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現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル
現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル Rev.6.0 改訂日：2012/11/04 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 【現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル】 -目次1. はじめに ................................................................ - 1 - 2. 利用開始・終了 .......................................................... - 2 - ログインする ................................................................ - 2 トップページ ................................................................ - 2 ログアウトする .............................................................. - 3 3. スケジュール管理 ........................................................ - 4 - スケジュールを確認する ....................................................... - 4 自分のスケジュールを確認する ................................................. - 4 他の利用者のスケジュールを確認する ........................................... - 4 スケジュールを登録する ....................................................... - 5 スケジュールを登録する ....................................................... - 5 他の利用者のスケジュールを予約する ........................................... - 6 その他 ...................................................................... - 7 週間工程表の代わりにスケジュール表を活用する ................................. - 7 4. 掲示板 .................................................................. - 8 - 掲載範囲を指定して告知やお知らせを掲載する ................................... - 8 掲示板上で質問や議論をする ................................................... - 9 【新機能】掲示板上で質問や議論をする ........................................ - 10 5. 決裁文書を回す（ワークフロー） .......................................... - 11 - 標準機能を利用して決裁文書を回覧する ........................................ 決裁文書を作成する（標準機能：帳票作成ツールの場合） ........................ 決裁文書を発議する .......................................................... 決裁文書を回覧（承認）する .................................................. - 11 11 14 15 - 富士ゼロックス社製 DocuWorks を利用して決裁文書を回覧する..................... 決裁文書を作成する（DocuWorks の場合） ...................................... 決裁文書を発議する .......................................................... 決裁文書を回覧（承認）する .................................................. 決裁文書を連続して閲覧・回覧（承認）する .................................... - 19 19 19 21 22 - ワンデイレスポンス文書を回覧する ............................................ - 24 受注者がワンデイレスポンス文書を発議する .................................... - 24 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 発注者がワンデイレスポンス文書を承認する .................................... - 25 こんな時は？ ............................................................... - 26 決裁処理中に DocuWorks 文書が表示できない。 .................................. - 26 承認済み文書を整理する ...................................................... - 28 6. 文書管理で決裁文書や図面・写真を共有する。 .............................. - 29 - 文書管理に文書や写真を閲覧・登録する ........................................ - 29 【推奨】クライアントツールを利用して文書の閲覧・登録をする ................... - 30 【便利機能】クライアントツールから文書一覧を出力する ........................ - 31 7. その他便利機能 ......................................................... - 33 - TOP 画面で工事写真を確認する ................................................ - 33 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 1. はじめに 本資料は現場クラウド for サイボウズ Office を初めてご利用になる方が、 すぐに業務を始められるよう システムの基本的な使い方と、業務上での便利な使い方をまとめております。 - 1 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 2. 利用開始・終了 ログインする ① 案内された URL に接続しま す。 ② 「グループ」の切り替える をクリックして所属するグ ループ（組織や担当工事） を選択します。 ③ ご自分の「名前」を選択し、 「パスワード」を入力しま す。 ④ 「ログイン」ボタンをクリ ックします。 トップページ ログイン後のトップページから各業務を開始します。 スケジュール管理 ワークフローへ 掲示板へ 文書管理へ - 2 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ログアウトする TOP ページ画面右上のご自分の 名前をクリックし「ログアウト」 を選択 - 3 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 3. スケジュール管理 スケジュール管理では、自分のスケジュール管理や他の利用者のスケジュール確認が行えます。スケジュ ールの共有機能を活用することで、他の利用者とのスケジュール調整を行います。 スケジュールを確認する 自分のスケジュールを確認する TOPページにて1週間のスケジュ ールが確認できます。 前後のスケジュールを確認する 場合は、 「前週」 「翌週」をクリ ックして確認します。 他の利用者のスケジュールを確認する 確認したい利用者が所属するグ ループを選択すると、そのグル ープ全員のスケジュールが確認 できます。 - 4 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル スケジュールを登録する スケジュールを登録する ① 登録したい日のスケジュー ル登録アイコン[+]をクリ ックします。 ② 「日付」 「時刻」 「予定」 「メ モ （内容） 」 等を入力します。 【ワンポイント！】 「予定メニュー」を利用し、ス ケジュールの種類を選択する と、わかりやすくなります。 ③ 「登録する」をクリックし ます。 - 5 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 他の利用者のスケジュールを予約する 立会等で受発注者間で共有するスケジュールを登録する場合は、一括で複数の利用者に同じ内容を登録す ることができます。 ① スケジュール登録画面で 「参加者」に他の利用者を 追加します。 ② 他は通常通り予定を入力 し、 「登録する」をクリック します。 ③ 参加者を追加 自分と他の利用者に同じス ケジュールが登録されまし た。 - 6 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル その他 週間工程表の代わりにスケジュール表を活用する 週間工程会議等でメンバーの予定を一覧で印刷する場合など、スケジュール画面を直接、印刷すると便利 です。 関係グループのスケジュールを 表示させ、ブラウザの印刷ボタ ンをクリックします。 「印刷プレビュー」で適宜調整 して印刷してください。 ブラウザの印刷機能。もし くは画面右クリックメニ ューの「印刷」 - 7 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 4. 掲示板 掲示板では、工事関係者全体に係わる告知やお知らせ等を効率的に配信することができます。さらに掲示 板上で質問や回答を書き込むことで、関係者全員にその内容を配信できます。また、情報が一箇所に集ま るので、後から参照しやすくなります。 掲載範囲を指定して告知やお知らせを掲載する 掲示板に告知やお知らせ事項を掲載する際は、作成するカテゴリによって参照できる範囲を指定すること ができます。 事務所全体の職員や工事関係者全員対象や、ある工事の関係者のみ対象といった指定ができます。 掲載する内容は清掃活動の実施や、防災関係通知、仕様書の変更といった内容で活用できます。 ① TOP ページで「掲示板」メ ニューアイコン、 または 「掲 示板リンク」をクリックし ます。 ② カテゴリ毎の掲示板一覧画 面が表示されますのでグル ープカテゴリを選択し、 「掲 示板に書き込む」をクリッ クします。 ※1 カテゴリと掲載範囲は章末 の表 4-1 を参照 掲載する範囲をカテゴリ で指定 - 8 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ③ 「標題」 「本文」を入力しま す。参考資料等はファイル の「参照」から添付するこ とができます。写真も添付 することが可能です。 ④ 「書き込む」をクリック 参考資料や写真を添付 カテゴリ ○○事務所 △△出張所 ○○工事 ○○建設 表 4-1 カテゴリと掲載範囲 掲載範囲 事務所職員及び工事関係者 全員 当該出張所職員及び出張所管轄工事関係者 当該工事の受発注者関係者 作成権限 事務所職員のみ 出張所職員のみ 当該工事の関係者全員 掲示板上で質問や議論をする 作成された掲示板上では、その内容に対して直接質問したり追加情報を書き込むなど、返信が行えます。 ① 返信を書き込みたい掲示板 を表示して、フォローを書 き込むをクリックします。 - 9 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ② 内容を入力し「書き込む」 をクリックします。 ※参考資料や写真等も添付可能 です。 返信内容を入力する 【新機能】掲示板上でいいね！ボタンを利用する 掲示板上の書き込みに関して、いいね！ボタンで確認通知や簡易や心情を表現することができます。フォ ローを書き込むことなく、ワンクリックで行えます。 掲示板を開いて、いいね！ボタ ンをクリックします。▼により 通常のいいね！に簡易な感情を 示すアイコンを追加できます。 - 10 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 5. 決裁文書を回す（ワークフロー） 決裁が必要な文書を作成し関係者間で回覧します。決裁済みの文書は、文書種類に応じて整理して工事期 間中はいつでも参照することができます。 ここでは、本システムの標準機能を利用した場合と、富士ゼロックス社製の文書管理ソフト「DocuWorks」 を利用した場合の２通りの文書作成～決裁処理を説明します。 標準機能を利用して決裁文書を回覧する 決裁文書を作成する（標準機能：帳票作成ツールの場合） 文書作成には、専用の帳票作成ツールを利用します。初回利用時に自動的にインストールが実施されます ので、以下の手順に沿って利用してください。 ① ログイン後のファイルフロ ー枠内の工事名横に表示さ れている「帳票作成」リン クをクリックします。 複数の工事を担当している 場合、工事名が複数表示さ れています。このとき、作 成したい工事の横の「帳票 作成」リンクをクリックし てください。 作成したい工事の「帳票作 成」リンクをクリック ② 【初回の場合】右のような 注意メッセージが表示され ます。 「インストール」をク リックしてください。 ※お使いの PC 環境によっては、 説明が英語で表記される場合が ありますが、同じく「Install」 をクリックしてください。 - 11 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ③ 【初回の場合】帳票作成ツ ールのインストールが完了 すると右のような案件情報 編集画面が表示されます。 本工事の情報や、発注者、 受注者の情報を登録しま す。 ここで登録した内容は以 後、帳票作成時に自動的に 該当箇所に反映されます。 基本的な工事名、利用者名 等の情報は自動的に登録さ れています。情報は任意で 編集してください。 登録が完了したら「終了」 ボタンをクリックしてくだ さい。 ④ 帳票作成ツールの TOP 画面 が表示されました。 「作成」 ボタンをクリックします。 ⑤ 「帳票テンプレート」画面 が表示されます。この画面 で作成する帳票様式を選択 します。 画面左に施工プロセスに沿 った文書種類が表示されま すので、まずはここを選択 してください。 次に選択した文書種類に応 じて画面右側に帳票様式が 表示されます。必要な帳票 を選択して画面左上の「作 成」ボタンをクリックしま す。 【ワンポイント】 文書の鑑として「様式-1 工事打 合せ簿」だけを選択し、他の様 式や写真、図面等は後から添付 ファイルとして添付できます。 施工プロセスから文書種 類を選択し、 次に、帳票様式を選択しま す。 - 12 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ⑥ 帳票データファイルの件名 （文書名）を入力して、 「確 定」ボタンをクリックしま す。 【ワンポイント】 文書名は右のように作成日付 （発議日）と帳票の内容がわか るように命名規則を設けて作成 すると、他の方に伝わりやすく なると同時に、後々の資料の整 理も楽になります。 ⑦ 帳票編集画面が表示されま す。紙の文書そのままのイ メージです。 既存の情報はすでに入力さ れていますので、適宜編集 してください。 操作方法は Excel と同等で す。 改行は”Alt + Enter”です。 ⑧ 「添付ファイル」を添付す る場合は、画面右下の添付 ファイル欄にファイルを直 接ドラッグ＆ドロップする か、もしくはその他添付図 書欄をダブルクリックする とファイル添付画面が出て きます。 ファイルは複数添付可能で す。 ここをダブルクリック もしくは、ここにドラッグ ＆ドロップ - 13 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ⑨ 捺印は、捺印する場所を選 択し「捺印の追加」から行 います。 ②捺印の追加をクリ ック ①場所を選択して、 ⑩ 最後に「編集を完了する」 ボタンで回覧者へのコメン トを記入し、「保存して終 了」します。 ※「下書き保存」しておけば、 後から再編集が可能です。 ※サイボウズスケジュール連携 は、確認・立会等の予定調整に 便利です。自動で仮予定を登録 できます。 