Comments
Description
Transcript
PDFをダウンロード
ビジネスメールと 年 月 Fuji Xerox Co., Ltd. を連携する 内容 • はじめに • 電子メールと の連携 • 連携その１：メール送信オプション • 連携その２： オプションと による通知 • 連携その３： • メール連携の便利機能 – 一括メール送信 – メールテンプレート – データとメールの関連付け • 使い時と使い方 • １日当たりのメール送信数の上限 1 はじめに 日常業務でよくある光景 ビジネスにおいてメールが重要なツールであるこ とを否定できるでしょうか？ メールは勢力を失 い、 が全盛の時代に移行したかもしれません が、現在でも企業から顧客へ、部下から上司へ、 そして営業担当者から見込み客へ、メールを多数 送信している事実は変わっていません。 営業担当者は、見込み客と電話で交渉した後、 その内容を確実に共有するため、関係者各位 にメールを送ります。見込み客は、文書化さ れたメールを受け取ることで、電話で話した 内容を再確認することができます。 企業は、新製品を紹介したり、イベントに招 待したりするために、キャンペーンの対象と なる顧客にメールを送ります。 受信ボックスには毎日のようにニュースレ ターが届きます。製品のアップグレードや追 加購入、また一括購入のための割引を提示す る、企業からのメールも多いでしょう。 業務のさまざまな状況において、メールが最適 な通信手段となっていることが、想像できます。 2 電子メールと の連携 各種メール送信オプション では、ビジネスにおけるメールの重要性を認識し た上で、その取り扱いの困難さに目を向けます。 受信ボックスに溢れかえったメールを、管理し、 整理して、やり取りの経緯を追いかけようとした 途端、その困難さに直面してしまうでしょう。 次のページからは、 の提供する各種 メール送信オプションについて説明しています。 最適なメールオプションを見つけ、顧客データと メールを紐付ける利点について理解いただけるよ う、解説します。 これは、メールと顧客データを別々に保存してい ることによって、管理効率が悪くなっているので す。 メール送信オプション 送受信したメールは各顧客データごとに保存する 必要があります。顧客ごとのやり取りを、一カ所 で迅速に閲覧できるように、整理する必要があり ます。 オプション が提供する解決策は、メールを顧 客データに関連付けて保存することです。 例えば、顧客のリサさんに送った製品デモの日程 のメールは、 上のリサさんの情報を見ながら その画面内で同時に閲覧することができるように なります。 3 連携その１：メール送信オプション 追加設定なしにどなたでもご利用いただける機能 です。メールアカウントが未設定でも、お使いの に登録された連絡先や見込み客にメールを送 信できます。送信したメールはその連絡先・見込 み客に紐付けされますので、メールを探し回る必 要がありません。 社の さんは営業担当者です。 管理者ではありません。 会社のメールアドレス で にユーザー登録しました。 さんが連絡先にメールを送ると、送信元アド レスはメインアドレスの に なります。 でメールアカウントを設 定していないのに、なぜかと疑問に思うかもしれ ませんが、答えは簡単です。 メール送信オプションの仕組み メール送信オプションは、見込み客、連絡先、商 談、見積書、請求書や受注書などのタブで利用で きます。登録されたアドレスにメールを送信でき るだけでなく、メールをそのデータに関連付けて 保存します。 それは が さんのメールアドレ スで仮想メールアカウントを作成するからです。 仮想メールアカウントから送信したメールは、 に登録されたデータと関連付けされます。も ちろん、仮想メールアカウントは開けませんが、 メールは データと関連付けされます。 具体例を見てみましょう。 メール送信オプションで送信したメールは公開さ れるので、データを開くと連携したメールも表示 されます。 4 メール送信 見込み客、連絡先、商談へのメール送信 見積書、請求書、受注書へのメール送信 連絡先と見込み客にメールを送るのは簡単です。 メールアドレスは、他の情報と共に表示されます。 しかし商談の場合は異なります。 営業活動中に作成する、見積書や請求書や受注書 も、対象となります。会社や仕入先と顧客の間で やり取りされる見積書や請求書は、重要な文書で あり、販売データとして保存されなければなりま せん。 商談とは、 では、対組織 また は対個人 との取引を意味します。収益は商 談によってもたらされます。 で見積書や請求書や受注書を作成し た後は、顧客に書類を送る必要があります。よっ て、これらのタブにもメール送信オプションがあ るのです。 商談はメールアドレスを持ちません。では一体 は何にメールを送るのでしょうか？ どのような商談でも、交渉には相手つまり連絡先 が存在します。 商談と同様に、見積書や請求書や受注書も、連絡 先と連携しています。 では商談と連絡先は連携しています。商談に メールを送信する時は、連絡先のメールアドレス を自動検索して、メールを送信します。 メール送信オプションをクリックするだけで、 化した見積書や請求書をメールに添付して 連絡先に送信できます。 5 発注書へのメール送信 発注書の送信は他のタブとは異なります。 発注書は仕入先から製品やサービスを購入するた めの契約書です。 発注書データには、連絡先と仕入先の両方が含ま れます。メール送信する際は、連絡先または仕入 先のどちらかを送信先に指定できます。 送信先は「メール送信」をクリックした時に選択 できます。発注書は 化され、メールに添付さ れます。 残念ながら、メール送信オプションでは、受信し たメールは連携されません。送受信の全履歴を参 照したい場合には、 オプションがよ り適しています。 6 連携その２： オプションと 通知 メールの共有設定 このオプションは、 と の連携です。設定したメールアカウントは 「メール」という新しいタブからアクセス可能で す。 非公開 顧客とのメールのやりとりを公開しません カスタム 限定した見込み客・連絡先とのメール を他のユーザーに共有します 公開 すべての見込み客・連絡先とのメールを他 のユーザーに共有します。 さて、 にメールアカウントを設定 すべきなのは、どのようなユーザーでしょうか？ この連携方法は、 アカウントに限ら ず、 、 、 など他のメー ルクライアントでも利用できます。 にメールアカウントを設定して、メールを連携さ せることができます。 この連携は、営業担当者にとって大変役立ちます。 見込み客の新規開拓やデータ収集、電話連絡、タ スクの実行、会議出席など、営業担当者の日常業 務には、メールによるやり取りが不可欠です。 送受信したメールすべてを データと連携する オプションのため、営業担当者はメール全履歴を 参照できるようになります。 アカウントは で設定でき ますが、 アカウントは利用できません。 そして、顧客に関連付けられた メールだけでなく、受信ボックス 全体を の中で開けます。 追加設定により、他のユーザーとメールを共有す ることも可能です。 7 アカウント アカウントをお持ちの場合、または メールドメインを追加した場合は、 に アカウントを設定する必要はありません。 オプションの設定で、メールアカウ ントを選択するだけです。これで、 で受信ボックスが開きます。 8 他のメールアカウント もし、仕事用にメールアカウントを別に持ってい て、それで仕事のやり取りをすべて行っている場 合でも、問題ありません。お使いのアカウントを に追加して、顧客データを連携させ ることができます。 プロトコルの外部アカウントを連携できます。 現時点では、 クライアント機能はサポートし ていません。 外部メールアカウントの設定も、難しくはありま せん。 アカウントの基本設定をしてから、設 定したアカウントを選択するだけです。これで 「メール」タブに外部メールアカウントを追加で きます。 9 による通知 営業担当者にとって、メールの送受信とフォロー アップは最優先すべき業務です。中でも、見込み 客に迅速で的確なメールを返信することは、大変 重要です。そのためには、顧客からのメールが確 認しやすく整理された受信ボックスが、欠かせま せん。 受信ボックスを賢くスキャンして に登録され た見込み客や顧客からメールを受信すると通知 します。 オプションの機能はそれだけではあ りません。メールの返信やフォローアップとメモ を追加するだけでなく、 受信ボック スのメールをそれぞれのフォルダーやレベルに振 り分けします。 営業担当者は、見込み客や連絡先と交渉して商談 を勝ち取ります。また、見込み客や連絡先から、 商談を持ちかけることもあります。受信ボックス が緊急性のないメールで溢れていたら、重要な メールを見逃してしまうかもしれません。 は オプションの追加機 能のようなものです。 オプションを 使って でメールアカウントを設定す ると、 が有効となり、 の見込み 客や連絡先からの重要なメール受信を通知します。 そのような事態を避けるために重要なメールを受 信すると即座に通知する が役立ちま す。 10 連携その３： 最近は、ひとつのメールクライアントで、複数の メールアドレスを取り扱い、それぞれに受信ボッ クスが持てるようになっています。ビジネスで複 数のメールアドレスを使用する理由は、さまざま です。 このような複数メールの利用は一般的と言えるで しょう。仕事用のメールアカウントがひとつだけ なら、 オプションが使えます（プロ フェショナル版またはエンタープライズ版で利用 可能）。しかし、複数メールアカウントを顧客と のやり取りに使っている場合は、 に 登録された連絡先や見込み客とメールを連携でき るのでしょうか？ 