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ワークフローシステム - NTTデータイントラマート
intra -mart ワークフローシステム −基幹システムと連携した全社規模ワークフローシステムと その導入効果− 株式会社NTTデータ イントラマート Copyright 2005 NTT DATA INTRAMART Corporation ワークフローシステムの発展 情報システムの発展とワークフローシステムの発展 ① 1989 Lotus Notes Notes R3 1993 ・・・代表的グループウェアの登場。 現在世界で9,000万人以上、 国内1,000万人以上が利用。 ・・・爆発的な普及 G/W導入企業が大幅に増加。 1995 Windows95 1996 2000 JDK1.0.1 .net ワークフローはG/Wの 一部として存在 ② 業務効率化を目的とした ワークフローシステムの 導入。 ・・・一人一台のPC環境 Webシステムの普及 ・・・オブジェクト指向開発による エンタープライズWebシステムの台頭 ・・・Webによるシステム構築が本格化 ③ ドキュメント型ワークフローから ビジネスプロセスワークフロへ ワークフローの発展 ドキュメント中心から 『業務プロセスワークフロー』 への発展 【 ドキュメントワークフロー 】 ワークフローシステムとしての初期段階は 文書の承認プロセスを電子化し、処理プロセス の効率化に寄与している。 部署 申請者 承認者1 承認者2 主に間接業務などの効率化などに効果が あがっている。(勤怠・旅費・経費精算) 販売 在庫 【 最近のトレンド 】 製品開発や設計変更などの業務をワーク フローで接続し、一連の処理結果を基幹シ ステムに接続したり、業務の流れをビジュ アルに定義し、全体の可視化からボトルネッ クを把握するなど業務分析に利用するケー スもある。 これらの場合、既存の基幹システムや外部 システムに直結し一連の処理が進むため、 ワークフローシステムと関連するシステム が密接に連携する必要がある。 承認者3 会計 人事 業務C 業務D ESB 業務A 業務B 事業部 ESB 外部 新規 既存 ワークフローシステムの事例 様々な文書の電子化を実現する 『ワークフローシステム』 の事例 【 事例 １ 】 ユーザが理解しやすい入力支援を追及した システム。(PDF文書を活用しています) 様々な申請書類を簡単に電子化できることに 加えて導入時の教育コストを削減できる。 部署 申請者 承認者1 承認者2 承認者3 【 事例 ２ 】 製品開発を進める上で各工程においてあ がった課題を一元管理し、後の製品化段階 で安全性を向上させる課題管理システム。 開発 品質 安全性の高い製品開発 開発工程 この場合、工程ごとに様々な定型・不定形 な情報を管理するための統一基盤としてワー クフローシステムが採用された。 設計 試作 ﾌﾟﾛﾄﾀｲﾌﾟ ﾃｽﾄ 工程毎に様々なシステムと連携し比較検討 しながら情報を入力していく。 intra-mart 【 事例 ３ 】 最近の消費者安全の視点に立ち、正確な 産地表記を実現するためのシステム。 この場合、様々な部門や部門内の担当者 から収集した産地を証明するためのデータ を一元管理するためにワークフローシステ ムが採用された。 部門ごとに把握している情報を様々なシス テムと連携しながら情報を入力していく。 MD POP 正確な産地表記 品質管理 商品企画 バイヤー 品質管理 産地表記 intra-mart 映像 今、どのようなワークフローシステムが求められ るているのか？ 『 経営の効率化 』 ・ 『 間接業務の効率化 』を担う効率化ツールの切り札 操作性の統一 操作性の統一 使い勝手に一貫性があり 使い勝手に一貫性があり 利用者が迷わない 利用者が迷わない ワークフローの適用範囲が拡大しても一貫した操作性を確保できる。 