決裁文書を発議する ここでは、受注者：現場代理人が、発注者：担当技術者に発議する場合を例に説明します。他の利用者で も操作は同じです。 ① 帳票作成ツールトップ画面 で「ファイルフローへの登 録」ボタンをクリックしま す。 - 14 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ② 画面左に発議先のフォルダ が表示されますので、画面 右の文書一覧から文書を発 議先へドラッグします。 発議先フォルダへ文書が格 納されたら「アップロード」 ボタンをクリックします。 文書を発議先フォルダにド ラッグ＆ドロップ これで発議は完了です 発議された担当者に通知メール が配信されます。 決裁文書を回覧（承認）する 発議された決裁文書の中間承認、合議、最終承認を行います。操作はどの承認作業でも同じです。 文書の閲覧・回答作業は専用のツールをインストールして利用します。 初回のみインストールを行います。 ① 発注者：担当技術者でログ インするとワークフロー情 報に発議された文書数が表 示されています。 「開く」をクリックしてワ ークフロー画面に移動しま す。 ② ワークフロー画面で自分の フォルダを選択し、決裁す る文書の文書名をクリック します。 ファイル名をクリック - 15 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ③ 【初回の場合】CDS ファイ ルビューアというアプリケ ーションのインストール画 面が表示されます。 「インス トール」ボタンをクリック します。 ④ 文書が開きますので、 「回答 する」ボタンをクリックし、 回答の記入や捺印、また付 箋（右クリックメニュー） で注意書き等を行います。 「回答する」をクリック 添付ファイルの内容もここ で確認できます。 付箋でメモを追加 回答を記入 操作方法は帳票作成ツール と同じです。 「閲覧・編集を完了する」 をクリックし、編集を完了 します。 添付ファイルの確認 捺印の追加 - 16 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ⑤ ⑥ 回覧コメントでは、回覧す る場合は「確認」 、差し戻す 場合や協議する場合は「意 見中」 、保留して後で見返す 場合等は「未読」を選択し、 コメントを記入します。 次に続けて他の書類回覧す るか選択します。回覧を終 了する場合は「OK」ボタン をクリックし、⑦に進みま す。 続けて閲覧・回覧操作をす る場合は、[操作]にてファ イルを自フォルダからどこ に移動するか選択します。 承認もしくは、却下を選択 し、[移動先]を選択してく ださい。※ [次のファイル]では、次に 閲覧・回覧する文書を選択 します。選択後、[OK]をク リックすると、編集したフ ァイルが更新され、次のフ ァイルが開きます。続き手 操作を行ってください。 ※最終承認の場合は「90 承認済 み書類」を選択します。 ※差し戻しする場合は「却下」 をクリックし、 「80 却下書類」を 選択します。 ⑦ 「承認」アイコンで次の回 覧者に文書を回します。 ※⑥で[移動先]を選択した場合 は、この操作は不要です。 - 17 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 以上で、回覧作業は完了です。 - 18 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 富士ゼロックス社製 DocuWorks を利用して決裁文書を回覧する 決裁文書を作成する（DocuWorks の場合） Word や Excel 等で作成した決裁 文書を DocuWorks 文書に変換し ます。 このとき、添付ファイルも含め て全て１ファイルに束ねます。 添付ファイルも DocuWorks に変 換して、１ファイルにまとめる 決裁文書を発議する ここでは、受注者：現場代理人が、発注者：担当技術者に発議する場合を例に説明します。他の利用者で も操作は同じです。 ③ TOP ページからファイルフ ローの工事名横にある「開 く」リンクをクリックし、 ワークフロー画面に遷移し ます。 ④ 作成した発議文書をアップ ロードします。 アップロード先になる自分 の役職フォルダ「10 現場代 理人」を選択して、 「参照」 をクリックします。 - 19 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ⑤ 作成した文書を選択しま す。 ⑥ 「ファイル登録」をクリッ クします。 次に発議です。 この文書の最初の回覧者に文書 を回覧します。 ⑦ 文書の横の「承認」アイコ ンをクリックします。 ⑧ 回覧先を選択し、 「確定」を クリックします。 これで完了です。 発議が完了すると、発議された 担当者に通知メールが配信され ます。 - 20 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 決裁文書を回覧（承認）する 発議された決裁文書の中間承認、合議、最終承認を行います。操作はどの承認作業でも同じです。 ① 発注者：担当技術者でログ インするとワークフロー情 報に発議された文書数が表 示されています。 「開く」をクリックしてワ ークフロー画面に移動しま す。 ② ワークフロー画面で自分の フォルダを選択すると、登 録された文書一覧が表示さ れます。 決裁する文書の文書名をク リックします。 ③ ※文書名の右横にある[回覧専 用ページへ]アイコンをクリッ クすると、画面を移動すること なく連続して閲覧・回覧できる 専用ページへ移動します。操作 方法は章末の「決裁文書を連続 して閲覧・回覧する」を参照く ださい。 ④ ⑤ ⑥ DocuWorks 文書が表示され ますので、 「編集」をクリッ クします。 内容を確認し、朱書きや付 箋でコメント、メモの記入 します。