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仕様書 I.件名 「2013国際ロボット展」への出展に係る会場設営・運営業務
仕様書 I.件名 「2013国際ロボット展」への出展に係る会場設営・運営業務 II.展示会及び講演会の概要 展示会名 ： 2013国際ロボット展 開催場所 ： 〒135-0063 東京都江東区有明3-21-1 東京ビッグサイト 「2013国際ロボット展」において、以下の「展示会」への出展及び「講演会」の開催 を実施する。 １．展示会 出展日時 ： 平成25年11月6日から平成25年11月9日 各日午前10時から午後5時まで 出展場所 ： 東ホール 出展面積 ： 45小間（約405ｍ2） ： 平成25年11月6日（午前10時から午後1時まで） ２．講演会 講演日時 平成25年11月7日（午前10時から午後5時まで） 開催場所 ： 東ホールのメインステージ（500名規模収容可能） III.業務概要 受注者が実施する業務の概要は以下のとおり。 １．企画・設計等業務 ２．運営等業務 IV.業務の詳細 受注者が実施する業務の詳細は以下のとおり。 １．企画・設計等業務 受注者は、以下により、展示会出展の企画・設計等業務を行うこと。 （１）基本コンセプト ① 発注者のロボット分野に関する取組概要や技術開発成果をパネル、映像及 び展示物等を活用し、来場者が体感・実感できる形で紹介するとともに、講 演会を開催することで発注者の「ロボット産業の活性化、普及促進への貢 献」というメッセージを効果的に発信する内容とすること。 ② 発注者のロゴの大型チャンネル文字を使用して、NEDOブースであることを 遠方からでも視認しやすくする等、NEDOブースへの来場者を増やすための効 果的な装飾を行うこと。 ③ 白地に青の発注者のロゴを強調したブースとすること。 （２）企画・設計等 ① 基本設計 (a) レイアウトの自由度の高い木工での造作を基本とし、システムトラス 等の使用がやむを得ない部分については、骨組みが見えない作りとする こと。 (b) 展示会場内の床面全てに難燃性素材を用いたカーペットを敷設するこ と。なお、カーペットの色は、ブースデザインに相応しい色とすること。 (c) メインサインには、発注者が貸与する大型チャンネル文字2組を用い ること。 (d) ファサードは上限まで高く設置し、遠方からの視認性を確保すること。 (e) 展示ブース全体が均一に明るく見えるような照明設備を整えること。 原則として全ての照明は間接式又は内照式とし、直接照明を避けること。 (f) 総合案内を設置すること。 (g) ロボットの実演が行えるプレゼンテーションスペースを設けること。 (h) ストックルームを設けること。 (i) 展示ブース全体の開放性を重視し、圧迫感を軽減したレイアウトとす ること。 (j) ブースデザインについては、発注者のシンボルマークである白地に青 のロゴを多く配置し視認性を高めるとともに、展示物を効果的に配置し、 来場者を惹き付けるための工夫をすること。 ② 展示物等 (a) A0サイズの展示パネルを30枚展示すること。なお、パネルはLEDバック ライト付き又は内照式等の工夫を凝らすこと。 (b) 50インチ以上のディスプレイを2台及び32インチ以上のデジタルサイ ネージを10台設置すること。 (c) 発注者が用意する各展示物を展示し、必要な電源設備を整備すること。 (d) 各展示物の安全性を確保するための透明アクリルケース、ロープパー ティション等を設置すること。また、各展示物は原則として展示台に設 置することとし、直接床に設置する場合は発注者の了承を得ること。 (e) 各展示物のネームプレートを用意すること。 (f) パンフレット及びリーフレットを置くことができるカタログスタンド を設置すること。 ③ 総合案内 ①の(f)の総合案内の仕様は以下のとおり。 (a) 受付カウンターを設置すること。 (b) アンケートの配布、回収及びノベルティの配布が可能なスペースを設 けること。 (c) パンフレット及びリーフレットを置くことができるカタログスタンド を設置すること。 ④ プレゼンテーションスペース ①の(g)のプレゼンテーションスペースの仕様は以下のとおり（詳細は２． の（２）の③のとおり） 。 (a) 20名が着席、30名が立ち見出来るスペースを確保すること。 (b) プレゼンテーション用機材を設置すること。 (c) タイムテーブルを設置すること。 ⑤ ストックルーム ①の(h)のストックルームの仕様は以下のとおり。 (a) 施錠ができること。 (b) ２．の（２）の④の機材・備品等を収納可能な広さとすること。 ２．運営等業務 受注者は、以下により、展示会・講演会の運営等の業務を実施すること。 （１）人員の手配 展示会の運営スタッフとして、以下の人員を手配すること。人員の選定にあた っては、発注者の了承を得ること。 ① 全体責任者 展示会場・講演会場における運営業務を統括する全体責任者を常時それぞれ 1名配置すること。 ② 展示会場における総合案内スタッフ 展示会場において、案内・誘導、PRの業務に従事するスタッフを常時2名配 置すること。なお、うち1名は英会話が出来る者（TOEIC800点以上）とするこ と。 ③ 展示会場運営補助スタッフ 以下の運営補助業務に対応する人員を常時3名以上配置すること。 (a) 来場者の案内及び誘導の補助業務 (b) 来場者の名刺の受領 (c) アンケートの配布、回収及びノベルティの配布 (d) パンフレットやリーフレット等配布、管理、補充及び荷物の運搬 (e) 展示会場の撮影 (f) その他(a)から(e)に付帯する業務 ④ 講演会場運営補助スタッフ 講演会場において、以下の運営補助業務に対応する人員を常時2名以上配置す ること。 (a) 来場者の案内及び誘導 (b) 来場者の名刺の受領 (c) 講演資料等の配布、管理、補充及び荷物の運搬 (d) 講演会場の撮影 (e) その他(a)から(d)に付帯する業務 ⑤ 展示会場及び講演会場におけるMC 展示会場において、プレゼンテーションの司会進行・誘導等の業務に従事す るMCを常時1名以上配置すること。また、講演会場において、司会進行・誘導 等の業務に従事するMCを常時1名以上配置すること。いずれのMCもMC業務経験 者とすること。 ⑥ 展示会場におけるプレゼンテーション運営スタッフ 展示会場において、プレゼンテーションの全体進行管理、プロジェクター、 スピーカー等映像・音響機器操作等の業務を行う人員を1名以上配置すること。 ⑦ 講演会場における通訳スタッフ 海外招聘者の講演の際に、英語から日本語への同時通訳が可能な通訳者を常 時1名以上配置すること。 ⑧ 講演者のアテンドスタッフ 講演当日に講演者を講演会場に案内する人員を1名以上配置すること。 （２）機材の手配 以下の仕様を満たす機材等を手配すること。 ① 総合案内 項番 項目 仕様 数量 ア 受付用机 － 2脚 イ 受付用椅子 － 4脚 ウ 配布資料机 － 1台 エ 名刺入れ － 1個 ② 展示会場 項番 ア 項目 回線 仕様 ベストエフォート型100Mbps以上とし、PC 数量 1本 接続用のハブ又はルーター等を備えるこ と。 イ PC Windows7又はWindows8搭載のPC。DVDの再 生も可能とすること。 なお、以下のソフトウェアが利用可能で あること。 1台 (a) Microsoft Office（Word、Excel、 PowerPointを含む）の2007以降の バージョン (b) PDFファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア (d) インターネット閲覧ソフトウェア ウ ディスプレイ 映像上映用（50インチ以上）。PCとの接続 2台 が可能であること。 エ デジタルサイネージ 映像上映用（32インチ以上）。PCとの接続 10台 が可能であること。 オ パンフレットスタンド A4サイズ30ページの冊子等が20冊以上収 15台 納可能なこと。 ③ 展示会場におけるプレゼンテーションスペース 項番 項目 仕様 数量 ア スクリーン 150インチ以上であること。 1幕 イ プロジェクター 150インチ以上のスクリーンサイズに対 1台 応した輝度であること。 ウ PC ②のイに同じ。 1台 イのプロジェクターに接続すること。 エ 演台 － 1台 オ ワイヤレスマイク ダイナミック型であること。 2本 カ スピーカー等音響機器 － 1式 キ 司会台 － 1台 ク ストップウォッチ － 1個 ケ 卓上ウォッチ － 1個 ④ 展示会場におけるストックルーム 項番 項目 仕様 数量 ア 棚 － 2台 イ 机 － 4脚 ウ 椅子 － 8脚 エ ハンガーラック － 2台 オ 回線 ②のアに同じ。②のアの回線と兼 1本 ねることも可。 カ PC ②のイに同じ。 1台 ⑤ 講演会場 項番 項目 仕様 数量 ア 同時通訳機器 － 500個 イ 同時通訳周辺機器 － 1式 ウ 回線 ②のアに同じ。 