 する引数については、ヘルプ機能で調べることができます（ΩSTEP UP） 。 関数 手順 1 第1引数：四捨五 第2引数：セル 入の対象となる値 に表示する桁数 引数 2 表の作成 ここまで入力してある セルD5には計算結 果が表示された セルD5には、 「＝c5／b5」 と入力する 続けて入力し、表を作成する 3 eを押す セルD5の値を四捨五 入して、小数点以下第 1位までを表示したい 数式を編集可能な状態にする ここをダブルクリック 4 四捨五入 数式が表示された カーソルが現れた 一部隠れているが、C5÷B5 の計算結果「1163.228」が 表示されている 数式を再編集でき る状態になった カーソルが移動した rキーで移動してもよい 四捨五入用の関数の名前 （ROUND） を入力する 関数名は大文字で も小文字でもよい 「＝」 の右に関数名を追加した いので、カーソルを移動する 62 ここをクリック 続けて引数を入力するために、 関数名の末尾には 「 （」 を付ける 「ROUND（」 と入力する 5 6 「ROUND（C5／ 黄色のメッセー B5」 になった ジが表示された 関数名を入力すると、引 数のヒントが表示される 「, 」 を入力した これから入力する第2引 数が 「桁数」 だと分かる 「桁数」 が太 字になった ヒントは 表示されない 2000 数式の末尾へ移動して、 2番目の引数を入力する 各引数は半角のカ ンマ （,） で区切る 小数点以下第1位 まで表示したい ①zを押す ② 「,」 を入力する 7 「1」 と入力する 8 「1」 と入力した 必要な引数をすべて入力した 引数を閉じる 「＝ROUND（C5／B5,1） 」「1163.2」 と表示された と表示されている 「） 」 を入力 引数のヒントが消えた 関数の入力が終わった C5÷B5の計算結果が四 捨五入され、小数点以下 第1位まで表示されている 数式の編集を確定して、F8を アクティブセルのままにする 「売上報告書」 という 名前で保存しておく c＋eを押す 目的の関数が分からないときは 2002 2003 目的の機能を持つ関数の名前が分からないときは、ま ず数式バーの ①ここをクリック ［関数の挿入］ボタンをクリックします。 ［関数の挿入］ダイアログボックスが表示されるので、 ③ここをクリック 上端の［関数の検索］欄に計算の目的を入力したあと、 ボタンをクリックしてください。検索結果は［関 数名］覧に表示されます。 検索された一覧で関数名をクリックすると、その下に 簡単な説明と引数が表示されるので、目的の関数を見つ ②計算の目 的を入力 ④関数の候補 が表示される ⑤簡単な説明 が表示される ける手がかりになります。詳細なヘルプを読みたいなら、 ［この関数のヘルプ］をクリックするとよいでしょう。 アドバイス 関数リファレンス エクセルには膨大な数の関数が用意されているので、 に優れているため、目的の関数をすばやく見つけるこ 目的に合うものを探し出すのはかなり面倒です。市販 とができます。 の関数解説書は一般にオンラインヘルプよりも視認性 Z式マスター ワード＆エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 63 エ ク セ ル 編 テーマ 21 エクセル編 数値に単位を付けるには セルの値は数値 このテーマでは、数値に単位を付けて表示します。たとえばセルに 「300人」と入力すると、値は文字列扱いになってしまうので、この セルを合計などの計算対象にできません。セルには「300」と入力し、 表示形式で「人」を付ける操作がポイントです。 「人」を付けて表示する ユーザー定義の表示形式を設定する 値の表示形式を設定するには、目的のセルまたはセル範囲を選択した あと、ショートカットメニューで［セルの書式設定］を実行します。表示 されるダイアログボックスでは、 ［表示形式］タブの［分類］欄で表示形式 を選びます。 数値に単位を付けたいときは、 ［分類］欄で［ユーザー定義］を選んだあ と、右側の［種類］欄に入力します。たとえば「#,##0人」なら３桁区切り で「人」を付ける表示形式、 「０人」なら単に「人」を付ける表示形式です。 セルの書式設定 手順 1 ここで数値の表 示形式を選ぶ 数値の表示形式 数値の単位はこ こに入力する 2 数値の表示形式 ショートカットメニ ューが表示された セルが選択されていると、 この内容が表示される 「客数」 の数値の単位と して 「人」 を付けたい 目的のセルを右クリックする ここを右クリック 3 ［セルの書式設定］ ダイアロ グボックスが表示された ［セルの書式設定］ を実行する ここをクリック 4 ［書式］ メニューの ［セ ル］ を実行してもよい 「G／標準」 と表示されている 「G／標準」 は標準の設定 ［表示形式］ タブが前面 に表示されていないと きは、ここをクリック 表示形式を自由に設定したい ので、 ［ユーザー定義］ を選ぶ 64 ここをクリック 3桁区切りで末尾 に 「人」 を付けたい ②ここをクリックし、 ①ここをクリック 「人」 を追加で入力 5 6 ［種類］欄に「#,##0人」 サンプルに 「189人」 と表示された と表示された 「人」 と表示された 数式バーには 「189」 と表示されている 表示形式は変わったが、 値は変わっていない 思いどおりの結果にな らなかったときは、手 順1からやり直してみる ユーザー定義の設定が 目的のものかどうかは、 ［サンプル］ で確認できる 設定内容を反映する ここをクリック 3桁区切りで 表示されるか も確認する ①値を 「1890」 と入力 ②c＋eを押す 7 「1,890人」 と表示された 3桁区切りで表示され ることも確認できた 作成した表示形式 設定した表示形式はブックに登録されるので、一覧に追加され、 ほかのセルでも利用できるようになります。ほかのブックでは一 覧に表示されないので、再度設定してください。 不要になった表示形式を削除したいときは、目的の表示形式を 選んだあと、 ［削除］ボタンをクリックします。 削除するときは、 ここをクリック 値は元に戻しておく ユーザー定義の方法 ① ［通貨］ を選ぶ 手順 5 で指定した「＃， ＃＃0人」のように、 ［ユーザー定義］ ② ［￥］ を選ぶ この部分の記述を 修正したり、参考 にするとよい には一定のルールがあります。とはいえ丸暗記の必要はありま せん。既存の表示形式を手順 4のように修正したり、真似す ることから始めましょう。 たとえば［分類］欄で［通貨］ 、 ［記号］欄で［￥］を選んだあと ［ユーザー定義］をクリックすると、 ［種類］欄には「￥＃， ＃＃0； ￥−＃， ＃＃0」と表示されます。このことから、通貨記号は先頭 に付けるのだと分かります。 「；」の左は正、右は負の値とい う決まりがあるので、負の値に「−」を付けて表示する方法も ③［ユーザー ④［通貨］ −［￥］ に 定義］ を選ぶ 対応する表示形式 が表示される 分かります。 ヒント ユーザー定義の表示形式 数値の表示形式を自由に設定したいときは、＃、0、？ といった記号を使います。 記 号 意 味 # 有効桁数だけを表示する 0 桁が存在しない場合に0で埋める ? 桁が存在しない場合にスペースで埋める Z式マスター ワード＆エクセル 快適操作術 ウィンドウズ版 65 エ ク セ ル 編