ワークフローの適用範囲が拡大しても一貫した操作性を確保できる。 全ての申請書の申請方法が同じである。 全ての申請書の申請方法が同じである。 運用コストの負荷低減 運用コストの負荷低減 システム部門以外の システム部門以外の 担当が運用管理可能。 担当が運用管理可能。 設定画面が分かりやすく運用が容易である。 設定画面が分かりやすく運用が容易である。 ワークフローの設定管理が独立している。 ワークフローの設定管理が独立している。 適用業務の拡大 適用業務の拡大 申請書の追加や変更が 申請書の追加や変更が 容易。 容易。 メンテナンスが低コスト。 メンテナンスが低コスト。 GUIベースで申請フォームを作成できるツールがある。 GUIベースで申請フォームを作成できるツールがある。 帳票テンプレートが充実している。 帳票テンプレートが充実している。 利用したルート設定を再利用できる。 利用したルート設定を再利用できる。 基幹システム等との連携 基幹システム等との連携 組織変更／人事異動に 組織変更／人事異動に 柔軟に対応。 柔軟に対応。 基幹システムと連動して、人事マスタの更新などが一元で可能。 基幹システムと連動して、人事マスタの更新などが一元で可能。 ルート上の担当設定が個人／組織単位／役職単位等で設定できる。 ルート上の担当設定が個人／組織単位／役職単位等で設定できる。 intra-mart の構成 Webシステム開発に有効な Webシステム開発に有効なJ2EE J2EE フレームワーク NTTデータ イントラマートが提供する「intra-mart」はJ2EEをベースとした統合開発環境（フレームワーク） です。Webシステム開発に有効な各種Javaコンポーネントを標準API数で400クラス用意しており、様々な Web業務システムを効率良く開発することが可能です。 カスタマイズ可能な各種業務 アプリケーションシリーズ Webシステムにおける各種機能をJava コンポーネント化(im-BizAPI) 安定稼動をサポートするJ2EE アプリケーションサーバ intra-mart の構成 豊富なJAVA 豊富なJAVAコンポーネント群 コンポーネント群 intra-martにはWebアプリケーション開発において生産性を 向上させる様々なコンポーネントが標準で用意されております （JAVA Classにして約400）。 アプリケーション開発においては、リスト化されたこれらの コンポーネントを部品として呼び出しながら開発を行うことで、 スクラッチによる開発に比べ大幅な生産性の向上を図る ことが可能です。 JAVAコンポーネント群には、開発者が利用する様々なコンポ ーネントの他にあらかじめ画面も用意された様々な業務基盤 ツール群が含まれています。 こちらのツール群は、そのままのご利用も可能ですし、カスタ マイズを行って頂くことも可能です。 intra-martはイントラネットの業務システムを多く構築してきた 実績から、J2EEフレームワークとしては非常に珍しく、標準で マスタ構造を用意してあります。 こちらもソースコードが公開されており、ご要件にしたがって、 項目の追加などカスタマイズが可能です。 複数のアプリケーション間において、共通したマスタ構造を もつことで、アプリケーション間のデータ連携を促進します。 ≪ﾕｰｻﾞｲﾝﾀﾌｪｰｽ層≫ 画面共通ﾓｼﾞｭｰﾙ 帳票印刷ﾓｼﾞｭｰﾙ ｸﾞﾗﾌ描画ﾓｼﾞｭｰﾙ ≪ﾋﾞｼﾞﾈｽﾛｼﾞｯｸ層≫ ｱﾌﾟﾘｹｰｼｮﾝ共通ﾓｼﾞｭｰﾙ ﾒｰﾙ連携ﾓｼﾞｭｰﾙ 外部ｿﾌﾄｳｪｱ接続ﾓｼﾞｭｰﾙ ≪業務基盤ﾂｰﾙ≫ ｱｸｾｽｾｷｭﾘﾃｨﾓｼﾞｭｰﾙ ﾜｰｸﾌﾛｰﾓｼﾞｭｰﾙ ﾊﾞｯﾁ管理ﾓｼﾞｭｰﾙ ﾎﾟｰﾀﾙﾓｼﾞｭｰﾙ ﾌﾟﾛﾄﾀｲﾌﾟｳｨｻﾞｰﾄﾞ View Creator ≪Unit≫ ｱﾌﾟﾘｹｰｼｮﾝ共通ﾏｽﾀunit など。 intra-mart ワークフローモジュール ■ 申請⇒承認の多階層 のワークフロールート設定が可能です。 ■ 標準で様々な機能を持ち合わせ、日本的なワークフローに対しても十分に対応可能です。 ■ 画面カスタマイズにも対応しており固定化した帳票類の申請だけでなく、様々な申請フォームに 対応することができる柔軟性を持ち合わせています。 ワークフロールートの設定を効率良く行う 『 IM−ワークフローデザイナー 』 intra-mart ワークフローの機能 ① 差戻し機能 否認した申請を申請者または直前の承認者に戻す機能. 代理申請承認機能 申請者・承認者が不在となる場合に、代理者が申請・承認を行う機能. 一括承認機能 承認者にきている複数の申請に対して、一括で承認/ 承認者にきている複数の申請に対して、一括で承認/否認をおこなう機能 根回し機能 現在依頼承認中であることを他のユーザーにもメールで知らせる機能. 現在依頼承認中であることを他のユーザーにもメールで知らせる機能. 自動催促 承認期限がせまっている申請について、処理(承認/否認)を促す通知 (メール)を送信する機能. 自動パス機能 承認期限となった、または承認期限を過ぎた申請について自動的に承認し 次の承認者に申請を送信する機能. 承認案件振替機能 自分に来た承認案件を指定したユーザに振り分ける(組織変更時の案件引 継ぎとして利用可能) 承認者の設定 承認ルート上の承認者は、個人だけでなく組織や役職でも指定可能（人事 異動、組織改変に強い構造のﾙｰﾄ設定が可能） intra-mart ワークフローの機能 ② 新機能 Excel を利用したルート設定／メンテナンス機能 Jakarta projectの最新技術『 POI 』を利用して、 Excel シートで項目を記入し、インポート／エク スポートすることにより、ワークフロールートの 設定／メンテナンスが可能です。 参考：Jakarta project 『 Poi 』 http://jakarta.apache.org/poi/ 申請時承認者設定機能 申請者が申請時に承認者を選択して、申請 することが可能です。 また管理者側であらかじめ設定したルートを テンプレートとして、承認者を選択することが 可能です。 申請フォームの作成 ブラウザから申請フォームを作成できる 『 IM‐ IM‐Format Creator 』 レイアウト設定∼作成を全てWebブラウザ上から行い、Web申請フォームを作成で きるツールです。 作成後のメンテナンスもブラウザ上から可能なため、運用が容易です。 レイアウト基本情報設定画面 入力フォーム完成 レイアウト作成画面 豊富な申請帳票テンプレート 旅費精算・勤怠管理など、人事・総務系のワークフローシステム構築などでは、 入力帳票を新規に開発するのではなく、テンプレートを利用し、短期間での導入 が行われるケースも増えてきています。 intra-mart ワークフローをベースとしても、下記のような様々なテンプレート集 が販売されています。 SCAW Frontism （NTTデータ システムズ） SCAW（ERP）のフロントでWebベースのI／Fを実現します。会計申請／人事総務申請／ ワークフローを実現します。 「皆伝！ワークフロー」シリーズ （住生コンピュータサービス） SAP R/３® OracleEBS ®その他ERPとのリアルもしくはバッチ連携を標準装備。 旅費／勤怠／各種申請フォーマットを利用して、手軽にワークフローを実現できます。 旅費精算ワークフロー （イーエンジニアリング） 旅費精算を簡易に実現するためのテンプレート集。 