また、承認する場 合はアノテーション機能で 押印※します。 編集完了後は「閉じる」で 保存します。 - 21 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ⑦ 「承認」アイコンで次の決 裁者に回覧者を選択しま す。 ※最終承認の場合は「90 承認済 み書類」を選択します。 ※差し戻しする場合は「却下」 をクリックし、 「80 却下書類」を 選択します。 決裁文書を連続して閲覧・回覧（承認）する 前章で紹介した連続して文書を閲覧・回覧する操作を説明します。前章の③から説明します。 ① 文書一覧で決裁する文書の 文書名横にある[回覧専用 ページへ]をクリックしま す。 ② ③ 回覧専用ページが表示れま す。画面左は通常と同じ DocuWorks の閲覧・編集画 面。画面右に、文書の移動 と次に開く文書の選択リス トが表示されます。 通常通り、DocuWorks ファ イルの編集を行います。 「編 集」をクリックし、編集・ 押印を行った後「閉じる」 で文書更新を行います。 - 22 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ④ ⑤ ⑥ 次に、画面右で承認、また は却下先を選択します。 「操 作」にて[承認]か[却下]を 選択し、 「移動先」リストか ら回覧先を選択します。 次に閲覧・回覧する文書を 「次のファイル」リストか ら選択します。 [OK]をクリックします。こ のとき、編集した文書が移 動され、指定した次のファ イルが表示されます。続け て回覧します。 ※連続回覧を終了する場合は、 [メイン画面に戻る]をクリック します。また次に表示する文書 がフォルダに無い場合、自動的 にメイン画面に戻ります。 ※【参考情報】押印用のアノテーションの作成 DocuWorks のアノテーション機能で、自身の印鑑を作成することができます。以下のサイトの No.03-07 が 参考になります。 http://www.fujixerox.co.jp/acx/product/cafe/faq/ - 23 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ワンデイレスポンス文書を回覧する ワンデイレスポンスは特に決裁が早期に完了する必要がある場合に利用します。基本的な操作は一般の決 裁文書の回覧と同じです。 ワンデイレスポンスでは承認者が発議された時点で情報を共有することができ、決裁時間の短縮につなが ります。決裁内容によっては決裁処理を順不同で行うなどの対応が可能です。 受注者がワンデイレスポンス文書を発議する 一般発議の決裁文書のアップロードまでは同じ操作手順です。 決裁文書を「00 ワンデイレスポ ンス」に発議します。 「00 ワンデイレスポンス」に文 書が登録されると、承認者全員 に一斉にメール通知されます。 ※DocuWorks で発議を行う場合 も同様にワンデイレスポンスフ ォルダに発議します。 - 24 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 発注者がワンデイレスポンス文書を承認する ワンデイレスポンス文書が発議されると、回覧者全員に一斉にメール通知されます。全員が同時に情報を 共有し、場合によっては承認処理を順不同で行うことができます。 「00 ワンデイレスポンス」に発 議されると発注者全員にメール 通知されます。 承認者は通常の決裁と同じよう に文書を開き回答・捺印処理を 行います。 各自、文書内容を確認しコ メント、捺印等を実施 文書の編集後に「承認」機能に て文書を移動させるのは最終承 認者のみとなります。 最終承認者のみが「承認」ア イコンから文書を「90 承認済 み書類」へ移動する - 25 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル こんな時は？ 決裁処理中に DocuWorks 文書が表示できない。 決裁処理中に DocuWorks 文書を開こうとすると、途中でエラーとなる場合があります。このときは以下の ２つの設定変更をお試しください。 ① 現場クラウド for サイボウズ Office のドメインを信頼済みサイトに登録する。 お使いの InternetExplorer の設定を以 下のように変更してください。 （IE8 の場 合） ツール＞インターネットオプション＞ セキュリティタブ 「サイト」ボタンをクリックしてくださ い。 「信頼済みサイト」画面が表示されます ので、 「https://*.genbacloud.com」と 入力し、 「追加」ボタンをクリックして ください。 「Web サイト」の一覧に上記ドメインが 追加されたことを確認し、 「閉じる」ボ タンをクリックしてください。 現場クラウド for サイボウズ Office のドメイン https://*.genbacloud.com を入力する。 「インターネットオプション」画面に戻 りますので、 「OK」ボタンをクリックし てください。 その後、 InternetExplorer を再起動して ください。 - 26 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ② DocuWorks Veiwer Control の設定を変更する。 ファイルフロー画面で文書名をクリッ クしても文書が表示されない場合、 DocuWorks Viewer の設定変更を行いま す。 画面右クリック＞ DocuWorks Viewer Control の設定＞通信タブ 通信に関する設定部分で、 「すべてのデ ータをダウンロード」にチェックして 「OK」ボタンをクリックしてください。 一度画面を閉じて、もう一度文書名をク リックして文書を開いてください。 - 27 - 「すべてのデータをダウンロ ード」にチェックする。 