数か月に及ぶ大規模なプロジェクトの運用や、別 の担当者への引き継ぎなどのために、個別にメー ルアカウントを作成して、そこに送受信メールす べてを集約することがあります。 もちろん可能です。この場合は、 メールアドレスを使います。 販売する製品ラインごとにメールボックスを分け て、各担当部署が対象顧客に販売促進をかけるこ ともあります。 の では、各 ユーザーに個別のメー ルアドレスを提供します。 また、業務形態が組織化していると、業務ごとに 代表メールアカウントを作成して、コミュニケー ションを統合します。カスタマーサポート、営業、 広報、マーケティングなどの複数の部門が属する 組織では、部門ごとにメールアカウント作成して、 メールを送受信します。 この個別メールアドレスを にして送信すると、 送信したメールと に登録された 見込み客や連絡先データが自動的に紐付けられま す。 11 もし、見込み客や連絡先が で未登録 の場合は、 を設定しておくと、見込 み客や連絡先を新規作成できます。 その他の 機能 管理者や標準権限のユーザーは、 が有効になっています。 制限したい場合はいつでも権限を編集でき ます。 なお、 がメールを連携できるタブは、 見込み客と連絡先です。一方でのみ有効にしたい 場合も、設定可能です。設定するには、設定 個 人設定 を選択してください。 のメールアドレスもここで確認できます。 12 データ検索とメールとの 関連付けの条件を設定できます。 セキュリティー上の理由で いつでもメールアドレスを 作成できます。 としてメールアドレスを ダウンロードして メールアド レスをいつでもどこでも必 要に応じて保存できます。 件まで追加できるメールアド レスから見込み客や連絡先に 送信したメールのみを と連携できます。 メール連携：便利機能 一括メール データとメールの関連付け 新しい見込み客への歓迎メールや近隣の連絡先へ のイベント招待メールを送信したい時に、一括 メール送信オプションを使用します。この機能は 見込み客と連絡先でのみ利用できますが、それぞ れのタブに作成したメールテンプレートから一括 メールを送信できます。 それではデータに連携したメールはどこに表示さ れるのでしょうか？ データの詳細表示画面には 「関連リスト」というセクションがあります。こ こにはデータに関連した、タスク、予定、通話、 添付、メール、連絡先、製品などが表示されます。 「メール」のセクションでは、データに紐づいた メールを表示します。 メール送信したい時間に不在の場合は、スケ ジュールして送信することができます。 メールテンプレート 定期購読の更新案内や販売報告書を、顧客に毎月 メールで送信していませんか？ これまでのやり取りは、ここで確認できます。 オプションを有効にすると、右上の 選択リストで絞り込みできるようになります。 規定のメールテンプレートを使用すると、定期 メールの自動送信だけでなく、統一感の維持にも 役立ちます。 から送信したメール のメール オプションから送信したメールのみを表示します。 では、見込み客や連絡先などデータ の種類別にメールテンプレートを作成します。テ ンプレートを使えば、毎回同じメール文面を書く 手間を省くことができます。 ユーザー リストでユーザー名を選 択すると、共有しているメールを表示します。 13 使い時と使い方 プロフェッショナルプランまたはエンタープライ ズプランでは、用途に応じて連携方法を選択でき ます。 オプション 送信と受信の両方のメールを データ と連携したい時は、このオプションをご利用くだ さい。 またはその他メールサービス の アカウントを連携できます。 複数のメールアカウントから送信したメールと データを連携したい時には、 を選択します。 14 一日当たりの送信メール数の制限 一日に送信できるメール数には上限があります。 から までを一日と定義しま す。 一括メール送信 個別メール •エンタープライズプラン- •スタンダードプラン- 件/日 •プロフェッショナルプラン- 送信メール数の上限値は、 組織のユーザーの うち、認証済みで有効なユーザー数により決定さ れます。 件/日 件/日 各組織が一日に送信できるメール数には、 自動メール送信、有効な一括メール送信の スケジュール、マクロ、一括メール送信が 含まれます。 • 無料プラン – 認証済みの有効なユーザー数 です(組織ごと)。ユーザーは無料プランでは最大 名まで追加できます。例えば、組織のアカウン ト内で認証済みで有効なユーザーが 名の場合は、 一日で送信できる個別メール総数は 件までです。 • 有料プラン – ユーザーライセンス数です (組織ごと) 。 例えば、組織のアカウント内で認証済みで有効 なユーザーが 名の場合は、一日に送信できる個 別メール総数は 件までです。 15