ドキュメントワークフローからビジネスプロセスワークフローへ 業務効率の向上 高効率経営 効率化へ課題 •E 業務の中に無駄な処理が多く非効率 →業務が実施される組織全体を見渡した分析が困難 （ボトルネックの把握） →業務処理全体のリードタイムが長い →継続的な業務改善ができる土壌がない →業務処理のフローが頻繁に切り替わる •E 個人ごとにばらつきある業務効率 →業務ノウハウが個人に依存（あいまいさが多い） →業務手順が煩雑で最適化されていない →作業漏れが多い •E 状況や進捗の把握が難しい →たくさんの組織・人をまたがる業務連携 →社外の取引先などをまたがる業務 •E 人材流動化への対応が困難 →業務が標準化されていない（特に頻度の低い業務） →派遣スタッフが多く、人の入れ替えが多い •E 業務を実施する際に必要な情報が散在 →必要な情報がそれぞれ異なるシステム内に存在 →紙ベース資料などもたくさんで、必要な情報にたどりつかない •E システム化しても運用に手間（コスト） がかかる →ワークフローのメンテナンスが頻繁に発生 →情報システム部でのメンテナンス負担が増大 →さまざまなシステムが混在し、統合化が難し キーワード ビジネスプロセスワークフロー ビジネスプロセスワークフローとは？ ビジネス・プロセス・ワークフローとは、申請・承認が中心となる「ドキュメント・ワークフロー」とは 異なり、組織をまたがって相互に関連するプロセス（仕事の流れ）について、プロセス間の制御を 事前に設定し自動化することで、事務負担の軽減と同時に事務処理の適正化を図ることができる 新しい形のワークフローです。 Webサービス 注文 入力 注文 内容 チェ ック 請求 処理 注文請 け承認 在庫引 当処理 出荷 指示 アフタ ーサー ビス 申請∼承認ワークフロー 営業部 ロジスティック部 経理部 製品 サポート部 【参考】ビジネスプロセスワークフローを利用したソリューション例 業種・業界 適応業務 カード業界 審査支援フロー／カード入会、ローン申請業務／フロントアプリおよびバックエンド アプリ のフロー自動化/／進捗状況の管理、照会 通信業界 コールセンターフロー（バックエンドのトランザクションを自動化） 銀行業界 有価証券、債権などの資産管理業務 住宅ローンや当座預金などの各種申込事務手続きの標準化 保険業界 新契約申込、給付金査定業務／事務帳票のイメージ化に伴う事務処理の標準化 工程の管理、処理の迅速化 旅行業界 旅行申込時の各システムへのデータ相互参照 エンジニアリング業界 設計変更業務 顧客や取引先までをWebでつなぎ納期回答業務などの効率化 製造業 個別受注企業の製造指示書の作成回覧 官公庁自治体 各種申請業務の事務手続きの効率化、文書管理の効率化 他システムとの接続による処理の自動化 販売部門 業務A 業務B 業務C 業務D 管理部門 生産部門 販売部門 業務A 業務B 業務C 業務D 【 一歩先を行くintra-martワークフロー 】 現在稼動中の個別システムを連携させて 新しいビジネスモデルを早急に立ち上げる には、異機種コンピューティング環境で稼 動してるプロセスを統合しながら動的に再 構築できる環境が必要になる。 外部 新規 販売 在庫 会計 ESB 販売部門 生産部門 管理部門 既存 ESB 経営者 従来は特定業務に特化した効率化はある 程度可能であったが、その効率化を企業の 業務全体に適応する手軽な手段・技術が 存在しなかった。 intra-martにおいては全体の最適化が段階 的に実現できる幅広いソリューションがあり 誰でも手軽に実現が可能である。その成功 事例も豊富である。 最後に ワークフローは業務全体をカバーする統合フロントエンドシステムとしての存在へ ワークフローはすでに効率化の一機能では無く、企業の業務システムと連携し、 様々な業務を効率化するソリューションコアの一つとして存在しています。 現時点で主流のドキュメントワークフローは、次第に企業内の業務革新における ビジネスプロセスワークフローへ適用範囲が拡大しており、 従来のシステムをWebでラッピングし一貫した操作性を確保しつつ、 新しいプロセス生み出す基盤としてなくてはならない存在になりました。 販売 在庫 会計 人事 業務C 業務D ESB 業務A 業務B 事業部 ESB 外部 新規 既存