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 承認済み文書を整理する 「90 承認済み書類」に格納された文書を内容に応じたフォルダへ整理すると、自動的に文書管理へ登録さ れ、検査や電子納品用のデータとして蓄積・共有することができます。 ここでは、決裁が完了した承認済み書類を文書に応じたフォルダに整理する方法について説明します。 決裁処理が完了した書類は定期的に整理してください。 ① 承認済みフォルダを選択し て、決裁が完了した文書を 表示します。 ② 回覧する操作と同じく、整 理する文書の「承認」アイ コンをクリックします。 ③ 文書の種類に沿った移動先 を選択し、 「確定」をクリッ クします。 ④ 整理した書類は文書管理に 自動登録されます。文書の 状態が右図のようなアイコ ンになれば登録完了です。 定期的に整理を行ってくだ さい。 登録完了 - 28 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 6. 文書管理で決裁文書や図面・写真を共有する。 決裁書類のほかに、決裁が不要な提出のみの書類、発注図面や工事写真等を一括で管理・共有することが できます。文書管理で管理する書類は、そのまま検査用データとして利用し、また最終的には電子納品用 データとなります。 また、日ごろ大量の文書の登録や写真の整理等をされる場合は、便利なクライアントツールをご利用くだ さい。クライアントツールは通常の Windows アプリケーションでインターネット上のサーバーと自動的に 同期しますので、大容量データを扱う場合等、ストレスなく利用できます。オフラインでの検査もそのま ま行えますので、検査の度の特別な準備が不要になります。後程紹介するクライアントツールからは、保 管されている文書一覧を Excel で出力することができます。 文書管理に文書や写真を閲覧・登録する ① ログインし、文書管理枠内 の現場名をクリックしま す。 ② 文書管理画面が表示されま す。文書タブでは工事書類 を管理しています。文書を 閲覧する場合は、文書名を クリックしてください。 図面や写真を閲覧する場合 は、それぞれのタブを選択 してください。 決裁済み書類で整理済みの 書類は該当フォルダに既に 登録されています。 タブを選択してそれぞれ閲覧 文書登録する場合は「文書情 報登録」を選択して「実行」 文書を登録する場合は、文 書タブで登録先のフォルダ を選択し「実行」ボタンを クリックしてください。 - 29 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ③ 文書情報登録画面で必要な 項目を入力し、 「適用」ボタ ンをクリックします。 【推奨】クライアントツールを利用して文書の閲覧・登録をする クライアントツールを利用すれば、 作業はご自分の PC で行い、 データは情報共有システムと同期されます。 初回利用時のみインストールが必要になります。 ① ログインし、文書管理枠内 の現場名横にあるをクリッ クします。 「ツール起動」を クリックします。 ② 【初回の場合】インストー ルの確認画面が表示されま すので、 「インストール」を クリックしてください。 - 30 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル ③ クライアントツールが起動 します。 文書や図面、写真等の登録 は該当のフォルダにファイ ルをドラッグ＆ドロップし てください。 情報の入力画面が表示され ますので適宜入力してくだ さい。 ファイルをドラッグ＆ドロ ップで登録 ※起動時はサーバーとの同期に 少し時間がかかります。 ④ ファイルを登録したら、画 面右上の「更新」ボタンを クリックします。 サーバーとの同期が開始さ れます。同期中はパソコン 上で他の作業を行えます。 複数のファイルをまとめて 登録し、最後に「更新」を 行ってください。 最後に「更新」をクリック 【便利機能】クライアントツールから文書一覧を出力する 中間、竣工検査の準備や、電子納品データの作成時に帳票する文書の一覧を出力することができます。文 書一覧は、打合せ簿、段階確認書等の文書種類ごとに、発議日（発効日）順で出力されます。 ① クライアントツールの上部 メニュー＞ツール＞文書一 覧表の出力 をクリックし ます。 文書一覧の出力をクリック ② 保存先を選択して保存して ください。 - 31 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 出力された Excel は発議日（発 効日）順に一覧化されています が、DocuWorks 文書で運用されて いる場合、実際の文書上の発議 日等と異なる場合があります。 （※1） この場合は、クライアントツー ルの各文書の詳細から発行日付 を直接編集して出力しなおして ください。 ※1 初期の発行日付は、 DocuWorks 文書をファイルフロ ーに登録した日付となります。 - 32 - 現場クラウド for サイボウズ Office 簡単操作マニュアル 7. その他便利機能 ここでは、その他便利な機能を紹介します。 TOP 画面で工事写真を確認する ログイン後 TOP 画面の文書管理パーツ内の「工事写真スナップショット」では、６章で紹介した文書管理 内の工事写真を表示します。日ごろ、なかなか現場に行くことのできない方が、リアルタイムで現場の状 況を把握するのに便利です。施工会社様におかれましては、適宜クライアントツールに共有写真を登録す るだけで、自動的にサーバーにアップロードされまｓ。 「前へ」 、 「次へ」で写真が変わ ります。 複数工事を担当している場合 は、ドロップダウンリストから 工事を選択してください。 また、日付ごとに写真を選択で きます。 - 33 -