1本 エ PC ②のイに同じ。 2台 （３）会場設営及び撤去 以下により、展示会場の会場設営及び撤去を実施すること。 ① １．の企画・設計等に基づき、会場を設営し、展示会終了後、速やかに撤 去を行うこと。 ② 会場設営にあたっては、施工図を作成し、発注者の了承を得ること。 ③ 会場設営・撤去にあたっては、展示会の事務局が定める「出展マニュア ル」を遵守することとし、これに記載の無い事項については、展示会の事務 局の指示に従うこと。 ④ 撤去にあたっては、法令に基づき、発生する廃棄物の処理も含めて展示物 等の撤去及び原状回復を行うこと。 ⑤ 発注者が提供する展示物等の輸送に関する諸業務を行うこと。輸送に際し ては保険をかける等、展示物等の安全管理及び保障を行うこと。 （４）設計図書等の作成 以下を作成すること。なお、作成にあたっては、その内容について予め発注者 の了承を得ること。また、展示会終了後に発注者への引渡を指示しているものに ついては、発注者の事務所に搬入すること。 ① 設計図書 展示会の企画・設計等にあたって、設計図書をA4サイズのファイルで作成す ること。 ② 運営マニュアル 関係者間での情報共有のため、出展・運営・搬出・撤去に至るまでの必要事 項を纏めた運営マニュアルについて、A4サイズのファイルで作成すること。 ③ 司会進行用台本 展示会場及び講演会場における司会進行に係る台本を、展示会開催の1週間 前までに発注者に提案し、了承を得た上で各1部作成すること。 ④ パネル 契約締結後速やかにデザイン案を作成し、発注者の了承を得た上で、発注者 が提供するデータを元に、１．の（２）の②の(a)に示すA0サイズのパネルを 30枚作成し、会場に納品すること。なお、展示会終了後、全部を発注者の事務 所に輸送し、発注者に引き渡すこと。 ⑤ アンケート 来場者の職種、発注者及び展示物に対する理解度の把握等を行うため、発注 者が提供するデータを元に、A4サイズのアンケート用紙を白黒印刷で2,000枚 会場に納品すること。なお、回収したアンケート用紙については、集計・分析 を行い、報告書と併せて提出すること。 ⑥ リーフレット 契約締結後速やかにデザイン案を作成し、発注者の了承を得た上で、発注者 が提供するデータを元に、20種類のリーフレットを下表の仕様により印刷し、 会場に納品すること。なお、展示会終了後、残りを発注者の事務所に輸送し、 発注者に引き渡すこと。 項番 項目 仕様 ア サイズ A4版 イ 印刷 片面印刷、4色刷り ウ 部数 各3,000部 ⑦ ノベルティ アンケート回答者へ配布するためのノベルティを製作・準備すること。ノベ ルティの選定については、発注者の了承を得ること。ノベルティの必要数は、 アンケートと同数とし、会場に納品すること。なお、展示会終了後、残りを発 注者の事務所に輸送し、発注者に引き渡すこと。 ⑧ パンフレット 下表の仕様の展示会場の展示ブースマップ及び展示物紹介を盛り込んだパン フレットを作成し、会場に納品すること。 項番 項目 仕様 ア サイズ A4版 イ 印刷、ページ 両面印刷、4色刷り、4ページ ウ 部数 8,000部 ⑨ 展示会場におけるプレゼンテーションのタイムテーブル 発注者が提供するデータを元に、下表の仕様のタイムテーブルを作成し、会 場に納品すること。 項番 項目 仕様 ア サイズ A0版 イ 印刷 片面印刷、4色刷り ウ 部数 2枚 ⑩ 講演資料 発注者が提供するデータを元に、下表の仕様の講演資料の冊子を3種類作成 し、会場に納品すること。 項番 項目 仕様 ア サイズ A4版 イ 印刷、ページ 両面印刷、4色刷り、最大48ページ ウ 部数 各600部 ⑪ 翻訳データ 発注者が提供するデータを元に、講演資料の日本語表記部分を英語に翻訳し た電子データを作成すること。なお、電子データの形式は発注者の指示に従う こと。 項番 項目 仕様 ア サイズ A4版 イ ページ 最大24ページ×3種類 ウ 部数 各1部 ⑫ 電子データ ①設計図書、②運営マニュアル、③司会進行用台本、④パネル、⑥リーフレ ット、⑧パンフレット、⑨展示会場におけるプレゼンテーションのタイムテー ブル、⑩講演資料について、電子データを作成すること。なお、電子データの 形式は発注者の指示に従うこと。 （５）講演資料作成に係る連絡等 受注者は、講演予定者に対して、資料作成依頼や講演当日に向けた各種連絡・ 調整を行い、進捗を適宜発注者に報告し、講演資料の原稿を取り纏めること。 （６）開催日の運営業務 受注者は、以下の条件により、展示会の開催日に運営業務を実施すること。 ① 全体責任者は、開催時刻までに現場スタッフ及び発注者に運営マニュアル を配布し、内容の説明を実施すること。 ② 展示会場における総合案内スタッフ、展示会場運営補助スタッフ及び講演 会場運営補助スタッフは、来場者の名刺の受領、来場者の案内及び誘導を行 うこと。 ③ 展示会場における総合案内スタッフ及び展示会場運営補助スタッフは、パ ンフレット及びリーフレット等の配布、アンケートの配布及び回収、これら 配布物の在庫管理、荷物の運搬等を実施すること。 ④ 講演会場運営補助スタッフは、講演資料等の配布物の在庫管理、荷物の運 搬等を実施すること。 ⑤ 展示会場及び講演会場におけるMCは、展示会場内のプレゼンテーションス ペースで発注者等が行うプレゼンテーションの司会・進行、講演会場での司 会・進行をそれぞれ行うこと。 ⑥ 展示会場におけるプレゼンテーション運営スタッフは、プレゼンテーショ ンの全体進行管理、プロジェクター、スピーカー等映像・音響機器操作等の 業務を行うこと。 ⑦ 展示会場運営補助スタッフは展示会場及び他の出展者ブースにおいて、講 演会場運営補助スタッフは講演会場において、開催状況をフルサイズの撮像 素子を搭載したデジタルカメラで各500枚以上写真撮影し、展示会終了後、 カテゴリー分けして整理すること。 ⑧ 講演者のアテンドスタッフは講演者を入場から控え室、控え室から講演会 場まで案内すること。 （７）その他の業務 （１）から（６）に付帯する業務を行うこと。 V.報告書の作成 受注者は、展示会終了後、報告書の作成を行うこと。報告書の要件は下表のとおり。 なお、報告書はA4ファイルに綴じた形とし、紙媒体で2部作成すること。また、電子デ ータをDVD-R等に記録したものも作成すること。個々の電子データの形式は、発注者の 指示を受けること。なお、来場者から受領した名刺（A4名刺フォルダ入り）及び回収し たアンケートを添付すること。 項番 名称 ア 設計図書 イ 施工図 ウ パネル及びリーフレットの版下 エ 撮影した写真（展示物の個別写真、展示状況、来場者の様子等） （※） オ アンケートの集計・分析結果 （※）紙媒体の報告書においては、一部を抜粋すること。 VI.納入物 本業務における納入物の名称、本仕様書上の掲載箇所、納入場所、日付は下表のとお り。 項番 ア 名称 設計図書 掲載箇所 Ⅳ．の２．の（４）の① 場所 日付 発注者の 平成25年10月25日 事務所 イ 運営マニュアル Ⅳ．の２．の（４）の② 発注者の 平成25年10月25日 事務所 ウ 司会進行用台本 Ⅳ．の２．の（４）の③ 展示会場 平成25年11月5日 エ パネル Ⅳ．の２．の（４）の④ 展示会場 平成25年11月5日 オ アンケート Ⅳ．の２．の（４）の⑤ 展示会場 平成25年11月5日 カ リーフレット Ⅳ．の２．の（４）の⑥ 展示会場 平成25年11月5日 キ ノベルティ Ⅳ．の２．の（４）の⑦ 展示会場 平成25年11月5日 ク パンフレット Ⅳ．の２．の（４）の⑧ 展示会場 平成25年11月5日 ケ 展示会場におけ Ⅳ．の２．の（４）の⑨ 展示会場 平成25年11月5日 るプレゼンテー ションのタイム テーブル コ 講演資料 Ⅳ．の２．の（４）の⑩ 展示会場 平成25年11月5日 サ 翻訳データ Ⅳ．の２．の（４）の⑪ 展示会場 平成25年11月5日 シ 電子データ Ⅳ．の２．の（４）の⑫ 発注者の 平成25年11月5日 事務所 ス 報告書 Ⅴ． 発注者の 平成25年12月20日 事務所 VII.その他 １． 企画・設計等の内容については、展示会専門家として発注者や展示物等の出展 者に対し、必要なアドバイスを行い、発注者の了承を得た上で決定すること。 ２． 展示会の事務局が定める「出展マニュアル」に従って、出展諸手続及び出展ブ ースに係る各種工事を実施すること。 ３． 電気工事費、電気料金、水道料金、インターネット回線費用、運搬費、設営費、 人件費、廃棄物処理費、保険料、原状回復費用等の諸経費全てを負担すること。 なお、出展小間料のみ、別途、発注者が負担する。 ４． 制作物の著作権、所有権等は発注者に帰属する。 ５． 仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については、発注者と協議の上、 発注者の指示に従うこと。